1.3.2.1. Tổ chức hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ phải tổ chức thành hệ thống theo các
nguyên tắc đã nêu trên đây; trong đó có thể bao gồm bộ máy chuyên trách nhằm
thực hiện chức năng kiểm soát hoặc / và hệ thống các quy chế quản trị Ngân hàng.
Một TCTD lớn về phuơng diện hệ thống mạng luới và khối luợng dịch vụ, thì hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ nhất thiết phải thiết chế thành hệ thống gồm bộ máy chuyên trách và các quy chế, chế độ quản trị.
Hệ thống bộ máy chuyên trách có thể tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung uơng đến các đơn vị trực thuộc, biên chế thành Phòng, Ban. Từng Phòng, Ban bố trí thành tổ chuyên trách theo nội dung các nghiệp vụ của Ngân hàng.
Ví dụ cơ cấu tổ chức mô hình NHTM hiện tại có thể thực hiện phân cấp phòng Ban theo chuyên môn nhu bao gồm:+ Phòng kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng kiểm toán của Ban kiểm soát + Các phòng kiểm tra kiểm soát
nội bộ thực hiện chức năng rà soát kiểm tra các hoạt động tuân thủ.
Dù tổ chức theo mô hình nào thì Bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ cần phải tập hợp các cán bộ có trình độ chuyên môn sâu đối với lĩnh vực kiểm tra.
1.3.2.2. Xây dựng quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ
Khi tiến hành một cuộc kiểm toán, dù cuộc kiểm tra được tiến hành bởi chủ thể nào thì cũng phải tuân theo một trình tự nhất định của cuộc kiểm tra, phải đảm bảo tính khoa học và logic kể từ khi xuất hiện yêu cầu kiểm tra đến khi kết thúc cuộc kiểm tra..
Chuẩn mực về trình tự một cuộc kiểm tra chung áp dụng trong hệ thống NHTM Việt Nam chưa có. Tuy nhiên nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng kiểm tra ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới những quyết định trong quản lý, trong kinh doanh cũng như trong đầu tư của các bên quan tâm, trình tự kiểm tra phải đảm bảo được những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đảm bảo đầy đủ công việc để kiểm tra một nội dung nào đó.
- Phải đảm bảo trình tự các công việc của cuộc kiểm tra kể từ khi có quyết định kiểm tra đến khi kết thúc cuộc kiểm tra và những công việc sau kiểm tra.
- Trình tự cuộc kiểm tra phải khoa học, logic, phù hợp với nội dung kiểm tra và với từng đối tượng được kiểm tra.
Việc tuân thủ những nguyên tắc trên sẽ đảm bảo chất lượng, hiệu quả kiểm tra.
Từ sự phân tích trên đây thì quy trình một cuộc kiểm tra nội bộ bao gồm 4 bước như sau:
- Lập công tác kế hoạch kiểm toán. - Tiến hành kiểm toán.
- Lập báo cáo kiểm toán. - Theo dõi sau kiểm toán.
về cơ bản, quy trình kiểm toán của kiểm tra kiểm soát nội bộ NHTM, cũng tương tự như kiểm toán độc lập. Sự khác biệt trong công việc là xuất phát từ sự khác nhau về mục đích của hai loại hình này.
❖ Lập kế hoạch kiểm tra.
Công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ dựa trên cơ sở một kế hoạch cho một chu trình kiểm tra và được bổ sung hàng năm. Việc lập kế hoạch kiểm tra phải định hướng theo rủi ro. Chương trình kiểm tra năm được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích rủi ro trên các mảng hoạt động của NHTM cũng như căn cứ vào lực
lượng hiện có của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ. Khi lập kế hoạch kiểm toán cần lưu ý đến quy mô hoạt động kinh doanh và quy mô của NHTM. Kế hoạch kiểm toán phải đảm bảo tất cả các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, tất cả các
bộ phận đều được kiểm tra trong chu trình kiểm tra tối thiểu. Đối với các hoạt động có nhiều rủi ro thì chu trình kiểm tra phải ngắn hơn[1].
Để thực hiện được một cuộc kiểm tra nghiêm túc, cần có bước chuẩn bị chu đáo:
- Xác định mục tiêu và phương pháp kiểm tra. (Ví dụ: kiểm tra tuân thủ, kiểm tra trường hợp cụ thể, kiểm tra toàn diện, kiểm tra xác suất, ...)
- Xác định thời gian kiểm tra, cử kiểm tra viên - Yêu cầu cung cấp các thông tin cần thiết - Công bố tiến hành kiểm tra.
❖ Trình tự thực hiện kiểm tra:
- Ghi nhận hiện trạng về tổ chức trong lĩnh vực công tác cần kiểm toán; có đưa ra nhận định chính xác về quy trình hoạt động (phân tích thực trạng)
- Đánh giá về chế độ chứng từ
- So sánh thực trạng với mục tiêu đề ra, để trên cơ sở đó đánh giá tất cả các giao dịch quan trọng.
- Đua ra các kiến nghị, biện pháp tăng cường hiệu quả quá trình hoạt động hoặc khắc phục thiếu sót.
- Lập dự thảo báo cáo, đưa ra ý kiến phê bình cả về nội dung lẫn hình thức trong báo cáo.
- Thảo luận, bàn bạc kết quả kiểm tra và thống nhất ý kiến với bộ phận được kiểm toán.
❖ Lập báo cáo kiểm tra
Sau mỗi cuộc kiểm tra, bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ phải lập báo cáo bằng văn bản và trình cho các cấp lãnh đạo có thẩm quyền biết; các sai phạm và kiến nghị nêu trong báo cáo phải được thành viên Ban Giám đốc phụ trách mảng hoạt động kiểm tra xem và cho ý kiến.
Báo cáo kiểm tra nội bộ trước hết phải trình bày về nội dung kiểm tra và các kết luận kiểm tra, đặc biệt nêu rõ các sai phạm nghiêm trọng. Trong đó phải đánh giá về kết quả kiểm tra, nếu cần thiết thì phải đưa ra các kiến nghị để sửa chữa cho phù hợp.
❖ Theo dõi sau kiểm tra
Đối với mỗi cuộc kiểm tra kiểm soát nội bộ cần theo dõi việc thi hành các biện pháp xử lý, qua đó đảm bảo chắc chắn rằng các bộ phận chức năng, trong khuôn khổ trách nhiệm kiểm tra của mình, thực sự có khắc phục yếu kém, có triển khai các biện pháp đã thống nhất.
Trên đây là các bước, các nội dung của quy trình một cuộc kiểm tra nội bộ tại NHTM. Tuân thủ theo quy trình, các nguyên tắc áp dụng trong quy trình kiểm tra sẽ tránh được các rủi ro kiểm tra, loại bỏ những nhân tố ảnh hưởng xấu đến chất lượng một cuộc kiểm tra, nâng cao hiệu quả cuộc kiểm tra, tiết giảm các chi phí không cần thiết.
❖ Phương pháp kiểm tra.
- Kiểm tra cơ chế: Tức là khảo sát, xác nhận, đánh giá một quy trình hoạt động nào đó xem công việc có được xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng thẩm quyền hay không, kiểm tra xem các biện pháp kiểm soát có thực hiện đươc hay không.
Khi kiểm tra cơ chế, kiểm tra viên cần xuất phát từ các quy định của pháp luật và quy định nội bộ của ngân hàng và kiểm tra xem việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức thực hiện nhiệm vụ như thế nào, tính hiệu lực của các quy định và quy trình hoạt động. Cách thức thực hiện là:
+ Xác định tình trạng lý tưởng cần đạt được: Ví dụ như kiểm tra viên cần tìm hiểu xem cơ chế phòng ngừa rủi ro, cơ chế đảm bảo hoạt động của ngân hàng có hoạt động tốt hay không. Kiểm tra viên phải hình dung thế nào là một cơ chế có hiệu quả. Thành phần quan trọng nhất của cơ chế này là phải có sự phân tách chức năng.
+ Ghi nhận hệ thống hiện có.
+ So sánh tình trạng lý tưởng cần đạt được với hệ thống hiện có: Tình trạng thực tế mà mình kiểm tra có phù hợp với chuẩn mực mình đã đề ra hay không. Phân tích những đặc điểm khác biệt của cả hai tình trạng, đánh giá tình trạng thực tế như hiện nay có phù hợp hay không.
- Kiểm tra chức năng: Tức là kiểm tra xem trong thực tế việc chấp hành các quy định của các văn bản đang có hiệu lực có được thực hiện hay không. Nó ghi nhận công việc trong thực tế xảy ra như thế nào, có đúng không. Nó so sánh công việc thực tế với yêu cầu đặt ra. Kiểm tra viên cần kiểm tra việc chấp hành các quy định, nguyên tắc. Cách thức thực hiên:
+ Xác định quy định hiện có (yêu cầu)
+ Ghi nhận các công việc trong thực tế (hiện trạng) + Đối chiếu yêu cầu - thực trạng
Luật doanh nghiệp, Luật thương mại... quy định không.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định.
Để kiểm toán chức năng, kiểm tra viên phải vận dụng các bước như phỏng vấn cán bộ nghiệp vụ, vẽ sơ đồ hoạt động, chọn mẫu để kiểm tra.
- Kiểm toán cơ bản: Là phương pháp sử dụng nhằm mục đích thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Đặc trưng cơ bản của phương pháp này là việc tiến hành các thử nghiệm các đánh giá được dựa vào các số liệu, các thông tin trong báo cáo tài chính và hệ thống kế toán:
+ Phân tích đánh giá về lượng trên cùng một chỉ tiêu (phân tích ngang): So sánh số liệu kỳ này với kỳ trước, hoặc giữa các kỳ với nhau để đánh giá mức độ tăng trưởng hoặc giảm sút cả số tuyệt đối lẫn tương đối.
So sánh số liệu thực tế với kế hoạch, với dự toán để đánh giá mức độ hoàn thành của kế hoạch hoặc các yêu cầu dự kiến.
- Kiểm soát từng trường hợp riêng lẻ: Ví dụ như kiểm tra, kiểm toán các
chứng từ, các báo cáo, từng khoản tín dụng cụ thể. Việc kiểm tra từng trường hợp
riêng lẻ gặp khó khăn là có rất nhiều giao dịch vì thế tốn nhiều công sức.
Những phương pháp kiểm tra này được bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ của NHTM áp dụng một cách thường xuyên và sử dụng tất cả các phương pháp theo sự phân công cho từng nhóm và từng kiểm tra viên cụ thể, đảm bảo cho hệ thống kiểm tra nội bộ thực hiện được chức năng, nhiệm vụ trong cơ cấu tổ chức NHTM.