bàn quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
3.2.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác chứng thực theo hướng chuyên nghiệp hoá
Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện chứng thực theo hướng chun nghiệp hố. Cơng chức thực hiện chứng thực không chỉ là người được đào tạo cơ bản về luật pháp, về nghiệp vụ chứng thực, tinh thơng nghề nghiệp, giàu kinh nghiệm mà cịn phải có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp (trung thực, vô tư, khách quan, liêm khiết, nhiệt tình, trách nhiệm...). Đồng thời, họ phải có kiến thức về ngoại ngữ, tin học để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội đối với chứng thực. Do đó cơng chức thực hiện chứng thực phải được đào tạo một cách chun nghiệp hóa.
Q trình nghiên cứu lý luận và hoạt động thực tiễn của mình, Lênin đã chỉ ra rằng: “Trong lịch sử chưa hề có một giai cấp nào giành được quyền thống trị,
nếu nó khơng đào tạo ra được trong hàng ngũ của mình những lãnh tụ chính trị, những đại biểu tiên phong có đủ khả năng tổ chức và lãnh đạo phong trào” [13,
tr.8]. Trên cơ sở luận điểm nêu trên của Lê nin, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc”, “công việc thành công hay thất bại đều
do cán bộ tốt hoặc kém”, “có cán bộ tốt, việc gì cũng xong” (13,tr.10).
Vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ, cán bộ cơng chức tư pháp nói chung và cán bộ, cơng chức thực hiện hoạt động chứng thực, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chứng thực cần phải thực hiện trên các mặt sau: Về biên chế: Căn cứ vào
điều kiện kinh tế - xã hội, quy mô và phạm vi quản lý theo thẩm quyền, khối lượng công việc của địa phương, UBND quận (huyện), UBND cấp xã (phường, thị trấn)cần chủ động đề xuất bổ sung biên chế với Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội quyết định bố trí đủ cán bộ đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến hoạt động chứng thực.
Tiếp tục kiện tồn tổ chức cán bộ của Sở Tư pháp, Phịng Tư pháp, UBND các cấp. Đồng thời UBND thành phố Hà Nội chỉ đạo các cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương mình nghiêm túc triển khai thực hiện Chiến lược phát triển Ngành Tư pháp đến năm 2020. Nghiên cứu, rà soát để phân định hợp lý hơn nữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, từ đó hồn thiện tổ chức bộ máy và cơ chế quản lý phù hợp đối với từng cấp: Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và Tư pháp cấp xã. Về đào tạo, bồi dưỡng: UBND thành phố cần triển khai thực hiện hiệu quả Đề án tổng thể “Xây dựng và nâng cao chất lượng các cơ sở đào tạo Trường Đại học Luật Hà Nội và Học viện Tư pháp” nhằm khắc phục tình trạng thiếu cán bộ đảm nhiệm các chức danh tư pháp; tiếp tục triển khai có hiệu quả đề án bổ sung 1000 cán bộ, công chức cấp xã (phường, thị trấn) trong đó có số lượng lớn cán bộ, cơng chức tư pháp – hộ tịch.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ theo hình thức tập trung hoặc khơng tập trung về quản lý hành chính, lý luận chính trị, chun mơn nghiệp vụ và kiến thức pháp luật. Nội dung đào tạo thiết thực phù hợp với tình hình thực tiễn và yêu cầu mà hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực đề ra. Đồng thời tích cực biên soạn các tài liệu nghiệp vụ, kiến thức pháp luật phổ thông cấp phát cho đội ngũ công chức.
Về chế độ, chính sách: Cải thiện chế độ tiền lương, thưởng đồng thời giáo dục ý thức và tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ công chức. Thực hiện nghiêm túc các chế độ làm ngoài giờ, ngày làm việc thứ bảy và phụ cấp đối với đội ngũ cán bộ công chức.
Về đạo đức công vụ: Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng địi hỏi đội ngũ cán bộ, cơng chức phải có các tiêu chuẩn đạo đức về nghề nghiệp phù hợp với đặc thù của mình để bảo đảm cho hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Đạo đức công vụ trong khi thực thi hoạt động chứng thực là sự thể hiện việc đáp ứng yêu cầu chứng thực một cách đầy đủ, nhanh chóng và phù hợp các quy định của pháp luật. Đạo đức cơng vụ cịn
được thể hiện trong giao tiếp, ứng xử với đồng cá nhân, tổ chức và sự vận dụng, áp dụng các quy định của pháp luật vào việc thực hiện hoạt động chứng thực.
Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực đòi hỏi đội ngũ cán, bộ công chứng phải thực thực hiện đúng pháp luật, phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, khơng vì lợi ích cá nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, khơng chứng thực các hồ sơ chứng chỉ trái pháp luật. Cán bộ cơng chức phải coi trọng uy tín của mình đối với cơng việc chuyên môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân, thanh danh nghề nghiệp, khơng sử dụng trình độ chun mơn, hiểu biết của mình trong cơng việc để trục lợi, gây thiệt hại cho xã hội.
Để làm được những việc đó địi hỏi các cấp ủy đảng, UBND các cấp thực hiện tốt công tác kiểm điểm cán bộ, cơng chức theo định kỳ; triển khai có hiệu quả chương trình phịng chống tham nhũng, chương trình cải cách hành chính trong đó có nội dung nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức, chương trình cải cách tư pháp. Thực hiện khen thưởng những cán bộ, cơng chức có thành tích cao trong cơng tác chứng thực, tun dương những tấm gương có đạo đức đồng thời kỷ luật, xử lý nghiêm khắc đối với những cán bộ công chức vi phạm pháp luật và vi phạm các quy tắc đạo đức khi thực thi công vụ.
3.2.2.2. Cải tiến phương thức quản lý chứng thực, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước về chứng thực
Trong Chương trình 08/Ctr của Thành ủy Hà Nội đã đề ra mục tiêu hiện đại hố nền hành chính nhà nước. Trong xu hướng này, cần tích cực nghiên cứu, ứng dụng cơng nghệ thông tin và kho dữ liệu về hoạt động chứng thực với tính chất là kho dữ liệu chuyên ngành để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời, từng bước tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong hoạt động chứng thực được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác theo kinh nghiệm của các nước có nền pháp luật phát triển.
Hiện nay việc thực hiện áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực còn chưa đồng nhất tại các địa phương thậm chí là sự đối lập nhau trong hoạt động nghiệp vụ thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối vì giấy tờ khơng hợp lệ nhưng nơi kia lại chứng thực vì khơng được chia sẻ thơng tin. Để chấm dứt tình trạng trên đây và nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động chứng thực thời gian tới đây, UBND thành phố Hà Nội cần chỉ đạo UBND các cấp thực hiện xây dựng cơ sở dữ
liệu chung và chia sẻ thông tin ngăn chặn việc chứng thực các hồ sơ, giấy tờ không hợp pháp của địa phương mình. Đồng thời UBND thành phố Hà Nội cần kiến nghị với Chính phủ chỉ đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tư pháp, Bộ Tài nguyên và Mơi trường….và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng một cơ sở dữ liệu số về thông tin thân nhân của cá nhân được cấp bằng, chứng chỉ, hồ sơ một mặt vừa đảm bảo quản lý nhà nước vừa đảm bảo về mặt lưu trữ hồ sơ, hạn chế đến mức tối đa tình trạng làm bằng giả vừa giúp các cơ quan nhà nước trong quá trình xác minh hồ sơ, giấy tờ đặc biệt trong hoạt động chứng thực sao y bản chính tại UBND.
Với kho dữ liệu số được xây dựng liên ngành quy mơ tồn quốc khi có nghi ngờ về độ xác thực của giấy tờ, cán bộ thực hiện hoạt động chứng thực chỉ cần tra cứu thông tin thông qua mạng Internet. Kết quả tra cứu rất nhanh và chính xác đảm bảo giải quyết hồ sơ đúng quy định cũng như ngăn chặn kịp thời các hành vi làm giả hồ sơ.
3.2.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu chung cho hoạt động chứng thực
Một việc quan trọng đó là xây dựng cơ sở dữ liệu cho hoạt động chứng thực. Đây được coi là một hình thức liên kết khác giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động chứng thực. Như một cơ chế phòng ngừa rủi ro rất cần thiết đảm bảo an toàn cho hoạt động chứng thực.
Hiện nay việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các loại bằng cấp, chứng chỉ nhằm mục đích hồn thiện hồ sơ đi du học, xuất khẩu lao động khá lộn xộn, thiếu sự kiểm tra kỹ lưỡng bản chính, thiếu sự gắn kết thơng tin chung giữa cơ quan, tổ chức cấp bằng, chứng chỉ và cơ quan thực hiện chứng thực nên trong quá trình hoạt động nghiệp vụ xảy ra tình trạng khơng thống nhất trong cách giải quyết cùng một vụ việc, thậm chí là sự đối lập nhau trong thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối chứng thực vì giấy tờ khơng hợp lệ nhưng nơi kia lại chứng thực vì cẩu thả, hạn chế về trình độ nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và khơng được chia sẻ thơng tin.
Để chấm dứt tình trạng trên và nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động chứng thực, trong thời gian tới ban hành Luật chứng thực cần quy định việc xây dựng cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ, tra cứu thơng tin trên cơ sở đó tiến dần tới việc xây dựng mạng thơng tin riêng về hoạt động chứng thực trên phạm vi tồn quốc.
3.2.2.4. Xã hội hố hoạt động chứng thực
Trong quản lý hành chính cơng, chức năng quản lý nhà nước là chức năng chính, chức năng cung ứng dịch vụ hành chính cơng được xem là chức năng bổ trợ
(có thể xem dịch vụ hành chính cơng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước). Nếu thực hiện theo cơ chế hiện tại, tức là đặt nặng việc cung ứng dịch vụ hành chính cơng thì cán bộ, cơng chức khơng thể tập trung thời gian, kiến thức cho việc quản lý nhà nước. Do vậy xã hội hoá hoạt động chứng thực để giảm áp lực cho cơ quan hành chính nhà nước, tạo điều kiện về thời gian, chuyên môn, nghiệp vụ cho việc thực hiện chức năng chính- chức năng quản lý nhà nước [9, tr.4].
Cũng giống như công chứng, nhưng ở mức độ đơn giản hơn cả về quy trình thực hiện, cách thức làm chứng, chứng thực đơn thuần là cung ứng dịch vụ “làm chứng” cho các giao dịch, hợp đồng, giấy tờ, chữ ký, mang tính chất đặc biệt, chủ thể thực hiện phải là người được Nhà nước “uỷ quyền” và phải tuân theo những điều kiện do Nhà nước quy định (tính cơng quyền khi thực hiện), nên chứng thực là hành vi của người có thẩm quyền hoặc người được Nhà nước phân cấp bằng hình thức “uỷ quyền”, “trao quyền” để xác nhận “đúng với bản chính” của bản sao, “đúng với chữ ký” của người yêu cầu chứng thực. Xã hội hoá chứng thực là quá trình nhà nước thực hiện đổi mới phương thức tổ chức hoạt động chứng thực, từng bước chuyển giao hoạt động chứng thực cho các cá nhân, tổ chức phi nhà nước thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công chứng, đáp ứng yêu cầu của kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế. Như vậy, xã hội hố chứng thực chính là sự xố bỏ độc quyền của nhà nước trong lĩnh vực chứng thực. Trong q trình đó, nhà nước rút dần khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ chứng thực, tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, nhà nước chỉ đóng vai trị duy nhất là người thực hiện quản lý nhà nước, Nhà nước chỉ quản lý theo mục tiêu của xã hội, đúng định hướng. Điều này góp phần phân biệt rõ chức năng QLNN và chức năng cung ứng dịch vụ hành chính cơng. Nhà nước tăng cường quản lý bằng pháp luật, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh trong lĩnh vực chứng thực [23, tr.5].
Vấn đề đặt ra nhiều người dân cịn nhầm lẫn cơng chứng với chứng thực, cơ quan nào thực hiện, chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, do đó việc tuyên truyền phổ biến giáo dục về chứng thực cần phải được chú trọng sâu, rộng hơn nữa. Qua một thời gian rất dài, nước ta tồn tại cơ chế xin cho, việc xếp hàng dài tại Phịng Cơng chứng trước đây để chứng thực giấy tờ, bằng cấp thì ai trong chúng ta cũng có thể hiểu được. Do vậy, việc xã hội hóa chứng thực, để chứng thực được coi là một loại hình dịch vụ cơng. Nâng cao nhận thức của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân
và tồn xã hội về vai trị, tầm quan trọng và lợi ích của hoạt động chứng thực đối với việc phát triển kinh tế xã hội và quyền lợi ích hợp pháp của người dân.
Với chủ trương xã hội hoá dịch vụ cơng nói chung, xã hội hố dịch vụ chứng thực nói riêng là vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam hiện nay. Nhưng việc nhà nước không cung ứng dịch vụ này mà chuyển giao cho tư nhân thực hiện sẽ hiệu quả hơn.
3.2.2.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý những vi phạm trong quản lý nhà nước về chứng thực
Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại thành phố Hà Nội hiện nay cần chú trọng thực hiện các biện pháp sau: Trước hết, muốn công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực thì phải thực hiện phải kiện tồn, làm trong sạch, vững mạnh đội ngũ cán bộ, công chức thanh tra, kiểm tra của Thanh tra thành phố Hà Nội, Sở Tư pháp đến các cơ quan Thanh tra của địa phương.
Đồng thời cần nhận thức, xác định rõ đội ngũ cán bộ, cơng chức thanh tra, kiểm tra phải là những người có nghiệp vụ chun mơn, có đạo đức để thực hiện Tăng cường kiểm tra, thanh tra đối với các hoạt động chấp hành, thực hiện pháp luật, các quy trình nghiệp vụ, chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dưới trong tồn ngành Tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực để phát hiện kịp thời những sơ hở, tiêu cực vi phạm pháp luật, tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính.
Hàng năm phải thực hiện thanh tra chuyên đề về hoạt động chứng thực để kịp thời phát hiện ra những sai sót, chấn chỉnh và rút kinh nghiệm trên tồn địa bàn thành phố. Thường xuyên, kịp thời kiểm tra, thanh tra việc ban hành văn bản chỉ đạo nghiệp vụ của các đơn vị tham mưu ở Sở tư pháp và đơn vị địa để phát hiện thiếu sót, sơ hở, tiêu cực ngay từ khâu ban hành văn bản hướng dẫn chỉ đạo, điều hành.
Phải làm tốt, kịp thời giải quyết khiếu nại, tố cáo vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực để tăng cường dân chủ, tăng cường hiệu quả giám sát giám sát thực hiện pháp luật từ phía các tổ chức, cá nhân, cơng dân, nhằm kịp thời phát hiện sơ hở, yếu kém, thiếu khả thi của quản lý nhà nước, đồng thời, phát hiện tiêu cực, tham nhũng, gây phiền hà, sách nhiễu của cán bộ, công chức trong hoạt động chứng thực .
Kiểm tra, xử lý nghiêm minh, dứt điểm những đơn vị, cá nhân yếu kém, tiêu cực, vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực đã được chỉ ra, được dư luận phản ánh, nhưng dây dưa, chậm sửa chữa, khắc phục để làm trong sạch, vững mạnh lực lượng cán bộ cơ quan nhà nước.
Kết luận chương 3
Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do dân, vì dân trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp đang được triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu cầu, nội dung cụ thể. Với sự phát triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp cũng từng bước đáp