Kết nối các bộ phận trong chuỗi cung ứng
Vì quản trị chuỗi cung ứng là kiểm soát tối ưu hóa hoạt động của công ty từ khâu đầu tiên là nhận đơn hàng đến khâu cuối cùng là phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng nên nó là một thể thống nhất hoàn chỉnh. Các bộ phận và mắt xích trong chuỗi gắn kết nhịp nhàng và hỗ trợ cho nhau, vì vậy việc kết nối các mắt xích là một vấn đề quan trọng cần phải thực hiện để chuỗi có thể hoạt động một cách suôn sẻ. Một số giải pháp cần có để kết nối các bộ phận như sau:
- Chuỗi cung ứng cần có một người lãnh đạo - nhà quản lý chuỗi toàn thời gian, chịu trách nhiệm chung toàn chuỗi.
Cần phải có một người chịu trách nhiệm đối với sự thành công của chuỗi và đảm bảo tất cả các công việc đều được thực hiện. Người này phải có quyền ra quyết định và thực thi những quyết định đó. Nếu có sự giám sát của ban ban lãnh đạo mà nhà quản lý chuỗi báo cáo kết quả thì rất tốt. Nhưng ban lãnh đạo này lại không thể ra quyết định tại thời điểm cần thiết. Nếu không có ai giữ vai trò này thì quá trình thực hiện và chi phí thực hiện chuỗi sẽ phản ánh vấn đề cụ thể đó. Hoạt động của chuỗi cung ứng sẽ không nhịp nhàng, hiệu quả thấp và chi phí phát sinh sẽ rất cao.
- Xác định mục tiêu có thể lượng hóa và không chồng chéo lên nhau. Điều này cần thiết để có thể hoàn thành mục đích hay sứ mạng của chuỗi.
Nhất thiết phải xác định mục tiêu của Công ty một cách cụ thể để những người được giao trách nhiệm biết chúng ta kỳ vọng điều gì ở họ. Cũng cần đảm bảo
những mục tiêu không chồng chéo lên nhau vì điều đó sẽ gây ra sự mất kiểm soát và mâu thuẫn giữa các bộ phận tham gia khi được giao trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu chồng chéo này.
Phải đảm bảo mỗi mục tiêu đều thực sự cần thiết để đạt được mục đích chung của công ty. Đừng cố gắng đạt được một mục tiêu nào đó chỉ vì nó là một ý tưởng hay. Cuối cùng, phải đảm bảo được rằng sau khi từng mục tiêu đã hoàn thành thì cũng đạt được mục đích hay sứ mạng của đơn vị. Các mục tiêu cần phải gồm có tất cả những vấn đề cần thực hiện trong chuỗi.
- Giao các mục tiêu của chuỗi cho các bộ phận trong đó trưởng các bộ
phận phải có kỹ năng và kỹ thuật cần thiết.
Một bộ phận là một tập hợp những người có kỹ năng, kinh nghiệm kinh doanh và kỹ thuật cần thiết, có thể tự tổ chức để tất cả các thành viên phát huy hết điểm mạnh, không để điểm yếu ảnh hưởng đến kết quả chung. Phân chia công việc thành những công tác trong một khoảng thời gian nhất định. Xác định những giá trị kinh doanh đạt được sau một thời gian làm việc đó.
Chức năng dự báo, lập kế hoạch
Bộ phận dự báo lập kế hoạch phải kết hợp chặt chẽ với bộ phận Sales Data, bộ phận Marketing và các bộ phận liên quan để có được số liệu cho các hoạt động dự báo nhu cầu tiêu thụ từ đó có những dự báo và kế hoạch thu mau nguyên vật liệu và sản xuất kịp thời. Để công tác dự báo có hiệu quả, tác giả đề xuất mô hình dự báo như sau:
Hình 3.1: Mô hình Dự báo - lập kế hoạch
(Nguồn: Tác giả xây dựng)
Dự báo Số liệu kinh doanh
năm cũ Số liệu bán hàng thực tế + dự báo từ khách Chính sách Marketing Môi trường cạnh tranh download by : skknchat@gmail.com
* Đối với hoạt động cung ứng đầu ra:
- Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế hoạch và bộ phận kinh doanh trong công tác tiếp nhận dự báo và tự dự báo. Nguồn để dự báo nhu cầu là dữ liệu quá khứ và các hoạt động marketing như khuyến mãi, trưng bày, giảm giá, các chiến dịch quảng cáo… cùng với các yếu tố tác động đến sản lượng bán như các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các đối thủ xâm nhập thị trường, xu hướng và biến động thị trường,… Công ty dùng kết hợp cả hai phương thức dự báo là dự báo theo mô hình chuỗi thời gian và mô hình nhân quả. Có nghĩa công ty dựa vào dữ liệu bán hàng quá khứ chọn mô hình phù hợp dựa vào sự phân bố của dữ liệu và các yếu tố ảnh hưởng cùng với dự báo từ nhân viên kinh doanh (nhân viên kinh doanh sẽ dự báo nhu cầu theo từng chu kỳ). Sau đó, Công ty thực hiện so sánh dự báo của nhân viên kinh doanh với dự báo mà Công ty tự thực hiện để đưa ra dự báo cuối cùng.
- Áp dụng chính sách thưởng cho nhân viên kinh doanh có dự báo chính xác về nhu cầu của sản phẩm trong thời gian tới. Với những cách làm này, tác giả hi vọng có thể khuyến khích nhân viên kinh doanh làm việc có hiệu quả và tích cực hơn trong việc phản hồi thông tin, đóng góp ý kiến vào dự báo nhu cầu của khách hàng.
- Tăng cường sự phối hợp giữa nhân viên kinh doanh, khách hàng và bộ phận Sales Data trong việc cung cấp dữ liệu chính xác về số lượng hàng tồn kho, hàng đã bán để sớm có số liệu thực tế nhu cầu và từ đó có những biện pháp marketing thúc đẩy bán hàng và xây dựng kế hoạch bán hàng vào chu kỳ tiếp theo.
- Công ty nên xem xét việc xây dựng và thiết lập phần mềm hỗ trợ dự báo phù hợp với công ty như Eviews, ForcastX, SPSS, AMOS, STATA, MetaStock.
* Hoạt động cung ứng đầu vào:
Bộ phận kế hoạch cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận thu mua để theo dõi xu hướng giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Nếu xu hướng giá giảm trong thời gian sắp tới thì chỉ nên đặt hàng với số lượng thấp để sản xuất trong thời gian ngắn nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng để chờ giá giảm. Ngược lại, nếu dự báo trong thời gian tới giá cả nguyên vật liệu tăng thì nên đặt hàng nhiều hơn dưới dạng ký gửi rồi chuyển dần về kho của công ty hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp với mức giá cả chấp nhận được. Trên cơ sở các dự báo bộ phận kế hoạch có thể
đặt mua nguyên vật liệu dài lâu hơn, với số lượng lớn hơn như nguyên liệu sữa bột, bao gói sản phẩm và các phụ gia như mùi hương, đường, hương liệu… khi đó nhà cung cấp sẽ bán với giá ưu đãi hơn và có thể được hưởng một số chính sách chiết khấu nhất định và bộ phận kế hoạch có thể đưa ra các dự báo về nhu cầu tương đối sát với thực tế về nguyên vật liệu đầu vào, thời điểm, số lượng mua, số lượng tồn kho… để đạt được chi phí thấp nhất có thể.