3.2.2.1. Tăng cường chức năng kiểm soát của các phòng ban chuyên trách, kiểm toán nội bộ tại Hội sở
Hiện nay, tại PG Bank chức năng kiểm soát của các phòng ban tại Hội sở, của kiểm toán nội bộ chưa thực sự phát huy được tác dụng. Do số lượng nhân sự có hạn, khối lượng công việc lớn, mạng lưới các chi nhánh, phòng giao dịch ngày càng được mở rộng, chính vì vậy, kiểm toán nội bộ chỉ thực hiện kiểm toán tại chi nhánh 1-2 đợt trong năm. Chính vì vậy, nhiều trường hợp không kịp thời phát hiện ra những sai phạm, sai sót.
Hiện nay, các bộ phận có chức năng kiểm soát rủi ro tín dụng là: Phòng Quản lý rủi ro tín dụng - Khối quản lý rủi ro, Phòng quản lý tín dụng và Phòng xử lý thu hồi nợ, Phòng kiểm toán nội bộ. Trong đó, Phòng quản lý rủi ro tín dụng thực hiện chức năng tái thẩm định đối với các khoản vay vượt quá thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc đơn vị kinh doanh. Phòng Quản lý tín
dụng thực hiện việc kiểm soát hồ sơ khách hàng và thực hiện giải ngân tại ĐVKD. Phòng xử lý thu hồi nợ, xử lý các khoản nợ có vấn đề, tập trung thu hồi nợ, thanh lý, bán tài sản để xử lý nợ, bán nợ, cơ cấu nợ. Phòng kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm soát chất lượng tín dụng, tổng hợp các báo cáo về chất lượng nợ trên toàn hệ thống, báo cáo, phân tích điều chỉnh định hướng, chính sách, quy trình, quy chế cho phù hợp. Vì vậy, việc kiểm soát rủi ro tại Phòng kiểm toán nội bộ mới chỉ dừng lại ở việc nắm bắt số liệu khi rủi ro đã xảy ra, khách hàng đã chuyển nhóm nợ, giảm/mất khả năng thanh toán nợ với ngân hàng. Việc phát hiện sớm và ngăn chặn rủi ro xảy ra chưa đạt hiệu quả.
Có thể thấy hiện tại mới chỉ có khâu thẩm định trước khi giải ngân có sự kiểm soát tốt từ phía phòng ban Hội sở. Khâu kiểm soát sau giải ngân chưa được kiểm soát tốt. Các phòng ban quản lý tại Hội sở chỉ phát hiện khi rủi ro đã xảy ra mà không phát hiện được sớm để ngăn chặn. Vì vậy cần có sự phối hợp tốt của Phòng kiểm toán nội bộ và Phòng QLRRTD với các đơn vị kinh doanh. Cần thường xuyên yêu cầu các ĐVKD báo cáo về tình hình sử dụng vốn, tình hình kinh doanh của khách hàng để có những biện pháp thích hợp phát hiện và giảm thiểu thiệt hại do rủi ro xảy ra. Phòng QLRRTD và Kiểm toán nội bộ cần thường xuyên kết hợp đi thực tế cùng đơn vị kinh doanh, kiểm tra kiểm soát khách hàng về việc sử dụng vốn, tình hình triển khai dự án, tình hình kinh doanh thực tế của khách hàng.
3.2.2.2. Tập trung chú trọng phân định chức năng, nhiệm vụ các đơn vị, phòng ban ở khâu kiểm soát sau giải ngân
Hiện nay, quy trình kiểm soát rủi ro của PG Bank tập trung chủ yếu vào khâu kiểm soát trước khi giải ngân, kiểm soát trong khi giải ngân. Đối với khâu kiểm soát trước khi giải ngân, được kiểm tra kiểm soát qua nhiều bước, đặc biệt đối với cá khoản tín dụng có quy mô lớn. Đối với khâu kiểm soát trong khi giải ngân, việc lập hợp đồng vay vốn, hồ sơ TSĐB, hồ sơ giải ngân
và giải ngân được thực hiện tại đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, khâu kiểm soát sau khi giải ngân chưa được PG Bank chú trọng.
Để nâng cao chất lượng kiểm soát rủi ro ở khâu này, PG Bank cần nâng cao, phát huy vai trò quản lý, kiểm tra, kiểm soát của các phòng ban có liên quan tại Hội sở. Cụ thể, việc kiểm soát sau cho vay còn lỏng lẻo, được thực hiện bởi chuyên viên khách hàng phụ trách khoản vay. Cần có sự phối kết hợp trong việc kiểm soát việc sử dụng vốn của khách hàng, hiệu quả sản xuất kinh doanh, khả năng đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng của phòng QLRRTD, Phòng kiểm toán nội bộ và đơn vị kinh doanh. Tránh tình trạng hiện nay, các phòng ban hội sở chỉ nắm được thông tin do chuyên viên khách hàng báo cáo khi rủi ro thực sự đã xảy ra, khoản nợ đã biến thành nợ quá hạn, khách hàng không có khả năng thanh toán với ngân hàng.
Tranh thủ kết hợp nguồn lực của khối quản lý rủi ro với đơn vị kinh doanh, phát hiện rủi ro có khả năng xảy ra ngay từ khi khách hàng có dấu hiệu bất thường trong việc sử dụng vốn, hoạt động kinh doanh sụt giảm, có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra. Khi nắm bắt được những bất thường từ việc sử dụng vốn vay và hoạt động kinh doanh của khách hàng, ngân hàng sẽ có những biện pháp kịp thời giảm thiểu, ngăn chặn rủi ro như: giảm hạn mức cho vay khách hàng, ngừng giải ngân, hỗ trợ KH tháo gỡ khó khăn trong hoạt động kinh doanh.Tránh trưởng hợp, khi đã hoàn tất giải ngân cho khách hàng, khi khách hàng thua lỗ mới phát hiện ra rủi ro, khi đó tổn thất ngân hàng phải gánh chịu có thể là rất lớn.
3.2.2.3. Xây dựng bộ phận kiểm soát tín dụng độc lập tại các ĐVKD
Như đã phân tích ở trên, tại PG Bank, bộ phận kiểm soát tại các ĐVKD nằm dưới quyền của Giám đốc ĐVKD. Vấn đề này dẫn đến nhiều bất cập, ảnh hưởng đến tính khách quan trong công tác kiểm soát rủi ro tín dụng. Việc kiểm soát độc lập từ bên ngoài được thực hiện bởi các phòng ban chuyên
trách và kiểm toán nội bộ tại Hội sở. Tuy nhiên, việc kiểm soát từ các đơn vị Hội sở không thể thường xuyên do khoảng cách địa lý, do mạng lưới chi nhánh lớn, mỗi năm chỉ có 1-2 đợt kiểm toán nội bộ xuống làm việc trực tiếp tại chi nhánh.
Chính vì vậy, nhiều khi không thể phát hiện được hết những sai sót, sai phạm của các ĐVKD trong quá trình kiểm soát rủi ro tín dụng. Việc xây dựng bộ phận kiểm soát tín dụng độc lập trực tiếp hoạt động tại ĐVKD, nằm ngoài quyền quản lý của giám đốc ĐVKD sẽ nâng cao tính độc lập, khách quan cho công tác kiểm soát rủi ro tín dụng. Bộ phận này chịu sự quản lý ngành dọc của các khối phòng ban tại hội sở như Khối quản lý rủi ro về chất lượng công việc, chế độ chính sách lương thưởng.. .Đơn vị kinh doanh chỉ quản lý về mặt hành chính. Có như vậy, việc quản lý, giám sát hoạt động tín dụng mới thực sự khách quan. Bộ phận kiểm soát rủi ro đặt trực tiếp tại chi nhánh, giúp công tác kiểm soát rủi ro được thực hiện thưởng xuyên. Bên cạnh đó, các cán bộ kiểm soát tín dụng lại thuộc sự quản lý ngành dọc tại các khối, phòng ban tại Hội sở, vì vậy Giám đốc ĐVKD không thể chi phối, ảnh hưởng đến công tác kiểm soát rủi ro.
Như mô hình hiện nay tại các ĐVKD, bộ phận kinh doanh và bộ phận kiểm soát rủi ro đang đồng thời nằm dưới quyền quản lý của Giám đốc ĐVKD. Điều này nảy sinh nhiều mâu thuẫn. Chính vì vậy, rất cần thiết việc điều chỉnh bộ phận kiểm soát tín dụng nằm ngoài quyền kiểm soát của Giám đốc chi nhánh. Mô hình này cũng được nhiều ngân hàng trong nước hiện nay áp dụng, nhằm nâng cao chất lượng của công tác kiểm soát rủi ro tín dụng. Đặc biệt, đây là việc làm rất cần thiết trong điều kiện tín dụng tại PG Bank tăng trưởng cao trong giai đoạn những năm vừa qua, đồng thời tiềm ẩn những rủi ro lớn.