Kiểm soát tại chỗ đối với hoạt động tín dụng của chi nhánh tại Ngân hàng TMCP Quân đội là một hoạt động mang tính định kỳ hoặc đột xuất và đ-ợc thực hiện thông qua các Đoàn kiểm tra nội bộ. Thông th-ờng, cuộc kiểm tra đã nằm trong kế hoạch hoạt động tổng thể của Khối KSNB đ-ợc xây dựng theo năm trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Quy trình kiểm tra nội bộ đối với hoạt động tín dụng bao gổm 4 b- ớc cơ bản sau: B-ớc 1: Lập kế hoạch kiểm tra
B-ớc 2: Thực hiện kiểm tra
B-ớc 3: Lập báo cáo kết quả kiểm tra
2.2.2.1 Lập kế hoạch kiểm tra
a. Lập kế hoạch cho cuộc kiểm tra
Quy trình lên kế hoạch kiểm tra không phải là một giai đoạn tách biệt và kết thức mỗi khi giai đoạn thực hiện bắt đầu mà nó là một quá trình liên tục, xuyên suốt đợt kiểm tra, tiếp tục thực hiện khi có thêm thông tin đ-ợc phân tích.
Tr-ớc mỗi cuộc kiểm tra, kế hoạch kiểm tra đ-ợc xây dựng bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Xác định chi nhánh đ-ợc kiểm tra.
- Kế hoạch về thời gian để kiểm tra chi nhánh.
- Thiết lập các mục tiêu và phạm vi công việc, theo đó các mục tiêu kiểm tra là chỉ ra các yêu cầu, nội dung cần kiểm tra, đánh giá và xác nhận của cuộc kiểm tra và xác định những gì cuộc kiểm tra cần phải hoàn tất. Các mục tiêu kiểm tra là th-ớc đo kết quả của mỗi cuộc kiểm tra và là cơ sở đánh giá việc hoàn thành trách nhiệm của đoàn kiểm tra và kiểm tra viên.
- Xác định phạm vi công việc kiểm tra thể hiện trên ba mặt:
+ Giới hạn về không gian: xác định các bộ phận cần tiến hành kiểm tra đảm bảo đủ đại điện cho đơn vị đ-ợc kiểm tra cũng nh- đảm bảo đ-ợc trọng tâm của cuộc kiểm tra.
+ Giới hạn về thời gian: là hoạt động của đơn vị đ- ợc kiểm tra (năm, quý), giới hạn về thời gian kiểm tra là cơ sở xác định số liệu, tài liệu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi thời kỳ kiểm tra và các vấn đề có liên quan tr-ớc và sau thời kỳ kiểm tra.
+ Giới hạn về hoạt động của đơn vị đ-ợc kiểm tra: từ việc xác định giới hạn về không gian, thời gian hoạt động kiểm tra sẽ quyết định khối l-ợng công việc cần thực hiện của cuộc kiểm tra cũng nh- quyết định bố trí nhân sự, kinh phí, phân bổ thời gian cho cuộc kiểm tra.
- Xác định các khu vực tiềm năng xảy ra rủi ro và cần phải chứ tâm đến thông qua: Xem xét lại các kết quả của các giám sát liên tục, các báo cáo kiểm tra nội bộ tr-ớc đây và các hoạt động chỉnh sửa sau đó, các báo cáo của các cơ quan quản lý nhà n-ớc và địa ph-ơng và của kiểm toán độc lập bên ngoài, các báo cáo tuân thủ.
1 Phòng KHDNThảo luận với bộ phận giám sát, phòng ban chức năng nh- quản lý tín dụng, quản lý880 35 880 35 100% 100% rủi ro, pháp chế, tài chính, IT và bộ phận quản lý khác để có những nhận định, đánh giá ban đầu (nếu cần).
- Xác định các yêu cầu khác đối với cuộc kiểm tra:
+ Số l-ợng nhân viên KSNB và mức độ kinh nghiệm cần thiết của họ dựa trên đánh giá về nội dung và mức độ phức tạp của cuộc kiểm tra.
+ Nhu cầu huấn luyện, kiến thức, kỹ năng kiểm tra và các nghiệp vụ chuyên môn bổ trợ cho nhân viên KSNB thực hiện cuộc kiểm tra.
+ Xem xét các nguồn lực bên ngoài trong tr-ờng hợp cần thiết.
b. Thông báo kiểm tra
Sau khi xác định xong các công việc cần thiết phải thực hiện tr-ớc khi tiến hành cuộc kiểm tra, Giám đốc khối KSNB và/hoặcTr- ởng phòng KSNB tiến hành làm Quyết định kiểm tra nội bộ đối với chi nhánh để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Sau khi đã đ-ợc phê duyệt bởi Tổng Giám đốc/Phó tổng giám đốc phụ trách khối KSNB, Quyết định kiểm tra sẽ đ-ợc gửi xuống chi nhánh đ- ợc kiểm tra để Ban lãnh đạo của chi nhánh biết đ-ợc kế hoạch này và chuẩn bị tr-ớc một số báo cáo theo yêu cầu của đoàn kiểm tra nội bộ. Tr-ờng hợp kiểm tra đột xuất, quyết định kiểm tra đ- ợc xuất trình đồng thời với thời điểm kiểm tra.
Một số báo cáo tín dụng mà đơn vị kiểm tra phải chuẩn bị tr-ớc đoàn kiểm tra tiến hành xuống kiểm tra trực tiếp, phục vụ cung cấp thông tin cho việc chọn mẫu kiểm tra và nhận định sơ bộ về tình hình hoạt động của chi nhánh:
- Báo cáo kết quả hoạt động của khối khách hàng doanh nghiệp: bao gồm tổng d- nợ, phân theo kỳ hạn, phân theo loại tiền, phân theo TSDB, phân theo đối t-ợng vay, phân theo ngành kinh tế, hoạt động bảo lãnh.
- Báo cáo kết quả hoạt động của khối khách hàng cá nhân: bao gồm tổng d- nợ, phân theo kỳ hạn, phân theo loại tiền, phân theo TSDB, phân theo đối t-ợng vay, phân theo sản phẩm vay vốn.
- Báo cáo danh sách các khách hàng chậm trả gốc, lãi
- Báo cáo danh sách khách hàng là cán bộ nhân viên ngân hàng - Báo cáo tổng d- nợ theo từng cán bộ tín dụng
- Báo cáo danh sách khách hàng đ- ợc phê duyệt hạn mức tín dụng
c. Chọn mẫu kiểm tra:
Trên cơ sở các số liệu giám sát từ xa đối với hoạt động tín dụng của chi nhánh, Tr-ởng đoàn kiểm tra hoặc thành viên do Tr-ởng đoàn phân công sẽ tiến hành chọn mẫu các hổ sơ tín dụng để kiểm tra trực tiếp tại chi nhánh, đảm bảo số l-ợng mẫu đạt tối thiểu 30% số l- ợng hổ sơ và 70% tổng d- nợ của chi nhánh.
Các mẫu kiểm tra đ- ợc chọn nhằm đảm bảo việc kiểm tra đầy đủ các nội dung theo quyết định kiểm tra. Giám đốc khối KSNB và/hoặc Tr-ởng phòng KSNB sẽ phê duyệt kết quả lựa chọn mẫu.
Việc chọn mẫu là kết quả của đánh giá chuyên môn kết hợp với kinh nghiệm kiểm tra tích luỹ. Bất kỳ việc mở rộng quy mô chọn mẫu đều cần thiết đ- ợc cân nhắc.
Việc chọn mẫu các hổ sơ tín dụng cho cuộc kiểm tra chủ yếu là các hổ sơ có 1 trong các tiêu chí sau:
- Các khách hàng có d- nợ lớn (doanh nghiệp có d- nợ trên 500 triệu và cá nhân có d- nợ trên 200 triệu).
- Các khách hàng có nợ quá hạn (từ nhóm 2 trở lên)
- Một số l-ợng khách hàng và một tỷ lệ d- nợ nhất định của từng nhóm ngành nghề hoặc sản phẩm cho vay: cho vay bất động sản, cho vay tiêu dùng, cho vay mua ôtô, cho vay xây dựng cơ bản...
- Một số khách hàng có rủi ro đ-ợc phát hiện trong quá trình giám sát, ví dụ nh-: có lãi suất thấp, không có tài sản đảm bảo..
D-ới đây là thống kê về số liệu chọn mẫu kiểm tra của một chi nhánh
Bảng 2.10: Kết quả chọn mẫu kiểm tra tín dụng tại một chi nhánh
2 3 4 5 6=5/3 7=5-3 8=5/
4 9=5-4
1 D- nợ cho vaythời điểm 1,197 1,227 1,342 112% 146 109% 115
Cho vay Doanh nghiệp 1,021 1,009 1,168 114% 147 116% 159 Cho vay cá nhân 176 218 175 99% (1) 80% (43) 2 Số l-ợng kháchhàng thời điểm 592 537 124% 145 Khách hàng doanh nghiệp 145 178 123% 33 Khách hàng cá nhân 447 359 125% 112 3 Tỷ lệ Nợ quáhạn____________ 0.14% 2.93% 0.47% — Ặ~ Tỷ lệ Nợ xấu 0.01% 0.44% 0.10% 5 Dự phòng rủi rotín dụng 3 5 5 150% 1 93% (0.3) ~6 ~ Giá trì Bảo lãnh 13 23 29 224% 16 235% 7
(Nguồn: Báo cáo kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng tại chi nhánh năm 2010)
Nh- vậy, nếu kiểm tra đ-ợc theo đứng số l- ợng mẫu đã chọn thì đoàn kiểm tra đã kiểm tra đ-ợc 272 hổ sơ tín dụng với d- nợ là 1.174 tỷ đổng, t-ơng đ-ơng 87% d- nợ của toàn chi nhánh và 51% số l-ợng hổ sơ tín dụng.
2.2.2.2 Thực hiện kiểm tra
a. Đánh giá kết quả hoạt động tín dụng trong thời hiệu kiểm tra:
Căn cứ vào thời hiệu kiểm tra của từng kỳ kiểm tra mà Đoàn kiểm tra nội bộ lấy dữ liệu trên hệ thống tin học của ngân hàng về phân hệ tín dụng và bảo lãnh, cùng với các báo cáo về hoạt động tín dụng do chi nhánh cung cấp, Đoàn kiểm tra có đánh giá sơ bộ về hoạt động tín dụng tại chi nhánh:
Bảng 2.11: Một số chỉ tiêu về kết quả về hoạt động tín dụng của một chi nhánh tại Ngân hàng TMCP Quân đội
Đánh giá:
* Tăng tr-ởng tín dụng:
D- nợ cho vay thời điểm 30/11/2010 đạt 1.342 tỷ đổng tăng 12% so với 31/12/2009 và đạt 109% kế hoạch năm, d- nợ bình quân đạt 1.205 tỷ đổng tăng 14% so với 31/12/2009.
Chi nhánh đã tích cực mở rộng khách hàng, số l-ợng khách hàng cũng tăng đáng kể, tăng 24% so với năm 2009. Hiện tại có 559 cá nhân và 178 doanh nghiệp có quan hệ tín dụng. .
Giá trị bảo lãnh tại thời điểm 30/11/2010 là 29 tỷ đổng, tăng 124% so 31/12/2009, đạt 235% kế hoạch năm.
* Chat l-ợng tín dụng của chi nhánh
Chất l-ợng tín dụng của chi nhánh phản ánh qua một số chỉ tiêu sau: - Tỷ lệ nợ quá hạn/ tổng d- nợ là 0,47%.
- Tỷ lệ nợ xấu/ Tổng d- nợ là 0,01%.
Tỷ lệ nợ quá hạn và nợ xấu của chi nhánh nhỏ, trong mức có thể kiểm soát đ- ợc. * Xem xét về mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của các Phồng tín dụng tại chi nhánh:
Hiện tại, Phòng tín dụng tại chi nhánh chỉ có 1 tr-ởng phòng và 4 cán bộ quan hệ khách hàng, trong đó 2 quan hệ khách hàng cá nhân và 2 quan hệ khách hàng doanh nghiệp. Số l-ợng hổ sơ khách hàng cá nhân là 359 hổ sơ, số l- ợng hổ sơ khách hàng doanh nghiệp là 178 hổ sơ, qua đó cho thấy số l-ợng hổ sơ mà một quan hệ khách hàng quản lý khá lớn, gây ra quá tải đối với cán bộ, dẫn đến rủi ro quản lý khách hàng có thể không tốt, không đảm bảo chất l-ợng tín dụng.
b. Kiem tra hồ sơ vay vốn:
Sau khi kiểm tra tổng thể nghiệp vụ tín dụng, KSV tiến hành kiểm tra và đánh giá cụ thể nghiệp vụ cho vay đối với từng khách hàng.
* Kiem tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ vay vốn
Trong quy định về cấp tín dụng tại Ngân hàng TMCP Quân đội đã nêu rõ các giấy tờ cần thiết phải có trong bộ hổ sơ vay vốn bao gổm:
+ Ho sơ tài chính và nguồn trả nợ
+ Giấy đề nghị vay vốn, ph-ơng án hoặc dự án vay vốn của khách hàng và các tài liệu chứng minh mục đích vay vốn của khách hàng
+ Hồ sơ tài sản đảm bảo và các thủ tục liên quan
+ Các hồ sơ cho vay của Ngân hàng: Tờ trình, Hợp đồng tín dụng, Khế -ớc nhận nợ, Biên bản kiểm soát sau khoản vay.
Tính đầy đủ của hồ sơ vay vốn có ý nghĩa quan trọng trong việc xét duyệt cho vay và là cơ sở đảm bảo cho Ngân hàng phòng tránh tr- ớc mọi rủi ro có thể xảy ra.
Tuy nhiên tình trạng thiếu hồ sơ vay vốn vẫn còn tồn tại với tỷ lệ t- ơng đối cao. Một số hồ sơ thiếu quan trọng dẫn đến Ngân hàng không kiểm soát đ- ợc khoản vay:
+ Thiếu chứng từ chứng minh nguồn trả nợ: không kiểm soát đ-ợc dòng tiền và khả năng trả nợ của khách hàng.
+ Thiếu chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay: không kiểm soát đ-ợc khách hàng sử dụng vốn vào mục đích gì, có hợp pháp và đúng với ph-ơng án, dự án vay vốn không.
+ Thiếu các hồ sơ liên quan tới tài sản đảm bảo: nh- công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo, bảo hiểm.. .có khả năng dẫn đến rủi ro không xử lý đ-ợc tài sản đảm bảo khi cần thu hồi nợ hoặc xảy ra tranh chấp liên quan đến khoản vay
+ Thiếu kiểm soát sau khoản vay: Ngân hàng không kiểm soát đ- ợc khách hàng đã sử dụng vốn đúng mục đích ch-a, tình hình tài chính của khách hàng đủ trả nợ không, tài sản đảm bảo đã đầy đủ thủ tục và quản lý đ-ợc không.
Hồ sơ vay vốn của khách hàng còn sắp xếp ch-a khoa học gây khó khăn trong công tác kiểm tra của các KSV.
Mục đích của việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ là nhằm đ-a ra các kiến nghị giúp chi nhánh hoàn thiện hồ sơ tín dụng, hạn chế rủi ro tín dụng xảy ra.
Ngoài việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ vay vốn, KSV còn tập trung kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ, các chứng từ có đảm bảo tính lôgic và chân thực không, các mẫu biểu áp dụng đã đúng theo quy định hiện hành của Ngân hàng ch-a.
* Kiểm tra chất l-ợng thẩm định tín dụng:
Thông qua tờ trình của các cấp thẩm định, KSV kiểm tra việc thẩm định tín dụng đã đảm bảo chất l-ợng thẩm định khi chấp tín dụng ch-a, các nhận định rủi ro và đã đ-a ra các biện pháp để hạn chế rủi ro cho khoản vay ch-a.
Qua công tác kiểm tra, kiểm soát việc thẩm định tín dụng trực tiếp tại chi nhánh Ngân hàng Quân đội cho thấy còn những tổn tại:
- Thông tin thẩm định còn ch-a đầy đủ: thông tin về tình hình vay vốn của khách hàng, nhiều tờ trình thẩm định không phân tích tình hình vay vốn của khách hàng tại các ngân hàng, tình trạng nợ của khách hàng, từ đó làm cơ sở xác định mức cho vay và đánh giá mức độ uy tín của khách hàng.
- Thẩm định nguồn trả nợ ch-a đầy đủ: Nhiều tờ trình thẩm định nguồn trả nợ còn chung chung, hoặc không có cơ sở chứng minh, cũng không có biện pháp quản lý, đặc biệt đối với đối t-ợng khách hàng cá nhân có nhiều hoạt động kinh doanh nh-ng khó kiểm soát và chứng minh đ-ợc nguồn thu nhập của họ. Hoặc còn tồn tại tình trạng, nguồn trả nợ không đủ đảm bảo cho khoản vay nh-ng vẫn cho vay. Một số khoản vay có nguồn trả nợ từ bán bất động sản cuối kỳ, điều này dễ dẫn đến rủi ro không trả nợ đ-ợc do khách hàng không bán đ-ợc bất động sản.
- Về việc xác định thời hạn vay: một số hồ sơ của khách hàng, việc xác định thời hạn vay ch-a sát thực tế, ch-a phù hợp với quy trình luân chuyển vật t- hay quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của khách hàng, có tr-ờng hợp xác định thời hạn vay dài hơn quá trình luân chuyển vật t-, quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, chẳng hạn vòng quay vốn l- u động của khách hàng là 4 vòng (t-ơng ứng với kỳ luân chuyển vốn là 3 tháng) nh-ng thẩm định cho vay 6 tháng, điều này gây rủi ro trong việc thu hồi vốn, khách hàng tự quay vòng khi ch-a đến hạn trả nợ vay.
- Việc phân tích các rủi ro của khoản vay: rủi ro về ngành, rủi ro về tài sản đảm bảo, rủi ro nguồn trả nợ .. vẫn ch-a đ-ợc phân tích đầy đủ, mặc khác ch-a đ-a ra các biện pháp để kiểm soát đ-ợc rủi ro đó.
Thồng qua kiểm tra việc thẩm định tín dụng, KSV có thể đánh giá chất l-ợng thẩm định của chi nhánh, từ đó có những kiến nghị nhằm nâng cao chất l-ợng công