Thương mại và Vận tải Bình Dương
3 3 H àn thiện công tác h ạch định nguồn nhân l c
Công tác hoạch định NNL đóng một vai trò quan trọng trong các khâu của quản trị nhân lực. Muốn lập được kế hoạch hoạch định NNL đầy đủ công ty cần triển khai các bước sau:
- Hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ về từng cá nhân và toàn thể nhân viên trong công ty. Ngoài các thông tin cơ bản, cần bổ sung thường xuyên các thông tin khác như: hoàn cảnh gia đình, nhu cầu đào tạo, tác phong làm việc, khả năng, năng khiếu, uy tín với đồng nghiệp…
- Thực hiện dự báo nhu cầu lao động, tạo điều kiện chủ động trong việc hoạch định, thu hút lao động trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ lao động trong mỗi giai đoạn phát triển của công ty.
Căn cứ để hoạch định NNL: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn để lập chiến lược hoạch định nhân lực.
- Hoạch định NNL phải cụ thể hoá theo từng loại công việc, có tính đến lao động thay thế cho các trường hợp: thai sản, nghỉ bù, đề bạt bổ nhiệm, đào tạo, nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác.
Để công tác hoạch định nhân lực tại công ty đạt hiệu quả, các bộ phận trực thuộc công ty căn cứ vào tình hình và nhu cầu nhân sự của mình, lập phiếu đề xuất nhân sự gửi lên cho Ban giám đốc công ty xem xét, xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
3.3.2 Giải pháp h àn thiện công tác tuyển dụng, thu hút, bố trí nguồn nhân l c
* Hoàn thiện công tác tuyển dụng
Qua phân tích thực trạng công tác tuyển dụng lao động tại Công ty vẫn còn một số hạn chế, chưa đáp ứng tốt cho các yêu cầu của công việc. Vì vậy, công tác tuyển dụng cần được hoàn thiện ở các nội dung sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng một cách chi tiết
Việc tuyển dụng nhân sự phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của công việc, tiêu chí tuyển chọn người lao động phải dựa vào các yêu cầu thực tiển của công việc, phải thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong Công ty để làm căn cứ tuyển dụng. Tránh tình trạng tuyển dụng tự phát theo cơ chế “xin - cho”, tuyển dụng khi chưa có nhu cầu.
Trên cơ sở hoạch định nguồn nhân lực và nhu cầu công việc, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng một cách cụ thể và chi tiết. Tùy từng đợt tuyển dụng khác nhau mà việc xác định số lượng cần tuyển, số hồ sơ cần thu hút và tỷ lệ sàng lọc là khác nhau. Thường thì theo từng vị trí nên sẽ có các tỷ lệ sàng lọc khác nhau. Công ty nên xây dựng tỷ lệ sàng lọc chuẩn cho các vị trí cần tuyển, công tác tuyển dụng sẽ có cơ sở để xác định được số lượng ứng viên cần thu hút là bao nhiêu.
Trong trường hợp tuyển dụng không thu hút được như yêu cầu thì tỷ lệ sàng lọc c ng cần thay đổi, việc thay đổi này có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp Công ty kịp thời có đủ ứng viên đáp ứng yêu cầu cần tuyền của Công ty mình.
- Xây dựng nội dung thông báo tuyển chọn hấp dẫn và chi tiết hơn
Công ty cần mở rộng nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài, nhằm có điều kiện tốt hơn trong việc thu hút người lao động tài giỏi, có chuyên môn đáp ứng yêu cầu của công việc. Thông tin tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện báo chí và có thể đặt hàng tuyển dụng tại các Công ty hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực có uy tín.
Để tăng sự thu hút với các ứng viên trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì Công ty nên đưa ra những hình thức kích thích hấp dẫn tuyển được những người phù hợp. Thực tế người nộp hồ sơ thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao, ngoài ra còn các chế độ, phúc lợi của Công ty với các ứng viên.
Thông báo tuyển dụng cần được trình bày đầy đủ, ngắn gọn và độc đáo để tăng hiệu quả trong quá trình tiếp nhận tông tin của người xin việc.
Trong thông báo tuyển dụng cần nếu chi tiết nội dung của công việc dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm và các kỹ năng. Các yêu cầu đưa ra phải rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc sàng lọc hồ sơ và việc hạn chế những người không đạt yêu cầu nộp hồ sơ dự tuyển.
- Công tác thi tuyển
Trước hết, công tác chuẩn bị địa điểm thi c ng như cơ sở vật chất cần thiết phải được thực hiện chu đáo và đầy đủ theo kế hoạch đã định.
Công ty phải xây dựng đề thi hợp lý phù hợp với vị trí công việc và đảm bảo tính bí mật. Nội dung đề thi cần bám sát với các yêu cầu công việc (có được từ quá trình phân tích công việc) bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực tế áp dụng trong Công ty.
Công ty nên áp dụng một số hình thức thi trắc nghiệm nhanh để phát hiện và đánh giá năng lực, tâm lý, tính cách của ứng viên sao cho phù hợp với công việc yêu cầu. Hạn chế tuyển những người không mong muốn, đồng thời tránh mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc của Công ty, các bài trắc nghiệm điển hình như:
- Trắc nghiệm cá tính: Đánh giá tính cách ứng viên
- Trắc nghiệm tâm thần: Đánh giá năng lực, thể chất và tinh thần của ứng viên
- Trắc nghiệm trung thực: Thường áp dụng cho những vị trí tuyển dụng cần đảm bảo tính tuyệt mật hoặc liên quan đến sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ (kế toán, lập trình phần mềm…). Hoặc có thể áp dụng trắc nghiệm trung thực thông qua các câu hỏi mang tính chất “cài bẫy” để tìm được sự trung thực qua lời nói.
Quá trình thi tuyển phải thực hiện kỷ luật phòng thi một cách chặt chẽ, không để xảy ra hiện tượng gian lận trong thi cử, đảm bảo không có sự ưu ái của cán bộ coi thi đối với ứng viên…
- Công tác phỏng vấn chuyên môn
Để đảm bảo công bằng giữa các ứng viên, hạn chế sự ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan của cán bộ phỏng vấn thì hội đồng phỏng vấn nên đưa ra tiêu chí chung để loại
bỏ ứng viên trong vòng phỏng vấn. Dựa vào các tiêu chí đó thì cán bộ phỏng vấn sẽ đánh giá khách quan hơn, hạn chế được việc cho điểm ứng viên theo cảm tính của người phỏng vấn như hiện nay. Lựa chọn địa điểm phỏng vấn hợp lý, thuận lợi, xây dựng không khí phỏng vấn vui vẻ, cởi mở giúp các ứng viên bình tĩnh và chủ động trong quá trình thể hiện bản thân.
Việc xác định độ dài thời gian phỏng vấn cho mỗi ứng viên c ng nên thay đổi linh hoạt. Thực tế hiện nay tại Công ty, thời gian phỏng vấn chuyên môn của mỗi ứng viên là 15 phút, việc này đã gây hạn chế cho quá trình đánh giá ứng viên, nhận thấy nếu ứng viên có năng lực và trình độ, hội đồng có thể kéo dài thời gian phỏng vấn để cho họ thể hiện được hết năng lực của mình.
Về nội dung phỏng vấn không nên chỉ bó hẹp trong phạm vi về kiến thức chuyên môn mà nên xem xét tới thái độ, quan điểm, tư duy và tính sáng tạo của ứng viên. Khi phỏng vấn nên đề cập đến các vấn đề: động cơ xin việc, quá trình học tập hoặc làm việc trước đó, kiến thức và kinh nghiệm trong công việc…
Thực hiện nghiêm khâu phỏng vấn, kiểm tra trong quá trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng, tránh tình trạng làm theo hình thức, không có tính cạnh tranh và không thể hiện tính sàn lọc để tuyển chọn người tài giỏi. Hạn chế tình trạng tuyển dụng nhân sự do mối quan hệ quen biết.
- Đánh giá sau tuyển chọn
Việc đánh giá sau tuyển chọn giúp Công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực của Công ty. Công tác tuyển chọn được đánh giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển chọn thời gian sau thực hiện tốt hơn. Ngược lại, nếu công tác tuyển chọn được đánh giá là chưa tốt, chưa hiệu quả thì cán bộ tuyển chọn phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và khắc phục tình trạng đó. Đánh giá công tác c ng chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển chọn là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự của chính hoạt động quản trị nhân lực tại Công ty.
Đào tạo chuyên sâu các kỹ năng liên quan (kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng phân tích, đánh giá,…) cho đội ng những người làm công tác tuyển dụng, tạo điều kiện cho họ
có những kỹ năng cần thiết để đánh giá, tuyển chọn đúng người, giúp cho việc tuyển dụng thành công.
* Hoàn thiện công tác bố trí nguồn nhân lực
Khâu sắp xếp, bố trí công việc c ng rất quan trọng, tuy nhiên với thực tế tại Công ty, việc bố trí, phân công công việc còn bị hạn chế do phân tích công việc chưa hoàn thiện Trên cơ sở hoàn thiện công tác phân tích công việc, Công ty bố trí phân công lao động một cách hợp lý, đảm bảo tính công bằng và hiệu quả cho công việc. Điều đó mang lại cho người lao động một sự đánh giá cơ bản tích cực là chính bản thân họ được tổ chức đánh giá đúng khả năng chuyên môn và trao cho họ một công việc phù hợp với năng lực của họ. Qua đó người lao động sẽ định vị được mình, cảm nhận được sự công bằng, tinh thần làm việc của họ thỏa mái, tránh được sự bất mãn, đối nghịch giữa họ với Công ty. Vì thế, việc bố trí sắp xếp cần phải đảm bảo các tiêu chí:
- Bố trí, phân công công việc cho người có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc;
- Chọn người có năng lực;
- Người có ảnh hưởng và tác động cá nhân tích cực tốt cho Công ty và luôn trung thực; - Luôn có hành động thiết thực và mang lại giá trị cho Công ty.
Đồng thời Công ty cần rà soát lại số lượng cán bộ công nhân viên đang làm việc trái chuyên ngành, tìm hiểu sâu thêm về nhu cầu, nguyện vọng của những lao động đó. Nếu họ có nhu cầu làm việc đúng chuyên ngành họ được đào tạo thì sắp xếp bổ sung vào những vị trí thiếu, ngược lại, nếu họ đã quen với vị trí công việc c , họ cảm thấy mãn nguyện với công việc thì có thể đào tạo lại, đào tạo thường xuyên những lao động đó để họ nắm được những kiến thức cơ bản nhất, và cần thiết nhất, cập nhật những kiến thức mới nhất về công việc mà họ đang đảm nhận.
Hạn chế áp dụng chính sách “bố mẹ về thì con vào”, hay chính sách ưu tiên tuyệt đối cho con em trong ngành ngay cả khi con em họ không tốt nghiệp chuyên ngành đúng với yêu cầu vị trí đang tuyển.
3.3.3 Giải pháp h àn thiện công tác đà tạ , phát triển nguồn nhân l c
Hiện tại Công ty đã thực hiện công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ng nhân viên, tuy nhiên để có thể thích ứng với đặc điểm kinh doanh hiện nay thì cần đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ng quản lý và nhân viên thông qua các bước sau:
* Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu là bước đầu tiên đóng vai trò quan trọng và quyết định đến sự thành công hay thất bại của cả quá trình đào tạo sau này. Tuy nhiên hiện tại bước xác định nhu cầu đào tạo của Công ty còn rất hạn chế, nhất là do chưa chủ động trong loại hình đào tạo nâng cao và đào tạo nghề mới. Do vậy để hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho Công ty thì trước hết phải thay đổi phương thức xác định nhu cầu đào tạo một cách khoa học và phù hợp với thực tế tổ chức. hòng Nhân sự cần nghiên cứu, xây dựng phương pháp xác định nhu cầu hợp lý trên cơ sở phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích con người.
- hân tích tổ chức
Công ty phải xác định nhu cầu xuất phát từ việc phân tích mục tiêu, chiến lược kinh doanh, mục tiêu phát triển nguồn nhân lực. Mục tiêu Công ty đặt ra có thể đạt được thông qua con đường nào, đòi hỏi những yêu cầu gì về các nguồn lực nói chung và nhân lực nói riêng. Đây là cơ sở quan trọng nhất định hướng cho Công ty đào tạo những loại lao động nào, thuộc bộ phận nào, số lượng bao nhiêu… Kế hoạch nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức. Mỗi mục tiêu, kế hoạch của Công ty trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn sẽ yêu cầu kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn tương ứng về nguồn nhân lực, trong đó có đào tạo và phát triển. Điều này đòi hỏi Công ty phải xây dựng kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh cho từng thời kỳ, đặc biệt là trong dài hạn. Hiện nay Công ty chỉ mới đề ra phương hướng hoạt động cho từng giai đoạn 5 năm. Với khoảng thời gian này thì chưa thể bao quát hết những thay đổi trong tương lai, do đó khó có thể hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong dài hạn.
Bên cạnh đó việc phân tích tổ chức c ng phải xem xét đến những nguồn lực sẵn có của Công ty như tài chính, thời gian, cơ sở vật chất, chuyên gia… Thực tế phân tích cho thấy Công ty có nguồn lực tài chính khá dồi dào, cơ sở vật chất, dây chuyền thiết bị khá hiện đại, có đội ng lao động chuyên môn nhiều kinh nghiệm… Những yếu tố này giúp Công ty có nhiều thuận lợi trong công tác đào tạo.
hân tích cơ cấu lao động cung cấp những thông tin cơ bản về chất lượng, số lượng, độ tuổi… của đội ng lao động, tình hình sử dụng lao động, hưu trí, thuyên giảm lao động… Từ đó có những biện pháp thích hợp để bổ sung, thay thế và phát triển. Tuy nhiên trong khi phân tích c ng phải chú ý đến những nhu cầu mang tính chất cấp bách, quan trọng cần được ưu tiên thực hiện trước.
Theo phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới như đã trình bày ở trên, Công ty vẫn đang có kế hoạch mở rộng phạm vi kinh doanh, tăng cường phục vụ nhu cầu của nhân dân. Để làm được như vậy bên cạnh tuyển dụng thêm Công ty còn phải có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho người lao động cả trực tiếp và gián tiếp. Công ty cần xây dựng các kế hoạch đào tạo và phát triển cho dài hạn như đầu tư cho người lao động được tiếp thu công nghệ, kỹ thuật mới.
- hân tích tác nghiệp:
Tổ chức là một tổng thể của nhiều bộ phận. Mặc dù mỗi bộ phận có một vai trò khác nhau nhưng cùng tham gia đóng góp cho sự phát triển chung của tổ chức. Chỉ cần một bộ phận có vấn đề sẽ kéo theo hàng loạt tác động tới các bộ phận khác và cả tổ chức. Vì vậy khi xác định nhu cầu đào tạo cần phân tích trong các bộ phận thực hiện mục tiêu yếu để phát hiện ra nguyên nhân, nếu xuất phát từ nguồn nhân lực thì cần thay đổi như thế nào về số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động cho phù hợp. Nếu liên quan đến chất lượng nguồn nhân lực thì đào tạo mới mang lại hiệu quả. Để phân tích tác nghiệp Công ty có thể sử dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với