Song song với việc đẩy mạnh mở rộng phạm vi hoạt động tín dụng và đa dạng hoá cung cấp dịch vụ, sản phẩm tín dụng thì công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng cũng đ-ợc hoạch định t-ơng đối rõ ràng:
Ngân hàng Quân đội tr-ớc hết cần duy trì chế độ kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng để phát hiện kịp thời các sai phạm có thể dẫn tới ảnh h-ởng đến vị thế, uy tín và kết quả hoạt động của mình. Đổng thời có những kiến nghị, t- vấn nhằm hoàn thiện cơ chế, quy trình tín dụng phù hợp với điều kiện ngân hàng trong điều kiện kinh tế - tài chính có nhiều biến động.
Việc kiểm tra, kiểm soát cần diễn ra th-ờng nhật, nắm bắt kịp thời tất cả những hoạt động tín dụng của ngân hàng. Dự đoán và phát hiện đ- ợc những rủi ro để báo cáo và t- vấn nhằm giải quyết kịp thời vấn đề.
Nhằm đảm bảo cho tính độc lập của Khối KSNB thì việc trao thêm quyền hạn và phạm vi làm việc là điều tất yếu. Đổng thời đ-ợc trang bị tốt hơn điều kiện về công nghệ, nhân lực để đảm bảo thực hiện đúng và đủ chức năng của mình.
Đảm bảo sự kiểm soát đối với các rủi ro tín dụng của ngân hàng, tập trung vào lĩnh vực cho vay có rủi ro cao, bao gổm:
+ Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy trình, quy chế nghiệp vụ của Ngân hàng. + Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu an toàn, các giới hạn tín dụng, giới hạn trạng thái ngoại hối.
+ Giám sát việc ban hành các quy định nội bộ bắt buộc theo quy định của pháp luật.
+ Hỗ trợ Tổng giám đốc nắm bắt và kiểm soát toàn bộ hoạt động tín dụng của Ngân hàng. Qua đó Tổng Giám đốc có thể đ- a ra những quyết định tập trung phát triển hoạt động tín dụng ở những lĩnh vực nào mang lại lợi nhuận cao và hạn chế rủi ro ở mức có thể chấp nhận đ-ợc.
+ Hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành thông suốt, an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIEM SOÁT NỘI BỘ Đối với HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGAN HÀNG TH- ƠNG MẠI cổ PHAN QUAN ĐỘI
Xuất phát từ vai trò của hoạt động tín dụng, những hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng, và định h-ớng công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng, luận văn đ-a ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng nh- sau:
3.2.1 Hoàn thiện quy trình kiểm tra chi tiết đối với hoạt động tín dụng
Muốn cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ đ-ợc hiệu quả và thống suốt, Ngân hàng cần hoàn thiện hệ thống quy trình, văn bản h-ớng dẫn nhằm cụ thể hoá hoạt động. Điều này giúp nhiều cho các chi nhánh, phòng giao dịch trong toàn hệ thống vận hành hoạt động tín dụng một cách thông suốt. Đổng thời thực hiện ban hành quy trình, h-ớng dẫn đề c-ơng kiểm tra chi tiết về hoạt động tín dụng dựa vào quy trình tín dụng của Ngân hàng TMCP Quân đội nhằm thống nhất nội dung kiểm tra giữa các KSV và các phòng KSNB trong Khối. Đây cũng là tài liệu để h-ớng dẫn, đạo tạo nhân viên mới tiếp cận với công việc KSNB nhanh và hiệu quả. Thống nhất nội dung và hình thức của báo cáo kết quả kiểm tra tại chỗ nhằm chuẩn hoá báo cáo kết quả kiểm tra của các phòng trong khối KSNB, tạo điều kiện tốt cho công tác giám sát sau kiểm tra.
3.2.2 Nâng cao chất l- ợng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với hoạt độngtín dụng tín dụng
Đối với công tác giám sát từ xa, tăng c-ờng công tác giám sát hàng ngày, nhằm phát hiện kịp thời những rủi ro, sai phạm của chi nhánh trong quá trình hoạt động tín dụng, báo cáo kịp thời Ban lãnh đạo để có h-ớng xử lý nhằm ngăn chặn rủi ro cho Ngân hàng.
Đối với hoạt động kiểm tra tại chỗ, hiện tại Khối KSNB đang chủ yếu thực hiện kiểm tra ở giai đoạn sau khi cho vay, mà ch-a tham gia nhiều vào việc kiểm soát tr- ớc và trong khi cho vay. Vì vậy Khối KSNB cần tập trung nâng cao chất l-ợng kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng, đáp ứng mong muốn của Ban lãnh đạo ngân hàng, không chỉ tập trung vào kiểm kiểm soát sau cho vay,
mà cần phát huy chức năng kiểm soát tr-ớc và trong khi cho vay, nhằm trực tiếp hạn chế rủi ro ngay khi ch- a thực hiện giải ngân:
+ Biện pháp kiểm soát tr-ớc khi cho vay: tích cực tham gia vào qua trình góp ý quy trình sản phẩm tín dụng tr-ớc khi ban hành, xem xét cụ thể các chốt kiểm soát của từng quy trình đảm bảo hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động. Đổng thời đánh giá việc vận hành các quy trình tại chi nhánh đã đứng theo quy định ch-a, b-ớc nào còn ch-a thực hiện, có gây rủi ro cho hoạt động tín dụng không và có những cảnh bảo kịp thời.
+ Biện pháp kiểm soát trong khi cho vay: đề xuất cải tiến hệ thống phần mềm, thiết kế các phân hệ nhằm ngăn chặn những rủi ro tr-ớc khi giải ngân: v-ợt thẩm quyền cho vay, v-ợt hạn mức cho vay, vi phạm mức lãi suất...
Từ việc thực hiện tốt chức năng kiểm tra, kiểm soát tr- ớc, trong và sau khi cho vay, giứp KSV có cái nhìn toàn diện về các rủi ro của hoạt động tín dụng, từ đó nâng cao khả năng t- vấn, tham m-u cho Ban lãnh đạo cũng nh- chi nhánh, giứp cho hoạt động tín dụng an toàn và hiệu quả hơn.
3.2.3 Xây dựng đội ngũ Kiểm soát viên nội bộ có kinh nghiệm, có phẩm chấtđạo đức và gắn bó với Ngân hàng đạo đức và gắn bó với Ngân hàng
3.2.3.1 Bổi d-ỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các Kiểm soát viên nội bộ
Sự tăng tr-ởng nóng hiện nay của các NHTM đòi hỏi phải tăng c-ờng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ để giảm thiểu các rủi ro. KSV nội bộ có khả năng ngăn chặn, phát hiện và chỉnh sửa các vấn đề tiêu cực phát sinh trong nội bộ ngân hàng, đóng vai trò nh- một ng-ời bảo vệ giá trị của ngân hàng. Song hiện tại nguồn lực các KSV chuyên nghiệp vẫn còn quá mỏng ch-a đáp ứng đ-ợc so với nhu cầu của ngân hàng. Vì vậy yêu cầu đặt ra đối với Khối KSNB là đào tạo, bồi d-ỡng cho các KSV nâng cao trình độ khả năng của mình.
Với đội ngũ KSV giỏi có năng lực sẽ giứp ích rất nhiều cho hoạt động quản lý điều hành của Ban lãnh đạo ngân hàng, làm tăng tính chính xác và an toàn trong các quyết định đ- a ra. Tức là, KSV thực hiện vai trò t- vấn của mình, vì thế đòi hỏi KSV phải có trình độ năng lực tốt, có hiểu biết chuyên sâu về nhiều lĩnh vực quản lý, kế toán và tín dụng.. Và một yêu cầu đối với các KSV nội bộ là cần giữ đ-ợc sự
bí mật trong nghề nghiệp, giữ đ-ợc sự độc lập cần thiết trong công việc. Ngoài việc bổi d-ỡng cho nguồn cán bộ hiện có làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ, ngân hàng nên tuyển thêm một số cán bộ bổ sung. Tuy nhiên việc tuyển chọn KSV làm công tác kiểm soát nội bộ không đơn giản và phải có tiêu chí, đòi hỏi rõ ràng hơn đối với các vị trí tuyển dụng khác.
Ngân hàng Quân đội phải xây dựng một quy trình tuyển dụng hợp lý. Trong quy trình đó phải lập kế hoạch nhu cầu nhân viên của các đơn vị nói chung và của Khối KSNB nói riêng, đặt ra các mục tiêu tuyển dụng nhân viên; yêu cầu về trình độ và năng lực của ng-ời đ-ợc tuyển dụng. Cụ thể:
- KSV phải có trình độ đại học trở lên và có chuyên môn trong lĩnh vực làm kiểm tra, kiểm soát: tài chính, ngân hàng, kế toán...Cần có thêm điều kiện bổ sung đối với các ứng viên này có thâm niên, kinh nghiệm công tác ở vị trí làm công tác kiểm toán, KSNB tại các Ngân hàng hoặc các công ty kiểm toán. Điều này giúp cho ngân hàng giảm bớt gánh nặng và chi phí đào tạo mà vẫn có đ-ợc những nhân sự có chất l-ợng cho công tác kiểm soát nội bộ nói chung và KSNB đối với hoạt động tín dụng nói riêng.
- KSV cần có năng lực chuyên môn sâu, cần nắm chắc các quy trình nghiệp vụ tín dụng của ngân hàng mình., đồng thời không ngừng tích luỹ cải thiện khả năng, hiểu biết của mình về các lĩnh vực khác của ngân hàng. Nắm bắt đ-ợc xu thế vận động của ngân hàng trong t- ơng lai
- Về đạo đức nghề nghiệp: KSV nội bộ cần không ngừng rèn luyện phẩm chất, tính kiên định, làm việc khách quan, tính độc lập trong công việc. Giữ tính bí mật trong công tác, không bao che cho các sai phạm, có khả năng giao tiếp và thuyết trình để thực hiện công tác thu thập thông tin kiểm soát thuận lợi hơn và rõ ràng hơn.
Chính vì vậy ngân hàng cần chú trọng ngay vào công tác bồi d-ỡng, đào tạo cho các KSV, lựa chọn các KSV giỏi đáp ứng tốt yêu cầu vị trí của công việc. Ngân hàng có thể tận dụng việc tuyển các sinh viên có trình độ khá, giỏi từ nguồn các tr-ờng đại học nh- Kinh tế quốc dân; Học viện Ngân hàng; Học viện Tài chính...
Để giải quyết vấn đề nhân sự cho Khối KSNB nói chung và bộ phận KSNB tín dụng nói riêng có thể chọn các cán bộ từ phòng ban khác có năng lực phù hợp sang làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát chuyên biệt. Đổng thời cần xây dựng và tổ chức các ch-ơng trình đào tạo, bổi d-ỡng nghiệp vụ chuyên sâu về nghiệp vụ tín dụng cũng nh- ph-ơng pháp kiểm tra, kiểm soát nội bộ để nâng cao trình độ cho các Kiểm soát viên. Trong các khóa đào tạo, phải đề ra mục tiêu đào tạo, trình độ và kinh nghiệm cần có; bên cạnh đó th-ờng xuyên mời các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm về thẩm định tín dụng và các chuyên gia về kiểm toán, kiểm soát nội bộ để trao đổi kinh nghiệm và những kỹ năng cần thiết cho KSV. Đổng thời thực hiện kiểm tra định kỳ sau các ch-ơng trình đào tạo chuyên môn và l-u giữ hổ sơ về kết quả đào tạo của các KSV để thực hiện đánh giá, khuyến khích và xây dựng kế hoạch đào tạo mới.
3.2.3.2 Xây dựng chế độ quan tâm -u đãi phù hợp đối với các Kiểm soát viên nội bộ
Ngân hàng xây dựng chính sách tiền l-ơng, tiền th-ởng hợp lý cân bằng với chức năng nhiệm vụ của các KSV nội bộ phù hợp với mức độ công việc đ-ợc giao và mức độ hoàn thành công việc, động viên khích lệ kịp thời đối với hoạt động của KSNB khi có những đề xuất, giải pháp tối -u và tiên tiến.
Ngân hàng tạo điều kiện đào tạo, bổi d-ỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các KSV bằng việc cho các KSV nội bộ đi tham dự các lớp học bổi d-ỡng nâng cao trình độ chuyên môn do Ngân hàng Nhà n- ớc tổ chức hoặc có chính sách hỗ trợ hợp lý về tài chính đối với các Kiểm soát viên tự theo học các khóa học chuyên sâu vừa có mục đích nâng cao trình độ nh- Thạc sỹ, Chứng chỉ Kiểm toán nội bộ, Chứng chỉ CPA, ACCA... vừa có thể trang bị cho các KSV có đủ sự tự tin về kiến thức để hoàn thành công việc của mình hiệu quả hơn.
Thực hiện phân công trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng, khuyến khích các KSV nội bộ vừa có khả năng làm việc độc lập vừa có tinh thần làm việc theo nhóm. Tạo môi tr-ờng làm việc cạnh tranh lành mạnh và thoải mái, tạo sự say mê và gắn bó lâu dài với công việc của các KSV. Cụ thể: Thực hiện phân công công việc cho các KSV nội bộ một cách hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn, kinh
nghiệm, học vấn cơ bản và năng lực đặc biệt của mỗi KSV. Khi phân công công việc cần cân nhắc đến tính liên tục và tính luân phiên để các KSV có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và cũng phải xem xét tới khả năng, trình độ và kinh nghiệm của những KSV khác.
Khối KSNB và Khối tổ chức nhân sự đ-a ra các tiêu chí để xem xét, đánh giá kết quả hoạt động và năng lực làm việc thực tế của mỗi KSV: kiến thức chuyên môn; Khả năng phân tích và đánh giá; Khả năng giao tiếp; Khả năng soát xét; Thái độ cá nhân và tác phong nghề nghiệp (tính cách, mức độ thông minh, khả năng xét đoán và tính năng động).
Định kỳ thông báo cho các KSV nội bộ về những tiến bộ và triển vọng nghề nghiệp của từng ng-ời, trong đó phải nêu rõ:
- Kết quả hoạt động của từng KSV nội bộ - Triển vọng cá nhân và nghề nghiệp - Cơ hội thăng tiến của từng ng-ời
Trên đây là các giải pháp đơn giản mà t-ơng đối hữu ích. Thực hiện đ-ợc giải pháp này sẽ giúp tăng c-ờng chất l-ợng đội ngũ Kiểm soát viên - cánh tay đắc lực của Tổng giám đốc trong việc điều hành và kiểm soát rủi ro hoạt động tín dụng của Ngân hàng. Giúp Tổng giám đốc phát hiện những sai phạm cũng nh- những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động tín dụng của Ngân hàng để có những biện pháp, chính sách hợp lý nhằm ngăn ngừa sai phạm và điều hành Ngân hàng kinh doanh có hiệu quả.
3.2.4 Nâng cao kỹ thuật chọn mẫu kiểm tra trực tiếp đối với hoạt động tín dụng
3.2.4.1 Đánh giá mức trọng yếu
Thông th- ờng mức trọng yếu do Tr-ởng đoàn kiểm tra đ- a ra dựa trên quy mô khoản mục cần kiểm tra. Sau khi tính mức trọng yếu thì Tr-ởng đoàn kiểm tra sẽ dựa vào đó để đánh giá mức độ sai sót chấp nhận đ-ợc. Tuy nhiên, việc đánh giá mức trọng yếu có thể sẽ là máy móc khi quy mô của khoản mục không lớn nh-ng nghiệp vụ lại có tính chất phức tạp, dễ có hiện t-ợng gian lận hoặc cố tình sửa chữa số liệu hoặc nghiệp vụ quan trọng. Hoạt động tín dụng là hoạt động luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và nguy cơ gian lận. Vì thế, khi đánh giá và phân bổ mức trọng yếu đối
với nghiệp vụ tín dụng, kiểm soát viên cần chú ý đến cả hai khía cạnh quy mô và bản chất của từng nghiệp vụ tín dụng để tính số mẫu kiểm tra và độ lệch có thể chấp nhận đ-ợc cho từng khoản mục. Việc phân bổ mức trọng yếu phải theo xét đoán nghề nghiệp của kiểm soát viên nên kiểm soát viên cần căn cứ cả vào thời gian và phạm vi kiểm tra để phân bổ cho thích hợp.
3.2.4.2 Vấn đề chọn mẫu kiểm tra chi tiết
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 530 về “ Lấy mẫu kiểm toán và thủ tục lựa chọn khác” đ- ợc ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ tr- ởng Bộ tài chính thì “ Khi thiết kế thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định đ- ợc các ph-ơng pháp thích hợp để lựa chọn các phần tử thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán thoả mãn mục tiêu thử nghiệm kiểm toán”. Theo chuẩn mực này thì các ph- ơng pháp để lựa chọn phần tử để kiểm tra là:
- Chọn toàn bộ tổng thể để kiểm tra: kiểm tra toàn bộ các phần cấu thành một