6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠ
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Các bộ phận tham gia
- Phòng Kinh doanh: Chịu trách nhiệm nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất, thu mua nguyên vật liệu, lập phiếu nhập kho, xuất kho. Lập lệnh sản
xuất cho các phân xưởng.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm phê chuẩn các nghiệp vụ, các chứng từ. - Phòng kế toán: Kiểm tra, ghi sổ sách, lập báo cáo. Các nhân viên trong phòng được phân chia công việc cụ thể như: Kế toán NVL – CCDC theo dõi tình hình hiện có và tình hình biến động nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng loại cụ thể….
- Phòng kỹ thuật: Lập định mức sản xuất từng loại sản phẩm. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, xuất kho, lập phiếu kiểm tra thực nghiệm. Định kỳ tiến hành kiểm tra quá trình sản xuất của từng phân xưởng.
- Phân xưởng sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm, quản lý lượng nguyên vật liệu nhận về sản xuất sản phẩm, báo cáo tình hình sản xuất của từng phân xưởng.
- Bộ phận KCS: Kiểm tra chất lượng thành phẩm nhập kho, đồng thời kết hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất sản phẩm.
- Thủ kho: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình xuất nhập vật tư, ghi thẻ kho, bảo quản nguyên vật liệu….
Để thực hiện việc kiểm soát chặt chẽ, tại công ty đã có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, chính vì vậy nghiệp vụ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ và lên sổ sách, kiểm soát từ khâu xuất và sử dụng nguyên vật liệu và kiểm soát khâu bảo quản nguyên vật liệu.
Ghi chú:Các ký hiệu được dùng:
Quyết định: chỉ những hành động khác nhau Các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống.
Bước thực hiện hay xử lý công việc bằng thủ công Bản photo của tài liệu
Tài liệu: mọi giấy tờ, chứng từ Lưu trữ tài liệu, chứng từ
Hướng vận động của quy trình xử lý Dòng vận động của chứng từ
Kiểm soát khâu xuất kho nguyên vật liệu
(1) Đầu tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh sẽ lập lệnh sản xuất chuyển cho phân xưởng sản xuất.
(2), (3) Tổ trưởng phân xưởng căn cứ vào định mức sản xuất do phòng kỹ thuật cung cấp sẽ xem xét nhu cầu nguyên vật liệu cần để sản xuất lô hàng đó. Tổ trưởng kiểm tra lượng nguyên vật liệu còn tồn trong xưởng, bộ phận nào có nhu cầu tiến hành lập Giấy yêu cầu xuất vật tư, sau đó đưa cho Tổ trưởng ký và trình Giám đốc ký duyệt.
(4) Sau khi kiểm tra sự ký duyệt trên Giấy yêu cầu xuất vật tư, phòng KD lập Phiếu xuất kho giao cho bộ phận nhận vật tư xuống kho nhận. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ thông tin bộ phận sử dụng, lý do xuất kho, kho xuất vật tư...
(5) Phiếu xuất kho được chia làm 3 liên, chuyển cho Giám đốc ký duyệt, Phiếu xuất kho sau đó được giao cho người nhận xuống kho để lấy hàng.
(6) Căn cứ vào Phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan đã được phê duyệt, Thủ kho tiến hành cho xuất theo đúng khối lượng, chủng loại phục
vụ theo yêu cầu sản xuất của phân xưởng sản xuất. Cuối tháng, Thủ kho sẽ cộng số lượng thực xuất và tiến hành ghi vào thẻ kho.
(7) Sau khi nhận được nguyên vật liệu, tổ trưởng sẽ tiến hành kiểm tra và ghi sổ bộ phận sử dụng.
(8) Định kỳ, Thủ kho sẽ giao Phiếu xuất kho cho Phòng kế toán. Kế toán vật tư sẽ nhập liệu vào máy. Cuối quý sẽ cho in ra Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn. Công ty sẽ thực hiện việc kiểm kê vật tư và đối chiếu với sổ kế toán nhằm xem xét tình hình sử dụng, quản lý, ghi chép về vật tư. Thông qua đó để đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.
P. Kinh doanh PXSX Giám đốc Thủ kho P.Kế toán Không duyệt (1) (2) (6) (3) (8) (4) Duyệt (5) (7)
Hình 2.9. Lưu đồ kiểm soát khâu xuất kho nguyên vật liệu
Lệnh sản xuất Duyệt xuất A A Ký phiếu xuất kho Xuất kho nguyên vật liệu Nhập liệu vào máy
Kiểm tra và đối chiếu với các phần hành khác Sổ sách liên quan Ghi thẻ kho Phiếu xuất kho Lập Phiếu xuất kho Bắt đầu Ký Phiếu xuất kho Kết thúc Ghi sổ Bộ phận sử dụng B B Kiểm tra và nhận nguyên vật liệu Giấy yêu cầu xuất vật tư
Kiểm soát khâu sử dụng vật tư.
PXSX P.Kinh doanh/P.Kỹ thuật/KCS P.Kế toán
Không chấp nhận (4) (1) (5) (6) (2) Chấp nhận (3)
Hình 2.10. Lưu đồ kiểm soát khâu sử dụng vật tư
(1) Phân xưởng sản xuất nhận vật tư sau đó tiến hành sản xuất. Các Tổ sản xuất chịu trách nhiệm về việc sử dụng nguyên vật liệu.
(2) Căn cứ vào định mức của khối lượng sản phẩm sản xuất, các Tổ trưởng theo dõi, chỉ đạo quá trình sản xuất. Phòng kỹ thuật sẽ giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu của công nhân đã đúng hay chưa.
(3) Khi việc sản xuất hoàn thành, các cá nhân có liên quan ký vào biên bản nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành.
(4), (5) Căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn thành, Bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng của sản phẩm, nếu sản phẩm đạt chất lượng thì báo cho Phòng kinh doanh cùng với Thủ kho tiến hành lập thủ tục nhập kho, bảo quản và lưu trữ, Phòng kỹ thuật tính lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng đồng thời báo lại cho các bộ phận có liên quan để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng
A
Nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra
Tiến hành sản xuất Biên bản nghiệm thu
khối lượng SP hoàn thành
Bản quyết toán vật tư A
Đối chiếu, kiểm tra Nhập liệu vào máy
Kiểm tra đối chiếu với các phần hành
khác Báo cáo sổ sách Bắt đầu
nguyên vật liệu. Vật liệu dư thừa, phế liệu thu hồi được sẽ được Phòng kỹ thuật lập bản báo cáo gửi Giám đốc xét duyệt và sẽ do phân xưởng quản lý lượng nguyên vật liệu này. Phế liệu thu hồi được sẽ được xay, lọc và trộn với một tỷ lệ nhất định để sản xuất các sản phẩm sau.
(6) Sau khi đối chiếu, kiểm tra, kế toán tiến hành nhập liệu và cho in ra các báo cáo, sổ sách, sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra với các phần hành khác.
Kiểm soát kế toán đối với chi phí nguyên vật liệu
- Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chứng từ kế toán sử dụng: Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì chứng từ kế toán được sử dụng bao gồm: Phiếu nhập kho, Lệnh sản xuất, Giấy đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất kho…..
+ Các sổ sách liên quan đến chi phí nguyên vật liệu gồm có: Bảng kê chứng từ xuất vật tư, Bảng phân bổ sản phẩm, Sổ tổng hợp TK621.
- Khâu nhập kho vật tư
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh sẽ đề nghị mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
Kính gởi: Giám đốc công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng
Phòng kinh doanh kính đề nghị giám đốc giải quyết cho nhập một số vật tư – nguyên liệu để phục vụ sản xuất gồm:
STT Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Nhựa phế HD Kg 1.000
2 Phế hạt PP Kg 560
Đà Nẵng, ngày 26 tháng 06 năm 2020
Giám đốc Phòng kinh doanh Người đề nghị
Sau khi được ký duyệt của giám đốc đồng ý cho mua vật tư, bộ phận mua hàng tiến hành mua sắm và nhận Hóa đơn mua hàng.
- Khi hàng về Phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra và lập Phiếu kiểm tra Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
DN PLASTIC JOINT – STOCK
371 Trần Cao Vân - TP Đà Nẵng, Việt Nam
Đà Nẵng, ngày 02 tháng 07 năm 2020
PHIẾU KIỂM TRA VÀ THỰC NGHIỆM
Nhà cung cấp: Công ty TNHH bao bì Nhựa Đà Nẵng
46 Nguyễn Văn Linh – TP Đà Nẵng
Theo...HĐ... Số...0144322...Ngày...02..Tháng...07.Năm 2020 Kết quả kiểm tra
STT Tên vật tư ĐVT SL Kết quả kiểm tra
1 Nhựa phế HD Kg 1000 Đạt
2 Phế hạt PP Kg 560 Đạt
Đà Nẵng, ngày 02 tháng 07 năm 2020
Bộ phận KCS Người kiểm tra Người giao
- Sau khi lô hàng được kiểm tra, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho và ghi vào thẻ kho
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Mẫu số: 2-VT 371 Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng Số 52/1521
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ
Ngày 02 tháng 07 năm 2020 Nhập của: Công ty TNHH bao bì Nhựa Đà Nẵng 46 Nguyễn Văn Linh – TP Đà Nẵng
Theo...HĐ... Số...0144322...Ngày..02...Tháng...07 Năm 2020 Hợp đồng...Nhập tại kho: Kho vật tư – nguyên liệu (Quảng)
STT hiệu, quy cáchTên nhãn vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Nhựa phế HD Kg 1.400 1.400 12.500 17.500.000 2 Phế hạt PP kg 560 560 11.953 6.693.680 Cộng 24.193.680
Cộng thành tiền (Bằng chữ): Hai mươi bốn triệu một trăm chín mươi ba nghìn sáu trăm tám mươi đồng chẵn.
- Khâu xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh sẽ lập lệnh sản xuất chuyển cho phân xưởng sản xuất.
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
LỆNH SẢN XUẤT
Số: 512/LSX – CT Yêu cầu tổ: Ống nước
Sản xuất loại hàng:
Ống HDPE 90 – 6,7 ly: 1.000m. PN12,5 Ghi chú: 50m/cuộn
( Yêu cầu: Bố trí 3cm để có thể cuộn 50m Theo yêu cầu của khách hàng)
Thời gian giao hàng:
Đà Nẵng, ngày 10 tháng 07 năm 2020
Người nhận lệnh Phòng kinh doanh
Tổ trưởng phân xưởng sản xuất lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư: Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG VẬT TƯ
Kính gởi: Giám đốc Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
Căn cứ nhu nhu cầu sử dụng vật tư dùng cho sản xuất, kính đề nghị giám đốc cho phép xuất một số loại vật tư như sau:
STT Tên vật tư Đơn vị tính
Số lượng Yêu cầu Thực xuất
1 Nhựa PP Kg 1000
2 Nhựa HDPE Kg 100
Đà Nẵng, ngày 10 tháng 07 năm 2020
PXSX Phòng kinh doanh Giám đốc
Việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được tiến hành khi có Giấy đề nghị cấp vật tư từ các tổ sản xuất. Phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho:
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Mẫu số: 3-VT 371 Trần Cao Vân, TP Đà Nẵng
Theo QĐ 200TCTK Số 64/15211
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ
Ngày 12 tháng 07 năm 2020 Bộ phận sử dụng: Tổ sản xuất nhựa PP
Lý do sử dụng: Dương/sản xuất ống nước Xuất tại kho: Kho vật tư-nguyên liệu (Quảng)
STT quy cách vật tưTên nhãn hiệu, ĐVT
Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Hạt Nhựa PP 500 A. Rập Kg 10.00 0 10.000 2 Tracal (Unical) Kg 2.500 2.500 3 Nhựa HDPE H54480S Thái Kg 1.000 1.000 4 Nhựa LLDPE 3224 Đài Loan Kg 25 25 Cộng Cộng thành tiền (Bằng chữ): Không đồng chẵn
Người nhận Thủ kho Phòng Kinh Doanh Thủ trưởng đơn vị Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ do các phòng ban đưa lên sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu và nhập dữ liệu vào Phiếu xuất kho đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng kế toán tiến hành sao lưu dữ liệu. Từ phần nhập liệu đầu vào là Phiếu xuất, sau khi sao lưu dữ liệu, thông tin sẽ tự động cập nhật vào bảng phân bổ sản phẩm. Công ty không áp dụng sổ chi tiết TK 621:chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Căn cứ vào các phiếu xuất kế toán sẽ biết được nguyên vật liệu đó sẽ được sản xuất cho sản phẩm nào, hay bộ phận nào, kế toán tiến hành nhập vào máy. Cuối kỳ, kê toán tiến hành sao lưu số liệu lên sổ tổng hợp tài khoản 621.
Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng PHÂN BỔ SẢN PHẨM Từ ngày 01/07/2020 đến ngày 31/07/2020 TK 15211 – Nhựa nguyên chất TK Sản phẩm Tiền sản xuất 621 Bao cán 182.500.078 621 Bao PP 948.226.119 621 Dĩa lớn 12.036.353 621 Dép 112.715.647 621 Ống nước HDPE 4.334.663.272 621 Túi HDPE 205.535.011 621 Ống nước PVC 469.494.340 Tổng cộng 6.265.170.820 Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng PHÂN BỔ SẢN PHẨM Từ ngày 01/07/2020 đến ngày 31/07/2020 TK 1522 – Vật liệu phụ TK Sản phẩm Tiền sản xuất 621 Bao PP 21.511.701 621 Dép 1.550.000 621 Ống nước HDPE 3.215.595 621 Manh tráng HD,PP 2.112.896 621 Ống nước PVC 15.881.541 Tổng cộng 50.271.733 Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng PHÂN BỔ SẢN PHẨM Từ ngày 01/07/2020 đến ngày 31/07/2020 TK 1523 – Nhiên liệu TK Sản phẩm Tiền sản xuất 621 Bao PP 14.164.071 621 Ống nước HDPE 841.227 62783 Can phao 530.264 62783 May bao 676.319 Tổng cộng 16.211.811
2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Các bộ phận tham gia
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên, quản lý tình hình nhân sự, kết hợp với phân xưởng sản xuất, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận KCS để thu thập các chứng từ để tính lương cho công nhân sản xuất. Đồng thời, lập định mức lương sản phẩm làm cơ sở để tính lương.
- Phòng Kỹ thuật/ Bộ phận KCS: Hai bộ phận này kết hợp với nhau tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm nhập kho để làm cơ sở để tính lương sản phẩm cho công nhân.
- Phân xưởng sản xuất: Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm chấm công, lập phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. Đồng thời quản lý tình hình sản xuất của công nhân tại phân xưởng cảu mình.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra, ký duyệt chứng từ. - Phòng Kế toán: Kiểm tra, lưu trữ các chứng từ, lập bảng thanh toán lương và và phụ cấp. tính các khoản trích theo lương và tiến hành ghi sổ sách
Mục tiêu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là quản lý tốt thời gian lao động, tránh tình trạng tự ý bỏ giờ, đảm bảo việc sản xuất có hiệu quả. Do vậy, các bộ phận có liên quan phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống
Phòng TCHC/P.Kỹ thuật/KCS PXSX Giám đốc Phòng kế toán (1) (1) (2) (4) (5) (1) (6) (7) (3)
Hình 2.11. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công
(1) Phòng Hành chính-nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, mọi nhân sự sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng với Công ty. Hồ sơ liên quan đến nhân sự sẽ được lập thành hai bản, một bản lưu ở Phòng Hành chính-nhân sự, một bản gửi cho Phòng kế toán làm căn cứ tính lương.
(2) Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm giao khối lượng công việc cho
Hợp đồng lao động
Hồ sơ nhân viên
Theo dõi, kiểm tra và chấm công Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành và bảng chấm công A A C C D
Kiểm tra lại và xem xét
D
Kiểm tra chứng từ và thanh toán hoàn ứng
Chi trả lương Tổ chức sản xuất Bảng thanh toán lương Tuyển dụng nhân viên Bắt đầu Kết thúc Xét duyệt
Nhập liệu vào máy
Bảng tổng hợp thành phẩm sản xuất
Bảng thanh toán lương sản phẩm
Lương sản phẩm
Phát lương cho công nhân
các Tổ sản xuất. Quản đốc Tổ chịu trách nhiệm theo dõi, chấm công cho lao động ở Tổ mình. Khi công việc hoàn thành, Bộ phận KCS cùng nhân viên Kỹ thuật sẽ kiểm tra lại.
(3) Cuối tháng, Tổ trưởng Bộ phận sản xuất chuyển Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành lên Phòng hành chính-nhân sự. Phòng hành chính-nhân sự kiểm tra rồi ký duyệt và tiến hành tính lương cho công nhân. Phòng tổ chức sẽ tiến hành thống kê số lượng thành phẩm sản xuất trong tháng và đồng thời căn cứ vào đơn giá lương sản phẩm đã xây dựng để