6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất chung
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Đây là loại chi phí mỗi lần phát sinh nhỏ và nhiều lần nhưng không phải là không cần kiểm soát. Tại công ty chưa có xây dựng định mức cho những loại chi phí này, vì vậy theo tôi nên xem xét khả năng xây dựng các định mức chi phí này nếu có thể, như các loại chi phí phát sinh có tính chất lặp lại và thường xuyên, từ đó đề ra các biện pháp, chính sách tiết kiệm .Ví dụ: Ở một số phòng ban nhân viên thường hay sử dụng điện thoại của phòng cho mục đích cá nhân, vì thế mà công ty nên đưa ra một mức chi phí về điện thoại nhất định cho mỗi phòng ban. Nếu như vượt quá thì phòng ban đó phải bù vào.
Phải kiểm soát chặt chẽ đối với các hóa đơn được cung cấp từ bên ngoài, để tránh tình trạng sử dụng hóa đơn giả hay hóa đơn khống làm gia tăng chi phí .Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi phí phát sinh như chi phí bằng tiền, dịch vụ mua ngoài…thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan: chi phí bằng tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; dịch vụ mua ngoài với khoản mục phải trả người bán, tạm ứng…
- Đối với chi phí sữa chữa thường xuyên, khấu hao TSCĐ
Công ty cần giao cho bộ phận sản xuất kết hợp với bộ phận quản lý TSCĐ có trách nhiệm lên kế hoạch sửa chữa TSCĐ, nhằm đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất .
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ thì công ty cần kiểm soát việc trích đúng, trích đủ khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ (đã khấu hao hết, hoặc tài sản đã hết khấu hao, tăng giảm không đúng thời điểm…). Việc kiểm soát như vậy sẽ giúp cho công ty kiểm soát được một số trường hợp tài sản đã khấu hết, tài sản không dùng chờ xử lý vẫn tiếp tục tính khấu hao, hoặc hồ sơ tăng, giảm thời điểm này nhưng kế toán mở sổ sách theo dõi và trích khấu hao ở thời điểm khác dẫn đến tính và trích thừa, thiếu khấu hao.
- Đối với chi phí công cụ dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả sử dụng một số loại công cụ dụng cụ, công ty cần phải ban hành một số quy định quản lý loại chi phí này từ khâu mua sắm đến khâu xuất dùng .
Việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu chính sẽ không phản ánh chính xác chi phí phát sinh cho từng loại sản phẩm nên tôi xin đề nghị một cách phân bổ chi phí sản xuất chung mà công ty có thể lựa chọn, đó là kỹ thuật phân bổ chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (kỹ thuật ABC) .
Kỹ thuật ABC (Activity Based Costing) là phương thức phân bổ chi phí chung cho các đối tượng chi phí dựa trên sự tiêu dùng các nguồn lực cho các hoạt động và căn cứ vào chi phí nguồn lực tiêu tốn mà phân bổ.
Ví dụ : số giờ máy chạy, % thời gian tiếp nhận, ngày sản xuất, thời gian đóng gói và vận chuyển…Một khi vận dụng phương pháp ABC, không những xác định đúng chi phí mà còn cung cấp thông tin xác thực, kịp thời, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh.
3.2.4. Các giải pháp bổ trợ khác
3.2.4.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty
Từ khi chuyển sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần theo chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, Công ty đã tiến hành điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý với đầy đủ các bộ phận theo qui định như: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát... nhưng thực tế tất cả các bộ phận này chỉ mang tính hình thức, toàn bộ hoạt động của Công ty phụ thuộc vào Giám đốc đồng thời là chủ tịch HĐQT. Điều này sẽ gây bất lợi rất lớn cho Công ty nếu quan điểm, đường lối kinh doanh của Giám đốc không đúng đắn. Do đó, Công ty nên nâng cao vai trò chức năng của các bộ phận khác trong Công ty cụ thể :
- Tách biệt chức danh chủ tịch HĐQT và chức danh Giám đốc Công ty. Điều này góp phần làm tăng sự kiểm soát của HĐQT đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Cần có một bộ phận chuyên biệt về công tác kế hoạch vật tư: Trong bộ máy quản lý của công ty, vai trò của Phòng kinh doanh xuyên suốt cả quá trình hoạt động kinh doanh. Phòng này chịu trách nhiệm lập kế hoạch, mua hàng, nhận hàng, tiêu thụ sản phẩm. Điều này dễ gây áp lực trong công việc đối với người thực hiện công việc và một số hạn chế về năng lực, bên cạnh đó còn làm cho gian lận có thể xảy ra. Đề ngăn chặn điều này, công ty nên thành lập Phòng Kế hoạch – Vật tư. Phòng này chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, quản lý việc nhập xuất vật tư, thành phẩm. Còn Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. Việc thành lập Phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ giúp cho việc kiểm soát của công ty tốt hơn, tránh tình trạng thông đồng, móc nối gian lận.
- Thành lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ
nhưng trên thực tế hoạt động của nó vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của mình, chỉ mới dừng lại ở việc kiểm soát chung tất cả các hoạt động chứ chưa có một bộ phận kiểm toán nội bộ đóng vai trò kiểm toán công tác kế toán. Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát, kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, Công ty cần lập thêm Phòng kiểm toán nội bộ, bộ phận này sẽ đóng vai trò hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trực thuộc sự điều hành của Ban Giám đốc, chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát công tác kế toán, sự chính xác của thông tin kế toán trước khi cung cấp cho cấp trên. Mô hình có thể được tổ chức như sau:
Ghi chú: Quan hệ điều hành và quản lý Quan hệ nghiệp vụ
Ghi chú: Quan hệ điều hành quản lý; Quan hệ kiểm tra, kiểm soát;
Quan hệ đối chiếu
Hình 3.1. Mô hình phòng tổ chức kiểm toán nội bộ
TRƯỞNG PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
KIỂM TOÁN VIÊN KIỂM TOÁN VIÊN
GIÁM ĐỐC
PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
P. HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ P. KINH DOANH P.TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN P.KỸ THUẬT P. KẾ HOẠCH – VẬT TƯ
Nhìn vào sơ đồ ta thấy Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các phòng ban khác trong công ty, đảm bảo nguyên tắc độc lập, khách quan, chịu sự điều hành của Giám đốc, thu nhận không giới hạn các thông tin của các Phòng ban khác trong Công ty giúp cung cấp thông tin nhanh chóng cho Ban giám đốc và giúp cho Ban giám đốc kiểm soát được các hoạt động của đơn vị.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ có nhiệm vụ:
+ Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB. + Kiểm tra và xác nhận về chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính trước khi trình ký duyệt.
+ Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, nghị quyết, quyết định của HĐQT, Ban giám đốc Công ty.
+ Tư vấn về công tác tài chính kế toán, tham gia hướng dẫn nghiệp vụ tài chính kế toán trong Công ty.
+ Phát hiện những tồn tại, yếu kém trong quản lý, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý công tác quản lý của đơn vị.
- Về nhân sự:
Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty, ta có thể thực hiện theo hai cách: tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài hoặc chọn lọc các nhân viên trong công ty có đầy đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
Việc tuyển chọn KTVNB cho công ty có thể được thực hiện thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đơn vị cơ sở. Do đặc thù về quy mô và cơ cấu kinh doanh rộng, việc tuyển chọn này sẽ hạn chế bớt chi phí bỏ ra, nhân viên đã quen thuộc, hiểu biết, nắm vững các nghiệp vụ
hoạt động của công ty.
Khi lựa chon cần lưu ý các tiêu chuẩn sau:
- Cương nghị, độc lập và thận trọng trong công việc.
- Có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho công việc. - Có khả năng giao tiếp tốt.
- Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị. - Có sự đam mê nghề nghiệp, có tinh thần cầu tiến.
Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán trong công ty, có thể tuyển chọn nhân sự thông qua công tác tuyển dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải thông qua một Hội đồng phỏng vấn, kiểm tra các điều kiện chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải nghiệm trong các lĩnh vực kiểm toán - kế toán – tài chính doanh nghiệp.
3.2.4.2. Hoàn thiện chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát trong Công ty. Do đó, Công ty cần phải có chính sách đổi mới và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, cụ thể như sau:
+ Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty phải được xây dựng
một cách chi tiết, khoa học, cụ thể, phù hợp với thực tiễn của Công ty. Chiến lược đào tạo bao gồm cả đào tạo về chuyên môn, phẩm chất chính trị, năng lực điều hành quản lý, tác phong, lề lối làm việc... Chương trình đào tạo nên được thiết kế tuỳ theo đối tượng. Việc xây dựng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cần thực hiện qua các bước sau:
- Khảo sát và đánh giá hệ thống quản trị nhân sự hiện tại, đánh giá trình độ đội ngũ nhân sự hiện tại của toàn Công ty.
- Xác lập các quy trình công việc, xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh.
- Xây dựng các quy trình và kế hoạch đào tạo. - Thiết kế các khoá đào tạo.
- Xây dựng chính sách đào tạo: chế độ, kinh phí, nội quy...
+ Ngoài việc xây dựng chiến lược đào tạo lâu dài, Công ty phải xây dựng chính sách thu hút nhân tài thông qua chế độ trả lương, trả thưởng, ưu đãi mua cổ phần tại những công ty mới thành lập.
+ Đồng thời có thể 5 năm 1 lần thực hiện việc luân chuyển cán bộ trong từng bộ phận hoặc giữa các bộ phận với nhau. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ nguồn thay thế thế có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức cho các năm sắp đến.
3.4.2.3. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch, dự toán
Việc lập kế hoạch đã được Công ty thực hiện, nhưng thực tế kế hoạch chỉ mang tính hình thức, không là cơ sở cho việc đánh giá kết quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc. Do đó đối với công tác lập kế hoạch, Công ty cần khắc phục những điểm sau:
- Cần chú trọng hơn nữa công tác lập kế hoạch. Các kế hoạch cần chi tiết cho từng loại hình hoạt động kinh doanh, thể hiện những chỉ tiêu cần thực hiện trong từng quý, tháng và được lập từ các đơn vị trực thuộc, các bộ phận trong Công ty. Kế hoạch của Công ty là sự tổng hợp các kế hoạch của các đơn vị, các bộ phận. Thông qua các chỉ tiêu này đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh từng thời kỳ, là cơ sở để kiểm soát chi phí, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Là doanh nghiệp hoạt động sản xuất, công ty cần lập các kế hoạch hằng năm, cụ thể như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản xuất… Kế hoạch hằng năm được chia thành quý, tháng.
- Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban, đơn vị trực thuộc theo từng tháng, cũng có thể từng tuần để từ đó thấy được các bộ phận có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không. Nếu
phát hiện có bộ phận không thực hiện theo kế hoạch, cần tìm hiểu nguyên nhân từ đâu. Từ việc tìm hiểu nguyên nhân này giúp Công ty đánh giá xem kế hoạch như vậy có phù hợp không. Từ đó tìm ra các biện pháp xử lý phù hợp. Trong trường hợp phát hiện có bộ phận cố ý không thực hiện đúng kế hoạch thì cũng đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
- Công ty nên lập các dự toán về chi chí sản xuất: Các dự toán này sẽ giúp cho công ty tăng cường được kiểm soát chi phí sản xuất.
Trước khi đi vào sản xuất, Phòng Kế hoạch sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng và dự toán nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng để lập kế hoạch sản xuất.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất.
+ Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Dự toán chi phí nguyên vật liệu có tác dụng đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch.
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng
BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Tháng 02 năm 2020
Chỉ tiêu Tên sản phẩm Tổng
cộng Ống PVC Ống HPDE …
1. Nhu cầu sản phẩm (sản phẩm) (1) 50.000 60.000
2. Định mức nguyên vật liệu của một sản phẩm (kg/sp) (2) 0.05 0,06 3. Khối lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất (kg)
(3)=(1) (2) 2.500 3.600
4. Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (kg) (4) 1.500 1.200
5. Tổng nhu cầu (kg) (5) = (3) + (4) 4.000 4.800
6. Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (kg) (6) 1.000 1.200 7. Số lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất (kg) (7) =
(5) – (6)
3.000 3.600 8. Đơn giá nguyên vật liệu (đ/kg) (8) 15.000 16.000 9. Tổng chi phí nguyên vật liệu (đồng) (9) = (7) (8) 45.000.000 57.600.000
+ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp cũng căn cứ trên dự toán sản xuất.
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng
BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Tháng 02 năm 2020
Chỉ tiêu Tên sản phẩm Tổng
cộng
Ống PVC Bao bì …
1. Nhu cầu sản xuất (sản phẩm)(1) 50.000 60.000 2. Đơn giá lương định mức cho một sản
phẩm nhập kho (đồng/sp) (2)
1.050 1.150
3. Chi phí nhân công trực tiếp (đồng)
(3)=(1) (2) 52.500.000 69.000.000
+ Dự toán chi phí sản xuất chung:
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
371-Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng
BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Tháng 02 năm 2020
Chỉ tiêu Phân xưởng sản xuất Tổng
cộng Tổ sản xuất
nhựa Tổ sản xuấtbao bì … 1.Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 90.000.000 70.000.000
2. Nguyên vật liệu 15.000.000 12.000.000
3. Công cụ, dụng cụ 21.000.000 13.000.000
4. Khấu hao tài sản cố định 43.000.000 27.000.000
5. Dịch vụ mua ngoài 98.000.000 67.000.000
6. Chi phí bàng tiền khác 22.000.000 17.000.000 7. Tổng chi phí sản xuất chung 289.000.000 206.000.000
3.2.4.4. Hoàn thiện công tác kế toán công ty - Thành lập bộ phận kế toán quản trị
Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận. Vấn đề tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là một trong những biện pháp nhằm góp phần gia tăng loại nhuận cho doanh nghiệp. Điều đó phải xây dựng hệ
thống thông tin kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp