3.3.2.1. Hoạt động đầu vào
Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
Tùy công ty CP sữa TH có thể tự cung cấp nguyên liệu chính cho sản xuất sữa tươi, như trang trại bò cung cấp sưa tươi nguyên liệu nguyên chất 100%, Công ty Mía đường Nghệ An Tate & Lyle cung cấp đường... tuy nhiên để sản xuất ra sữa tươi thành phẩm và làm đa dạng sản phẩm sữa thì còn có nhiều nguyên liệu phụ khác, ngoài ra chất lượng và mẫu mã bao bì cũng là một phần không kém phần quan trọng. Chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh, ổn định được khách hàng đặc biệt quan tâm. Vai trò của các nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng vì có nguồn nguyên liệu đầu vào tốt mới có thể làm ra sản phẩm có chất lượng, có nhà cung cấp chiến lược mới có thể đảm bảo được giá bán ổn định tạo điều kiện cho công ty xây dựng được một cơ cấu giá thành hợp lý, lâu dài. Vì vậy, việc xây dựng các chính sách phát triển các nhà cung cấp là điều cần thiết bằng những hành động cụ thể sau:
Tạo những chính sách ưu đãi đối với các nhà cung cấp có quá trình hoạt động tốt và lâu dài: Với các nhà cung cấp đã có quan hệ hợp tác lâu dài và họ đã thực hiện tốt các đơn hàng đã ký, Công ty cần có những cam kết mua hàng đặc biệt nhằm thắt chặt mối quan hệ đồng thời tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong quá trình hoạt động. Ký hợp đồng: thiết lập các hợp đồng dài hạn cho một số các mặt hàng, dịch vụ với các nhà cung cấp có năng lực tốt, có kinh nghiệm về mặt hàng, dịch vụ đó. Như vậy, công ty cũng tiết kiệm được chi phí, thời gian, nhân lực trong việc tổ chức lại đấu thầu. Liên lạc thường xuyên và cập nhật với nhà cung cấp những thay đổi trong nhu cầu hàng hóa của mình, điều này sẽ giúp họ thích nghi và chuẩn bị hàng
hóa cho những thay đổi của công ty. Tìm kiếm các nhà cung cấp trong nước để nội địa hóa sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng.
Tiếp tục tìm kiếm và phát triển các đối tác mới nhằm tạo sự cạnh tranh:
Việc tìm kiếm và phát triển các nhà cung cấp mới cũng là điều cần thiết phải làm để tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp, tránh xảy ra trường hợp độc quyền, làm giá… của các nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với các đối tác mới, Công ty cần phải nghiên cứu thật kỹ về hồ sơ nguồn gốc công ty, tư cách pháp nhân, doanh số bán, thị trường đang hoạt động. Việc lựa chọn các đối tác mới cũng tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, thiết bị, dịch vụ mà công ty cần đặt mua.
Xây dựng các nhóm mặt hàng chiến lược để phát triển nhà cung cấp tiềm năng:
Việc phát triển các nhà cung cấp tiềm năng là một vấn đề cần được thực hiện nhanh chóng vì nó sẽ giúp cho Công ty thu được nhiều ưu đãi như giá cả, thời hạn giao hàng, chất lượng… Muốn vậy, cần làm tốt các bước sau:
Bước 1, xác định các nhóm vật tư, hàng hoá cần phát triển: cần tập trung vào các nhóm thiết bị, vật tư, hàng hoá, dịch vụ có giá trị mua hàng cao (hương liệu, bao bì....).
Bước 2, xác định các nhà cung cấp cho những nhóm mặt hàng trên dựa trên quá trình làm việc từ trước tới nay, đồng thời tìm kiếm thêm một số đối tác mới để so sánh và tạo sự canh tranh về giá cả và chất lượng.
Giải pháp về mua hàng
- Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của công ty, tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời. Để đạt được các mục tiêu trên, bộ phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt. Ngoài ra, bộ phận mua hàng cũng cần liên kết với bộ phận lên kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời.
- Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi có nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì công ty có nhà cung cấp dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, không làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
- Bộ phận mua hàng cần tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp để chọn các nhà cung cấp có năng lực đáp ứng nhu cầu cho công ty đảm bảo giao hàng đúng hạn nhằm giảm thiểu lượng tồn kho an toàn. Như vậy, lượng nguyên liệu tồn kho sẽ được giảm thiểu.
- Công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn như có kế hoạch năm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
- Ngoài ra, công tác mua hàng ngoài chức năng của mình, bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quy trình chuỗi cung ứng, liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên liệu, tập trung vào lợi ích tổng thể của công ty để làm giảm tổng chi phí.
3.3.2.2. Giải pháp về hoạt động sản xuất.
Đối với chức năng sản xuất, công ty cần quan tâm trong việc phải phân loại các chiến lược sản xuất sao cho phù hợp với chiến lược chuỗi cung ứng như phân loại các mặt hàng nào, thời gian nào thì sản xuất theo chiến lược “sản xuất để dự trữ”, mặt hàng nào, thời gian nào thì sản xuất theo chiến lược “sản xuất theo đơn hàng”. Đối với các mặt hàng bán nhanh chiếm khoảng 80% doanh số của toàn công ty thì công ty nên chọn chiến lược “sản xuất để tồn kho”, các mặt hàng còn lại, công ty chọn chiến lược “sản xuất theo đơn đặt hàng”. Như vậy, công ty sẽ giảm bớt lượng tồn kho thành phẩm cũng như tồn kho bao bì, nguyên liệu nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu khách hàng. Công ty cũng nên áp dụng một số biện pháp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Ngoài ra, công ty cũng áp dụng phương thức “sản xuất tinh gọn” vào trong sản xuất để tối ưu hóa hoạt động sản xuất. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tăng cường đào tạo về trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, ứng dụng các thành quả của khoa học công nghệ vào việc quản lý điều hành sản xuất.
3.3.2.3. Giải pháp về phân phối
Cải tiến hoạt động sắp xếp hàng và kho bãi
Để hoạt động sắp xếp hàng nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, công ty cần xây dựng sơ đồ kho và vi tính hóa hoạt động
quản lý kho trên hệ thống máy tính. Nhờ đó, công ty có thể kiếm soát được chủng loại hàng tồn kho, vị trí hàng tồn kho, hạn sử dụng nhằm phục vụ cho việc sắp xếp hàng nhanh chóng và thực hiện nguyên tắc nhập trước xuất trước (tránh trường hợp hàng bị hết hạn sử dụng do quản lý kho không nắm được hàng tồn kho theo hạn sử dụng sản phẩm).
Cải tiến hoạt động giao hàng
- Hoạt động giao hàng cần xây dựng lịch trình, tuyến giao hàng và công suất chở hàng của xe sao cho tổng chi phí là tối ưu nhất. Để đạt được các mục tiêu trên thì bộ phận giao hàng phải liên kết chặt chẽ hơn với sản xuất cũng như bộ phận quản lý đơn hàng để vừa đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhanh chóng, vừa tối thiểu hóa chi phí giao hàng như kết hợp các đơn hàng trên cùng tuyến đường để hàng đi giao là đầy tải. Hay xây dựng các lịch trình để thông báo cho khách hàng để khách hàng đặt hàng vào các tuyến mà có thể kết hợp với các khách hàng khác có thể giao hàng đầy tải khi vận chuyển.
- Kiểm soát chặt chẽ tiến độ giao hàng của đơn vị vận chuyển đã cam kết với khách hàng và với công ty CP sữa TH. Vận chuyển chậm trễ là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa nhiều nhất.
- Bộ phận kho vận cần phải kết hợp chặt chẽ với dịch vụ khách hàng và đơn vị vận chuyển để theo dõi tiến độ giao hàng và phản hồi thông tin lịch giao hàng cũng như các thông tin về giao hàng cho khách hàng biết để sắp xếp nhận hàng.
- Đối với đơn vị vận chuyển thuê ngoài, cần có thêm phụ xe để hỗ trợ khách hàng trong việc vận chuyển bốc xếp hàng hóa hoặc hỗ trợ một phần chi phí bốc xếp để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Sử dụng keo dán có logo công ty để tránh tình trạng thất thoát hàng hóa khi giao tới nhà phân phối, ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Áp dụng 5S và Kaizen cho việc cải tiến hoạt động xắp xếp và lưu kho.
3.3.2.4. Một số giải pháp về hoạt động tồn kho
- Khai thác tối đa hệ thống quản lý lưu kho hiện tại.
- Dự báo chính xác nhu cầu và dự đoán rủi ro có thể xảy ra để có mức lưu kho an toàn và cải thiện vòng quay hàng tồn kho đối với các kho của công ty CP sữa TH và kho ở khách hàng.
- Tồn kho ở công ty CP sữa TH có hai dạng: Tồn kho ở các kho của công ty CP sữa TH và tồn kho ở các nhà phân phối, hiện tồn kho ở các nhà phân phối hầu như kiểm soát chưa chặt chẽ không kiểm soát được hạn sử dụng cũng như lượng đặt hàng, bộ phận sales data cần phải theo dõi kỹ hơn về vấn đề hàng hóa tồn kho ở nhà phân phối để có các dự báo và kế hoạch bán hàng hợp lý.
-Cuối chu kỳ các nhà phân phối và nhân viên thường chạy doanh số để đảm bảo chỉ tiêu nên các đơn hàng cuối tháng thường không phát sinh từ nhu cầu thực tế do đó để giảm tồn kho công ty cần kiểm soát định mức tồn kho nhà phân phối để hạn chế nhà cung cấp chạy doanh số cuối chu kỳ quá nhiều so với định mức.
- Hạn chế hủy đơn hàng: Việc hủy đơn hàng của khách hàng do đặt hàng quá mức, công ty không có đủ hàng hóa cung cấp ngay thời điểm đó (Nhất là các đơn hàng cuối chu ky, nhà phân phối đặt để lấy số). Để hạn chế trường hợp này, trước khi nhận đơn hàng công ty phải xem xét có xuất phát từ nhu cầu thực hay không, nếu không thì hạn chế những đơn hàng ảo này bằng cách có một đội ngũ nhân viên kinh doanh theo dõi tư vấn nhu cầu đặt hàng cho nhà phân phối.
- Bên cạnh các ưu đãi cho nhà phân phối thì công ty CP sữa TH cũng phải xây dựng chương trình khuyến mãi kéo cho người tiêu dùng: Để mạnh mạnh hoạt động bán hàng, giảm tồn kho cho nhà phân phối công ty nên chú trọng các chương tình hỗ trợ bán hàng như tặng quà khi mua sản phẩm cho người tiêu dùng và một số chương trình giảm giá khác để kích thích nhu cầu thực.