3.4.4.1. Hướng dẫn đăng nhập
Khi người dùng mở tập tin CSDL_TVLT_PHAN_THIET.accdb, một cửa sổ màn hình sẽ xuất hiện cùng với một màn hình đăng nhập yêu cầu người dùng đăng nhập mới xem được CSDL (Hình 3.10).
Hình 3.10. Màn hình đăng nhập vào CSDL
Người dùng phải nhập thông tin về tài khoản người dùng và mật khẩu rồi nhấp nút “Đăng nhập” để xác nhận thông tin. Họ tên người dùng được mặc định ban đầu là “user”, mật khẩu là “user”.
Sau đó hệ thống sẽ báo đăng nhập thành công, người dùng nhấn vào nút “OK” để vào CSDL.
Hình 3.11. Thông báo đăng nhập thành công
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình giới thiệu về CSDL sẽ xuất hiện, người dùng có thể đọc những thông tin cơ bản về CSDL như hình 3.12.
Từ màn hình chính người dùng sẽ vào menu bắt đầu thao tác nhập liệu, tra cứu hay truy xuất, in ấn dữ liệu, các biểu đồ và báo cáo.
Ngoài ra CSDL còn cho phép người sử dụng đăng kí tài khoản mới theo ý muốn, đổi mật khẩu hoặc đăng xuất để ra một cửa sổ access mới.
Hình 3.13. Các thẻ chọn trong trang hệ thống
Để thực hiện thao tác này người dùng vào Menu Hệ thống Đăng kí tài
khoản mới/Đổi mật khẩu/đăng xuất (Hình 3.13) từng cửa sổ tương ứng sẽ xuất hiện
(Hình 3.14), (Hình 3.15), (Hình 3.16).
Hình 3.14. Màn hình đăng kí tài khoản Hình 3.15. Màn hình đổi mật khẩu
3.4.4.2. Hướng dẫn cập nhật dữ liệu
CSDL thực vật làm thuốc vùng đất cát ven biển Thành phố Phan Thiết cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa hay xóa đi một mẫu tin nào đó. Để thực hiện thao
tác này người dùng vào Menu Cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu Ngành/Cập
nhật dữ liệu Họ/Cập nhật dữ liệu loài/Khác Cập nhật dữa liệu nhóm bệnh/Cập nhật dữ liệu bộ phận dùng/Cập nhật dữ liệu phương thức dùng từng
cửa sổ tương ứng sẽ xuất hiện. Có 6 biểu mẫu được xếp vào 4 thẻ để thêm, xóa hay chỉnh sửa thông tin làm cho CSDL ngày càng đầy đủ và phong phú hơn bao gồm: biểu mẫu nhập liệu ngành thực vật làm thuốc, biểu mẫu nhập liệu phân lớp thực vật làm thuốc, biểu mẫu nhập liệu họ thực vật làm thuốc, biểu mẫu nhập liệu về loài thực vật làm thuốc, biểu mẫu nhập liệu về nhóm bệnh, biểu mẫu nhập liệu về bộ phận dùng, biểu mẫu nhập liệu về phương thức dùng (Hình 3.17).
Hình 3.17. Các thẻ chọn trong trang nhập liệu
Cấu trúc chung của các biểu mẫu gồm một danh sách cho phép người dùng lựa chọn 1 ngành, họ, loài hay các đặc điểm về hình thái cũng như đặc điểm đặc biệt cần bổ sung, chỉnh sửa hay thêm mới thông tin. Trong đó có các nút lệnh:
Bảng 3.9. Các nút lệnh
Tên nút lệnh Biểu tượng nút lệnh
Nút lệnh thêm Nút lệnh sửa Nút lệnh xóa
Nút lệnh ghi (lưu thông tin)
Nút lệnh không ghi (không lưu thông tin) Nút lệnh đóng cửa sổ
Các nút lệnh di chuyển mẫu tin
Để mở màn hình nhập liệu ngành thực vật thì chọn thẻ Cập nhật danh mục ngành. Màn hình nhập dữ liệu sẽ mở ra gồm ba phần chính là phần dữ liệu đã có, phần nhập liệu và các nút chức năng (Hình 3.18).
Hình 3.18. Một phần màn hình nhập dữ liệu ngành thực vật làm thuốc
Sau khi cập nhật dữ liệu ở phần nhập liệu, người dùng sẽ thao tác với các nút chức năng để thực hiện thêm mới, chỉnh sửa hay xoá thông tin của 1 ngành nào đó sau đó lưu lại hoặc không.
Nếu lựa chọn các thẻ cập nhật danh mục họ cũng tương tự như thẻ cập nhật dữ liệu ngành thực vật làm thuốc, các màn hình nhập liệu được thiết kế gần giống nhau với các thao tác tương tự. Khi bắt đầu việc thêm mới hay chỉnh sửa làm xuất hiện một danh mục mới nào cần phải kiểm tra sự tồn tại của bậc phân loại trên nó. Nếu dữ liệu đó chưa tồn tại người sử dụng phải tiến hành thêm mới vào danh mục tương ứng (Hình 3.19).
Hình 3.19. Một phần màn hình nhập dữ liệu họ thực vật làm thuốc
Khi chọn trang nhập liệu sau đó vào thẻ Cập nhật dữ liệu loài. Màn hình nhập dữ liệu loài thực vật hiện lên với cấu trúc 3 phần (Hình 3.20).
Hình 3.20. Các phần của màn hình nhập dữ liệu loài thực vật làm thuốc
- Phần nhập liệu: cho phép người dùng nhập trực tiếp tên loài hoặc chọn mũi tên
sổ ra danh sách gợi ý để tìm kiếm xem loài muốn cập nhật đã có chưa. Sau khi nhập xong phần này thì kết quả sẽ được trả về ở phần dữ liệu.
- Phần dữ liệu chứa đựng 3 nhóm thông tin về phân loại, đặc điểm và công dụng
của thực vật làm thuốc bao gồm 13 ô thông tin trong đó có:
+ 4 ô cập nhật trực tiếp: Tên Việt Nam, Tên khoa học, Bộ phận dùng, Phương thức dùng.
+ 9 ô cho phép cập nhật trực tiếp hoặc chọn dữ liệu có sẵn: Tên họ Việt Nam, Tên họ khoa học, Tên ngành-lớp Việt Nam, Tên ngành-lớp khoa học, Kiểu lá, Cách mọc lá, kiểu hoa, Dạng sống, Kiểu quả. Sau khi đã cập nhật xong 13 ô dữ liệu tại phần dữ liệu người dùng sẽ sử dụng các nút chức năng.
- Phần nứt chức năng: bao gồm 5 nút: Thêm, Sửa, Xóa, Ghi, Không ghi.
Các thao tác cập nhật thông tin loài:
- Thêm thông tin: Menu Cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu loài Thêm
[Cập nhật thông tin trong 13 ô] Ghi.
- Sửa thông tin: Menu Cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu loài ô Tên
Việt Nam [Chọn loài cần chỉnh sửa] Sửa [Chỉnh sửa thông tin trong 13 ô] Ghi.
- Xóa thông tin: Menu Cập nhật dữ liệu Cập nhật dữ liệu loài ô Tên Việt Nam [Chọn tên loài cần xóa] xóa.
Trong cácmục thông tin về loài có những mục bắt buộc phải hoàn thành, đồng
thời có những thông tin có thể bổ sung sau cho chính xác và hoàn chỉnh.
Đối với mục Cập nhật khác gồm 3 biểu mẫu: Cập nhật dữ liệu nhóm bệnh, Cập nhật dữ liệu bộ phận dùng và cập nhật dữ liệu phương thức dùng (Hình 3.21). Các biểu mẫu này gồm 1 bảng dữ liệu có sẵn cùng các nút lệnh giúp người sử dụng có thể thực hiện các thao tác khi cần chỉnh sửa thông tin có sẵn hoặc thêm mới một đặc điểm chưa có, cũng có thể xóa mục tin không cần thiết.
Hình 3.21. Một phần màn hình chính với các thẻ chọn nhập danh mục công dụng thực vật làm thuốc
Thao tác cập nhật dữ liệu về công dụng của thực vật làm thuốc: Menu Cập
nhật dữu liệu Khác Cập nhật dữ liệu nhóm bệnh/Cập nhật dữ liệu bộ phận dùng/Cập nhật dữ liệu phương thức dùng.
Khi chọn thẻ Cập nhật dữ liệu nhóm bệnh thì cửa sổ cập nhật dữ danh mục nhóm bệnh hiện ra như hình 3.22.
Hình 3.22. Một phần màn hình cập nhật danh mục nhóm bệnh
Thao tác thêm/xóa nhóm bệnh: [nhập tên nhóm bệnh vào ô Tên nhóm
bệnh] Thêm/Xóa Ghi (Hình 3.23).
Hình 3.23. Các bước thêm/xóa danh mục nhóm bệnh
Thao tác sửa nhóm bệnh: [chọn nhóm bệnh cần sửa tại ô Tennhombenh]
Hình 3.24. Các bước sửa dữ liệu danh mục nhóm bệnh
Khi chọn thẻ Cập nhật dữ liệu bộ phận dùng thì cửa sổ cập nhật dữ liệu danh mục bộ phận dùng hiện ra như hình 3.25
Hình 3.25. Một phần màn hình cập nhật danh mục bộ phận dùng
Các thao tác thêm/sửa/xóa dữ liệu danh mục bộ phận dùng tương tự như các
thao tác cập nhật danh mục nhóm bệnh ở hình 3.23 và hình 3.24. Khi chọn thẻ Cập nhật dữ liệu phương thức dùng thì cửa sổ cập nhật phương
Hình 3.26. Một phần màn hình cập nhật phương thức dùng
Các thao tác thêm/sửa/xóa dữ liệu phương thức dùng tương tự như các thao tác cập nhật danh mục nhóm bệnh ở hình 3.23 và hình 3.24.
3.3.4.3. Hướng dẫn tra cứu và thống kê thông tin
Người sử dụng sẽ thao tác với các biểu mẫu tra cứu để tra cứu thông tin về số lượng cũng như các thông tin cụ thể của các loài thực vật làm thuốc. Trong trang tra cứu sẽ có 3 thẻ chọn để người sử dụng tìm kiếm: tra cứu theo bậc phân loại, tra cứu theo bộ phận dùng và công dụng, tra cứu theo đặc điểm loài (Hình 3.27).
Hình 3.27. Một phần màn hình các thẻ chọn trong trang tra cứu
+ Để tra cứu theo bậc phân loại người dùng thực hiện thao tác: Menu Tra cứu và thống kê Tra cứu theo bậc phân loại. Sau đó cửa sổ tra cứu theo bậc phân loại
hiện ra (Hình 3.28) người dùng chỉ việc nhập vào nội dung muốn tra cứu ứng với các ô nhập liệu ở vùng nhập liệu.
Hình 3.28. Một phần màn hình chính cửa sổ tra cứu theo bậc phân loại
+ Trong cửa sổ tra cứu theo bậc phân loại gồm 3 vùng chính (Hình 3.28): Vùng nhập liệu, vùng dữ liệu và vùng chữa các nút lệnh (Reset và Xem chi tiết). Vùng nhập liệu, cho phép người dùng nhập trực tiếp hoặc nhấp vào mũi tên tùy chọn để chọn từ khóa có sẵn theo gợi ý để tra cứu theo ngành – lớp, theo phân lớp, theo bộ, theo họ và theo loài. Nếu nhập liệu tìm kiếm tại các ô tra cứu theo ngành – lớp, phân lớp, bộ, họ thì kết quả sẽ cho ra danh sách các loài thực vật làm thuốc thỏa yêu cầu tra cứu (Hình 3.29).
Hình 3.29. Một phần màn hình kết quả tra cứu theo bậc phân loại
3.30). Riêng nhập vào ô tìm kiếm loài sẽ chỉ có loài đó hiện ra, sau đó người dùng nhấn nút “Xem chi tiết” để xem kết quả (Hình 3.30).
Hình 3.30. Một phần màn hình chính cửa sổ kết quả tìm kiếm đặc điểm chi tiết của loài
Biểu mẫu thông tin chi tiết của một loài thực vật làm thuốc bao gồm: 2 hình ảnh của loài, phân loại khoa học (Ngành – lớp, Phân lớp, Bộ, Họ, Chi, Loài) theo tiếng La tinh và tiếng Việt, đặc điểm (Dạng sống của cây, Cách mọc lá của cây, Kiểu
lá của cây, Kiểu hoa của cây, Kiểu quả của cây), bộ phận dùng, phương thức dùng và công dụng.
- Thứ hai: tra cứu theo bộ phận và công dụng:
+ Để tra cứu theo bậc phân loại người dùng thực hiện thao tác: Menu Tra cứu và
thống kê Tra cứu theo bộ phận và công dụng. Sau đó cửa sổ tra cứu theo bộ
phận và công dụng hiện ra (Hình 3.31) người dùng chỉ việc nhập vào nội dung muốn tra cứu ừng với các ô nhập liệu ở vùng nhập liệu.
Hình 3.31. Màn hình tra cứu theo công dụng và bộ phận dùng
+ Trong cửa sổ tra cứu theo bộ phận dùng và công dụng gồm 3 vùng chính (Hình 3.31): Vùng nhập liệu, vùng dữ liệu và vùng chữa các nút lệnh (Reset và Xem chi tiết). Vùng nhập liệu, cho phép người dùng nhập trực tiếp hoặc nhấp vào mũi tên tùy chọn để chọn từ khóa có sẵn theo gợi ý để tra cứu theo công dụng và bộ phận dùng. Sau khi nhập liệu tìm kiếm, kết quả sẽ cho ra danh sách các loài thực vật làm thuốc thỏa yêu cầu tra cứu (Hình 3.32), sau đó người dùng chọn một trong các loài thực vật ở phần kết quả vừa có rồi chọn nút lệnh “Xem chi tiết” thì cửa sổ thông tin cụ thể của loài đó sẽ hiện ra (Hình 3.30).
Hình 3.32. Một phần màn hình kết quả tra cứu theo công dụng và bộ phận dùng
- Thứ ba: tra cứu theo đặc điểm loài:
+ Để tra cứu theo bậc phân loại người dùng thực hiện thao tác: Menu Tra cứu và
thống kê Tra cứu theo đặc điểm loài. Sau đó cửa sổ tra cứu theo bộ phận và công
dụng hiện ra (Hình 3.33) người dùng chỉ việc nhập vào nội dung muốn tra cứu ứng với các ô nhập liệu ở vùng nhập liệu.
Hình 3.33. Màn hình tra cứu theo đặc điểm loài
+ Trong cửa sổ tra cứu theo đặc điểm loài gồm 3 vùng chính (Hình 3.33): Vùng nhập liệu, vùng dữ liệu và vùng chứa các nút lệnh (Reset và Xem chi tiết). Vùng nhập liệu,
cho phép người dùng nhập trực tiếp hoặc nhấp vào mũi tên tùy chọn rồi chọn từ khóa có sẵn theo gợi ý để tra cứu theo cách mọc lá, theo kiểu lá, theo kiểu hoa, theo kiểu quả và theo dạng sống. Sau khi nhập liệu tìm kiếm, kết quả sẽ cho ra danh sách các loài thực vật làm thuốc thỏa yêu cầu tra cứu (Hình 3.34), sau đó người dùng chọn một trong các loài thực vật ở phần kết quả vừa có rồi chọn nút lệnh “Xem chi tiết” thì cửa sổ thông tin cụ thể của loài đó sẽ hiện ra (Hình 3.30).
Hình 3.34. Một phần màn hình kết quả tra cứu theo đặc điểm loài
3.4.4.4. Hướng dẫn in báo cáo
Để tạo sự tiện lợi cho người sử dụng trong việc khái quát các thông tin ban đầu cũng như hệ thống các loài theo bậc phân loại, theo các đặc điểm hình thái, công dụng,…CSDL đã hệ thống lại tất cả các báo cáo, biểu đồ ở trang Báo cáo. Để xem
báo cáo người dùng thực hiện thao tác: Menu Báo cáo Xem và in báo cáo
[Chọn tên báo cáo muốn tìm kiếm tại mũi tên sổ xuống ở ô Tìm báo cáo] Tìm kiếm (Hình 3.35).
Hình 3.35. Hưỡng dẫn xem báo cáo
Sau khi thực hiện các thao tác trên màn hình sẽ hiện ra kết quả hình 3.36.