1. Cơ sở lý luận
2.1.5.3. Chính sách phân phối sữa Vinamilk
Chính sách phân phối nhằm quyết định khối lượng hàng hóa sẽ được tiêu thụthông qua hoạt động mua bán của trung gian. Bên cạnh đó, còn tổ chức vận hành mạng lưới trung gian đểkết hợp nhịp nhàng hoạt động tiêu thụhàng hóa phù hợp với từng biến động trên thị trường. Có thể bao gồm nhiều yếu tố như đáp ứng tốt sản phẩm (giá và chất lượng), yếu tốvề con người (nghiệp vụbán hàng), dịch vụ( trước, trong và sau bán), chiết khấu,.... Mỗi công ty sẽcó chính sách phân phối phù hợp với đặc điểm hàng hóa, khách hàng hay khả năng của công ty. Công ty Cổphần sữa Việt Nam (Vinamilk) đòi hỏi rất cao đối với các đối tác phân phối sản phẩm của công ty, phải mang đến cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm tốt nhất. Là một công ty phân phối các sản phẩm của Vinamilk, Gia Ngân hiển nhiên đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên. Một sốchính sách phân phối của Gia Ngân như sau:
Cung cấp hàng hóa
Trong hoạt động phân phối, nhiệm vụ cơ bản nhất của công ty là cungứng hàng hóa đúng thời gian, địa điểm, số lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, nhân viên của công ty phải kịp thời giới thiệu các sản phẩm mới đáp ứng kịp thời nhu cầu của các đại lý.
Một số nhóm sản phẩm như sữa thanh trùng, kem,.. khá nhạy cảm với nhiệt độ bảo quản sản phẩm cũng như thời gian và cách thức vận chuyển, vì vậy hàng hóa nhập vềkho luôn được tính toán cẩn thận. Hàng nhập về sau sẽ được bán sau khi đã bán hết số hàng nhập lần trước, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hay giảm chất lượng sản phẩm.
Chính sách cung cấp sản phẩm được Gia Ngân thực hiện rất tốt, sản phẩm sẽ đến tay các đại lý không quá 24 giờ kể từ khi đặt hàng. Phương thức đặt hàng linh hoạt tùy vào khách hàng, có thể đặt hàng trực tiếp qua nhân viên bán hàng hoặc gọi vào số điện thoại được cung cấp bởi nhà phân phối, luôn có tổng đài viên trực và trảlời điện thoại ngay lập tức. Gia Ngân luôn muốn những điều tốt nhất đến với khách hàng của mình và cố gắng đáp ứng nhu cầu một cách nhanh chóng.
Các sản phẩm được cung cấp bởi Gia Ngân luôn bán đúng giá, tránh tình trạng bán phá giá do cam kết chặt chẽvới nhà sản xuất ngay từ đầu. Luôn cập nhật thông tin vềsản phẩm, đặc biệt là giá để thông tin trước cho các đại lý vềviệc tăng giá trong các đợt hàng tiếp theo, tránh cho khách hàng khỏi bị bỡ ngỡ. Sản phẩm được giao tận nơi khi khách hàng đặt mua sản phẩm sữa Vinamilk với số lượng cần thiết.
Nghiệp vụbán hàng
Đội ngũ nhân viên của Gia Ngân luôn được đào tạo kỹ lưỡng vềnghiệp vụ, kỹ năng theo những yêu cầu bắt buộc đến từ phái nhà sản xuất. Mỗi nhân viên luôn được đào tạo kỹ đểnắm rõ sản phẩm một cách tốt nhất, kĩ năng cần thiết để chào hàng, chốt sale. Bên cạnh đó, khi có sản phẩm mới hay các chương trình bán hàng, khuyến mãi đặc biệt thì nhân viên đều được hướng dẫn chi tiết, nắm rõ cách thức thực hiện. Công ty luôn có chính sách đãi ngộtốt để khuyến khích, động viên tinh thần đội ngũ nhân viên kinh doanh.
Mỗi nhân viên bán hàng được cung cấp áo đồng phục có nhãn hiệu Vinamilk, sim điện thoại nội bộ, bìa cặp da, mũ bảo hiểm có biểu tượng Vinamilk khi làm việc ngoài thị trường. Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một khu vực thị trường nhất định, nắm rõ tình hình tiêu thụ sản phẩm Vinamilk, giải quyết các vấn đề phát sinh, nắm rõ hàng tồn, tình hình thực hiện các chương trình( khuyến mãi, giảm giá, trưng bày,....),... Các nhan viên sẽ tư
vấn, giúp đỡ các đại lý đang gặp trục trặc, vấn đềmột cách thích hợp. Khi có chương trình khuyến mãi tăng giá, nhân viên sẽgửi thông tin cho các đại lý đểhọkịp thời thay đổi đảm bảo hiệu quảviệc mua bán.
Một trong những cách thức thu hút khách hàng chú ý đến sản phẩm của mình đó là cách trưng bày, sắp xếp. Tại Gia Ngân, các nhân viên bán hàng thường xuyên hỗtrợhoạt động trưng bày đối với các sản phẩm mới, hoạt động dùng thử, khuyến mãi. Đây là một trong những kỹ năng cần thiết của nhân viên bán hàng, trưng bày hàng hóa giúp thu hút người tiêu dùng, dễdàng quản lý hàng tồn, tăng giá trị thẩm mỹ cho sản phẩm, tạo hình ảnh tốt cho doanh nghiệp và sản phẩm trong mắt khách hàng và người tiêu dùng. Bên cạnh đó, trưng bày giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận biết và lựa chọn sản phẩm cũng như tìm hiểu thông tin giá cả.
Toàn bộcác thông tin, hoạt động xuất nhập kho,...đều được thực hiện trên hệthống máy tính nội bộ. Việc cập nhật mọi thông tin về đơn hàng, xuất nhập kho, khuyến mãi, giảm giá đều được chia sẻ trên hệ thống DMS nội bộ công ty. Nhân viên bán hàng dễ dàng nắm bắt mọi thông tin để tư vấn và bán hàng cho các đại lý.
Quan hệcá nhân
Với kinh nghiệm hơn 13 năm trong ngành phân phối, việc tạo dựng các mối quan hệ lâu bền là điều tất yếu. Hiểu rõ tầm quan trọng của quan hệ cá nhân, Gia Ngân luôn tạo dựng lòng tin với khách hàng, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và dài lâu. Đội ngũ nhân viên bán hàng là cầu nối và nhân tốquan trọng góp phần nâng cao mối quan hệgiữa công ty với khách hàng. Chính vì vậy, đội ngũ nhân viên bán hàng luôn được đào tạo rất kỹvề mặt thái độ cũng như cách thức giải quyết các xung đột, tình huống xảy ra không mong muốn của các đại lý. Bên cạnh đó, vào ngày đầu tiên làm việc, đội ngũ nhân viên bán hàng thường họp và cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng trong quá trình làm việc. Vì thế, chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của các nhân viên tăng lên đáng kể, cách giải quyết các đòi hỏi thắc mắc của đại lý chuyên nghiệp hơn, góp phần tăng tinh thần đoàn kết trong nội bộcông ty và hiệu quảcông việc.
Nhân viên cấp quản lý trong nhà phân phối (nhân viên giám sát khu vực bán hàng, giám sát công ty) luôn ghé thăm những điểm bán hàng trọng điểm, chiếm doanh số lớn của công ty theo lịch trìnhđặt sẵn. Điều này giúp Gia Ngân tạoấn tượng tốt trong tâm trí của khách hàng.