Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
2.3.1. Ưu điểm
Về cơ bản, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận, phòng Tư pháp quận và UBND các phường đã nghiêm túc triển khai thực hiện các quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục, thời hạn trả hồ sơ cho cơng dân. Bộ phận "Một cửa" UBND quận đã được đầu tư, trang bị các phương tiện làm việc đầy đủ tạo điều kiện để thực hiện có hiệu quả cơng tác chứng thực trên địa bàn, đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Công tác thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg tại UBND phường được thực hiện nghiêm túc. UBND các phường đã tăng cường công tác phổ biến và quán triệt nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg, đồng thời lãnh đạo UBND các phường chỉ đạo bộ phận “Một cửa” khi có cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì khơng được u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao khơng có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà khơng u cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực.
Cơng tác lưu trữ, bảo quản hệ thống Sổ chứng thực và hồ sơ chứng thực: - Đối với các loại Sổ chứng thực (bao gồm: Sổ chứng thực bản sao, Sổ chứng thực chữ ký người dịch và Sổ chứng thực chữ ký), Phòng Tư pháp quận và UBND các phường đã thực hiện việc chốt sổ hàng năm và đóng dấu giáp lai theo quy định.
- Đối với chế độ lưu trữ trong hồ sơ chứng thực chữ ký, Phòng Tư pháp quận và UBND các phường đã thực hiện nghiêm túc việc chỉ lưu một bản giấy tờ, văn
bản đã chứng thực, chấm dứt việc lưu thêm bản chụp một số giấy tờ nhân thân của công dân (như: chứng minh nhân dân, hộ chiếu…).
Qua công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm đã kịp thời phát hiện được những kẽ hở của pháp luật mà một số loại tội phạm mới, gắn liền với hoạt động chứng thực, hoạt động tội phạm một cách tinh vi, như giả mạo giấy tờ mà theo cảm quan của công chức Tư pháp - hộ tịch không thể nhận biết hết được đâu là văn bản thực. Vì sự giả mạo quá tinh vi, với mắt thường nhận biết là rất khó; hay hành vi gian lận một vài bản sao đã tẩy xoá, chỉnh sửa theo nhu cầu đưa kèm với hàng trăm bản sao khác. Do đó nếu cơng chức thực hiện việc chứng thực cẩu thả, thiếu quan sát thì vơ tình thành cơng cụ để đạt được mục tiêu một cách cơng khai của người có hành vi gian dối.
Ví dụ trên thấy được qua cơng tác thanh tra, kiểm tra bước đầu đã đánh giá được tình trạng tuân thủ pháp luật của người dân, cũng như thấy được khó khăn vướng mắc của cán bộ cơng chức thực hiện công tác chứng thực, để điều chỉnh các quy định pháp luật cho phù hợp với thực tiễn. Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp nói chung, trong hoạt động chứng thực nói riêng là một trong những chế định quan trọng của pháp luật nhằm góp phần bảo đảm an tồn pháp lý trong hoạt động. Mục đích của thanh tra là nhằm phịng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật, kiến nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có biện pháp khắc phục; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Cụ thể: Ngày 22 tháng 3 năm 2013, Bộ Tư pháp đã ra quyết định số 05/QĐ- TTR thanh tra chuyên ngành về công tác chứng thực tại thành phố Hà Nội với mục đích đánh giá đúng thực trạng cơng tác quản lý nhà nước về chứng thực, công tác thực hiện việc chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với các khuyết điểm, sai sót, tồn tại và xử lý đối với các vi phạm của các cá nhân, tổ chức trong quá trình quản lý nhà nước về công tác chứng thực. Qua đợt thanh tra tiếp thu, phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức, phát hiện bất cập của pháp luật từ đó có biện pháp tháo gỡ vướng mắc, hỗ trợ trong việc quản lý nhà nước và thực hiện các việc chứng thực. Góp phần nâng cao ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn quận Hồn Kiếm nói riêng và trên phạm vi thành phố Hà Nội nói chung. Bộ Tư pháp đã thông báo lịch làm việc với 18 trên tổng số 29 quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Đoàn thanh tra Bộ Tư pháp đã làm tại UBND quận Hoàn Kiếm và một số đơn vị phường trên địa bàn quận, đồn thanh tra tập trung thanh tra cơng tác quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn quận; thanh tra chuyên ngành trong việc chấp hành pháp luật về chứng thực được quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng, chứng thực, Nghị định số 79/2007/NĐ- CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bên cạnh đó, đồn xem xét kỹ các vấn đề thực hiện theo quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực; trách nhiệm công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực. Đơn vị bị thanh tra đầu tiên là UBND quận Ba Đình, tiếp đó là UBND quận Cầu Giấy, Đống Đa, Hà Đồng, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hồng Mai, Long Biên, Thanh Xn, UBND huyện Ba Vì, Thạch Thất, Gia Lâm, Hồi Đức, Mê Linh, Đơng Anh, Thanh Trì, Từ Liêm và Tây Hồ,... Qua đó, ngày 02/10/2013, Thanh tra Bộ Tư pháp đã đưa ra văn bản số 14/KL-TTR kết luận về việc thanh tra chuyên ngành lĩnh vực chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội nói chung và địa bàn quận Hồn Kiếm nói riêng. Kết luận nêu ra những tồn tại và thiếu sót trong cơng tác chứng thực như:
- Về ghi số chứng thực bị trùng lặp số chứng thực giấy tờ sao, không ghi liên tục theo thứ tự thời gian hoặc bản sao không ghi số;
- Về sử dụng sổ chứng thực chưa theo đúng quy định, lập sổ chứng thực bản sao từ bản chính trên máy vi tính, thậm chí có nơi khơng có sổ chứng thực;
- Về lưu trữ hồ sơ chưa sắp xếp hồ sơ lưu trữ theo trình tự thời gian quy định, khơng hồn thiện bản sao lưu trữ (như khơng đóng dấu giáp lai, khơng đóng dấu sau khi lãnh đạo đã ký trên bản lưu, số chứng thực trên bản sao không phù hợp với số chứng thực ghi trong sổ chứng thực);
- Về thu lệ phí chưa thực hiện đúng theo quy định (như thu gộp biên lai, không ghi biên lai đầy đủ, tự miễn thu lệ phí);
- Chứng thực bản sao từ bản chính có dấu hiệu tẩy xố, sửa chữa; - Chứng thực sai thẩm quyền;
- Lời chứng chưa đúng quy định;
Kết luận thanh tra kiến nghị các cơ quan chấn chỉnh, khắc phục ngay các tồn tại và sai sót đã nêu, xử lý nghiêm túc những trường hợp vi phạm thuộc thẩm quyền. Qua đó đồn thanh tra cũng phát hiện những bất cập trong quy định của Nhà nước về chứng thực như:
Chưa có quy định đối với các trường hợp chứng thực chữ ký người dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng nước ngoài, thực hiện chứng thực chữ ký ngoài trụ sở đối với một số trường hợp đặc biệt (người già yếu...)
Theo Công văn số 4903/BTP-HCTP ngày 15/6/2012 của Bộ Tư pháp hướng dẫn “Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính
phủ về cơng chứng, chứng thực thì việc chứng thực giấy uỷ quyền thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, UBND cấp xã khơng có thẩm quyền chứng thực giấy uỷ quyền”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy Nghị định số 75/2000/NĐ-CP không quy định
về nội dung nêu trên. Vì vậy, đề nghị cần quy định cụ thể thẩm quyền chứng thực Giấy uỷ quyền. Đề nghị Bộ Tư pháp nghiên cứu và sớm hoàn thiện, đưa ra các giải pháp khắc phục cho Luật chứng thực sắp ban hành.
Tiếp tục Kế hoạch thanh tra nghiệp vụ chứng thực của Bộ Tư pháp, sau khi kết thúc thanh tra của Bộ với địa bàn quận Hoàn Kiếm, Phòng Tư pháp đã triển khai thanh tra hoạt động nghiệp vụ chứng thực của các đơn vị phường nhằm chấn chỉnh những tồn tại và giải quyết những khó khăn, vướng mắc của địa phương.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND quận cơ bản đã thực hiện tốt cơng tác quản lý nhà nướcềvcơng tác Tư pháp nói chung và cơng tác chứng thực nói riêng; thực hiện đầy đủ kế hoạch hàng năm và từng giai đoạn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đă ̣t ra. Nhiều năm liền công tác tư pháp quậnđã nhận được Bằng khen, cờ đơn vị thi đua
xuất sắc của Thủ Tướng Chính Phủ và UBND thành phố Hà Nội, cụ thể:
Hình thức Số, ngày, tháng, năm của quyết định khen thưởng;
Năm khen thưởng cơ quan ban hành quyết định
Quyết định số:1421/QĐ-TTg ngày 28/9/2012 của
2012 Bằng khen Thủ tướng Chính phủ
2012 Bằng khen Quyết định số:1575/QĐ-UBND ngày 17/4/2012 của
UBND thành phố Hà Nội
2013 Cờ đơn vị thi đua Quyết định số: 39/QĐ- UBND ngày 02/01/2014 của
xuất sắc UBND thành phố Hà Nội
2014 Cờ đơn vị thi đua Quyết định số: 7230/QĐ- UBND ngày 30/12/2014 của
xuất sắc UBND thành phố Hà Nội
2015 Bằng khen Quyết định số:3143/QĐ-UBND ngày 08/7/2015 của
UBND thành phố Hà Nội
2015 Bằng khen Quyết định số: 201/QĐ-UBND ngày 14/01/2016 của
UBND thành phố Hà Nội
2016 Bằng khen Quyết định số: 3143/QĐ-UBND ngày 8/7/2016 của UBND
thành phố Hà Nội về điển hình tiên tiến của TP
2018 Bằng khen Quyết định số: 6017/QĐ-UBND ngày 31/10/2016 của Chủ
Thành tích trên đã khẳng định những cố gắng, nỗ lực của cán bộ, cơng chức ngành tư pháp quận Hồn Kiếm với tinh thần đồn ếkt, thống nhất, sáng tạo, ý chí phấn đấu, trách nhiệm đã tạo nên chuyển biến tích cực, tồn diện và sâu sắc trên lĩnh vực tư pháp trên địa bàn huyện