Công tác thẩm định tín dụng tại SHB Từ Sơn được thực hiện bởi bộ phận chuyên trách là Phòng Thẩm định Chi nhánh, tuân theo đúng quy trình thẩm định tín dụng tại các chi nhánh/đơn vị kinh doanh của SHB quy định cụ thể tại Quyết định 711/QĐ-TGĐ ngày 03/07/2012 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn — Hà Nội về việc Ban hành Quy trình thẩm định tín dụng toàn hệ thống, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nhận hồ sơ tín dụng
> Giám đốc phòng Giao dịch/Trưởng phòng Quan hệ KHDN, KHCN Chi nhánh gửi hồ sơ tín dụng bằng e-mail cho Trưởng phòng TĐ Chi nhánh. “Danh mục hồ sơ cung cấp cho phòng Thẩm định” bao gồm: Tờ trình tín dụng; Báo cáo tài chính, bảngtính các chỉ số tài chính; Toàn bộ bộ hồ sơ tín dụng theo danh mục hồ sơ tín dụng theo quy định của SHB; Bản scan tờ trình tín dụng có chữ ký và ý kiến của các bộ phận/cá nhân có liên quan; Bản sao các file ảnh liên quan đến TSĐB, hoạt động kinh doanh, tài sản tích luỹ của khách hàng; Bản sao các biên bản kiểm tra tình hình sử dụng vốn và tài sản định kỳ và đột xuất theo quy định (nếu có).
> E-mail gửi cho Trưởng phòng Thẩm định Chi nhánh, cc Giám đốc Chi nhánh và Chuyên viên Quan hệ khách hàng trực tiếp thẩm định khoản vay. Hồ sơ bàn giao cho cán bộ thẩm định được Trưởng phòng Thẩm định Chi nhánh chỉ định > Chuyên viên QHKH, chuyên viên HTTD, Trưởng phòng HTTD, Trưởng
phòng Quan hệ KHDN, KHCN, Giám đốc Phòng Giao dịch, Giám đốc Chi nhánh và các cá nhân liên quan khác tại các Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu, các thông tin trong tờ trình tín dụng và các tài liệu, thông tin bổ sung gửi cho Phòng Thẩm định Chi nhánh.
> Trưởng phòng Thẩm định Chi nhánh phân công công việc đến các chuyên viên Thẩm định
> Khi tiếp nhận hồ sơ tín dụng, chuyên viên Thẩm định Chi nhánh được phân công thẩm định hồ sơ thực hiện:
52
o Kiểm tra mức độ đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu: Đảm bảo tính đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu về “Danh mục hồ sơ cung cấp cho phòng Thẩm định” tại mục a nói trên
o Truờng hợp bộ hồ sơ không đầy đủ theo “Danh mục hồ sơ cung cấp cho phòng Thẩm định” theo yêu cầu tại mục a nói trên, Chuyên viên Thẩm định yêu cầu Phòng giao dịch/Phòng KHDN/Phòng KHCN Chi nhánh bổ sung. Thời gian bổ sung tối thiểu là 2 giờ, tối đa là 8 giờ. Cách thức bổ sung tuơng tự nhu khi gửi hồ sơ trình.
o Chuyên viên Thẩm định Chi nhánh phụ trách hồ sơ cập nhật thông tin vào sổ theo dõi hồ sơ và đồng thời cập nhật vào chuơng trình/íile theo dõi của phòng.
Bước 2: Đi thẩm định trực tiếp khách hàng
> Tiếp nhận nhu cầu:
o Chuyên viên Thẩm định Chi nhánh và/hoặc Truởng phòng Thẩm định Chi nhánh sẽ cùng với phòng KHDN/KHCN Chi nhánh đi thẩm định trực tiếp toàn bộ các khoản vay phát sinh tại phòng KHDN/KHCN Chi nhánh
o Chuyên viên TĐ Chi nhánh thẩm định trực tiếp các khoản vay phát sinh tại Phòng Giao dịch khi: Nhận thấy việc thẩm định trực tiếp là cần thiết hoặc Giám đốc yêu cầu hoặc có sự đề nghị trực tiếp của Phòng giao dịch.
> Truớc khi đi thẩm định trực tiếp: Đối với mọi khoản vay phát sinh tại Phòng KHDN và KHCN Chi nhánh thì Phòng TĐ Chi nhánh phải bố trí nguời tham gia trực tiếp thẩm định cùng ngay từ đầu. Hình thức thông báo giữa các phòng là qua e-mail thông báo của Truởng Phòng KHDN và KHCN Chi nhánh gửi Truởng phòng TĐ Chi nhánh, đồng thời gửi cho Giám đốc Chi nhánh. Đối với các khoản vay phát sinh tại Phòng Giao dịch, truớc khi đi thẩm đinh phải thực hiện các buớc nhu sau:
o Xin ý kiến Giám đốc Chi nhánh: Phòng TĐ có trách nhiệm lập tờ trình công tác thẩm định, phản hồi bằng e-mail để Giám đốc phê duyệt.
o Chuẩn bị hồ sơ: Đối với các Phòng Giao dịch chua hoàn thiện tờ trình tín dụng và các hồ sơ cung cấp: Chuyên viên TĐ Chi nhánh đề nghị Phòng Giao dịch
53
cung cấp thông tin và hồ sơ đầy đủ trước khi đi thẩm định. Riêng tờ trình của Phòng Giao dịch có thể hoàn thiện song song với tờ trình thẩm định trực tiếp của Phòng TĐ Chi nhánh
o Sau khi có phê duyệt đồng ý của Giám đốc Chi nhánh về việc cho phép Phòng TĐ Chi nhánh đi thẩm định trực tiếp, Phòng Giao dịch lên kế hoạch, thời gian làm việc và các nội dung cần thẩm định, gửi email cho Trưởng phòng TĐ Chi nhánh xem xét và cho ý kiến.
o Sau khi được Trưởng phòng TĐ Chi nhánh chấp thuận, chuyên viên TĐ Chi nhánh thông báo bằng e-mail cho Giám đốc phòng Giao dịch/Trưởng phòng KHDN, KHCN Chi nhánh, đồng thời gửi cho Giám đốc Chi nhánh, Trưởng phòng TĐ Chi nhánh và Chuyên viên QHKH phụ trách hồ sơ về thời gian và kế hoạch làm việc để xác nhận với khách hàng.
o Sau khi thẩm định trực tiếp và thu thập đầy đủ thông tin khách hàng, chuyên viên TĐ Chi nhánh doanh cần lập và hoàn thiệnTờ trình Thẩm định trong thời gian quy định.
Bước 3: Giai đoạn thẩm định
> Chuyên viên TĐ Chi nhánh kiểm tra mức độ đầy đủ của thông tin trên tờ trình tín dụng: Thông tin trong tờ trình tín dụng do Phòng Giao dịch, Phòng KHDN, KHCN lập và gửi Phòng TĐ phải đầy đủ theo yêu cầu.
> Trường hợp thông tin chưa đầy đủ và/hoặc chưa rõ ràng, chuyên viên TĐ Chi nhánh yêu cầu Phòng Giao dịch, phòng KHCN/KHDN Chi nhánh cung cấp hồ sơ, thông tin bổ sung cho đến khi đầy đủ. Nguyên tắc bổ sung thông tin như sau: Cung cấp đầy đủ hồ sơ theo danh mục gửi Phòng TĐ trong vòng 8h làm việc hoặc phản hồi thông tin qua e-mail cho các đối tượng có liên quan.
> Trường hợp cần thiết, chuyên viên TĐ Chi nhánh hoặc Trưởng phòng TĐ Chi nhánh có thể gọi điện thoại cho khách hàng để thu thập thêm thông tin. Lưu ý, trường hợp chuyên viên TĐ, Trưởng phòng TĐ Chi nhánh cần gặp trực tiếp khách hàng trong trường hợp khoản vay phát sinh tại Phòng Giao dịch phải xin ý kiến Giám đốc Chi nhánh như quy trình thẩm định trực tiếp khách hàng
54
> Nếu đã đầy đủ thông tin, chuyên viên TĐ Chi nhánh sẽ tiến hành thẩm định theo đúng quy định về nội dung tờ trình TĐ theo mẫu của SHB.
> Thời gian thẩm định tối đa quy định nhu sau:
- Các khoản mở L/C bằng vốn tự có, L/C ký quỹ 100%, bảo lãnh ký quỹ 100%: 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ và thông tin bổ sung.
- Các khoản vay trung dài hạn có giá trị từ 20 tỷ trở xuống, các khoản tín dụng hạn mức, theo món, các khoản vay cá nhân: 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ thông tin, hồ sơ bổ sung.
- Các khoản vay trung dài hạn từ 20 tỷ trở lên: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ và thông tin bổ sung.
> Chuyên viên TĐ Chi nhánh chuyển Truởng phòng TĐ Chi nhánh tờ trình TĐ cùng toàn bộ hồ sơ mà Chi nhánhcung cấp cho Phòng Thẩm định. Truởng phòng TĐ Chi nhánh xem xét và đua ra ý kiến độc lập đồng ý hay không đồng ý cấp tín dụng, trình Giám đốc hoặc Ban Tín dụng phê duyệt theo thẩm quyền. Thời gian đua ra ý kiến của Truởng phòng TĐ Chi nhánh tối đa là 04 giờ làm việc kể từ khi nhận đầy đủ thông tin bổ sung và các giải trình của chuyên viên TĐ Chi nhánh. > Trong truờng hợp cần tham khảo ý kiến của các cá nhân/bộ phận có liên
quan, Truởng phòng TĐ Chi nhánh gửi toàn bộ hồ sơ tín dụng bằng mail cho cho các cá nhân/bộ phận có liên quan để cho ý kiến độc lập. Sau đó, Truởng phòng TĐ Chi nhánh tổng hợp ý kiến bằng văn bản qua email của các cá nhân/bộ phận có liên quan và đua ra ý kiến của mình, trình Giám đốc/Ban Tín dụng phê duyệt theo thẩm quyền. > Chuyên viên TĐ Chi nhánh, Truởng phòng TĐ Chi nhánh, Giám đốc/Ban
tín dụng hoặc nguời đuợc GĐ/Ban tín dụng uỷ quyền phê duyệt, sẽ tiến hành thẩm định,phê duyệt dựa trên cơ sở các thông tin, số liệu, bằng chứng, hồ sơ do các Phòng Giao dịch, phòng KHDN/KHCN cung cấp trong tờ trình tín dụng và các thông tin bổ sung, không chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các tài liệu, hồ sơ, số liệu do các Phòng Giao dịch, phòng KHDN/KHCN Chi nhánhcung cấp.
> Truờng hợp cần thiết, truớc khi trình Giám đốc, Ban tín dụng, Truởng phòng TĐ Chi nhánh có thể yêu cầu chuyên viên TĐ Chi nhánh gửi ý kiến của Phòng
55
Thẩm định Chi nhánh đối với khoản vay trước khi trình Giám đốc/Ban Tín dụng cho Phòng Giao dịch, phòng KHDN/KHCN để có ý kiến phản hồi khi cần thiết.
Bước 4: Phê duyệt tín dụng
> Phê duyệt của Giám đốc Đơn vị kinh doanh: Giám đốc Chi nhánh phê duyệt các hồ sơ trong thẩm quyền phán quyết được Chủ tịch Hội đồng Quản trị phân quyền. Trường hợp các khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền phán quyết của Giám đốc thì Giám đốc có thể trình Ban Tín dụng, Tổng Giám đốc, Hội đồng Tín dụng khi thấy cần thiết.
o Giám đốc Chi nhánh rà soát lại tờ trình tín dụng của Phòng KHCN/KHDN/PGD và tờ trình thẩm định của Phòng Thẩm định Chi nhánh; trên cơ sở đó đưa ra ý kiến độc lập về việc duyệt hay không duyệt khoản cấp tín dụng. Thời gian phê duyệt của Giám đốc Chi nhánhtối đa 01 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, thông tin bổ sung.
■ Nếu không đồng ý phê duyệt, Giám đốc Chi nhánh ký tên trên tờ trình thẩm định, nêu lý do không duyệt và gửi hồ sơ lại cho Phòng Thẩm định Chi nhánh. ■ Nếu đồng ý phê duyệt, Giám đốc Chi nhánh ký tờ trình thẩm định, nêu các
điều kiện duyệt nếu có và gửi lại hồ sơ cho Phòng Thẩm định Chi nhánh.
o Chuyên viên Thẩm định Chi nhánh theo dõi và nhận tờ trình thẩm định do mình lập đã có đủ chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền (Trưởng phòng TĐ chi nhánh, Giám đốc Chi nhánh, nhập thông tin vào file theo dõi chung của phòng và vào sổ theo dõi; báo cáo lại cho Trưởng phòng TĐ Chi nhánh về nội dung phê duyệt, lập Thông báo tín dụng gửi khách hàng, trình ký Giám đốc Chi nhánh, scan và gửi Thông báo tín dụng bằng e-mail cho Giám đốc phòng Giao dịch, đồng thời gửi choTrưởng phòng TĐ chi nhánh, Giám đốc Chi nhánh và Chuyên viên QHKH trực tiếp thẩm định khoản vay. Đối với các khoản vay phát sinh tại Phòng KHDN/KHCN Chi nhánh thì chuyên viên TĐ chi nhánh chuyển thông báo tín dụng bản gốc cho Phòng KHDN/KHCN.
> Phê duyệt của Ban Tín dụng: Ban tín dụng phê duyệt các hồ sơ vượt thẩm quyền phán quyết của Giám đốc Chi nhánh hoặc các hồ sơ trong thẩm quyền phán
56
quyết của các Phòng Giao dịch và Giám đốc Chi nhánh khi các Phòng giao dịch, Giám đốc Chi nhánh đề xuất.
Trường hợp phê duyệt theo hình thức luân chuyển hồ sơ tín dụng: Phòng TĐ Chi nhánh xin ý kiến các thành viên Ban tín dụng trước sau đó đến Trưởng Ban tín dụng.
Trường hợp phê duyệt theo hình thức họp Ban Tín dụng, thực hiện theo các bước sau:
o Thư ký Ban Tín dụng là đầu mối gửi thư mời triệu tập các thành viên Ban Tín dụng dự họp
o Việc triệu tập Ban tín dụng phải có thời gian và địa điểm cụ thể
■ Việc triệu tập họp Ban Tín dụng chỉ được tiến hành sau khi Phòng TĐ Chi nhánh đã hoàn thành tờ trình TĐ.
■ Thời gian họp được quy định là 14 giờ 30’ ngày thứ hai và thứ năm hàng tuần.
■ Thời gian có thể được thay đổi tuỳ theo điều kiện tham dự họp của các thành viên và yêu cầu phê duyệt.
o Thư ký Ban tín dụng chuẩn bị hồ sơ để cung cấp cho các thành viên Ban Tín dụng và thông báo thời gian, địa điểm họp. Đồng thời ghi lại đầy đủ, trung thực ý kiến của các thành viên, kết luận của Trưởng ban và lấy chữ ký của các thành viên Ban tín dụng (đồng ý hoặc không đồng ý).
o Chuyên viên TĐ thẩm định lập thông báo tín dụng trên cơ sở biên bản họp Ban Tín dụng, lấy chữ ký của Trưởng ban và gửi thông báo bằng email bản scan cho Giám đốc phòng Giao dịch, Trưởng phòng KHCN, KHDN, cc cho Trưởng phòng TĐ, Giám đốc Chi nhánh và Chuyên viên QHKH trực tiếp thẩm định khoản vay.
57
2.2.3. Quản lý công tác thẩm định tín dụng tại SHB Từ Sơn
Căn cứ Quyết định 710/QĐ-TGĐ ngày 03/07/2012 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn — Hà Nội về việc Ban hành Quy định về quản lý công tác thẩm định tín dụng toàn hệ thống, việc quản lý công tác thẩm định tín dụng tại SHB Từ Sơn chịu sự quản lý của cả ngành dọc từ trên Hội sở và ngành ngang tại Chi nhánh. Cụ thể như sau:
2.2.3.1. Bộ máy quản lý công tác thẩm định tín dụng
>Hội đồng quản trị: Ban hành quy định, quy trình chung về quản lý công tác thẩm định
>Hội đồng tín dụng: Là cơ quan chuyên môn giúp việc cho Hội đồng Quản trị trong việc phê duyệt các khoản vay thuộc thẩm quyền phán quyết của Hội đồng Tín dụng
>Tổng Giám đốc:
- Ban hành các tiêu chuẩn, phương pháp, công cụ, kỹ thuật thẩm định nhằm thực hiện quy định và quy trình quản lý công tác thẩm định.
- Giám sát, đánh giá chất lượng công tác thẩm định tín dụng toàn hệ thống.
- Phê duyệt các khoản vay thuộc thẩm quyền phán quyết của Tổng Giám đốc do Chủ tịch HĐQT ủy quyền.
> Phòng Tái thẩm định Hội sở: Tổ chức thực hiện việc quản lý công tác thẩm định tín dụng toàn hệ thống. Bao gồm:
- Là đầu mối tham mưu giúp Tổng Giám đốc soạn thảo các văn bản liên quan đến quản lý công tác thẩm định tín dụng; Đề xuất với Tổng Giám đốc việc ban hành, sửa đổi, điều chỉnh tiêu chuẩn, phương pháp, công cụ, kỹ thuật thẩm định. - Là cơ quan chỉ đạo quản lý việc tuân thủ quy định, quy trình và các văn bản
liên quan
- Hướng dẫn đào tạo nhân sự thuộc bộ máy quản lý công tác thẩm định tín dụng tại các Đơn vị kinh doanh từ cấp trưởng phó phòng đơn vị kinh doanh trở xuống. - Theo dõi, tổng hợp, phân tích, đánh giá kết quả toàn bộ quá trình quản lý
58
đột xuất trình Tổng Giám đốc.
- Có ý kiến đối với việc bổ nhiệm, bãi miễn và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự thuộc bộ máy quản lý công tác thẩm định tín dụng tại các Đơn vị kinh doanh từ cấp trưởng phó phòng đơn vị kinh doanh trở xuống.
- Thẩm định toàn bộ các hồ sơ thuộc thẩm quyền phán quyết của Tổng Giám đốc và HĐTD.
> Ban tín dụng đơn vị kinh doanh
Phê duyệt các khoản vay thuộc thẩm quyền phán quyết của Ban Tín dụng đơn vị kinh doanh.
> Giám đốc đơn vị kinh doanh
- Triển khai thực hiện các tiêu chuẩn, phương pháp, công cụ, kỹ thuật thẩm định nhằm thực hiện quy định và quy trình quản lý công tác thẩm định.
- Giám sát, đánh giá chất lượng công tác thẩm định tín dụng trong nội bộ đơn vị kinh doanh.
- Phê duyệt các khoản cấp tín dụng trong thẩm quyền phán quyết của Giám đốc đơn vị kinh doanh.
> Phòng Thẩm định tại Chi nhánh/Đơn vị kinh doanh
- Thực hiện công tác thẩm định tín dụng.