3.2.5.1- Triển khai Hướng dẫn kế toán quản trị DTNHNN
Ngày 22/03/2010, Vụ Tài chính Kế toán NHNN ban hành hướng dẫn số 2111/NHNN-TCKT hướng dẫn công tác kế toán quản trị DTNHNN. Theo đó, kế toán quản trị DTNHNN là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý, điều hành DTNHNN của NHNN. Đối tượng khai thác, sử dụng thông tin kế toán quản trị DTNHNN là Ban lãnh đạo NHNN, Ban điều hành DTNHNN và các đối tượng khác theo qui định hiện hành. Mục đích của Kế toán quản trị DTNHNN là cung cấp thông
tin nội bộ, giúp Ban lãnh đạo NHNN, Ban điều hành có thể nhìn tổng thể về công tác quản lý DTNHNN một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Khi thực hiện kế toán quản trị DTNHNN cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình DTNHNN; Trong trường hợp đồng nhất nội dung kinh tế và phương pháp xử lý thông tin, số liệu kế toán quản trị DTNHNN phải khớp đúng với số liệu tương tứng tại các bộ phận nghiệp vụ khác như kế toán tài chính, kinh doanh ngoại tệ, đầu tư chứng khoán; Kế toán quản trị DTNHNN được thực hiện theo qui trình chặt chẽ. Những người thực hiện kế toán quản trị DTNHNN phải được phân quyền và chỉ được phép thực hiện những công việc được phân quyền; Số liệu của kế toán quản trị DTNHNN chỉ được sử dụng để quản lý điều hành DTNHNN và lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý. Không sử dụng số liệu, tài liệu của kế toán quản trị Dự trữ Ngoại hối Nhà nước cho các mục đích khác.
Theo hướng dẫn số 2111/NHNN-TCKT, Sở Giao dịch là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm thực hiện kế toán quản trị DTNHNN. Bên cạnh đó, theo hướng dẫn 2111 của Vụ Tài chính - Kế toán, toàn bộ lượng ngoại tệ do NHNN quản lý đang đầu tư tại nước ngoài phải được quản lý theo nguồn hình thành (nguồn từ Quỹ DTNH, nguồn từ Quỹ Bình ổn tỷ giá và giá vàng và nguồn từ tiền gửi của kho bạc Nhà nước và các tổ chức tín dụng). Như vậy, trong thời gian tới, Sở Giao dịch cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:
(i) Phân loại lần đầu và lập danh mục tài sản ngoại tệ hiện có theo nguồn hình thành, trình cấp có thẩm quyền (ban điều hành DTNHNN hoặc Ban giám đốc Sở Giao dịch) phê duyệt. đây chính là bước xác định mã nguồn vốn ngoại tệ.
(ii) Xây dựng, hoàn thiện qui trình từng loại nghiệp vụ trong quản lý DTNHNN và qui trình luân chuyển chứng từ của loại nghiệp vụ tương ứng.
(iii) Nghiên cứu, đề xuất với Ban điều hành DTNHNN về thẩm quyền của Sở Giao dịch được thực hiện điều chỉnh tính chất nguồn (điều chỉnh mã nguồn vốn ngoại tệ) của một số tài sản ngoại tệ trong một số trường hợp
nhất định nhằm đáp ứng nhu cầu điều chuyển theo lệnh của Thủ tướng Chính phủ hoặc Ban điều hành DTNH.
Theo chức năng , nhiệm vụ được giao, Sở giao dịch là đơn vị thực thi nghiệp vụ cụ thể trên cơ sở các qui định pháp lý hiện hành. Vì vậy, để kế toán quản trị DTNHNN nhanh chóng đưa vào sử dụng, Sở giao dịch cần thiết phải nhận được sự trợ giúp, phối hợp từ các đơn vị liên quan, cụ thể: Cục Công nghệ tin học chịu trách nhiệm thiết kế phần mềm, đáp ứng được yêu cầu và các mẫu biểu đã liệt kê trong hướng dẫn; Vụ Quản lý Ngoại hối phối hợp với Sở Giao dịch trong việc xây dựng hệ thống các bảng qui định mã thống kê nghiệp vụ; Cục Quản trị, Vụ Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm cung cấp cơ sở hạ tầng phục vụ công tác quản trị DTNHNN.
Mục tiêu đặt ra của kế toán quản trị DTNHNN là tăng cường hiệu quả quản lý đầu tư DTNHNN và hạn chế các loại rủi ro có thể gặp phải trong quá trình quản lý. Vì vậy, phần mềm quản trị DTNHNN cần đạt được một số yêu cầu sau:
(1) Mục tiêu và đặc tính của hệ thống
• Xây dựng một giải pháp hệ thống công nghệ thông tin qui mô và hiện đại, nối mạng giữa các phòng: Kinh doanh ngoại hối, Quản lý rủi ro, Thanh toán quốc tế, Kế toán và nối mạng với Ban điều hành DTNHNN nhằm tự động hóa các qui trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng quản lý rủi ro, tăng cường chức năng giám sát, báo cáo đối với các hoạt động DTNHNN.
• Hệ thống phải có tính mở để có thể kết nối với các hệ thống giao dịch hiện tại như Reuters, Bloomberg và hệ thống thanh toán quốc tế SWIFT, cho phép người sử dụng định nghĩa qui trình giao dịch, thanh toán đối với các nghiệp vụ mới, cho phép việc cập nhật và nâng cấp hệ thống được thực hiện dễ dàng. Đồng thời phải có khả năng cung cấp các loại báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo.
• Có khả năng phân quyền đối với từng nhóm sử dụng hoặc từng người sử dụng đối với các quyền sử dụng hệ thống như: Quyền cập nhật,
sửa đổi, truy cập và khai thác dữ liệu; quyền kiểm duyệt dữ liệu; quyền quản lý và giám sát; quyền truy cập các loại báo cáo...
• Hệ thống phải có độ an toàn cao để đảm bảo độ bảo mật các thông tin về quản lý DTNHNN.
(2) Yêu cầu về nội dung hệ thống
• Tạo hệ thống cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo có đầy đủ các thông tin cần thiết liên quan đến từng đối tác, từng loại ngoại tệ ...
• Ứng dụng tự động hóa qui trình giao dịch
• Có khả năng kết nối với các hệ thống khác hiện đang sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý DTNHNN
• Quản lý số dư tức thời theo các tiêu chí: tên ngân hàng, nguồn hình thành tài sản, loại ngoại tệ, loại hình đầu tư ...
• Đánh giá lại giá trị DTNHNN theo giá thị trường
• Có cơ chế quản lý hạn mức đầu tư và tỷ lệ cơ cấu; Đo lường và quản
lý các chỉ số rủi ro; Quản lý các danh mục đầu tư theo chỉ số tham chiếu; Đo lường kết quả đầu tư; Các loại báo cáo theo yêu cầu của đơn vị sử dụng
Việc xây dựng thiết kế phần mềm như trên là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai được kế toán quản trị DTNHNN.
3.2.6.2- Sử dụng dịch vụ FININFORM của tổ chức SWIFT để thu thập số liệu phục vụ công tác thống kê giao dịch ngoại hối, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý DTNHNN.
Với chức năng can thiệp thị trường ngoại hối khi cần thiết nhằm ổn định tỷ giá và giá trị đồng tiền trong nước, việc các dòng tiền liên tục ra/ vào lãnh thổ làm ảnh hưởng đến danh mục đầu tư của các Ngân hàng Trung ương. Nếu để dòng tiền này nằm ngoài tầm kiểm soát của các nhà quản lý sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của các chính sách vĩ mô.
Hiện nay, khó khăn của NHNN trong việc quản lý các thông tin trong các lĩnh vực có liên quan đến thanh toán quốc tế , chuyển tiền, luồng vốn vào/ra Việt Nam là: Thông tin không mang tính thời sự, thông tin thường tổng hợp sau 1 tuần hoặc 10 ngày, nội dung báo cáo của các Tổ chức tín dụng chỉ mang tính tổng hợp, không có khả năng cung cấp thông tin chi tiết
để NHNN có thể phân tích được thông tin, ngoài ra nội dung thông tin báo cáo của các ngân hàng thành viên còn chưa chính xác, do cập nhật số liệu theo phương pháp thủ công. Trong bối cảnh hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, các tác động của dòng tiền vào/ra Việt Nam liên quan, tác động nhanh chóng, tức thời tới nền kinh tế Việt Nam. Việc có các thông tin này một cách nhanh chóng, tức thời, để từ đó NHNN có thể đưa ra các qui định, chính sách kịp thời là một yêu cầu bức thiết bởi vì nó góp phần nâng cao hiệu quả việc quản lý các luồng tiền lưu thông trong nước, các giao dịch chuyển tiền thanh toán quốc tế; nâng cao hiệu quả quản lý ngoại hối, chính sách tỷ giá và chính sách tiền tệ của NHNN. Để đáp ứng được yêu cầu trên, đòi hỏi Ngân hàng Nhà nước phải có phương tiện hỗ trợ để thu thập và xử lý các thông tin cần thiết. Hiện nay, nghiệp vụ thanh toán quốc tế giữa các hệ thống ngân hàng trong và ngoài nước chủ yếu được thực hiện qua kênh thanh toán quốc tế SWIFT, nên thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu của SWIFT, Ngân hàng Nhà nước có thể thu thập được đầy đủ thông tin liên quan đến thanh toán ngoại tệ ra/vào lãnh thổ Việt nam. Dịch vụ FININFORM của tổ chức SWIFT có thể đáp ứng được yêu cầu này.
SWIFT là một tổ chức tài chính liên hiệp có tính đặc thù nhằm cung cấp các dịch vụ bảo mật, các dịch vụ chuẩn hóa điện tín và phần mềm các giao diện cho 8.332 tổ chức tài chính trên 209 quốc gia. Cộng đồng SWIFT bao gồm các ngân hàng, các đơn vị môi giới kinh doanh và các quỹ quản lý đầu tư cũng như hạ tầng của họ về thanh toán, an ninh, ngân sách tài chính và thương mại. SWIFT đưa ra định lượng gía trị kinh doanh một cách phù hợp và chứng minh sự chuyên nghiệp về đặc tính kỹ thuật đến các thành viên thông qua toàn bộ các tiêu chuẩn điện, độ bảo mật, độ tin cậy trên nền tảng điện tín với độ chính xác tuyệt đối và có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý các giao dịch. Các nguyên tắc hướng dẫn cơ bản của SWIFT rất rõ ràng để tạo nên dịch vụ công nghệ tài chính trên một nền tảng chung về kỹ thuât tiên tiến và khả năng truy cập để chia sẻ các giải pháp, mà qua đó mỗi thành viên xây dựng được lợi thế cạnh tranh riêng của mình.
FININFORM là dịch vụ của SWIFT, cung cấp cho các ngân hàng trung ương các quốc gia hay các ngân hàng toàn cầu với mục đích giúp cho các tổ chức này có thể theo dõi tình hình hoạt động các nghiệp vụ thanh toán theo thời gian thực. FININFORM được sử dụng bởi các tổ chức toàn cầu cũng như địa phương để nhận câc bản sao các điện riêng biệt được trao đổi qua các chi nhánh và kiểm soát hoạt động của họ nhằm mục đích chống rửa tiền. FININFORM cũng có thể được sử dụng bởi một tổ chức trung tâm hoặc cơ quan điều phối để nhận các bản sao của các giao dịch ra/vào quốc gia, ví dụ dùng để hỗ trợ để đưa ra các báo cáo về cán cân thanh toán.
Với mục tiêu tra cứu thông tin và lập báo cáo phục vụ cho công tác quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước, NHNN nên lựa chọn phương án kiểm soát sau. Với dịch vụ kiểm soát sau, mọi điện thanh toán quốc tế của các ngân hàng trên lãnh thổ Việt Nam sẽ được tự động Copy theo thời gian thực về Ngân hàng Nhà nước để Ngân hàng Nhà nước có thể theo dõi phân tích theo yêu cầu sử dụng của từng Vụ, Cục liên quan.
Để sử dụng được dịch vụ này, NHNN phải đầu tư hệ thống cơ sở hạ tầng mới. Kiến trúc tổng thể của hệ thống được mô tả như sau:
Biểu 3.2- Mô hình hệ thống dịch vụ FININFORM
(i) Hệ thống SWIFT: Hiện tại NHNN đang sử dụng hệ thống SWIFT và đặt tại Sở Giao dịch để phục vụ cho công tác quản lý DTNHNN với số lượng điện đi, đến đang ở mức độ 1. Nếu sử dụng dịc vụ FININFORM, doanh số nhận điện sẽ tăng nhiều lần so với hiện tại nên hệ thống hiện tại sẽ không đáp ứng được yêu cầu. Vì vậy, hệ thống này sẽ hoặc là đầu tư mới hoặc là sẽ nâng cấp lên để có thể đáp ứng được cả hai nhu cầu: Thực hiện nhiệm vụ quản lý DTNHNN và nhận điện báo cáo MT096 (là điện chứa các thông tin lấy từ các loại điện chuyển tiền theo yêu cầu cuả Ngân hàng Nhà nước) của dịch vụ FININFORM. Khi đó, hệ thống SWIFT của Ngân hàng Nhà nước là cổng đón thông tin của SWIFT truyền về. Công việc này được thực hiện khi Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại tại Việt Nam, là thành viên SWIFT thực hiện đăng ký dịch vụ FININFORM.
(ii) Hệ thống cơ sở dữ liệu: Là máy chủ cơ sở dữ liệu có nhiệm vụ là kho chứa thông tin các giao dịch chuyển tiền/thanh toán ra, vào lãnh thổ
Việt Nam. Cơ sở dữ liệu này cần được thiết kế để phục vụ mục đích lấy thông tin báo cáo nhanh nhất, hiệu quả nhất.
(iii) Hệ thống máy chủ ứng dụng: Là nơi phần mềm được cài đặt để thực hiện các chức năng sau: Quét các File điện MT096 chứa thông tin giao dịch chuyển tiền/thanh toán và nhận các điện này về để xử lý; Xử lý, phân tích thông tin trong File điện MT096: Là phần mềm ứng dụng sẽ tự động mở File MT096, phân tích thông tin trong điện MT096; Lưu trữ thông tin vào cơ sở dữ liệu: Sau khi xử lý thông tin, những thông tin cần thiết sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu nhằm mục đích sử dụng trong báo cáo, phân tích thông tin, theo dõi giao dịch; Thực hiện chức năng theo dõi, cảnh báo, báo cáo theo yêu cầu của NHNN: Căn cứ vào yêu cầu quản lý của các đơn vị thuộc NHNN, phần mềm ứng dụng sẽ thực hiện chức năng lập báo cáo, theo dõi, cảnh báo theo ngưỡng để các phòng, ban, người sử dụng khác thuộc NHNN có thể khai thác thông tin, sử dụng hệ thống; Các chức năng khác: phần mềm ứng dụng cần có một số chức năng cơ bản khác như: phân quyến sử dụng , cài đặt các tham số cho hệ thống máy chủ ứng dụng.
(iv) Lớp giao diện với người sử dụng cuối: là các phàn mềm thin- client, là phần mềm trình diễn thông tin, là giao diện làm việc với người sử dụng cuối, có thể là người quản trị hệ thống, nhân viên xử lý dữ liệu, nhân viên quản lý báo cáo, nhân viên cao cấp . . .
Với việc sử dụng FININFORM, Ngân hàng Nhà nước sẽ qui định các loại điện mà NHNN có nhu cầu thu thập. SWIFT sẽ tự động đóng gói tất cả các điện gửi và nhận của các ngân hàng thành viên thuộc bộ điện qui định trên vào nội dung điện MT096 và gửi ngay bản sao chép này tới hệ thống SWIFT của NHNN. Qua hệ thống SWIFT Alliance, dữ liệu sao chép về sẽ được lưu trên một máy chủ cơ sở dữ liệu. Để truy xuất dữ liệu từ máy chủ này, căn cứ trên nhu cầu sử dụng của các đơn vị, NHNN sẽ xây dựng chương trình phần mềm xử lý dữ liệu phục vụ các mục đích sử dụng của từng Vụ, Cục thuộc Ngân hàng Nhà nước. Việc sao chép các dữ liệu được thực hiện dựa trên các đặc tính bảo mật, bảo an của hệ thống chuẩn SWIFTNet FIN và được thực hiện theo thời gian thực.
Mô hình chuyên nhận điện được mô tả như sau:
Biểu 3.3 : Sơ đồ chuyển nhận điện MT906
Đê sử dụng được dịch vụ này, NHNN phải có đầy đủ cơ sở hạ tầng phù hợp và phải đăng ký sử dụng dịch vụ FININFORM với SWIFT theo một mã mới bởi vì, NHNN đang sử dụng hệ thống SWIFT phục vụ công tác thanh toán quốc tế của NHNN. Khi đó, NHNN với vai trò là nhà quản trị dịch vụ đê quản lý toàn bộ nhóm thành viên sử dụng dịch vụ này. Toàn bộ các ngân hàng thành viên chỉ phải đăng ký sử dụng dịch vụ FININFORM với SWIFT mà không phải cài đặt phần mềm mới, mua sắm máy móc mới hay trả bất kỳ khoản phí nào. Toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến việc nhận các bức điện Copy do Ngân hàng Nhà nước thanh toán theo cơ chế thanh toán hiện hành của SWIFT đối với các thành viên.
Bên cạnh đó, đê đảm bảo tính sẵn sàng cao, hoạt động liên tục của