6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
3.1.1. Hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất của toàn công ty, nhưng mà hầu hết các nguyên vật liệu này đều phải nhập từ nước ngoài nên chi phí đầu vào khá cao. Đồng thời với sự biến động không ngừng của tỷ giá ngoại tệ gây ảnh hưởng rất lớn đến chi phí mua hàng. Do vậy, trước mắt trong quá trình sản xuất cần có kế hoạch
hóa tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm, tránh gây lãng phí, hư hỏng, đồng thời vận dụng tối đa các phế liệu thu hồi qua các khâu gọt, định hình….để tái sản xuất. Về mặt lâu dài, công ty cần đầu tư, đổi mới dây chuyền công nghệ phù hợp nhằm tiết liệm chi phí, tăng năng suất, giảm hao hụt đem lại hiệu quả cao.
- Hiện nay, Công ty chỉ mua nguyên vật liệu từ một số nhà cung cấp lâu năm. Vì vậy để tránh tình trạng nhận hoa hồng, thông đồng, Công ty nên thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng. Đồng thời, Công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền chênh lệch từ nhà cung cấp. Ngoài ra, định kỳ, Công ty nên cử nhân viên đi khảo sát thị trường, tìm hiểu, nắm bắt giá cả, tình hình nguyên vật liệu, tìm kiếm những nhà cung cấp mới để có nguồn nguyên vật liệu với mức giá cạnh tranh hơn nhằm tiết kiệm chi phí, bên cạnh đó Phòng kinh doanh cần thường xuyên tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại Giám đốc về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng….
- Công ty cần có đơn đặt hàng cho nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng để đảm bảo lượng nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, hiện nay khâu kiểm soát nguyên vật liệu nhập kho của công ty chưa đảm bảo, đôi khi chỉ dựa trên sự tín nhiệm mà công ty tiến hành nhập kho ngay không cần kiểm tra chất lượng. Để có thể kiểm soát tốt hơn, Công ty nên quy định mỗi lô nguyên vật liệu khi mua về chỉ khi có Phiếu kiểm tra, thực nghiệm chứng tỏ lô hàng đó đã được Phòng Kỹ thuật kiểm tra chất lượng, số lượng xem có khớp với hợp đồng, hóa đơn hay không. Đồng thời khi tiến hành kiểm tra Phòng Kế hoạch vật tư phải cử nhân viên giám sát tránh tình trạng không kiểm tra nhưng vẫn lập Phiếu kiểm tra chất lượng. Sau đó, căn cứ vào kết quả kiểm tra của phòng kỹ thuật, Phòng kế hoạch – vật tư mới lập Phiếu nhập kho.
- Tất cả nguyên vật liệu chỉ đưa ra khỏi kho khi có Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của những người liên quan, nghiêm cấm tình trạng đã ký nhận vật tư, Phiếu xuất kho đã giao cho thủ kho, nhưng vật tư vẫn chưa nhận mà gửi tại kho.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đã lập, như đã trình bày ở trên Công ty cần phải lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đồng thời, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật phải có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau sao cho lượng vật tư xuất dùng đáp ứng nhu cầu sản xuất, đúng chủng loại, số lượng tránh tình trạng dư thừa. Các phòng ban phải đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ và trách nhiệm cảu mình để công tác sản xuất diễn ra một cách hiệu quả nhất.
- Quản lý phân xưởng sau khi nhận vật tư, phải bảo quản và quản lý vật tư, căn cứ lệnh sản xuất do phòng Kinh doanh gửi xuống và bảng định mức sản phẩm do Phòng Kỹ thuật cung cấp, phân xưởng tiến hành sản xuất. Quản lý phân xưởng, cùng các tổ trưởng sẽ giám sát quá trình sản xuất, tránh tình trạng sản xuất nhầm sản phẩm, lãng phí nguyên vật liệu. Phòng Kỹ thuật, bộ phận KCS thường xuyên xuống các phân xưởng giám sát quá trình sản xuất. Lượng nguyên vật liệu thừa, phế phẩm thu hồi được phải được lập biên bản báo cáo có thể tính toán đúng thực tế chi phí nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ. Lượng nguyên vật liệu dùng thừa nên được nhập lại kho, tránh tình trạng thất thoát, hư hỏng.
- Định kỳ, thường xuyên kiểm kê, đánh giá lượng vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá thấp không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, Công ty cần tìm hiểu, dự đoán tình hình thị trường của nguyên vật liệu, nhất là các loại có mức biến động cao, khi dự đoán giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng thì nên mua vào với khối lượng nhiều để tránh sự tăng giá quá cao sẽ đẩy chi phí lên. Đồng thời, Công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư,
đối chiếu với Sổ kho và sổ sách kế toán, bất kỳ sự chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
- Công ty nên sử dụng Sổ chi tiết chi phí sản xuất để có quản lý, kiểm soát tốt hơn. Hàng tháng, công ty nên tiến hành phân tích sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và lập các báo cáo để kịp thời tìm ra nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết.