Quy trình kiểm toán chính là trình tự và nội dung các bước công việc mà kiểm toán viên phải thực hiện, để hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của mình, đã được cụ thể hóa thành các mục tiêu của các cuộc kiểm toán.
Các loại kiểm toán khác nhau có những quy trình kiểm toán đặc thù khác nhau. Tuy nhiên trên một phạm vi chung, tất cả các loại kiểm toán đều có quy trình kiểm toán tương tự nhau, đó là:
1.2.1. Chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là bước công việc đầu tiên của một quy trình kiểm toán, nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý, cũng như các điều kiện cơ bản khác để tiến hành một cuộc kiểm toán. Chính vì lý do này, bước chuẩn bị là hết sức quan trọng và là bước quyết định hiệu quả, hiệu năng và chất lượng của một cuộc kiểm toán.
Chuẩn bị kiểm toán bao gồm các bước sau: Khảo sát, thu thập thông tin về các đơn vị kiểm toán, đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán.
1.2.1.1. Khảo sát, thu thập thông tin về các đơn vị kiểm toán
Việc thu thập thông tin có thể từ việc thu thập các văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn liên quan đến đối tượng kiểm toán, các báo cáo của đối tượng kiểm toán, báo cáo kiểm toán lần trước và các nguồn tài liệu khác. Kiểm toán viên cần thu thập các thông tin sau:
- Thu thập, nghiên cứu các tài liệu văn bản về điều lệ, quy chế hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán;
- Các thông tin về cơ chế quản lý, chế độ và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành; các quy định đặc thù áp dụng đối với đơn vị;
Rủi ro Điêm cho mức độ ảnh hưởng Điêm cho khả năng xảy ra
24
- Những sai sót và gian lận được phát hiện từ những cuộc kiểm toán trước; các ghi nhớ từ các cuộc kiểm toán trước;
- Thông tin có liên quan khác như:
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị được kiểm toán;
+ Tình hình thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao;
+ Những vấn đề, sự vụ thanh tra, kiểm tra đã có kết luận liên quan đến hoạt động thời kỳ kiểm toán; những khiếu kiện của cán bộ công nhân viên và các đối tượng khác có liên quan đến đơn vị được kiểm toán...;
1.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá và xác định rủi ro kiểm toán của từng đơn vị được kiểm toán để làm cơ sở cho kiểm toán nội bộ lựa chọn đơn vị được kiểm toán.
Có ba loại rủi ro: Rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.Kiểm toán viên cần hiểu bản chất để phân tích mối quan hệ giữa các loại rủi ro trong mọi cuộc kiểm toán. Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là những rủi ro của bản thân đơn vị, tồn tại độc lập với cuộc kiểm toán mà kiểm toán viên không thể tác động tới. Tùy thuộc vào mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên dự kiến mức độ rủi ro phát hiện phù hợp để giảm rủi ro kiểm toán xuống thấp đến mức có thể chấp nhận được.
- Phương pháp xác định rủi ro tiềm tàng: Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích và đánh giá các hoạt động chủ yếu; thu thập thông tin về các mối quan hệ của đối tượng kiểm toán để lượng hóa rủi ro tiềm tàng, làm cơ sở xác định quy mô mẫu kiểm toán, xác định phương pháp và thời gian khi lập kế hoạch kiểm toán.
- Phương pháp xác định rủi ro kiểm soát: Trên cơ sở phương pháp khảo sát đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phương pháp hạn chế rủi ro phát hiện: Trên cơ sở kết quả đánh giá rủi 25
ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để lựa chọn phương pháp kiểm toán thích hợp, bố trí hợp lý nhân lực kiểm toán và quy mô mẫu kiểm toán thích hợp.
Kiểm toán nội bộ phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro và xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng đơn vị được kiểm toán. Hồ sơ rủi ro bao gồm toàn bộ các rủi ro tiềm tàng, tác động có thể có của các rủi ro đó đối với hoạt động của đơn vị và khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dựa trên đánh giá về tác động, khả năng xảy ra của các rủi ro; từng rủi ro được phân loại thành rủi ro cao, trung bình hoặc thấp.
Kiểm toán viên có thể sử dụng mô hình chấm điểm rủi ro để đánh giá mức độ rủi ro. Kiểm toán viên đánh giá cho điểm rủi ro theo hai tiêu chí: điểm cho mức độ ảnh hưởng và điểm cho khả năng xảy ra theo Bảng 1.1 sau:
T T
x'""∖ Rủi ro
Đơn vị
được kiểm toán
... . . Tổng điểm
rủi ro
Kiểm toán viên nội bộ chấm điểm về khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng cho từng bộ phận hoạt động, từng nội dung theo nguyên tắc khả năng rủi ro càng lớn thì điểm càng cao (thang điểm 10/10). Trong đó rủi ro có mức độ nghiêm trọng, khả năng xảy ra gần như chắc chắn (76 -100%) có điểm cao nhất từ 8 - 10 điểm còn những rủi ro hiếm khi xảy ra (dưới 5 %) có điểm thấp nhất từ 0 đến 2 điểm.
Sau đó kiểm toán viên lập Bảng tổng hợp rủi ro của các đối tượng kiểm toán (Bảng 1.2) trong đó sắp xếp theo thứ tự cao xuống thấp trên cơ sở tổng điểm rủi ro. Nếu có những đối tượng cùng điểm thì căn cứ thêm vào các nhân tố khác để xếp hạng.
26
Việc đánh giá, phân loại rủi ro phải được thực hiện ít nhất một năm một lần. Kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của các đơn vị và sự thay đổi của các rủi ro đi kèm theo.
1.2.1.3. Lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán được lập với hai cấp độ: Kế hoạch KTNB hàng năm và Kế hoạch từng cuộc kiểm toán.
* Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm đó là việc lựa chọn đơn vị được kiểm toán
Thông tin về các đơn vị kiểm toán được thu thập ở bước 1 và kết quả đánh giá rủi ro ở bước 2 sẽ là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm. Các rủi ro sẽ được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp, trong đó những đơn vị được coi là có rủi ro cao sẽ được ưu tiên tập trung nhiều nguồn lực, thời gian hơn để kiểm toán, được kiểm toán trước và được kiểm toán thường xuyên hơn các đơn vị có rủi ro thấp hơn.Những đơn vị có rủi ro càng cao thì tần suất kiểm toán càng lớn.
*Lập kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán gồm các bước sau:
- Mục tiêu kiểm toán:
27
báo cáo tài chính trong kiểm toán báo cáo tài chính.
+ Kiểm tra, đánh giá và xác nhận việc tuân thủ pháp luật, nội quy, quy chế mà đơn vị đuợc kiểm toán phải thực hiện.
+ Đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả trong quản lý và sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nuớc.
+ Thông qua hoạt động kiểm toán để chỉ ra và kiến nghị với đơn vị đuợc kiểm toán về các sai phạm và biện pháp khắc phục; chấn chỉnh công tác quản lý tài chính - kế toán, công tác quản lý hoạt động của đơn vị; kiến nghị với cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm chế độ kế toán, tài chính của Nhà nuớc; đề xuất với cơ quan liên quan những kiến nghị sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính - kế toán nhằm bảo đảm các nguồn lực tài chính công đuợc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao nhất.
- Phạm vi kiểm toán: Giới hạn về thời kỳ kiểm toán, xác định rõ niên độ kế toán (năm tài khóa) hoặc khoảng thời gian từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc của chuơng trình, dự án hay công trình xây dựng cơ bản.
- Phuơng pháp kiểm toán: Kế hoạch kiểm toán phải xác định rõ các phuơng pháp kiểm toán thích hợp cho từng nội dung, khoản mục kiểm toán.
- Thời hạn kiểm toán:Thời hạn kiểm toán của cuộc kiểm toán đuợc tính từ ngày công bố quyết định kiểm toán đến khi kết thúc việc kiểm toán tại đơn vị đuợc kiểm toán.
- Bố trí nhân sự đoàn kiểm toán: là việc phân công Truởng đoàn kiểm toán và bố trí Kiểm toán viên phù hợp với trình độ, năng lực đảm bảo nguyên tắc độc lập, khách quan.
- Kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho cuộc kiểm toán:Kế hoạch kiểm toán phải xác định rõ kinh phí và các điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán nhu: Chi phí ăn, ở, đi lại và các phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Đoàn kiểm toán.
28
-Xây dựng nội dung kiểm toán (chương trình kiểm toán): xây dựng chương trình cụ thể cho từng phần kiểm toán, xác định số lượng và thứ tự các bước công việc cần làm kể từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc.
- Quyết định kiểm toán: Nội dung của quyết định kiểm toán gồm: Căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm toán; Đơn vị được kiểm toán; Mục tiêu, nội dung, phạm vi kiểm toán; Địa điểm kiểm toán; thời hạn kiểm toán; Trưởng Đoàn kiểm toán và các thành viên khác của Đoàn kiểm toán.
- Họp đoàn kiểm toán: phổ biến quyết định, kế hoạch kiểm toán và cập nhật kiến thức cho thành viên Đoàn kiểm toán.