III. Giải thớch từ ngữ
B. KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ VÀ TÀI TRỢ THƯƠNG MẠ
TẾ VÀ TÀI TRỢ THƯƠNG MẠI
I. Mục tiờu
Kiểm toỏn nội bộ hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại nhằm đỏnh giỏ thực trạng hoạt động này, phỏt hiện những sơ hở trong hoạt động kiểm soỏt nội bộ gõy nờn những rủi ro và tiềm ẩn rủi ro cho ngõn hàng từ đú đưa ra cỏc khuyến nghị giỳp cho hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại được đảm bảo an toàn và đạt hiệu quả.
II. Phạm vi kiểm toỏn
- Kiểm toỏn nội bộ hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại được thực hiện đối với Hội sở chớnh và cỏc chi nhỏnh cú tham gia hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại gồm:
+ Ban Kinh doanh đối ngoại thuộc Hội sở chớnh NHTM nơi quản lý, điều hành và trực tiếp thực hiện hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại.
+ Phũng hoặc tổ thanh toỏn quốc tế nơi thực hiện trực tiếp hoặc giỏn tiếp nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại tại chi nhỏnh.
- Kiểm toỏn nội bộ hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại gồm cỏc nghiệp vụ sau:
+ Phỏt hành thư tớn dụng
+ Phỏt hành bảo lónh nhận hàng + Ký hậu vận đơn
+ Thanh toỏn thư tớn dụng
+ Thụng bỏo thư tớn dụng / bảo lónh + Nhờ thu đến
+ Nhờ thu đi
+ Chiết khấu bộ chứng từ + Chuyển tiền quốc tế đi + Chuyển tiền quốc tế đến
III. Giải thớch từ ngữ
Trong văn bản này, cỏc từ, ngữ dưới đõy được hiểu như sau:
- Hoạt động thanh toỏn quốc tế là hoạt động cung ứng cỏc dịch vụ thanh toỏn mà giao dịch được xỏc lập, hoặc thực hiện hoặc kết thỳc ở nước ngoài; hoặc giao dịch thanh toỏn cú liờn quan đến tài khoản mở tại nước ngoài; hoặc giao dịch thanh toỏn cú doanh nghiệp chế xuất tham gia.
- Chi nhỏnh thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại trực tiếp là chi nhỏnh được phộp tự khởi tạo, xử lý và hoàn tất giao dịch thanh toỏn quốc tế và tại trợ thương mại tại chi nhỏnh theo đỳng thẩm quyền được giao mà khụng phải qua sự trợ giỳp của Trung tõm tài trợ thương mại.
- Chi nhỏnh thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại qua Trung tõm tài trợ thương mại là chi nhỏnh khụng được phộp tự khởi tạo, xử lý và hoàn tất giao dịch thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại tại chi nhỏnh. Việc khởi tạo, xử lý và hoàn tất giao dịch được thực hiện qua Trung tõm tài trợ thương mại theo quy định của NHTM.
- Thư tớn dụng là một thoả thuận, dự được đặt tờn hay mụ tả như thế nào, theo đú một ngõn hàng (ngõn hàng phỏt hành), thực hiện theo yờu cầu và chỉ dẫn của khỏch hàng (người xin mở thư tớn dụng) hoặc xuất phỏt từ chớnh bản thõn họ,
thanh toỏn cho hoặc thanh toỏn theo lệnh của một bờn thứ ba (người hưởng lợi), hoặc sẽ chấp nhận và thanh toỏn hối phiếu đũi tiền do người thụ hưởng ký phỏt, hoặc
uỷ quyền cho một ngõn hàng khỏc thực hiện việc thanh toỏn đú, hoặc chấp nhận và thanh toỏn hối phiếu đũi tiền núi trờn, hoặc
uỷ quyền cho một ngõn hàng khỏc thực hiện việc chiết khấu dựa trờn bộ chứng từ được xuất trỡnh với điều kiện cỏc điều khoản và điều kiện của thư tớn dụng được tuõn thủ.
- Bảo lónh nhận hàng là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng phỏt hành một bảo lónh cho bờn nhận bảo lónh, cam kết với bờn nhận bảo lónh rằng bờn được bảo lónh là người nhận lụ hàng một cỏch hợp phỏp. Trong trường hợp cú tranh chấp về người nhận lụ hàng núi trờn thỡ ngõn hàng bảo lónh phải thực hiện cỏc nghĩa vụ đó cam kết trong bảo lónh đó phỏt hành.
- Ký hậu vận đơn là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng ký vào mặt sau của vận đơn đường biển để chuyển quyền nhận lụ hàng theo vận đơn đường biển đú cho một bờn khỏc.
- Thanh toỏn thư tớn dụng là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng thực hiện việc kiểm tra và xử lý bộ chứng từ đũi tiền theo thư tớn dụng mà ngõn hàng đó phỏt hành trước đú.
- Thụng bỏo thư tớn dụng, bảo lónh là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng kiểm tra tớnh chõn thực và thụng bỏo, trực tiếp hoặc giỏn tiếp thụng qua một ngõn hàng thụng bỏo khỏc, tới người thụ hưởng thư tớn dụng, bảo lónh do một ngõn hàng khỏc phỏt hành theo đề nghị của ngõn hàng phỏt hành đú hoặc theo đề nghị của một ngõn hàng thụng bỏo khỏc.
- Nhờ thu đến là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng thụng bỏo và xử lý cỏc phỏt sinh liờn quan đến bộ chứng từ đũi tiền hàng nhập theo hỡnh thức nhờ thu theo chỉ dẫn của ngõn hàng/khỏch hàng nhờ thu.
- Nhờ thu đi là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng gửi và xử lý cỏc phỏt sinh liờn quan đến bộ chứng từ đũi tiền hàng xuất theo hỡnh thức nhờ thu hoặc theo hỡnh thức thư tớn dụng theo yờu cầu của khỏch hàng và/hoặc ngõn hàng phỏt hành.
- Chiết khấu bộ chứng từ cú truy đũi là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng kiểm tra bộ chứng từ đũi tiền hàng xuất theo thư tớn dụng do khỏch hàng xuất trỡnh và ứng trước cho khỏch hàng một khoản tiền nhất định theo thoả thuận giữa ngõn hàng và khỏch hàng trờn cơ sở hạn mức chiết khấu của khỏch hàng đó được ngõn hàng phờ duyệt, tỡnh trạng bộ chứng từ và khả năng hoàn trả của ngõn hàng phỏt hành. Khỏch hàng phải hoàn trả tiền gốc và lói chiết khấu cho ngõn hàng khi nhận được tiền từ bộ chứng từ hoặc sau một thời gian nhất định do ngõn hàng quy định nếu việc đũi tiền núi trờn khụng thực hiện được.
- Chiết khấu bộ chứng từ miễn truy đũi là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng kiểm tra bộ chứng từ đũi tiền hàng xuất theo thư tớn dụng do khỏch hàng xuất trỡnh và mua lại bộ chứng từ theo thoả thuận giữa ngõn hàng và khỏch hàng trờn cơ sở hạn mức chiết khấu của ngõn hàng hàng phỏt hành đó được phờ duyệt và
tỡnh trạng bộ chứng từ. Ngõn hàng chiết khấu khụng được đũi lại số tiền đó chiết khấu cho khỏch hàng trong mọi trường hợp.
- Chuyển tiền quốc tế đi là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng kiểm tra hồ sơ đề nghị chuyển tiền đi của khỏch hàng và thực hiện chuyển tiền theo hồ sơ đú đối với cỏc giao dịch chuyển tiền đi được kết thỳc ở nước ngoài; hoặc giao dịch chuyển tiền đi cú liờn quan đến tài khoản mở tại nước ngoài; hoặc giao dịch chuyển tiền đi cú doanh nghiệp thuộc khu chế xuất tham gia.
- Chuyển tiền quốc tế đến là nghiệp vụ theo đú ngõn hàng kiểm tra lệnh chuyển tiền đến và thực hiện chi trả cho người hưởng lợi theo lệnh chuyển tiền đú đối với cỏc giao dịch chuyển tiền đến được xỏc lập, hoặc thực hiện ở nước ngoài; hoặc cỏc giao dịch chuyển tiền đến cú liờn quan đến tài khoản mở tại nước ngoài; hoặc cỏc giao dịch chuyển tiền đến cú doanh nghiệp thuộc khu chế xuất tham gia.
IV. Căn cứ kiểm toỏn
- Cỏc quy định về quản lý ngoại hối của Chớnh Phủ, của Ngõn hàng nhà nước và cỏc bộ ngành liờn quan như Nghị định 63/1998/NĐ-CP ngày 17/8/1998 của Chớnh Phủ về quản lý ngoại hối; Thụng tư 01/1999/QĐ-NHNN7 của ngõn hàng nhà nước hướng dẫn việc thực hành nghị định 63/1998/NĐ-CP về quản lý ngoại hối; Quyết định số 170/1999/QĐ-TTg ngày 19/8/1999 của Thủ tướng chớnh phủ về việc khuyến khớch người Việt Nam ở nước ngoài chuyển tiền về nước v.v...
- Cỏc quy định, quy trỡnh thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại do NHTM ban hành như Quy định về nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế ban hành kốm theo quyết định số 5115/QĐ-HĐH ngày 27/7/2004 của Tổng Giỏm đốc NHTM; Quy trỡnh giao dịch giữa Trung tõm tài trợ thương mại và Chi nhỏnh nguồn mó số QT-HĐH-12 ban hành kốm theo quyết định số 3116/QĐ-HĐH ngày 1/7/2004 của Tổng Giỏm đốc NHTM; Quy trỡnh thanh toỏn quốc tế mó số QT-TQ-02* ban hành kốm theo quyết định số 4929/QĐ-KDĐN2 ngày 13/9/2005 của Tổng Giỏm đốc NHTM; Quy trỡnh chuyển tiền mó số QT-TT-01 ban hành kốm theo quyết định số 6953/QĐ-KT ngày 01/12/2004 của Tổng Giỏm đốc NHTM v.v...
- Kế hoạch kiểm toỏn chung đó được thiết lập cho từng đợt kiểm toỏn. - Hồ sơ, chứng từ về hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại.
Lưu ý: Kiểm tra viờn khi thực hiện kiểm toỏn cần ỏp dụng đỳng cỏc văn bản phỏp luật, cỏc quy định, quy trỡnh hiện hành. Vấn đề phỏt sinh tại thời điểm nào thỡ ỏp dụng văn bản quy định tại thời điểm đú, trỏnh cỏc trường hợp đưa ra cỏc kiến nghị khụng phự hợp vỡ ỏp dụng sai cỏc văn bản quy định.
V. Phương phỏp kiểm toỏn
- Chọn mẫu
- Đối chiếu, kiểm tra - Phõn tớch
VI. Nội dung kiểm toỏn
1/ Đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ
- Đỏnh giỏ hoạt động kiểm soỏt nội bộ đối với hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại của toàn hệ thống cú bảo đảm an toàn và hiệu quả khụng.
- Đỏnh giỏ sự phự hợp của cỏc chớnh sỏch, cỏc quy định, quy trỡnh với chớnh hiện trạng hoạt động này yờu cầu.
- Đỏnh giỏ cỏc phương tiện, cụng cụ đảm bảo an toàn cho hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại.
2/ Đỏnh giỏ rủi ro
a/ Rủi ro chủ quan:
- Cỏn bộ thực hiện khụng xem xột, đỏnh giỏ phương ỏn xuất, nhập khẩu của khỏch hàng dẫn tới việc vi phạm cỏc quy định của Nhà nước, gõy rủi ro trong thanh toỏn lụ hàng xuất, nhập khẩu, ảnh hưởng tới uy tớn của NHTM.
- Cỏn bộ khụng thực hiện đỳng quy trỡnh thao tỏc nghiệp vụ, khụng căn cứ vào hạn mức được duyệt, khụng kiểm tra tiền ký quỹ trước khi mở L/C nhập khẩu cho khỏch hàng dẫn tới rủi ro khỏch hàng khụng cú tiền để thanh toỏn.
- Cỏn bộ khụng kiểm tra kỹ bộ chứng từ dẫn đến bỏ sút hoặc bắt bất đồng bộ chứng từ khụng đỳng; chưa cú chấp nhận thanh toỏn hợp lệ của người mở L/C đó cho thanh toỏn tiền hàng; chưa cú chấp nhận bất đồng của ngõn hàng phỏt hành đó thực hiện chiết khấu bộ chứng từ v.v...
- Cỏn bộ khụng thực hiện đỳng quy trỡnh, khỏch hàng chưa nộp đủ tiền hàng hoặc chưa được bộ phận tớn dụng xỏc nhận đảm bảo tiền thanh toỏn đó ký hậu vận đơn cho khỏch hàng đi lấy hàng;
- Cỏn bộ khụng thực hiện đỳng cỏc quy định về thụng lệ quốc tế, cỏc quy định của “Quy tắc và thực hành thống nhất về tớn dụng chứng từ, cỏc quy tắc thống nhất về nhờ thu, cỏc quy tắc về hoàn trả tiền giữa cỏc ngõn hàng theo tớn dụng chứng từ”…hiện hành mà NHTM đang ỏp dụng và cỏc cam kết đó cú sự thoả thuận với cỏc ngõn hàng đại lý, gõy mất uy tớn của Ngõn hàng.
- Cỏn bộ chuyển tiền nhầm lẫn địa chỉ, sai chỉ dẫn.
- Cỏn bộ khụng thực hiện đỳng cỏc bước nhập dữ liệu, bỏ sút cỏc khoản thu phớ khỏch hàng.
- Cỏn bộ yếu kộm về năng lực chuyờn mụn, tiếng Anh, khụng nắm chắc cỏc quy định trong hoạt động quản lý kinh tế đối ngoại, khụng phỏt hiện được thiếu sút trong hồ sơ khỏch hàng, dẫn đến việc vi phạm cỏc quy định về quản lý ngoại hối, những sai phạm trong quỏ trỡnh thực hiện giao dịch phục vụ khỏch hàng.
- Cỏn bộ thiếu tinh thần trỏch nhiệm để quờn, thất lạc chứng từ, ảnh hưởng đến thời gian thực hiện giao dịch theo quy định v.v...
b/ Rủi ro khỏch quan:
- Hệ thống mỏy múc thiết bị, phần mềm, đường truyền của Ngõn hàng bị sự cố hỏng húc gõy những chậm trễ trong giao dịch bị phớa nước ngoài đũi bồi
thường,
- Do bờn cung cấp dịch vụ thứ 3 như bưu điện, tổ chức SWIFT…gặp sự cố dẫn đến việc thực hiện giao dịch bị chậm trễ so với thời gian quy định.
3/ Nội dung kiểm toỏn cụ thểSố Số
TT
Nội dung Tờn Ngày Tham
chiếu 1. A - Kiểm toỏn hoạt động thanh toỏn quốc tế và
tài trợ thương mại tại Hội sở chớnh:
Kiểm toỏn nội bộ tại Hội sở chớnh nhằm đỏnh giỏ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Hội sở chớnh trong việc quản lý, điều hành hoạt động thanh toỏn quốc tế và tài trợ thương mại của toàn hệ thống gồm: