Xuất phát từ những nguyên nhân trên, việc thanh tra, kiểm tra có vai trị rất quan trọng, thanh tra nhằm mục đích đưa hoạt động đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra sẽ rà soát, đánh giá được thực trạng về tổ chức, hoạt động; nắm bắt được những bất cập, mâu thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác vào nề nếp.
Bảng 2.4. Số liệu về thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về chứng thực
STT Tổng số 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 1 Số vụ 17 22 23 +5 +1 thanh tra, kiểm tra 2 Số vụ xử 1 2 0 +1 -2 lý vi phạm
Trong thời gian qua để tăng cường công tác QLNN về chứng thực, đòi hỏi các ngành, các cấp phải phối hợp đồng bộ, những cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp phải là lực lượng chủ cơng, nịng cốt và là chủ thể chính trong việc xử phạt vi phạm hành chính.
Cơ sở pháp lý để xử lý vi phạm hành chính: Vào những năm đầu của thập kỷ 90, các quy định của Pháp lệnh Xử lý Vi phạm Hành chính năm 1995 và các văn bản pháp luật có liên quan mới chỉ dừng lại ở mức quy định có tính chất định hướng cho việc xử phạt vi phạm hành chính. Thời điểm đó, chưa có quy định chi tiết và hướng dẫn cụ thể để tiến hành xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp nói chung, trong hoạt động chứng thực nói riêng. Tiếp theo là Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002; Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 2007; Ngày 20 tháng 6 năm 2012 Luật Xử lý vi phạm hành chính được ban hành, đặc biệt là Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hơn nhân gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã (sau đây gọi tắt là Nghị định số 110/2013/NĐ-CP) ra đời đã cụ thể hoá các hành vi bị xử phạt trong lĩnh vực Tư pháp. Đây là văn bản tạo cơ sở pháp lý chi tiết, cụ thể nhất và trực tiếp nhất hiện nay cho việc tiến hành xử phạt các hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động chứng thực.
Thực hiện Cơng văn số 850/STP-HCTP ngày 03/4/2015 của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội về việc “Tăng cường thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính”; Phịng Tư pháp đã chủ động tham mưu cho UBND quận tổ chức cuộc họp có các thành phần đại diện cho các phịng, ban đơn vị có liên quan đến thực hiện các thủ tục hành chính (Cơng an quận, Tịa an nhân dân, viện kiểm sát nhân dân, phịng Tài ngun - Mơi trường….) để quán triệt việc trong quá trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính phải tuân thủ nghiêm nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 hạn chế việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao. Mặt khác, Phòng Tư pháp thường xuyên phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận quán triệt nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính trong việc thực hiện, giải quyết hồ sơ chứng thực.
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung, ý nghĩa của Chỉ thị bằng nhiều hình thức như: Biên soạn các tin, bài phát thanh trên hệ thống đài truyền thanh của phường để tuyên truyền trực tiếp với nhân dân trong quá trình tiếp nhận hồ sơ hành chính tại Bộ phận “Một cửa” của quận và phường về quyền cá nhân, tổ chức khi trực tiếp thực hiện thủ tục chứng thực; đăng tải nội dung Chỉ thị số 17/CT-TTg trên Cổng thông tin điện tử của quận; lồng ghép nội dung của Chỉ thị số 17/CT-TTg tại các Hội nghị tập huấn, Hội nghị quán triệt pháp luật, các buổi sinh hoạt “Ngày Pháp luật” và các buổi giao ban Tư pháp định kỳ.