Thông tin của CIC thường xuyên được sử dụng bởi các TCTD. Một số TCTD xem việc có được thông tin từ CIC như là một yêu cầu bắt buộc trong việc đánh giá các đơn xin cấp tín dụng. Mặc dù các TCTD khác chỉ sử dụng các thông tin này cho mục đích tham khảo nhưng vai trò của CIC trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời là rất quan trọng vì CIC là trung tâm thông tin tín dụng duy nhất tại Việt Nam hiện nay.
Yêu cầu các TCTD phải tăng cường tính chính xác của báo cáo cung cấp cho CIC. Nguồn thông tin của CIC có nguồn gốc từ các TCTD, các TCTD trước tiên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trong báo cáo của mình. Do đó, CIC cần phải cài đặt hệ thống để xác minh tính chính xác của thông tin càng chính xác càng tốt. Đặc biệt là tính chính xác của các thông tin thường xuyên được sử dụng, tức là "Báo cáo tình trạng cho vay" bao gồm các hồ sơ công ty, chi tiết dư nợ vay và lịch sử vay nợ nên được cố gắng thu thập tối đa.
3.2.1.1. Tăng cường tính chính xác về tình trạng vay
Trong một số trường hợp, các con số trái ngược về dư nợ cho vay được thể hiện trong báo cáo riêng. Các trường hợp này là do các dữ liệu không được cập nhật và/hoặc những sai lầm trong nhập liệu. Để xác minh tính đúng đắn của các khoản vay nợ, cần xây dựng một một hệ thống với mục tiêu để
tổng hợp số liệu của tất cả các khoản vay báo cáo bởi các TCTD với dư nợ cho vay được thể hiện trong bảng cân đối của ngân hàng. Phương pháp kiểm tra tương tự có thể được áp dụng để đối chiếu các số liệu báo cáo dư nợ cho vay và số dư tiền vay trong bảng cân đối của khách vay. Hiện nay, do CIC đang thu thập tất cả các khoản vay sử dụng mẫu chung giống nhau (một mẫu cho doanh nghiệp và một mẫu cho cá nhân), CIC cần tiếp tục thu thập các báo cáo về tất cả các khoản vay mà không đưa ra bất kỳ giới hạn nào trong chi tiết báo cáo khoản vay, tổng dư nợ và mục đích của khoản vay. Khoản vay có thể được phân loại theo ngành kinh tế, dựa trên việc phân chia thành 20 ngành nghề kinh doanh mà CIC đang áp dụng để làm báo cáo ngành.
3.2.1.2. Tăng cường tính chính xác về tình trạng pháp lý và đặc điểm của công ty/doanh nghiệp
Một số trường hợp các thông tin như thay đổi của số tiền vay, các thay đổi của lĩnh vực kinh doanh, cổ đông, Giám đốc điều hành/quản lý, địa chỉ,v.v ... không được cập nhật mặc dù các TCTD được yêu cầu phải cập nhật trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao dịch hoặc tại thời điểm TCTD biết thay đổi được thực hiện. Các TCTD báo cáo thông tin pháp lý của khách vay và hồ sơ công ty tại thời điểm giải ngân. Các nội dung tại thời điểm báo cáo ban đầu có thể thay đổi trong quá trình phát triển kinh doanh. Do đó, các TCTD phải báo cáo bất kỳ thay đổi cơ bản nào của khách vay cho CIC trên cơ sở bắt buộc. Bên cạnh đó, việc thực hiện chương trình đào tạo định kỳ cho các nhân viên làm đầu mối báo cáo số liệu tại các TCTD cũng cần được coi trọng.
3.2.1.3. Tăng cường tính xác thực của báo cáo tài chính
Tính xác thực của báo cáo tài chính (BCTC) bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng được yêu cầu như một công cụ cơ bản để đánh giá tình trạng tài chính của khách vay. Hiện tại, trong số 815.687 khách hàng doanh nghiệp, CIC nhận
được BCTC chỉ từ trên 85.000 doanh nghiệp qua các TCTD (số liệu tính đến Tháng 6/2018).
Dữ liệu BCTC cung cấp những thông tin quan trọng để đánh giá tình hình tài chính (bằng Bảng cân đối kế toán) và kết quả kinh doanh (theo Báo cáo kết quả kinh doanh) của doanh nghiệp. Xét tầm quan trọng của dữ liệu BCTC, các báo cáo này phải được xem như một cơ sở dữ liệu riêng biệt bên cạnh các dữ liệu chính khác trong danh mục cho vay cho báo cáo TCTD và CIC.
Các TCTD cần gửi BCTC của khách vay tại thời điểm báo cáo khoản vay mới và khi kết thúc mỗi năm tài chính. Tỷ lệ khách hàng gửi BCTC vẫn còn thấp dưới mức mong đợi. Để bảo đảm tính xác thực của BCTC, các BCTC cần được kiểm toán từ các doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, các công ty niêm yết, các doanh nghiệp nhà nước và các doanh nghiệp nước ngoài đều được yêu cầu chuẩn bị BCTC đã được kiểm toán và trình lên Ủy ban Kiểm toán Nhà nước. Mặt khác, việc chấp nhận BCTC được đơn giản hóa cho các loại hình kinh doanh hộ gia đình làm gia tăng tỷ lệ gửi báo cáo từ các doanh nghiệp nhỏ hơn.
3.2.1.4. Hợp nhất các thông tin liên quan ảnh hưởng tới tình hình tài chính của khách vay
Thông tin về nhóm công ty được hợp nhất trong hệ thống CIC, nếu công ty mẹ sở hữu từ 51% cổ phần của công ty con, báo cáo của công ty con phải hợp nhất trong báo cáo của công ty mẹ. Tuy nhiên, tình hình vay vốn của chủ sở hữu công ty không được hợp nhất. Tình hình tài chính của chủ sở hữu thường ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty. Việc hợp nhất thông tin tài chính của chủ sở hữu để đánh giá các công ty có quy mô nhỏ như công ty vừa và nhỏ và công ty một thành viên là đặc biệt quan trọng vì qua thời gian, các khoản vay cho các chủ sở hữu trên thực tế được sử dụng cho việc kinh doanh tài chính của công ty.
3.2.1.5. Yêu cầu tổ chức tín dụng báo cáo loại và mục đích của khoản vay của khách hàng
Các TCTD hiện chưa được yêu cầu báo cáo về loại và mục đích của khoản vay trong các mẫu biểu báo cáo hiện nay. Theo quan điểm quản lý rủi ro, việc kiểm tra vốn vay được sử dụng như thế nào là rất cần thiết. Cần thiết phải thêm các cột về loại khoản vay (chẳng hạn như vốn lưu động, tài trợ thương mại và cho vay đầu tư) và ý kiến về mục đích của khoản vay trong báo cáo tình trạng cho vay từ các TCTD. Mục đích của việc thu thập các thông tin này là một trong những yếu tố quyết định của thẩm định tín dụng, vốn vay được sử dụng bởi khách vay như thế nào là rất quan trọng. Cán bộ tín dụng nên kiểm tra cẩn thận mục đích và đánh giá khả năng của khách vay trong việc trả nợ các khoản vay từ lợi nhuận từ đầu tư.
Cột loại khoản vay được phân loại như sau.
Đối với tín dụng cá nhân: Vay bằng thẻ, Vay tiêu dùng (Mua ô tô, Xe máy, Thiết bị điện), Vay mua nhà và các mục đích khác; Đối với tín dụng doanh nghiệp:
Vốn lưu động, Vay thương mại, Vay đầu tư (Xây dựng cơ bản, Mua máy móc thiết bị, Mua nhà xưởng và các mục đích khác).
Những thông tin phân tích theo loại và mục đích của khoản vay cũng sẽ là thông tin hữu ích cho các chi nhánh NHNN và TCTD trong địa phương, vì các thông tin đó cho phép so sánh trong khu vực và thông qua đó, chi nhánh NHNN và TCTD có thể hiểu rõ hơn những đặc điểm của hoạt động tín dụng trong từng vùng và nhu cầu tín dụng trong khu vực.
3.2.1.6. Hoàn thiện khâu thu thập thông tin đầu vào
Hiện nay, nguồn thu thập thông tin chủ yếu là từ các TCTD bắt buộc phải báo cáo TTTD về CIC theo Thông tư 03/2013/TT-NHNN của Thống đốc NHNN, việc thu thập thông qua các kênh khác còn nhiều hạn chế. CIC mới chỉ thu thập được từ các TCTD và các tổ chức khác có hoạt động ngân hàng chịu sự
quản lý của NHNN, còn các tổ chức khác không thuộc sự quản lý của NHNN thì
CIC vẫn chưa thu thập được thông tin như: các quỹ đầu tư, các công ty bảo hiểm,v.v... Trong thời gian tới, CIC cần tăng cường công tác phối hợp với cá tổ chức này, và có chính sách khuyến khích các tổ chức tài chính vi mô tham gia vào hoạt động TTTD như các quốc gia khác trên thế giới.
CIC cần phải xây dựng được chương trình phần mềm, tự động tạo ra các file đối với khách hàng thiếu chỉ tiêu để gửi lại TCTD, buộc các TCTD bổ sung; đồng thời, xây dựng quy chế xử phạt hợp lý nếu không thực hiện thông qua các mức độ nặng nhẹ, hiện tại công việc này vẫn phải làm thủ công.
Nhiều TCTD chưa báo cáo thông tin theo đúng quy định, vì vậy, cần phải xây dựng được các báo cáo thống kê thể hiện trên Web-CIC, để các chi nhánh NHNN ở các tỉnh, thành phố có thể nhanh chóng phối hợp với CIC đôn đốc các TCTD trên địa bàn.
Một số TCTD chỉ đăng ký để thực hiện truy cập khai thác thông tin mà chưa phát sinh hoạt động tín dụng cần phải được theo dõi riêng, không theo dõi chung cùng các TCTD khác để tránh nhầm lẫn.
Đối với thông tin về tài chính doanh nghiệp, hiện tại các TCTD phải báo cáo về CIC theo định kỳ. Tuy nhiên, các báo cáo tài chính của nhiều công ty chưa được kiểm toán, do đó, cùng một doanh nghiệp nhưng có thể có nhiều báo cáo tài chính khác nhau. Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng thông tin, CIC cần yêu cầu các TCTD phải gửi báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã qua kiểm toán đảm bảo tính pháp lý của thông tin.
Nghiên cứu để tạo ra một vùng riêng để cập nhật các thông tin nhận diện khác của các khách hàng cá nhân như: Số hộ chiếu, Chứng minh thư quân đội, Thẻ ngành công an,...
Về thông tin dư nợ tiêu dùng và tín dụng thẻ: mặc dù, trong theo Thông tư 03/2013/TT-NHNN đã yêu cầu các TCTD báo cáo các thông tin này, nhưng trên thực tế chỉ mới có ít TCTD báo cáo. Trong thời gian tới, CIC cũng
cần tổng hợp và có đánh giá đối với từng TCTD, có chế tài nghiêm khắc để buộc các TCTD phải tham gia một cách nghiêm túc và triệt để.
3.2.1.7. Hoàn thiện khâu xử lý dữ liệu
Trong dây chuyền: thu thập - xử lý - cung cấp dữ liệu TTTD, thì xử lý dữ liệu có vai trò đặc biệt quan trọng, nó phản ánh chất lượng hoạt động của cả hệ thống TTTD. Mục tiêu của công việc này là phải đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác, trung thực và đáng tin cầy, đồng thời phải được đối chiếu kiểm tra giữa các nguồn và thực hiện việc kiểm tra chéo thông tin đầu vào giữa các TCTD.
Để hoạt động xử lý thông tin đáp ứng được mục tiêu trên, CIC cần:
- Hoàn thiện chương trình phần mềm Kiểm soát thông tin đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi, chính xác, kịp thời trong quá trình xử lý thông tin. Hạn chế lớn nhất của hoạt động xử lý thông tin hiện nay là mặc dù các TCTD đã báo cáo file số liệu theo Thông tư 03/2013/TT-NHNN , nhưng chương trình mới tại CIC chưa hoàn thiện. Do vậy, mới chỉ có K1, K3, K4 là đang được tiến hành xử lý dữ liệu trên cơ sở chỉnh sửa lại chương trình cũ, còn các thông tin báo cáo khác chưa có chương trình để kiểm tra, cập nhật.
- Quy trình của xử lý dữ liệu bao gồm các giai đoạn: Nhận file báo cáo và chuyển dữ liệu vào kho tạm- thực hiện xử lý dữ liệu- cập nhật vào kho chuẩn. Trong mỗi một giai đoạn cần xây dựng được chuẩn các bước tiến hành để các cán bộ xử lý thực hiện tuần tự, tránh bỏ bước dẫn đến xử lý sai, nhầm lẫn.
Tại giai đoạn chuyển dữ liệu từ file báo cáo vào kho tạm, phải xây dựng được chương trình bắt lỗi đối với file sai, có thông báo chi tiết và gửi trả TCTD, để TCTD biết và chỉnh sửa. Vì có những file dung lượng rất lớn, nếu nhìn bằng mắt thường sẽ không thể phát hiện được lỗi.
Việc xử lý dữ liệu phải thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt theo các bước, đặc biệt đối với các cán bộ mới. Phân chia quyền đối với các tình huống xử lý phức tạp. Cải tiến quy trình xử lý cho linh hoạt và tiện lợi ví dụ cho phép tác
động cùng một lúc lên nhiều bản ghi, xây dựng chương trình duyệt cho các công ty liên quan, xây dựng chương trình duyệt để làm mới hồ sơ khách hàng; xây dựng chương trình duyệt đối với các Tổng công ty.
- Xây dựng được chương trình báo cáo đáp ứng yêu cầu khác nhau phục vụ cho quản lý của NHNN, các Vụ Cục Ngân hàng Trung ương, ...
Đối với các hồ sơ khách hàng đã được cập nhật vào kho chuẩn, khi có bất kỳ sự tác động điều chỉnh phải được lưu vào một kho riêng, và có phân cấp quyền được điều chỉnh và duyệt điều chỉnh. Việc này sẽ quy trách nhiệm được đến từng cán bộ xử lý, nâng cao ý thức của cán bộ xử lý thông tin.
- Xây dựng được chương trình xử lý thông tin bán tự động. Hiện nay, theo quy định, các TCTD phải gửi file báo cáo 3 ngày, 1 lần. Với hơn 130 TCTD gửi file, do vậy, khối lượng file cũng như số lượng hồ sơ rất lớn cần được xử lý trong một ngày; do đó, việc xử lý thủ công bằng phần mềm sẽ mất nhiều thời gian và lao động. Cho nên, trong thời gian tới, cần xây dựng được chương trình xử lý thông tin bán tự động, có nghĩa là ở một số khâu trong quy trình xử lý sẽ được tự động thực hiện trên máy như chuyển text tab, cập nhật K1, cập nhật các K liên quan đến K1 như K3, K4.
3.2.1.8. Phát triển hệ thống thu thập dữ liệu toàn diện
Để nâng cao chất lượng và độ bao phủ của dữ liệu, CIC cần thiết phải thực hiện những yêu cầu dưới đây để thiết lập sự hợp tác chặt chẽ với các tổ chức có liên quan.
- Mở rộng mức độ bao phủ các tổ chức tín dụng báo cáo
Trách nhiệm đầu tiên của CIC là thu thập và lưu trữ các thông tin toàn diện về tín dụng. Để phát triển hoạt động của mình, CIC cần phải mở rộng mức độ bao phủ các TCTD báo cáo. Điều này có nghĩa là: tất cả các TCTD tham gia vào hệ thống đều phải có trách nhiệm và nghĩa vụ báo cáo số liệu về CIC.
Để làm phong phú thêm nội dung của các báo cáo quan trọng trong hoạt động cung cấp thông tin, CIC cần thêm các thông tin về khoản vay nước ngoài, thông tin về nộp thuế, thông tin về phá sản,v.v... Để có được các thông tin này, CIC cần phải xây dựng và phát triển hệ thống trao đổi thông tin với các cơ quan chính phủ liên quan.
- Thiết lập cơ chế thông tin phản hồi từ Cơ quan thanh tra giám sát ngân
hàng đến CIC
Hiện tại, Ngân hàng nhà nước Việt Nam không phản hồi thông tin của mình cho CIC. Trong số những thông tin mà NHNN/Cơ quan thanh tra giám sát ngân hàng (CQTTGSNH) thu thập từ các TCTD, có thông tin hữu ích cho CIC như dữ liệu vay nợ được phân loại theo các thời kỳ của khoản vay (ngắn, trung, dài) và đồng tiền của khoản vay (nội tệ, ngoại tệ). Việc tham khảo thông tin hai chiều giữa CQTTGSNH và CIC cần được thiết lập, mặc dù thông tin trao đổi có thể ở mức độ tổng hợp.