(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Sơ đồ 1: Quy trình tuyển dụng của khách sạn Mường Thanh Holiday Hội An.
Không đạt
Hủy hồ sơ
Lưu lại hồ sơ dự phòng Xác định nhu cầu & lập
đề xuất tuyển dụng
Phê duyệt bởi Ban Giám đốc
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ bởi phòng Nhân sự
Phỏng vấn bởi TBP trực tiếp quản lý
Thử việc & ra quyết định TD chính thức
Không đạt
Đây là quy trình quy định các bước tiến hành tuyển dụng nhân sự, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu về nguồn lực trong khách sạn, cung cấp đủ và đúng người phục vụ cho hoạt động của khách sạn. Công việc của từng bước trong quy trình tuyển dụng nhân lực của khách sạn cụ thể như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng và lập đề xuất tuyển dụng:
Đây là bước mà Phòng Nhân sự sẽ xác định xem có cần thiết phải tuyển dụng thêm lao động để đáp ứng như cầu của công việc hay không. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Khách sạn hiện nay được thực hiện dựa trên những căn cứ sau:
- Nhu cầu thực tiễn của các bộ phận trong khách sạn, nếu số lượng nhân viên ở thời điểm hiện tại không thể giải quết được hết công việc thì trưởng phòng của bộ phận đó sẽ gửi đề xuất lên Phòng Nhân sự để tuyển thêm người.
- Theo kế hoạch kinh doanh của khách sạn trong từng giai đoạn. Đối với trường hợp này Phòng Nhân sự phải làm giấy đề xuất gửi ra văn phòng điều hành tại Hà Nội để phê duyệt.
- Khi có nhân viên nghỉ hưu, trong thời gian nghỉ thai sản hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng sẽ xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các bộ phận trong Khách sạn. Nếu thiếu thì Phòng Nhân sự sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng rồi trình duyệt BGĐ.
Qua đây, ta cũng thấy được công tác xác định nhu cầu tuyển dụng của Khách sạn còn nhiều thiếu sót vì chưa đưa ra được những dự đoán về sự biến động của nhân sự trong Khách sạn, mà chỉ xác định nhu cầu lao động cho thời điểm thực tiễn – thiếu nhân sự ở đâu thì bổ sung nhân sự ở đó.
Bảng 4. Nhu cầu tuyển dụng qua 3 năm 2016-2018 ĐVT: Người STT Bộ phận Số lượng lao động cần TD So sánh Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 +/- +/- 1 BP Lễ tân 3 4 2 1 -2 2 BP Nhà hàng 4 3 3 -1 0 3 BP TTGT 4 6 3 2 -3 4 BP Buồng (Laundry, Buồng, Cây xanh, Vệ sinh công cộng) 0 6 5 6 -1 5 BP Kĩ thuật 2 3 4 1 1 6 BP An ninh 3 3 2 0 -1 7 BP IT 2 1 1 -1 0 9 BP bếp 5 3 3 -2 0 10 BP Kế toán 1 0 3 -1 3 11 BP Spa 0 0 2 0 2 Tổng số lao động 24 29 28 5 -1 ( Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Qua bảng 5 , thấy rằng nhu cầu tuyển dụng của khách sạn trong 3 năm trở lại đây tăng giảm không ổn định. Năm 2016 Khách sạn cần tuyển thêm 24 người, năm 2017 nhu cầu tuyển dụng tăng đột biến lên đến 29 người và năm 2018 cần tuyển 28 người. Trong đó, bộ phận buồng có sự tăng đột biến rõ rệt ở năm 2017, tăng 6 người so với năm 2016. Nguyên nhân do năm 2017 lượt khách đoàn đến khách sạn khá đông, để đảm bảo cho việc phục vụ được kịp thời và tốt nhất thì yêu cầu phải tuyển thêm lao động buồng. Bộ phận kế toán năm 2018 có nhu cầu tuyển dụng tăng lên 3 người so với năm 2017, nguyên nhân do một nhân sự chuyển bộ phận công tác và giám đốc muốn
dụng lao động, tuy nhiên năm 2018 có sự tăng lên đột ngột 2 nhân sự là do 1 quản lý spa nghỉ việc, Khách sạn phải tuyển dụng quản lí mới bên cạnh đó tuyển thêm một nhân viên spa để hỗ trợ làm việc, phục vụ khách hiệu quả hơn.
Phê duyệt bởi BGĐ
Sau khi tổng hợp nhu cầu cần tuyển và lập đề xuất tuyển dụng, phòng Nhân sự sẽ gửi lên Ban Giám. Sau khi đề xuất được phê duyệt thì phòng Nhân sự sẽ phối hợp với bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện tuyển dụng.
Nếu đề xuất tuyển dụng không được xét duyệt, phòng Nhân sự sẽ thông báo lại cho phòng ban, bộ phận có yêu cầu đó biết để tiến hành điều chỉnh lại nhân sự nội bộ của bộ phận mình.
Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào đề xuất đã được BGĐ phê duyệt, phòng Nhân sự tiến hành đăng thông báo tuyển dụng. Đối với những thông báo tuyển dụng đăng tuyển trên các trang mạng xã hội ( Facebook, Zalo): nội dung chính trong thông báo tuyển dụng thường là vị trí tuyển dụng và quyển lợi mà ứng viên được hưởng, thông tin liên hệ.
Trường hợp đăng tuyển tại các trang web tuyển dụng, tìm kiếm việc làm (tuyendung.muongthanh, HotelJob, Working, LinkedIn): thông báo tuyển dụng thường bao gồm các nội dung sau: vị trí tuyển dụng, chế độ đãi ngộ, yêu cầu về ứng viên, yêu cầu về hồ sơ, thời gian bắt đầu nhận hồ sơ - hạn cuối nhận hồ sơ, thông tin liên lạc.
Nội dung thông báo tuyển dụng được trình bày chi tiết trong phụ lục 3.
Theo như thông báo tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã giới thiệu một cách tổng quan nhất về Khách sạn để ứng viên có thể hình dung khách quan về Khách sạn Mường Thanh Hội An. Bên cạnh đó cũng đã nêu rõ được vị trí công việc cần tuyển, và cách thức để ứng viên nộp hồ sơ. Tuy nhiên bảng thông báo này còn quá nhiều thiếu sót, vẫn chưa có yêu cầu về các vị trí tuyển dụng, mức lương, thời gian làm việc, hồ sơ cần phải nộp bao gồm những gì cũng như thời hạn bắt đầu nộp – kết thúc nhận hồ sơ.
Qua đây ta có thể thấy bước thông tuyển dụng của Khách sạn chưa thật sự hiệu quả, điều này có thể dẫn đến việc nhà tuyển dụng phải mất nhiều thời gian để trả lời ứng viên về các yêu cầu cho vị trí tuyển dụng cũng như hồ sơ xin việc mà kết quả thu lại không cao.
- Nhận xét về công tác tuyển mộ tại Khách sạn:
Khách sạn chưa thực sự quan tâm vào hoạt động tìm kiếm người lao động. Nhà tuyển dụng thu hút ứng viên phần lớn qua việc truyền miệng của các nhân viên trong Khách sạn ra bên ngoài và đăng thông tin tuyển dụng đơn thuần trên các Webside. Và điều quan trọng hơn là nguồn tuyển mộ nhiều ứng viên biết đến thì thông báo tuyển dụng sơ sài hơn các trang web tìm kiếm việc làm phải trả phí. Do đó, dù là đăng thông báo tuyển dụng ở bất cứ trang webside nào, nhà tuyển dụng cũng nên chú ý thông tin phải rõ ràng, đầy đủ, tránh việc người ứng tuyển thắc mắc và hoang mang về vị trí tuyển dụng.
Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ:
Sau khi đăng tuyển thông báo, phòng Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ. Các tiêu chí kiểm tra hồ sơ bao gồm:
Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp theo thứ tự như sau:
- Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch có dấu đỏ. (Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch phải được trình bày rõ ràng, không được quá sơ sài).
- Bằng cấp, chứng chỉ (Bản sao công chứng văn bằng thể hiện trình độ học vấn cao nhất và các bằng cấp /chứng chỉ có liên quan đến công việc)
- Giấy khám sức khỏe. (Giấy khám sức khỏe của người ứng viên phải được cơ sở y tế xác nhận là đảm bảo đủ sức khỏe lao động).
- Bản sao hộ khẩu( Bản sao 6 tháng gần nhất)
Nghiên cứu hồ sơ:
Đây là công việc quan trọng nhất của quá trình tuyển chọn. Hồ sơ sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng các thông tin như:
- Thông tin cá nhân, các đặc điểm tính cách của mỗi ứng viên. - Quá trình đào tạo, bằng cấp/ chứng chỉ liên quan khác. - Kinh nghiệm làm việc.
- Các mong muốn của ứng viên nếu được nhận việc.
Qua đây nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ, theo các tiêu chí ưu tiên như:
- Kinh nghiệm - Bằng cấp
- Chứng chỉ liên quan - Đặc điểm tính cách
Ví dụ: Như đối với nhân viên Ordertaker làm việc tại khách sạn thì yêu cầu phải có những tiêu chí như sau mới được phỏng vấn:
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương
- Bằng khá trờ lên tại các trường Đại học kinh tế – Cao đẳng du lịch . - Có chứng chỉ vi tính về sử dụng các phần mềm như: Word, Excel.., - Có chứng chỉ ngoại ngữ.
- Chịu được áp lực công việc
Phỏng vấn sơ bộ bởi phòng nhân sự:
Sau khi các hồ sơ của ứng viên đã được sàng lọc theo những tiêu chuẩn đưa ra, phòng Nhân sự sẽ tổng hợp lại những hồ sơ đạt yêu cầu và tổ chức phỏng vấn từng người tại văn phòng Hành chính nhân sự. Thực chất cuộc phỏng vấn này là để nhà tuyển dụng xác minh lại những thông tin mà ứng viên đã điền vào hồ sơ, giải đáp thắc mắc nếu người xin việc chưa rõ thông tin tuyển dụng, kiểm tra khả năng giao tiếp của họ, và một số câu hỏi liên quan đến vị trí ứng viên ứng tuyển.
Phỏng vấn bởi TBP trực tiếp quản lý
Đây là bước khá quan trọng trong việc ứng viên có được quyết định thử việc hay không. Ứng viên sẽ được đưa đến gặp TBP trực tiếp quản lý để phỏng vấn. Tại đây trưởng bộ phận sẽ kiểm tra ứng viên, ví dụ đối với nhân viên Ordertaker:
- Kiểm tra khả năng giao tiếp tiếng anh căn bản - Kiểm tra khả năng sử dụng vi tính
Trao đổi về công việc như: khái quát chung công việc sẽ làm là gì, có khả năng đi làm ca hay không, từ nhà đến khách sạn mất bao lâu và việc đi lại có thuận tiện hay không, có chịu được áp lực công việc hay không.
Trao đổi về mức lương thử việc và mức lương chính thức sau khi được ký hợp đồng lao động.Cuối buổi phỏng vấn TBP sẽ hẹn gặp lại ứng viên nếu có thông báo trúng tuyển từ phòng Nhân sự.
Thử việc và ra quyết định tuyển dụng chính thức
Khi ứng viên trúng tuyển, phòng nhân sự sẽ gọi điên thông báo kết quả và hẹn ngày đến Khách sạn để thử việc.
Ngày thử việc đầu tiên nhân viên mới sẽ được TBP giới thiệu với các đồng nghiệp, triển khai công việc cụ thể phải làm là gì, giao nhiệm vụ cho nhân viên mới và bố trí nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm hỗ trợ giúp đỡ nhân viên mới, hướng dẫn họ những phương pháp làm việc cụ thể để họ dễ dàng bắt tay, hòa nhập với công việc, hạn chế tối thiểu các sai lầm xảy ra. Đây là quá trình giúp ứng viên bộc lộ năng lực của chính bản thân họ, đồng thời cũng cho thấy ứng viên đó có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.
Thời gian thử việc của Khách sạn thường từ 1 đến 2 tháng tùy thuộc vào vị trí công việc mà người lao động ứng tuyển. Trước khi kết thúc thời gian thử việc, phòng Nhân sự và TBP trực tiếp quản lý sẽ đánh giá kết quả thử việc của ứng viên và thông báo cho người lao động biết kết quả trước khi kết thúc thời gian thử việc.
Các tiêu chí đánh giá kết quả của nhân viên thử việc đó là: thái độ, trách nhiệm đối với công việc, kiến thức - kỹ năng thực tế, khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao, ý thức làm việc tập thể… Nếu đạt, Khách sạn sẽ thực hiện ký hợp đồng lao động ngay với ứng viên đó.
- Nhận xét chung về hoạt động tuyển dụng của Khách sạn:
Nhìn chung công tác quản lý tuyển dụng của khách sạn chưa được thực hiện tốt và hiệu quả, công tác tuyển mộ ứng viên còn đơn giản, chưa thu hút được nhiều lao động trong khi ngành dịch vụ khách sạn là ngày có tỷ lệ nhân viên nhảy việc khá cao và Hội An hiện nay việc tuyển dụng nhân sự cũng rất khó khăn. Do đó phòng Nhân sự cần có những chính sách thu hút người lao động hơn, quản lý tuyển mộ và tuyển chọn chặt chẽ hơn để lựa chọn ứng viên chính xác và phù hợp.