1.2.3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng
KSNB nghiệp vụ tín dụng là toàn bộ những chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ tín dụng được thiết lập trong nội bộ ngân hàng theo các quy tắc thiết kế KSNB đã nêu trên, nhằm đảm bảo thực hiện ba mục tiêu chính:
- Hoạt động tín dụng của ngân hàng an toàn và hiệu quả;
- Hệ thống thông tin sổ sách, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động tín dụng chính xác, đáng tin cậy và kịp thời;
- Đảm bảo hoạt động tín dụng trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy định, cơ chế chính sách, pháp luật hiện hành, các chiến lược, chính sách sách kinh doanh và quy trình nghiệp vụ mà các cấp lãnh đạo quản lý và điều hành của ngân hàng quy định.
Để thực hiện mục tiêu này, KSNB nghiệp vụ tín dụng trong NHTM cũng cần được xây dựng theo 05 cấu phần như sau:
(1) Môi trường kiểm soát:
- Triết lý và phong cách điều hành: BĐH cấp cao của ngân hàng cần ý thức rõ tầm quan trọng của hoạt động tín dụng và KSNB hoạt động tín dụng thông qua việc xây dựng chiến lược và chính sách quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng và định kỳ phải xem xét, đánh giá các chiến lược và chính sách này. HĐQT và BĐH cần xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tín dụng trong từng thời kỳ và phổ biến chính sách phát triển tín dụng đến cấp thực hiện nghiệp vụ. Đồng thời, phải chú trọng đến việc hoàn thiện chính sách tín dụng và quy trình tín dụng, phổ biến đầy đủ, kịp thời đến từng đối tượng có liên quan;
- Xây dựng văn hóa kiểm soát: HĐQT và BĐH cần đẩy mạnh các chuẩn mực trung thực và đạo đức qua các hành động và phát ngôn, tạo sự nhận thức về tầm quan trọng của KSNB ở tất cả các cán bộ, báo cáo với cấp quản lý về bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình hoạt động, vi phạm chuẩn mực đạo đức, chính sách của ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng;
- Cơ cấu tổ chức: Đối với nghiệp vụ tín dụng, một bộ máy hoạt động tốt phải đảm bảo sự phân tách nhiệm vụ giữa người đề xuất tín dụng và thẩm định tín dụng. Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát các hoạt động trước, trong và sau khi cho vay trên toàn bộ hoạt động tín dụng. Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng;
- Chính sách nhân sự: Năng lực của cán bộ tín dụng, cán bộ thẩm định góp phần rất lớn trong KSNB nghiệp vụ tín dụng. Do vậy các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, khen thưởng, kỷ luật nhân viên cho phù hợp;
- Thiết lập quy trình tín dụng chặt chẽ: Mỗi NHTM cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy định của ngân hàng và pháp luật để thiết kế quy định tín dụng hợp lý, đảm bảo được sự liên hoàn, phối hợp nghiệp vụ. Việc xây dựng quy
trình tín dụng hợp lý sẽ có tác dụng:
+ Ngân hàng sẽ tổ chức được bộ máy tín dụng phù hợp, nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban được xác định rõ ràng
+ Ngân hàng sẽ thiết lập các thủ tục hành chính phù hợp với các quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh
+ Quy trình tín dụng sẽ được cụ thể hóa thành cẩm nang, sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ tín dụng thống nhất toàn hệ thống
+ Quy trình tín dụng là cơ sở để kiểm soát quá trình cấp tín dụng và điều chỉnh chính sách cấp tín dụng của ngân hàng, giúp nhà quản trị có thể phát hiện ra những khâu, những quy định cần điều chỉnh và kiểm soát được rủi ro khi cấp tín dụng
(2) Quy trình đánh giá rủi ro
- Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch về tình hình tài chính của ngân hàng như: dự thu, dự chi, kế hoạch huy động vốn, sử dụng vốn, kế hoạch dư nợ tín dụng,... là những yếu tố rất quan trọng trong quy trình đánh giá rủi ro;
- Cơ chế nhận diện rủi ro: là các quy định KSNB được thiết kế nhằm nhận diện, phát hiện rủi ro trong từng bước hoạt động nghiệp vụ tín dụng. Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong KSNB để có sự đánh giá rủi ro tín dụng thường xuyên để bổ sung, khắc phục những thiếu sót các quy trình thủ tục kiểm soát;
(3) Các hoạt động kiểm soát
Đây là một tập hợp những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của hoạt động tín dụng trong ngân hàng. Các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện nhằm vào rủi ro tín dụng mà ngân hàng đã nhận diện được thông qua quá trình đánh giá rủi ro.
- Giai đoạn lập hồ sơ tín dụng: Cán bộ tín dụng trực tiếp thẩm tra xác định lại thông tin do khách hàng cung cấp. Kiểm soát thủ tục giấy đề nghị vay vốn của
khách hàng đều được cấp có thẩm quyền theo dõi chặt chẽ. Từ đó, phân công cho cán bộ tín dụng hoặc nhóm thẩm định thích hợp thực hiện thẩm định khoản vay;
- Giai đoạn thẩm định: Kiểm soát công tác thẩm định tín dụng đóng vai trò quan trọng trong quá trình KSNB hoạt động tín dụng. Kiểm soát việc thực hiện phân tích thông tin tín dụng nhằm đảm bảo thông tin tín dụng được trình bày trung thực, chính xác và khách quan, để làm cơ sở cho cấp xét duyệt cho vay. Để kiểm soát thẩm định có hiệu quả cần có các hoạt động sau:
+ Phân chia trách nhiệm cho cá nhân (bộ phận), phòng ban cụ thể, phê chuẩn đối với từng hạn mức tín dụng;
+ Xây dựng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ;
+ Xây dựng mô hình chuẩn cho khâu thẩm định, phân nhóm cho từng loại khách hàng cụ thể;
+ Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng;
+ Thẩm định về khả năng trả nợ của khách hàng thông qua việc phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, phân tích tính khả thi của phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư. Cụ thể là việc thẩm định dòng tiền, thẩm định chi phí sử dụng vốn, thẩm định các chỉ tiêu NPV, IR, PP. Từ đó, ngân hàng có cơ sở đánh giá rủi ro tín dụng và ra quyết định cho vay;
+ Đánh giá độ an toàn của tài sản bảo đảm nhằm đảm bảo rằng mức cho vay hiện hành trên tài sản bảo đảm là an toàn và hợp lý;
- Giai đoạn ra quyết định tín dụng: Kiểm tra việc thu nhập và xử lý thông tin đầy đủ, chính xác hay chưa để từ đó xác định được tính đứng đắn của việc ra quyết định. Kiểm tra việc tuân thủ về thẩm quyền quyền ra quyết định;
- Giai đoạn giải ngân: Kiểm tra hồ sơ giải ngân và chứng từ thanh toán, kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện rút vốn của khách hàng, kiểm tra căn cứ phát tiền vay theo quy định. Kiểm tra lại cách thức giải ngân và việc hạch toán kế toán của cán bộ thực hiện nghiệp vụ;
+ Kiểm tra thực tế tình hình tài chính kinh doanh, tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính định kỳ, các chứng từ hóa đơn hạch toán thu chi, chứng từ thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng;
+ Kiểm tra tình hình trả nợ và quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng, giữa khách hàng với đối tác. Giám sát biến động tài khoản của khách hàng;
+ Kiểm tra tài sản đảm bảo ít nhất 06 tháng 1 lần hoặc theo quy định của ngân hàng, thực hiện kiểm tra, đánh giá lại tài sản đảm bảo nếu thấy cần thiết;
+ Kiểm tra việc giám sát sử dụng vốn vay của khách hàng có đầy đủ và đúng quy định hay không;
+ Kiểm tra việc tính đúng và đầy đủ các khoản thu nợ gốc, lãi;
+ Kiểm tra việc áp dụng lãi su ất ừng thời kỳ theo thỏa thuận với khách hàng
- Giai đoạn thanh lý tín dụng:
+ Theo dõi diễn biến trạng thái của các khoản nợ vay;
+ Theo dõi các khoản nợ vay đến hạn, các khoản vay điều chỉnh lãi suất để đôn đốc khách hàng trả nợ vay gốc và lãi đúng hạn;
+ Kiểm tra việc gia hạn/điều chỉnh kỳ hạn nợ, việc chuyển nợ quá hạn và trích lập dự phòng rủi ro đảm bảo đúng theo kết quả phân loại nợ;
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ khi có số dư;
+ Áp dụng các hình thức phát mại tài sản đảm bảo để thu hồi nợ;
(4) Hệ thống thông tin và trao đổi được thiết lập trong NHTM gồm hai phân hệ chủ yếu là việc báo cáo bằng văn bản và phân hệ quản trị bằng máy tính. Các NHTM sử dụng hệ thống này để ghi nhận và lưu trữ thông tin, phục vụ cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định. Đồng thời, nó cũng được sử dụng như một phương tiện hỗ trợ hoạt động kiểm soát. Ngoài ra, hệ thống thông tin cần được dễ dàng tiếp cận, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
(5) Hoạt động giám sát trong nghiệp vụ tín dụng là một trong những nhân tố cơ bản trong KSNB, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ quan sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB, báo cáo trực tiếp cho HĐQT những thông tin không thiên vị một cách độc lập và khách quan. Trong ngân hàng, do sự đa dạng và phức tạp của các hoạt động nên bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ thường được tổ chức theo các phòng chuyên trách, đảm nhiệm KTNB trong mảng nghiệp vụ tín dụng của ngân hàng. Các nhân tố thuộc bộ phận giám sát nghiệp vụ tín dụng là:
- Giám sát thường xuyên là hoạt động diễn ra hàng ngày, gắn chặt với quy trình tín dụng và được thực hiện đồng thời với các hoạt động của quy trình tín dụng. Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện tức thì, phản ánh một cách năng động đối với những điều kiện thay đổi và ăn sâu trong tổ chức. Thông thường, hoạt động giám sát thường xuyên mang lại nhiều hiệu quả hơn hoạt động giám sát định kỳ nhờ những hoạt động tiền kiểm tra, kiểm tra ngăn ngừa;
- Giám sát định kỳ giúp ngân hàng có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của KSNB nghiệp vụ tín dụng. Qua việc giám sát định kỳ cũng giúp ngân hàng đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên;
- Báo cáo những khiếm khuyết của KSNB cho các đối tượng có trách nhiệm về những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn tại một số mặt của KSNB có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của ngân hàng để có hành động sửa chữa;
- Giám sát các hoạt động sửa chữa sau khi các khiếm khuyết của KSNB được đánh giá và báo cáo cho người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sửa chữa, nhà quản lý cần theo dõi việc sửa đổi có được thực hiện kịp thời hay không. Các khiếm khuyết không được sửa chữa kịp thời sẽ được báo cáo cho cấp trên của người chịu trách nhiệm thực hiện của hành động sửa chữa. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xem xét lại việc lựa chọn các hành động giám sát cho đến khi các hành động sửa chữa được hoàn tất.
ro ngân hàng nên KSNB hoạt động có hiệu quả hay không sẽ ảnh huởng đến hiệu quả hoạt động tín dụng. Để có thể tăng cuờng KSNB, nhà quản trị cần phải hiểu KSNB trong ngân hàng đang phát huy hiệu quả tới mức độ nào để có những điều chỉnh cho hợp lý và đạt đuợc hiệu quả.
1.2.3.2. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng
Hoạt động tín dụng là hoạt động sử dụng vốn quan trọng của NHTM và tiềm ẩn rủi ro cao. Để quản lý rủi ro tín dụng, ngoài việc sử dụng các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để kiểm soát và ngăn ngừa các yếu tố dẫn đến rủi ro tín dụng thì việc xây dựng KSNB đối với nghiệp vụ tín dụng một cách hữu hiệu và hiệu quả sẽ có tác dụng lớn trong nghiệp ngăn ngừa và giảm thiểu các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng, cụ thể nhu sau:
- KSNB của NHTM phải tồn tại sự kiểm tra lại việc thẩm định của nhân viên tín dụng để tránh tình trạng phân tích tín dụng dựa trên những thông tin không xác thực, không đầy đủ hoặc cố tình đánh giá khả năng tín dụng tốt hơn thực tế;
- KSNB của NHTM phải thiết kế quy trình tín dụng với các thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo cho sự an toàn về pháp lý cho ngân hàng, xét duyệt cho vay và giải ngân đứng đắn để giảm thiểu đuợc các sai sót đồng thời ngăn chặn đuợc các hành vi gian lận của khách hàng hay nhân viên tín dụng;
- KSNB của ngân hàng phải đảm bảo về khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm của hoạt động tín dụng;
- KSNB của NHTM phải đặt ra các quy định chặt chẽ, có hiệu quả về các hoạt động tín dụng và tạo lập hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả trong ngân hàng. Đây là biện pháp để hạn chế các nguyên nhân dẫn đến rủi ro tín dụng do quản lý, giám sát các khoản cho vay kém;
- KSNB của NHTM phải bao gồm việc tái đánh giá lại định kỳ về các rủi ro và các sai sót để đề ra các biện pháp khắc phục, tránh sự tái diễn lại các sai sót hay gian lận.
1.2.3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB đối với hoạt động tín dụng Nhân tố bên trong ngân hàng
Đây là các nhân tố thuộc về bản thân, nội tại của ngân hàng, liên quan đến các hoạt động, chi phối và ảnh huởng đến công tác kiểm tra, KSNB của ngân hàng bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức của ngân hàng: cơ cấu tổ chức của ngân hàng ảnh huởng mạnh mẽ đến KSNB. Một ngân hàng có cơ cấu tổ chức khoa học, chặt chẽ, có sự kết hợp hài hòa giữa các bộ phận, giữa các cán bộ của ngân hàng sẽ kịp thời đáp ứng đuợc nhu cầu của khách hàng đồng thời dễ dàng quản lý, theo dõi, giám sát nghiệp vụ tín dụng từ đó nâng cao hiệu quả của KSNB;
- Đội ngũ cán bộ công nhân viên: con nguời là yếu tố quyết định sự thành bại của hoạt động NHTM. Đội ngũ cán bộ có chuyên môn tốt, có đạo đức, năng lực, hiểu biết rộng về kinh tế nói chung và tín dụng nói riêng là một lợi thế trong hoạt động tín dụng nói riêng và sự phát triển bền vững của ngân hàng nói chung;
- Quy trình KSNB: thông qua kiểm soát giúp lãnh đạo ngân hàng nắm rõ đuợc tình hình, những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện các quy định chính sách, thủ tục tín dụng từ đó đua ra chủ trương đường lối phù hợp nhằm giải quyết khó khăn phát huy thuận lợi và nâng cao hiệu quả hoạt động;
- Trang thiết bị phục vụ hoạt động KSNB: là các công cụ, phương pháp thực hiện tổ chức quản lý, KSNB, kiểm tra quá trình hoạt động, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch với khách hàng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, các trang thiết bị tin học giúp cho ngân hàng có được thông tin và xử lý