Các nghiệp vụ đấu thầu được thực hiện trực tiếp bởi nhân tố con người mà không có sự giúp sức của bất kỳ loại máy móc, thiết bị nào. Trong khi đội ngũ cán bộ làm công tác có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao có số lượng không nhiều, nhưng số lượng gói thầu thực hiện trong năm ngày càng tăng, khối lượng công việc ngày càng lớn. Do đó, để tăng hiệu quả của hoạt động đấu thầu thì bên cạnh hoàn thiện, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ thì cần thiết phải có biện pháp đổi mới, cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự tại các đơn vị trực thuộc. Cụ thể: - Xây dựng bộ phận chuyên trách về đấu thầu: Việc xây dựng một phòng ban chuyên trách về đấu thầu là cần thiết đối với đơn vị, nhất là trong giai đoạn các các kế hoạch lựa chọn nhà thầu ngày tăng về số lượng và quy mô. Phòng ban này sẽ chuẩn hóa các khâu trong quy trình đấu thầu của đơn vị trực thuộc, trực tiếp theo dõi và tham gia các bước của quy trình đấu thầu. Qua đó nhưng vướng mắc,
bất cập sẽ được giải quyết và tháo gỡ một cách nhanh chóng, mang tính chính xác cao; khắc phục được sự chồng chéo trong quan điểm và cách sử lý giữa các tổ đấu thầu được thành lập tạm thời như hiện nay. Bộ phận này sẽ hoạt động độc lập tương đối với các Phòng Ban khác nhằm đánh giá giám sát, thẩm quy trình tổ chức đấu thầu, tránh tình trạng chồng chéo trong quản lý đấu thầu. Đồng thời, bộ phận này cũng tổng kết tính toán hiệu quả của công tác đấu thầu về mặt chi phí và đúng nguyên tắc, chỉ ra những thiếu sót và phê bình các cá nhân kém năng lực, đưa ra các biện khắc phục cho công tác đấu thầu sắp tới.
Sơ đồ 3.3. Mô hình các đơn vị trực thuộc khi chưa thay đổi
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức các đơn vị trực thuộc – EVNGENCO1)
Sơ đồ 3.4. Mô hình các đơn vị trực thuộc sau khi thay đổi
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Phó giám đốc phụ trách tài chính Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phó giám đốc phụ trách vận hành Các phân xưởng vận hành - sửa chữa Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng kế hoạch
vật tư Phòng đấu thầu
Phó giám đốc phụ trách tài chính Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phó giám đốc phụ trách vận hành Các phân xưởng vận hành - sửa chữa
- Phân cấp chặt chẽ và quy định mối quan hệ làm việc cụ thể giữa các phòng ban trong đơn vị. Hiện nay, việc phân cấp chồng chéo, chưa rõ ràng dẫn đến khó khắn cho việc quy kết trách nhiệm khi xảy ra sai phạm. Do đó, cần phân cấp tới từng phòng ban, từng cơ sở, gắn trách nhiệm với hoạt động đầu tư mà mình làm sẽ tăng hiệu quả trong đấu thầu. Hoạt động đấu thầu cần phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, hạn mức kỹ thuật giữa các đơn vị, phải phối hợp giữa các bên trong cả quy trình đấu thầu như kĩ thuật, tài chính, các cán bộ chuyên gia đấu thầu… đồng thời phân định rõ trách nhiệm của các bên (có thể được ghi trên văn bản). Báo cáo cuối cùng cần phải được lập chặt chẽ, phân chia trách nhiệm cho từng đơn vị. Chậm ở khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm, không được đổ lỗi lẫn nhau. Quy định thời gian, hạn định trách nhiệm cho từng phòng ban.
- Xây dựng phần mềm quản lý đấu thầu chung trong toàn Tổng Công ty, để các đơn vị trực thuộc nói chung cũng như các đơn vị trực thuộc nói riêng có được cái nhìn toàn diện về tình hình đấu thầu trong Tổng Công ty, cũng như trong từng đơn vị. Ngoài ra, việc xây dựng phần mềm cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp trong việc quản lý đấu thầu, xây dựng các báo cáo đấu thầu phục vụ các công tác thanh, kiểm tra. Dữ liệu của phần mềm quản lý đấu thầu là một nguồn tài nguyên hữu ích để các đơn vị trong Tổng Công ty tham khảo và học hỏi lẫn nhau. Điều này không chỉ góp phần tạo ra một bước tiến lớn trong quản lý đấu thầu tại Tổng Công ty mà còn góp phần nâng cao hiệu quả đấu thầu.