1. Cơ sở lý luận
2.1.3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV Gia Ngân
Sơ đồ5: Cơ cấu tổchức của Công ty TNHH MTV Gia Ngân
(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Gia Ngân)
Chức năng, nhiệm vụcác phòng ban
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, kiểm soát mọi hoạt động của công ty trong khuôn khổcho phép của công ty sữa Vinamilk.
Quản lý phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, tuyển dụng đội ngũ nhân viên bán hàng. Xây dựng kế hoạch kinh doanh nhằm đạt mục tiêu doanh số, tối ưu quy trình bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh cho giám đốc.
Kế toán trưởng: quản lý hoạt động bộ phận kế toán, giám sát việc quyết toán, đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kếtoán, lập báo cáo tài chính, tham gia phân tích và dự báo các xu hướng tương lai của Công ty.
Kế toán (bao gồm kế toán công nợ và nội bộ): làm việc dưới sự điều hành của kế toán trưởng, thực hiện nghiệp vụkếtoán, góp phần quan trọng vào hoạt động của công ty.
Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng kếtoán Vận tải
Quản lý phòng
kinh doanh Kế toán trưởng
Nhân viên kinh doanh
Kếtoán công nợ
nợ Nhân viêngiao hàng Nhân viên bốc xếp Kếtoán nội bộ
Thủkho, thủquỹ
Chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan thuế, hạch toán các hóa đơn chứng từ, thu hồi công nợ, lập báo cáo tổng hợp, thống kê và phân tích sốliệu liên quan đến hoạt động công ty và trình lên giámđốc vềkết quảlãi lỗcủa công ty sau mỗi tháng, quý, năm.
Thủquỹ: chịu trách nhiệm thu tiền từ nhân viên bán hàng hoặc nhân viên giao hàng, giao nộp, kiểm tra và quản lý tiền trước khi bàn giao cho kếtoán.
Thủ kho: bảo quản sản phẩm của Vinamilk theo quy định của nhà sản xuất, kiểm soát hàng xuất nhập kho, kiểm tra hàng tồn, lập báo cáo định kỳ.
Nhân viên bán hàng (sale): thực hiện giới thiệu, cung cấp các sản phẩm sữa Vinamilk đến khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng cũ. Nghiên cứu phát triển hệthống bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệvới khách hàng của công ty. Báo cáo doanh thu, báo cáo công việc cho trưởng phòng.
Nhân viên giao hàng, bốc xếp: chịu trách nhiệm vận chuyển, giao hàng đến khách hàng theo các tuyến quy định, đồng thời phải tự quản lý hàng hóa của mình và công nợ nắm đượcởngoài thị trường.
Ngoài ra còn có các nhân viên trưng bày, nhân viên lấy đơn hàng là nhân viên của Vinamilk phân bổ cho các nhà phân phối nhằm hỗ trợ cho nhà phân phối thực hiện tốt công tác bán hàng. Mọi hoạt động kinh doanh của nhà phân phối và nhân viên thị trường của Vinamilk đều dưới sự kiểm soát của giám sát kinh doanh là Kiểm soát viên giám sát. Bộphận nhập liệu (DFD) có nhiệm vụghi nhận các đơn hàng hàng ngày trên máy tính, là người liên lạc trực tiếp với công ty sản xuất và là người tiếp nhận các thông tin về các chương trình khuyến mãi, giảm giá hay các chính sách áp dụng trong tháng.