2.2.2.1. Thực trạng
Việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công tác kiểm soát rủi ro tín dụng có ý nghĩa rất quan trọng. các đơn vị xác định được quyền hạn trách nhiệm của mình trong việc kiểm soát rủi ro tín dụng trước cho vay, trong khi cho vay và sau khi cho vay. Từ đó có cơ sở phân định trách nhiệm khi có rủi ro xảy ra, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của các đơn vị phòng ban trong việc thực hiện đúng quy trình cho vay nhằm giảm thiểu rủi ro tín dụng xảy ra.
Kiểm soát trước Kiểm soát trong Kiểm soát sau khi giải ngân khi giải ngân khi giải ngân
a/ Kiểm soát trước khi giải ngân: bao gồm rà soát đối chiếu tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính xác thực của các tính
toán, các đánh giá nhận định trên báo cáo thẩm định khách hàng, ý kiến xét duyệt của cấp quản lý và trình duyệt đối với các trường hợp vượt thẩm quyền.
cho vay bao gồm cả các đơn vị kinh doanh và các phòng ban thuộc Hội sở. - Tại Đơn vị kinh doanh (các chi nhánh, phòng giao dịch trên toàn hệ thống) các phòng ban, cá nhân, đơn vị tham gia vào công tác kiểm soát rủi ro tín dụng bao gồm:
+ Phòng kinh doanh (Bao gồm phòng kinh doanh khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp): bao gồm chuyên viên khách hàng và Lãnh đạo phòng kinh doanh (Trưởng phòng/Phó phòng) tham gia vào hoạt động kiểm soát trước khi giải ngân.
+ Giám đốc đơn vị kinh doanh
- Tại Hội sở chính, các phòng ban, cá nhân, đơn vị tham gia vào hoạt động kiểm soát trước khi giải ngân, bao gồm:
+ Phòng QLRRTD thuộc khối QLRR: bao gồm chuyên viên tái thẩm định, lãnh đạo phòng QLRRTD (Trưởng phòng/Phó phòng) và Giám đốc khối QLRR.
+ Cấp phê duyệt khoản vay: Bao gồm Ủy ban tín dụng/Hội đồng tín dụng/Chuyên gia phê duyệt các cấp (Cơ cấu, tổ chức được nêu rõ tại phần 2.2.3- Phân cấp phê duyệt tín dụng)
+ Phòng kiểm toán nội bộ: bao gồm các chuyên viên kiểm toán nội bộ, trưởng phòng kiểm toán nội bộ.
+ Ban kiểm soát: bao gồm trưởng ban kiểm soát và các thành viên ban kiểm soát.
Phòng kiểm toán nội bộ dưới sự chỉ đạo của Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra, kiểm soát tất cả hồ sơ khách hàng, hồ sơ phê duyệt.. .của tất cả các khâu trong quá trình cho vay thông qua việc kiểm tra qua hồ sơ, giấy tờ ĐVKD cung cấp hoặc qua các đợt kiểm toán trực tiếp tại ĐVKD. Kiểm toán nội bộ là đơn vị sẽ rà soát, kiểm tra, kiểm soát, nhằm phát hiện những sai sót, sai phạm trong tất cả các khâu thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Kiểm toán nội bộ thu thập các hồ sơ, tài liệu rà soát toàn bộ các khâu lập, kiểm soát, phê duyệt của ĐVKD và các phòng ban, đơn vị, cá nhân tại Hội sở có liên quan đến nghiệp vụ tín dụng. Việc rà soát được thực hiện từ việc rà soát hồ sơ vay vốn, hồ sơ tài sản đảm bảo, đến việc quá trình thẩm định, giải ngân, thu hồi nợ có thực hiện đúng theo quy trình, quy định hiện hành hay không. Đặc biệt, ý kiến của kiểm toán nội bộ là khách quan, độc lập với hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm hỗ trợ, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ thực hiện công tác kiểm soát thông qua 2 kênh trực tiếp (làm việc định kỳ và đột
SOÁT
KINHxuất tại chi nhánh) và kênh gián tiếp (thông qua hồ sơ, tài liệu các đơn vị gửiPhòng quản lý tín dụng Lãnh đạo phòng quản lý tín dụng
cho kiểm toán nội bộ rà soát).
Tùy theo quy mô khoản vay ở cấp độ phê duyệt nào, các đơn vị phòng ban liên quan có trách nhiệm tham gia kiểm soát trước khi cho vay. Đối với các khoản vay quy mô nhỏ thuộc quyền phê duyệt của ĐVKD, các phòng ban thuộc ĐVKD tham gia vào khâu kiểm soát trước cho vay. Đối với khoản vay, quy mô lớn hơn sẽ thêm khâu kiểm soát của các phòng ban tại Hội sở.
Đối với các khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt của giám đốc ĐVKD:
- Việc kiểm soát trước cho vay thuộc trách nhiệm của các phòng ban thuộc ĐVKD. Sau khi chuyên viên khách hàng lập tờ trình thẩm định khách hàng, Trưởng phòng/Phó phòng kinh doanh có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ tờ trình thẩm định, các ý kiến nhận định, tính toán của các bộ thẩm định, rà soát chấm điểm xếp hạng tín dụng, rà soát đối chiếu hồ sơ vay vốn, hồ sơ pháp lý, báo cáo tài chính, phương án cho vay.
- Tiếp theo, Giám đốc ĐVKD là người rà soát cuối cùng trước khi phê duyệt cấp khoản tín dụng cho khách hàng.
Đối với các khoản cấp tín dụng vượt thẩm quyền phê duyệt của giám đốc ĐVKD, trình cấp phê duyệt cao hơn tại Hội sở chính, trách nhiệm kiểm soát trước khi cho vay thuộc cả ĐVKD và các phòng ban có liên quan tại Hội sở:
- Tại ĐVKD, sau khi Chuyên viên khách hàng tại ĐVKD thực hiện thẩm định và lập hồ sơ thẩm định khách hàng; Trưởng phòng/Phó phòng kinh doanh và Giám đốc chi nhánh là người có trách nhiệm kiểm soát việc thẩm định khách hàng trước khi cho vay (như đối với trường hợp khoản vay thuộc thẩm quyền của Giám đốc ĐVKD).
- Sau đó, toàn bộ hồ sơ vay vốn sẽ được chuyển lên phòng Quản lý rủi ro tín dụng thuộc Khối Quản lý rủi ro. Tại đây, trên cơ sở báo cáo thẩm định và toàn bộ hồ sơ khách hàng chuyển lên từ ĐVKD, chuyên viên QLRRTD thực hiện tái thẩm định khách hàng, lập báo cáo Tái thẩm định, trong đó nêu rõ những đánh giá, nhận định, ý kiến của Chuyên viên QLRRTD về việc cấp khoản tín dụng cho khách hàng.
-Trưởng phòng/Phó phòng tái thẩm định và Giám đốc khối QLRR sẽ đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát lại tại bước Tái thẩm định: rà soát lại toàn bộ ý kiến thẩm định của chi nhánh, tính xác thực, đầy đủ của hồ sơ vay vốn và bổ sung những ý kiến nhận định của phòng Tái thẩm định về việc đồng ý/Từ chối cấp tín dụng cho khách hàng với những điều kiện cụ thể.
- Tùy theo quy mô khoản cấp tín dụng của khách hàng thuộc mức phê duyệt nào, Hội đồng tín dụng/Ủy ban tín dụng/Chuyên gia phê duyệt là các đơn vị, cá nhân rà soát cuối cùng những ý kiến trong báo cáo tái thẩm định của phòng Tài thẩm định và là cấp phê duyệt khoản tín dụng của khách hàng.
Như vậy, tùy theo quy mô của khoản tín dụng thuộc mức độ phán quyết của cấp phê duyệt nào. Đối với các khoản tín dụng càng lớn thuộc cấp phê duyệt càng cao thì càng qua nhiều các khâu kiểm soát trước khi cho vay tại chi nhánh đến các phòng ban tại Hội sở.
b/ Kiểm soát trong khi giải ngân: bao gồm kiểm soát các điều khoản trong hợp đồng tín dụng; kiểm tra quá trình giải ngân bao gồm kiểm tra, kiểm soát các giấy tờ giải ngân như giấy tờ về tài sản đảm bảo, hóa đơn mua bán hàng, tài khoản giải ngân...
(NgIK)H: Quy trình giải ngân PG Bank)
Tại PG Bank, tham gia vào việc kiểm soát trong khi cho vay thực hiện tại Đơn vị kinh doanh (Phòng quản lý tín dụng)
Tại PG Bank, việc rà soát và lập hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ giải ngân, hợp đồng tín dụng và giải ngân được thực hiện tại đơn vị kinh doanh. Như đã đề cập ở trên, phòng quản lý tín dụng có nhiệm vụ rà soát toàn bộ các khâu trong quá trình cho vay, trong đó có kiểm tra việc giải ngân thông qua việc rà soát phê duyệt tín dụng, hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ, hồ sơ giải ngân của khách hàng.
về việc kiểm soát trong quá trình lập hợp đồng tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ giải ngân:
-Trước tiên, chuyên viên/nhân viên phòng quản lý tín dụng tại ĐVKD có trách nhiệm lập hợp đồng tín dụng, dựa trên phê duyệt tín dụng của cấp có thẩm quyền đối với khoản vay của khách hàng, lập hồ sơ về tài sản đảm bảo, hồ sơ giải ngân (trong đó có Tờ trình giải ngân và Báo cáo kiểm tra hồ sơ giải ngân).
- Kiếm soát viên/Phó phòng/Trưởng phòng Quản lý tín dụng tại ĐVKD là người rà soát các điều khoản trong hợp đồng tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ giải ngân và trình Giám đốc chi nhánh là người rà soát cuối cùng và ký vào hợp đồng tín dụng.
về việc kiểm soát trong quá trình giải ngân:
- Trên cơ sở hồ sơ giải ngân (Tờ trình giải ngân, Báo cáo kiểm tra hồ sơ giải ngân) đã được ký kiểm soát bởi Kiếm soát viên/Phó phòng/Trưởng phòng Quản lý tín dụng tại ĐVKD, hồ sơ giải ngân sẽ được trình lên GĐCN xem xét. Sau khi GĐCN đã xem xét, ký duyệt trên Tờ trình giải ngân, Báo cáo kiểm tra hồ sơ giải ngân, phòng Quản lý tín dụng thực hiện tiếp công việc giải ngân theo quy định.
Như vậy, nếu như ở bước kiểm soát trước khi giải ngân thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh tại ĐVKD, phòng QLRRTD và các cấp phê duyệt tại Hội sở; thì ở khâu kiểm soát trong khi giải ngân việc kiểm tra kiểm soát tại PG Bank chỉ thuộc trách nhiệm của phòng Quản lý tín dụng và phòng ban liên quan tại ĐVKD... Phòng Quản lý tín dụng tại ĐVKD có trách nhiệm lập và kiểm soát việc lập và kiểm tra HĐTD, hồ sơ khách hàng, hồ sơ TSĐB. và thực hiện giải ngân tại ĐVKD.
c/ Kiểm soát sau khi giải ngân: bao gồm kiểm soát việc đôn đốc thu hồi nợ, tình hình kinh doanh, sử dụng vốn có đúng mục đích, đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng; kiểm soát tín dụng nội bộ độc lập.
KHI GIẢI NGÂN ĐƠN VỊ KINH DOANH
Phòng kinh doanh Lãnh đạo phòng kinh doanh Chuyên viên KH phụ trách khoản vay
Chuyên viên phụ trách khoản vay có trách nhiệm kiểm tra giám sát khách hàng, theo dõi chặt chẽ về mục đích sử dụng vốn, tình hình sản xuất
kinh doanh của khách hàng, khả năng trả nợ của khách hàng. Định kì báo cáo lên trưởng, phó phòng kinh doanh và ban lãnh đạo ĐVKD/Phòng QLRRTD 3 tháng/6 tháng một lần tùy theo phê duyệt tín dụng đối với khách hàng. Trong trường hợp có những biến động bất thường có thể dẫn đến rủi ro cho PG Bank thì phải báo cáo lên Tổng Giám đốc kịp thời để có những biện pháp xử lý thích hợp thông qua đầu mối là phòng Quản lý rủi ro tín dụng.
Như vậy, khâu kiểm soát sau khi cho vay được thực hiện chủ yếu bởi Chuyên viên khách hàng từ việc giám sát khoản vay, đôn đốc thu hồi nợ của khách hàng. Khi khách hàng thanh lý hợp đồng vay vốn, việc thực hiện các công tác hạch toán nghiệp vụ trên hệ thống sẽ được thực hiện bởi bộ phận Quản lý tín dụng.
2.2.2.2. Đánh giá * Kết quả
- Phân định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong công tác kiểm soát rủi ro tín dụng đảm bảo cụ thể, rõ ràng
Quy trình kiểm soát rủi ro đã phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị cá nhân trong quy trình kiểm soát rủi ro tín dụng trong các khâu kiểm soát trước khi cho vay, kiểm soát trong khi cho vay và kiểm soát sau khi cho vay.
Tại mỗi bước trong quá trình thẩm định, chấp thuận, phê duyệt tín dụng và giải ngân đều đảm bảo khi thực hiện quy trình nghiệp vụ có ít nhất 2 cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người thực hiện kiểm soát, không một cá nhân nào có thể một mình thực hiện một quy trình nghiệp vụ. Điều này có thể thấy rất rõ, trong khâu thẩm định khách hàng, cán bộ thẩm định/tái thẩm định là người thẩm định hồ sơ vay vốn, lập tờ trình thẩm định khách hàng. Các khoản vay thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc đơn vị kinh doanh, thì Trưởng phòng/Phó phòng kinh doanh, Giám đốc ĐVKD là người kiểm soát lại các hồ sơ vay vốn khách hàng, các nội dung đưa ra trong
báo cáo thẩm định của cán bộ thẩm định. Đối với các khoản vay thuộc thẩm quyền phê duyệt cao hơn, thì còn có thêm nhiều khâu kiểm soát của Trưởng nhóm/Phó phòng/Trường phòng QLRRTD, Giám đốc khối QLRRvà các cấp phê duyệt tương ứng theo quy mô của khoản vay (Ủy ban tín dung/Hội đồng tín dụng/Cấp chuyên gia phê duyệt tương ứng).
Sau khi khoản vay được phê duyệt, đến khâu lập hồ sơ vay vốn và giải ngân, thì nhân viên/chuyên viên quản lý tín dụng là người lập hồ sơ vay vốn, hồ sơ TSĐB, hồ sơ giải ngân. Kiểm soát/Phó phòng/ Trưởng phòng quản lý tín dụng và Giám đốc chi nhánh là người kiểm soát lại việc hợp đồng vay vốn có các điều khoản đúng theo phê duyệt khách hàng không, chứng từ, hóa đơn giải ngân có đầy đủ, xác thực không, hồ sơ giải ngân có đúng phê duyệt và tuân thủ theo những quy trình và quy định của ngân hàng không. Trên cơ sở đó mới thực hiện công tác giải ngân cho khách hàng theo quy định. Như vậy, ở mỗi khâu kiểm soát, theo quy trình của PG Bank đều đảm bảo có từ 2 cá nhân trở lên lập và kiểm soát. Đối với những khoản vay lớn, sẽ có nhiều bước thực hiện kiểm soát để đảm bảo hạn chế các rủi ro có thể xảy ra, nếu việc kiểm soát không tốt, khi rủi ro của những khoản vay này xảy ra có thể gây ra những thiệt hại rất lớn cho ngân hàng.
* Hạn chế
- Việc giải ngân đang được thực hiện tại các ĐVKD riêng lẻ
Hiện nay, tại PG Bank cũng như một số các NHTM khác, việc lập, kiểm soát hồ sơ giải ngân và thực hiện giải ngân thuộc trách nhiệm thực hiện của phòng Quản lý tín dụng tại ĐVKD. Các khoản tín dụng dù quy mô lớn hay nhỏ, khâu giải ngân đều được thực hiện tại Phòng Quản lý tín dụng tại Chi nhánh. Điều này chứa đựng rủi ro rất lớn, khi việc giải ngân các khoản vay (kể cả những khoản vay có quy mô rất lớn) đều được thực hiện tại ĐVKD, mà thiếu sự kiểm soát của các đơn vị Hội sở. Do không có sự kiểm
tra giám sát thường xuyên từ trên nên có thể dẫn đến việc sai phạm, sai sót xảy ra trong khâu kiểm soát trong khi cho vay. Nhân viên, kiểm soát viên, Trưởng/Phó phòng quản lý tín dụng, giám đốc đơn vị kinh doanh có thể mắc sai sót trong việc lập và kiểm soát hợp đồng tín dụng, thiếu sót chứng từ giải ngân, chứng từ giải ngân bị làm giả. Hoặc có thể cố tình móc nối làm sai dẫn đến rủi ro và thiệt hại cho ngân hàng. Chính vì vậy, việc giải ngân rất có thể xảy ra những sai sót, thậm chi là sai phạm: không giải ngân theo đúng phê duyệt, không tuân thủ theo đúng quy định, quy trình ngân hàng do ĐVKD cố tình gây ra.
- Chưa chú trọng ở khâu kiểm soát sau khi giải ngân
Việc phân định chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong việc kiểm soát rủi ro tín dụng mà PG Bank đáng áp dụng hiện tại có thể nói chỉ tập trung lớn vào khâu kiểm soát trước khi giải ngân, trong khi giải ngân. Khi khoản vay tùy theo quy mô được phân quyền phán quyết theo các cấp phê duyệt. Các khoản vay càng lớn càng qua nhiều các khâu kiểm soát trước khi phê duyệt khoản vay, từ ĐVKD, đến phòng QLRRTD và các cấp phê duyệt tại Hội sở. Việc kiểm soát trong khi cho vay và giải ngân hiện tại mới chỉ thuộc sự kiểm soát của ĐVKD. Bên cạnh đó, việc kiểm soát các khâu trước và trong khi cho vay còn được thực hiện bởi phòng kiểm toán nội bộ với các đợt kiểm tra thực tế tại các chi nhánh từ 1-2 đợt mỗi năm.
Đối với PG Bank nói riêng và một số các NHTM khác nói chung, khâu kiểm soát sau khi giải ngân chưa được chú trọng nhiều. Đa phần, ngân hàng mới chỉ chú trọng đến khâu kiểm soát trước khi giải ngân. Phân định chức