bàn quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
2.3.2.1. Hạn chế
Thứ nhất, với việc thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về chứng thực còn nhiều bất cập, bản thân những cán bộ kiểm tra chưa nắm chắc về nghiệp vụ nên thanh tra, kiểm tra đôi khi cũng chưa bao qt đầy đủ quy trình nghiệp vụ, mang nặng tính hình thức.
Trên thực tế việc xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động chứng thực vẫn chưa thực sự đi vào đời sống xã hội, chưa đáp ứng được mục tiêu đặt ra là răn đe, phòng ngừa vi phạm để từ đó nâng cao hiệu lực QLNN. Cho đến nay, các địa phương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động tư pháp chưa nhiều; cơ quan thanh tra chun ngành tư pháp cịn rất ít khi thực hiện thẩm quyền đó.
Thực tiễn, khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động chứng thực, một số người có thẩm quyền cịn nhiều lúng túng khi vận dụng các quy định của pháp luật để xử phạt. Trong khi đó, ý thức chấp hành pháp luật của một bộ phận lớn những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các hoạt động cịn chưa cao, để góp phần đáp ứng những đòi hỏi của thực tiễn; đưa những quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động vào thực tiễn đời sống xã hội.
Thứ hai, các văn bản pháp luật còn chồng chéo mâu thuẫn, nên việc áp dụng
luật phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí của cơng chức thực hiện nhiệm vụ. Gần như lĩnh vực thanh tra, kiểm tra về chứng thực thời gian qua vẫn bỏ ngỏ.
Thứ ba, về đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện hoạt động chứng
thực Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực có vai trị quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện cơng tác tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng. Tuy nhiên thực tế tại địa bàn quận Hoàn Kiếm thành phố Hà Nội cho chất lượng cán bộ cơng chức nói chung và cán bộ, cơng chức thực hiện hoạt động chứng thực hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như:
Về nghiệp vụ chuyên môn: Thực tế cho thấy năng lực chuyên môn yếu đã phần nào hạn chế chất lượng hoạt động của cán bộ, công chức thực hiện hoạt động tư pháp. Mặc dù cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực đã được chuẩn hóa và được đào tạo luật khá cao, tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, kiến thức xã hội, kiến thức quản lý nhà nước và các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ nên hiệu quả thực hiện hoạt động chứng thực chưa cao.
Ngoài ra, các kiến thức hỗ trợ khác như ngoại ngữ, tiếng dân tộc hay tin học văn phịng chưa được cán bộ, cơng chức tư pháp quan tâm nên phần nào hạn chế khả năng. Bên cạnh đó, một bộ phận khơng nhỏ các cơng chức tư pháp chưa có tinh thần chủ động sáng tạo trong công việc, chưa ý thức được đầy đủ về vai trị và nhiệm vụ của mình.
Về đạo đức cơng vụ: Trong khi thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng chức năng, thẩm quyền một bộ phận cán bộ, cơng chức vi phạm đạo đức nghề nghiệp, cịn có hiện tượng cán bộ tư pháp cố ý làm trái, không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan công quyền và tiếp tay cho các loại tội phạm các hoạt động.
Mặc dù không phải là người trực tiếp tiếp xúc với công dân và nhận hồ sơ từ phía cơng dân, tuy nhiên trên địa bàn quận Hồn Kiếm công chức thực hiện hoạt động chứng thực lại tự "sáng tạo" thêm quy định để tiện cho công tác quản lý khá phổ biến hoặc cố tình thực hiện sai các quy định pháp luật về hoạt động chứng thực gây hậu quả lớn cho xã hội điển hình như chứng thực sao y bản chính các giấy tờ giả, khi thực hiện chứng thực khơng đối chiếu với bản chính.. Mặc dù qua công tác thanh tra kiểm tra trên địa bàn quận Hồn Kiếm thành phố Hà Nội khơng phát hiện ra cơng chức thực hiện hoạt động tư pháp có biểu hiện tham nhũng hoặc “làm dịch vụ” lấy nhanh giấy tờ chứng thực nhưng trên thực tiễn vẫn sảy ra.
Thứ tư, công tác tuyên truyền phổ biến, giáo dục các quy định pháp luật về
chứng thực chưa được coi trọng. Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo các quy định pháp luật về chứng thực nằm trong chương trình chung của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp thành phố hàng năm. Song mảng tuyên truyền về chứng thực rất nhỏ, hầu như được đề cập rất ít.
Vì thiếu một chương trình riêng, nên chưa có được các hình thức, biện pháp, nội dung phù hợp. Mặc dù thành phố Hà Nội là địa phương khá quan tâm đến vấn đề này và thường xuyên có các chuyên đề, giải đáp về chứng thực trên đài phát
thanh và truyền hình Hà Nội nhưng tuy nhiên về bản chất vẫn chưa đạt được hiệu quả. Đến ngay cán bộ, công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cũng chưa hiểu rõ được thuật ngữ “công chứng” và “ chứng thực”.
2.3.2.2. Nguyên nhân hạn chế
- Nguyên nhân trước hết bản thân các hoạt động thanh tra, kiểm tra chứng thực ở nước ta hiện nay cũng chưa có được khung thể chế đủ mạnh.
Chúng ta lại chưa có cơ chế đặc thù cho việc thanh tra, kiểm tra các văn bản chứng thực lưu trữ, thủ tục, trình tự hủy hiệu lực của một văn bản chứng thực sai thẩm quyền, chứng thực không đúng quy định vẫn chưa quy định rõ... Vì thế mà hoạt động thanh tra, kiểm tra về chứng thực chưa phát huy. Công tác kiểm tra trong nhiều trường hợp chỉ dừng lại ở mức độ kiểm tra hành chính, thu nhập thơng tin, ghi nhận những phản hồi và giải quyết các vụ việc đã xảy ra, do UBND các phường không bị kiểm tra định kỳ, thực tế có những sai sót, yếu kém hoặc vi phạm nhưng không được phát hiện và xử lý kịp thời. Công chức năng lực yếu kém nhưng vẫn tiếp tục làm việc. Các cơ quan quản lý không chỉ ra hết cho cơng chức thực hiện chứng thực những sai sót, sai phạm của họ về cách thức vận dụng pháp luật, những sai sót về kỹ thuật nghiệp vụ để rút kinh nghiệm, khắc phục những hạn chế, nhược điểm đó.
- Cơng tác cải cách hoạt động chứng thực chưa được chú trọng.
Mặc dù tại thành phố Hà Nội đã có chương trình cải cách hành chính, cải tư pháp nhưng về vấn đề cải cách công tác chứng thực chưa được xây dựng thành chương trình riêng. Cải cách cơng tác chứng thực được lồng ghép trong chương trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp chưa có một cách nhìn tổng thể, một chiến lược tổng thể về chứng thực; cải cách chứng thực chưa được chú trọng đúng 74 mức trong tiến trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Chính vì thế các giải pháp về chứng thực cịn nặng về giải pháp tình thế, ln bị động trước u cầu của cuộc sống; thiếu thống nhất và thiếu đồng bộ.
- Chưa có sự đổi mới hoạt động thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực chứng thực.
Có thể khẳng định thanh tra, kiểm tra là một trong những khâu quan trọng
của q trình quản lý. Khơng có thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực chứng thực đồng nghĩa với việc không quản lý. Vậy muốn nâng cao hiệu quả trong quản lý nhà nước đối với lĩnh vực chứng thực cần thiết phải xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đủ mạnh đối với hoạt động chứng thực.
Nhà nước cần xây dựng quy chế thanh tra, kiểm tra phù hợp với đặc thù của hoạt động chứng thực. Bản chất của hoạt động chứng thực vừa mang tính chất dịch vụ tư pháp vừa mang tính chất dịch vụ hành chính vì thế mà việc thanh tra, kiểm tra không chỉ là trách nhiệm của cơ quan quản lý hành chính nhà nước mà cịn cần có sự tham gia của các chủ thể khác có liên quan. Trước hết có thể mở rộng trách nhiệm của hệ thống thanh tra nhà nước đối với hoạt động chứng thực. Tiến tới là xây dựng đồn thành tra có sự phối hợp tham gia của các cơ quan khác nhau với trách nhiệm được phân cơng với từng nhóm cơng tác. Đồn thanh tra, kiểm tra có thể có quyền huỷ hoặc kiến nghị Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền hủy bỏ giá trị pháp lý của một văn bản chứng thực.
Tăng cường thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm về chứng thực có vai trị nhất định trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro, nên chăng thực hiện quản lý theo phương án:
- QLNN bằng tiền kiểm: Chất lượng đào tạo, chuyên môn, kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo đức, năng lực công tác của người thực hiện chứng thực. Tất cả những điều này nếu không được kiểm soát tốt sẽ là nguyên nhân tiềm ẩn rủi ro tranh chấp trong hoạt động chứng thực do nhận thức về pháp luật không đầy đủ hoặc do thiếu kinh nghiệm dẫn đến lỗi bất cẩn khi làm việc.
- QLNN bằng hậu kiểm: Công chức nhà nước được Nhà nước trao quyền của Nhà nước để thực hiện chức năng của Nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Bên cạnh đó, chính là trách nhiệm và nghĩa vụ to lớn là phải thực hiện chứng thực một cách đúng pháp luật, bảo đảm lợi ích của Nhà nước. Đồng thời, Nhà nước thu phí chứng thực để đảm bảo hài hịa cả hai yếu tố trên, Nhà nước cần có một loạt các cơng cụ biện pháp để đảm bảo việc thực thi.
Như vậy có thể thấy rằng, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đưa vào thực hiện gần 7 năm, do đó cơng tác chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại địa bàn UBND quận Hoàn Kiếm đã đi vào nề nếp, từng bước ổn định; trình tự, thủ tục về lĩnh vực chứng thực đã được đơn giản và công khai; về cơ bản UBND quận và UBND các phường đã chú trọng áp dụng cơ chế hành chính một cửa trong cơng tác chứng thực, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, công dân khi thực hiện các hoạt động chứng thực, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của quận, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trị của hoạt động chứng thực trong đời sống xã hội, đáp ứng
nhu cầu của người dân khi thực hiện các giao dịch về chứng thực. Tuy nhiên, mọi tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước đều phải dựa vào các quy định của pháp luật, đặc biệt tuân thủ nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa thì mới đảm bảo được các tiêu chí nói trên và cơng cuộc xây dựng nhà nước pháp quyền ở nước ta sẽ thành công như một tất yếu.
Việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,Phòng Tư pháp đã kịp thời tham mưu, giúp UBND quận ban hành Kế hoạch số 71/KH-UBND ngày 13/4/2015 để triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Công văn số 276/PTP-HCTP ngày 03/11/2015 về việc triển khai Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch; Công văn số 25/PTP-HCTP ngày 15/02/2016 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 20/2015/TT-BTP để triển khai thực hiện đến UBND các phường thuộc quận .
Có thể nói, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ra đời đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng trong đổi mới công tác chứng thực cho quận Hồn Kiếm nói riêng và các địa phương trên cả nước nói chung. Quy định mở rộng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng đã giảm tải cơng việc chứng thực cho các Phịng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã, đồng thời tạo thêm một điểm đến cho người dân trong việc lựa chọn công chứng, chứng thực.
Kết luận chương 2
Việc thực hiện các thủ tục hành chính, đặc biệt việc thực hiện các giao dịch về dân sự, đất đai, nhà ở … cần tới cơng cụ khơng thể thiếu – đó là lịng tin – là sự xác nhận. Vì vậy, pháp luật chứng thực là pháp luật tạo ra “lòng tin”. Sự tin tưởng lẫn nhau và khơng lừa dối: đó là sự cần thiết, điều kiện khơng thể thiếu để tạo lập các giao dịch hoặc giải quyết các thủ tục. Vì vậy, pháp luật chứng thực chính là cơng cụ pháp lý để đảm bảo lịng tin. Có thể nói, đây là một cơng cụ rất cần thiết và hết sức quan trọng. Công cụ này một mặt đảm bảo được lòng tin, ngăn ngừa sự lừa dối giữa các bên, mặt khác phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội. Xã hội càng phát triển, con người càng có những cơng cụ hiện đại,
khoa học để tạo ra lòng tin trong thực hiện các giao dịch. Vì vậy, quản lý nhà nước về chứng thực cũng đang từng bước chuyển mình để tạo ra những cơng cụ hữu ích hơn, thuận tiện hơn. Những phương tiện hiện đại như chứng thực điện tử, chứng thực chữ ký điện tử (tuy những hoạt động này hiện nay chưa thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật chứng thực mà chúng ta đang đề cập đến) cũng bắt đầu được nghiên cứu, khai thác và sử dụng, ngày càng làm phong phú hơn hoạt động chứng thực nói chung - hoạt động tạo ra lịng tin.
Như vậy thơng qua chương 2 tác giả đã phân tích kết quả, thực trạng của công tác quản lý nhà nước về chứng thực,cơng chứng tại quận Hồn Kiếm để người đọc hiểu rõ hon về vấn đề này. Tác giả cũng đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của cơng tác này, từ đó làm cơ sở để đưa ra giải pháp hoàn thiện trong chương tiếp theo.
Chương 3