2.2.1.1. Kết quả ban hành văn bản quản lý
Bảng 2.1. Số lượng văn bản quản lý ban hành về công tác chứng thực
Tên Năm Năm Năm 2017/2016 2018/2017
2016 2017 2018 Văn bản 7 10 11 +3 +1 chỉ đạo, quản lý Quyết 3 6 8 +3 +2 định
( Nguồn : UBND quận Hồn Kiếm )
Có thể thấy việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý là khâu quan trọng trong hoạt động QLNN, là hình thức, phương tiện khơng thể thiếu được của chủ thể QLNN. Sự có mặt của các văn bản quản lý trong hoạt động của các cơ quan quản lý có thể được hiểu như sự “tập trung quyền lực của nhà nước, nhằm điều hành có hiệu quả nhất hoạt động quản lý”.
Xuất phát từ thẩm quyền của mỗi một cơ quan trong hệ thống cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống văn bản quản lý cũng được sắp xếp theo trình tự nhất định tương ứng với thẩm quyền của từng cơ quan. Năm 2010 có thể được xem như là năm “bản lề” đánh giá kết quả thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước (CCHCNN) giai đoạn 2001-2010 và đề ra Chương trình CCHCNN giai đoạn 2011-2020. Yêu cầu đặt ra là phải đánh giá đúng mức việc thực hiện các nội dung và mục tiêu của Chương trình tổng thể CCHCNN giai đoạn 2001-2010, trên cơ sở đó chỉ ra những kết quả đạt được, những tồn tại hạn chế, nguyên nhân và bài học kinh nghiệm. Đồng thời nghiên cứu, đề xuất, kiến nghị những nội dung chủ yếu về Chương trình CCHCNN giai đoạn 2011-2020. Có những u cầu cụ thể đặt ra cho việc ban hành văn bản quản lý đối với các lĩnh vực kinh tế, xã hội và cụ thể là lĩnh vực chứng thực [3, tr.5].
Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, Phòng Tư pháp giúp Ủy ban Nhân dân quận thực hiện QLNN đối với hoạt động chứng thực tại địa phương.
Ngay khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, nghị định số 13/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực thi hành, Phòng Tư pháp đã tham mưu cho UBND quận ban hành những văn bản về việc tăng cường QLNN trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm. Theo chức năng, nhiệm vụ Phịng Tư pháp quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội đã tiến hành củng cố, phân công cán bộ, công chức trực tiếp phụ trách lĩnh vực quản lý hoạt động chứng thực; Xây dựng các quy trình tiếp nhận hồ sơ, trong đó quy định rõ quy trình chứng thực bản sao từ bản chính, quy trình chứng thực chữ ký; Lập sổ sách quản lý hoạt động chứng thực; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho hơn 50 cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch các phường; Tổng hợp giải đáp những thắc mắc, kiến nghị, đề xuất của các phường cũng như của công dân.
2.2.1.2. Ưu điểm của ban hành văn bản quản lý về chứng thực
Một ưu điểm trước hết được kể đến đó là các văn bản luật, bộ luật và văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng trong lĩnh vực chứng thực đã được ban hành tương đối đầy đủ. Năm 2013, Bộ Tư pháp tiếp tục xây dựng trình Chính phủ ban hành Luật chứng thực để phù hợp với thực tế, bổ sung và sửa đổi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Thời gian qua, Bộ Tư pháp cùng các bộ, ngành liên quan đã phối hợp chặt chẽ trong công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật cũng như tổ chức thực hiện quy định của pháp luật. Một trong những bài học kinh nghiệm trong việc nâng cao chất lượng văn bản pháp luật và đưa vào cuộc sống là cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo các bộ, ngành. Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật đóng vai trị quan trọng trong việc triển khai thực hiện quy định một cách hiệu quả trên thực tế.
Qua số liệu bảng 2.3 trên có thể thấy số lượng các văn bản được ban hành đều tăng qua các năm, nhưng không đáng kể. Việc ban hành văn bản quản lý là cơng cụ quản lý có tầm quan trọng đặc biệt bởi vì hoạt động chứng thực là vận dụng các quy định của pháp luật để chứng thực chữ ký và văn bản mà các tổ chức, cá nhân yêu cầu. Nhà nước đã có một hệ thống các văn bản pháp luật điều chỉnh các mặt liên quan đến chứng thực. Với mục tiêu là xây dựng nhà nước pháp quyền, xã
hội chủ nghĩa mọi người sống và làm việc theo pháp luật, thì chứng thực cũng là một trong những vấn đề bao trùm rộng khắp của pháp luật nói chung. Mà công chức thực hiện chứng thực phải áp dụng các quy định của pháp luật để chứng nhận khi có yêu cầu. Các văn bản pháp luật, luật nội dung là khung pháp lý mà công chức thực hiện chứng thực phải tuân thủ.
Bộ Tư pháp đã có nhiều văn bản hướng dẫn một số nội dung quan trọng về hoạt động chứng thực. Nội dung của những văn bản này rất tiến bộ, phù hợp với quy định của pháp luật, phù hợp với thực tế, hướng theo sự phát triển chung của những quốc gia tiến bộ trong lĩnh vực chứng thực.
Trên cơ sở quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản chỉ đạo của Trung ương, Sở Tư pháp đã tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp; ban hành văn bản quán triệt thực hiện một số quy định của pháp luật về chứng thực. Bên cạnh đó, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, Sở Tư pháp tổng hợp mẫu chữ ký của người có thẩm quyền chứng thực tại các Phịng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường và đăng tải công khai trên Trang Thông tin điện tử của Sở Tư pháp để làm cơ sở đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền trong các văn bản, giấy tờ do người yêu cầu chứng thực cung cấp nhằm phát hiện kịp thời tình trạng giả mạo giấy tờ, chữ ký trong hoạt động chứng thực. Ngày 06/4/2018, Sở Tư pháp và Công an thành phố Hà Nội ký kết Quy chế phối hợp phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội. Quy chế tạo cơ chế phối hợp chặt chẽ, hiệu quả giữa hai cơ quan trong cơng tác phịng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực, tăng cường phối hợp phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội, góp phần tạo ra sự thống nhất, kịp thời trong quy trình tiếp nhận, xử lý thơng tin, vụ việc có dấu hiệu tội phạm giả mạo liên quan đến công chứng, chứng thực.
Trước đây, theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về chứng thực thì một số việc chứng thực được giao cho Ủy ban nhân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện các việc chứng thực đó và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Như vậy, Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện tuy được quyền trực tiếp ký chứng thực, nhưng với danh nghĩa thừa ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cho nên phải đóng dấu của Ủy
ban nhân dân cấp huyện. Việc này vừa rườm rà về thủ tục đóng dấu, vừa khó xác định trách nhiệm cá nhân giữa Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trong trường hợp có sai phạm trong hoạt động chứng thực. Quán triệt triệt để tinh thần cải cách hành chính, khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định:
Phịng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính
các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngồi.
Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Phịng Tư pháp.
- Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính
các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngồi có thẩm quyền chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Điểm mới rất thuận tiện cho người dân là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định nguyên tắc người có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có quyền u cầu bất cứ cơ quan nhà nước có thẩm quyền nào nêu trên thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giấy tờ trước đây thường đặt ra các quy định tuỳ tiện, rất phiền hà cho người nộp hồ sơ. Mặc dù, đã yêu cầu giấy tờ phải có cơng chứng, chứng thực nhưng vẫn bắt người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra. Khắc phục tình trạng này, Nghị định số
79/2007/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao khơng được u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh; tổ chức tiếp nhận bản sao khơng có chứng thực có quyền u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thể hiện rất rõ tinh thần đổi mới hình thức hoạt động chứng thực theo hướng xã hội hóa. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã đổi mới căn bản chế định công chức nhà nước thực hiện chứng thực là chủ thể thực hiện hành vi chứng thực.
2.2.1.3. Hạn chế trong ban hành văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
Như trình bày ở trên, theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Người được trao quyền thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện là Trưởng phịng, Phó trưởng phịng.
Sau khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực thi hành và được tổ chức thực hiện trên thực tế đã đáp ứng được các yêu cầu của thực tiễn; đặc biệt là đáp ứng được các yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực cơng chứng, chứng thực. Mặc dù vậy, qua quá trình triển khai thực hiện trên thực tế, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã bộc lộ một số điểm bất cập như việc xác định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực cho Phòng Tư pháp theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa thực sự góp phần hữu hiệu cải cách thủ tục hành chính, bởi trong thực tế có nhiều trường hợp hồ sơ của người yêu cầu chứng thực gồm nhiều loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính như: Giấy tờ bản chính bằng tiếng nước ngồi, giấy tờ, bản chính song ngữ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền nước ngồi cấp, bản chính là văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp... một số giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện, một số giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã. Mặt khác, việc xác định thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã theo quy định Nghị định số
79/2007/NĐ-CP không đáp ứng được yêu cầu của thủ tục hành chính là phải linh hoạt, mềm dẻo. Trong trường hợp nêu trên, thì người yêu cầu chứng thực sẽ phải lần lượt mang từng loại giấy tờ trong hồ sơ đến Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã để chứng thực. Những hồ sơ chứng thực nêu trên tuy không nhiều, nhưng để thực hiện theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như vậy sẽ mất nhiều thời gian của người yêu cầu chứng thực, mặt khác mục đích của việc cải cách thủ tục chứng thực đặt ra trong trường hợp này và những trường hợp khác tương tự là không đạt được.
Trước thực trạng việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cịn có những điểm bất cập về thẩm quyền chứng thực, thủ tục chứng thực, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể việc chứng thực bản sao từ bản chính, giấy tờ, văn bản của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã như sau:
+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngồi (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngồi, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngồi bằng tiếng nước ngồi...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.
+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngồi hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngồi có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.
+ Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngồi... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngồi) thì người u cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại
Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
+ Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngồi thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:
Căn cứ nội dung hướng dẫn tại Điều 1 Thông tư số 03/2008/TT-BTP thẩm quyền chứng thực và thủ tục chứng thực đã đáp ứng được các yêu cầu về thẩm
quyền và cải cách thủ tục chứng thực. Theo đó hoạt động chứng thực cũng đạt được những kết quả khả quan. Nhưng theo Điều 1 của Thông tư số 03/2008/TT-BTP, Bộ Tư pháp chỉ hướng dẫn việc chứng thực bản sao từ bản chính, giấy tờ, văn bản; việc chứng thực chữ ký không được đề cập đến. Điều này cũng đồng nghĩa với việc có