2.2.2.1. Triển khai thực hiện quy định của pháp luật
Ngày 18/05/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, có hiệu lực
thi hành kể từ 01/07/2007. Đây là cơ sở pháp lý để nhà nước thực hiện việc quản lý về chứng thực.
Sau 12 năm thực hiện, Nghị định 79 đi vào thực tiễn được đánh giá là có nhiều thành cơng, đã khẳng định được chủ trương của nhà nước là hoàn toàn đúng đắn và được xã hội đón nhận với chiều hướng tích cực.
Theo luật cơng chứng, các Phịng cơng chứng và văn phịng cơng chứng chỉ cơng nhận công chứng các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà không chứng thực bản sao, chứng thực chưc ký. Việc xin cấp bản sao từ sổ gốc được giao cho chính cơ quan đã cấp bản chính; chứng thực bản sao từ bản chính bằng Tiếng Việt được phân cấp tới các UBND phường; Phòng Tư pháp quận có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bằng tiếng nước ngồi; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài [37, tr.47-50].
Sự tách bạch giữa công chứng và chứng thực đã đem lại hiệu quả cao trong cơng tác cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Xóa bỏ tâm lý “sợ” của người dân mỗi khi phải đi công chứng như trước kia.
Việc phân cấp hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã được các cơ quan, tổ chức và người dân đánh giá là bước cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ. Xóa bỏ tình trạng q tải ở các Phịng Cơng chứng, tiết kiệm thời gian, công sức cho dân. Bên cạnh đó, theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã giao cho các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tự mình đối chiếu bản sao với bản chính, đã khắc phục được tình trạng ỷ lại của các cơ quan này với cơ quan có thẩm quyền chứng thực, hạn chế xu hướng địi hỏi bản sao có chứng thực khi nộp hồ sơ, gây tốn kém không cần thiết cho người dân. Hiện tượng q tải cơng chứng khơng cịn nên “cị” cơng chứng tồn tại nhiều năm qua về cơ bản đã bị xóa bỏ. Người dân phấn khởi vì trước kia nếu muốn đi cơng chứng thì mất rất nhiều thời gian, phải đến xếp hàng trước giờ làm việc tới vài tiếng đồng hồ. Nhưng giờ thì khác, việc phân cấp thẩm quyền mạnh mẽ cho đơn vị phường, nên thậm chí người dân có thể được lấy kết quả ln những giấy tờ mà mình muốn chứng thực. Có thể thấy đối với chứng thực, khi được trao quyền đến xã, phường, thị trấn đã tạo thuận lợi cho người dân một cách tốt nhất [40, tr.7].
Một trong các quy định “vướng nhất” trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP là việc giao cho Phòng Tư pháp chứng thực bản sao bằng tiếng nước ngoài và UBND cấp xã chứng thực bản sao bằng tiếng Việt, trong khi thực tế khơng phải lúc nào
cũng rạch rịi giữa bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngồi. Có những trường hợp trong cùng một tài liệu, vừa có tiếng Việt, vừa có tiếng nước ngồi như quyển hộ chiếu, hoặc trong Giấy chứng nhận kết hôn giữa một công dân Việt Nam và một công dân nước ngồi, tên người nước ngồi khơng thể viết bằng tiếng Việt. Cơ quan nào có trách nhiệm chứng thực các bản sao này không rõ. Thành ra, khi người dân đến phường thì phường đẩy lên quận, lên quận thì quận lại đùn về phường, hai bên cứ đùn đẩy cho nhau. Để tháo gỡ vướng mắc này, ngày 25/8/2008 Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79, trong đó hướng dẫn cụ thể các giải quyết những trường hợp bản sao không phân định rạch rịi tiếng Việt và tiếng nước ngồi.
Trước thời điểm tháng 7/2007, việc chứng thực được thực hiện tại 02 Phòng cơng chứng. Từ ngày Luật Cơng chứng có hiệu lực, hoạt động chứng thực được chuyển giao cho UBND quận và 17 đơn vị phường. Nhìn về mặt số lượng thì chứng thực đã gần dân hơn và chắc chắn giải toả được những ách tắc tồn tại bấy lâu trong hoạt động này. Tuy nhiên, thực tế lại không phải như vậy, vì Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định rõ về vấn đề thời hạn, yêu cầu việc chứng thực phải được thực hiện ngay trong ngày, trừ những trường hợp đặc biệt, phức tạp, nhưng khi triển khai đến các địa phương vẫn bị ách tắc do vấn đề thủ tục hành chính phải qua bộ phận hành chính một cửa, chuyên tiếp nhận các yêu cầu về chứng thực bản sao của cơng dân, sau đó mới chuyển đến cho lãnh đạo phịng Tư pháp (cấp huyện) hay cán bộ Tư pháp-Hộ tịch (cấp xã) đối chiếu. Như vậy, trước đây người dân trực tiếp mang bản sao đến Phịng Tư pháp chứng thực, thì bây giờ lại phải đi vòng, vào một cửa tiếp nhận rồi mới đến cửa Phịng Tư pháp. Có thể thấy việc thực hiện theo Bộ thủ tục hành chính mơ hình “một cửa” mà thành “hai cửa”. Bên cạnh đó, thực tế đơi khi cán bộ tại Bộ phận “một cửa” là những người không nắm chắc về nghiệp vụ chứng thực, nhiều người khơng được đào tạo, khơng có bằng cấp. Có những việc cơng dân mang hồ sơ đến, cán bộ tiếp nhận phải “mượn” hồ sơ để hỏi phịng chun mơn xem có chứng thực được khơng. Cũng có trường hợp, cơng dân cầm hồ sơ hỏi trực tiếp, Phịng tư pháp trả lời văn bản đó chứng thực được, nhưng Phịng tư pháp khơng nhận trực tiếp, hồ sơ phải chuyển qua bộ phận “một cửa”. Tại bộ phận “một cửa” cán bộ tiếp nhận hồ sơ không chắc nghiệp vụ cương quyết bảo rằng không chứng thực nên khơng nhận. Vì vậy làm mất thời gian của cơng dân, giảm niềm tin của công dân với cơ quan nhà nước. Có thể thấy, theo quy định của Nghị định số
79/2007/NĐ-CP thì bản thân việc chứng thực đã là “một cửa” và mục đích của việc tách bạch giữa cơng chứng và chứng thực là nhằm giảm bớt phiền hà, ách tắc cho người dân, nhưng khi triển khai xuống các địa phương, với việc tuân thủ thực hiện theo Bộ thủ tục hành chính làm cho hoạt động này trở nên mất thời gian cho công dân.
- Số liệu thống kê kết quả chứng thực từ năm 2016 đến năm 2018:
Bảng 2.2. Hoạt động của quận từ năm 2016 đến năm 2018
ST Mục ĐVT 2016 2017 201 2017/2016 2018/2017 T 8 +/- +/- 1. Chứng nhận hợp đồng mua Hợp đồng 127 277 295 +50 +18 bán 2. Chứng nhận hợp đồng tăng Hợp đồng 257 263 224 6 -39 cho tài sản 3. Chứng nhận hợp đồng thuê Hợp đồng 111 228 248 +117 -20 nhà 4. Chứng nhận hợp đồng uỷ Hợp đồng 246 178 169 -68 -9 quyền 5. Chứng nhận hợp đồng cầm Hợp đồng 454 564 560 +19 -4 cố TC 6. Chứng nhận hợp đồng bảo Hợp đồng 81 141 125 +60 -16 lãnh TS 7 Chứng nhận
văn bản thừa Văn bản 495 618 638 +123 +20
kế 8. Chứng nhận Bản dịch 2457 2558 331 +110 +757 bản dịch 5 9. Chứng nhận Bản sao 488,6 486, 490, -17 +4 bản sao 15 909 269 10. Chứng nhận Chứng 15 16 51 +1 +36 chữ ký thực 11. Chứng nhận 39 21 34 -18 +13 khác 12. Lệ phí cơng Triệu 903.4 967. 997. +64,3 +29,6 chứng đồng 7 3
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ kết quả chứng nhận các loại hợp đồng, văn bản qua 3 năm 2016-2018
( Nguồn : Tổng hợp của tác giả )
Qua bảng số liệu và thực tế hoạt động công chứng, chứng thực của quận Hoàn Kiếm cho thấy khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì nhu cầu cơng chứng, chứng thực càng tăng. Những năm qua mặc dù số cán bộ thực hiện cơng chứng, chứng thực có thay đổi nhưng với tinh thần trách nhiệm cao và lòng yêu nghề cùng với sự chỉ đạo của cấp trên thì hoạt động cơng chứng, chứng thực dần đáp ứng được nhu cầu của nhân dân.Gần đây việc chứng nhận các văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế tăng lên đáng kể. Đặc biệt vào các dịp tuyển sinh vào Đại Học, Cao Đẳng các Phịng cơng chứng phải tiếp từ 300 - 400 người đến công chứng trong ngày. Nhưng với tinh thần trách nhiệm và sự bố trí khoa học trong cách làm việc nên công việc đã được giải quyết trong ngày tạo điều kiện thuận lợi cho các bậc phụ huynh và thí sinh dự thi.
Trong quá trình làm việc, trình độ kiến thức của các cán bộ, nhân viên của phòng ngày càng được củng cố thông qua nghiệp vụ, các lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công chứng do ngành và cơ quan tổ chức. Bằng lịng nhiệt tình và u nghề các cơng chứng viên luôn tạo điều kiện và làm việc khẩn trương để đáp ứng đòi hỏi của nhân dân.
2.2.2.2. Ưu điểm của thực hiện thực hiện quy định của pháp luật
- Về kết quả thực hiện thực hiện quy định của pháp luật về chứng thực:
Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Thành phố Hà Nội hoạt động chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm đã thực sự đi vào nề nếp và đạt kết quả tốt. Để góp phần giảm thiểu rủi ro, sai sót, từng bước đưa hoạt động chứng thực đi vào ổn định và phát triển; hằng năm Uỷ ban nhân dân quận đã quan tâm bố trí kinh phí cho Phịng Tư pháp tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về lĩnh vực chứng thực cho đội ngũ cán bộ tư pháp. Với chức năng là cơ quan tham mưu giúp UBND quận thực hiện thống nhất công tác quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực trên địa bàn quận, phịng Tư pháp đã tích cực chủ động tham mưu thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật nên hoạt động chứng thực trên địa bàn quận đã đạt nhiều kết quả tốt.
Công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ được Phòng Tư pháp triển khai thực hiện thường xuyên, liên tục. Hàng năm, đã tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp cụ cho hơn 50 lượt người là cán bộ, công chức làm công tác chứng thực của quận và Chủ tịch, Phó chủ tịch, cán bộ tư pháp, văn phòng thực hiện việc chứng thực. Nội dung tập huấn là các quy định về công tác chứng thực và các lĩnh vực có liên quan như: quy định của Bộ luật dân sự, pháp luật về các lĩnh vực Công chứng, Đất đai, Hộ tịch, Hơn nhân gia đình,...
Cơng tác kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực được xác định là nội dung quan trọng của công tác quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực nên luôn được quan tâm, chú trọng. Hàng năm, UBND quận chỉ đạo Phòng Tư pháp chủ động xây dựng Kế hoạch và tiến hành kiểm tra định kỳ hoạt động chứng thực trên địa bàn.
Thông qua hoạt động thanh, kiểm tra đã giúp cho các đơn vị phường thực hiện đúng, nghiêm túc và đầy đủ các quy trình, thủ tục chứng thực; đồng thời thực hiện tốt các quy định về cải cách hành chính, niêm yết cơng khai thủ tục và mức thu lệ phí chứng thực, thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân, tổ chức khi có nhu cầu giao dịch chứng thực.
Bảng 2.3. Kết quả thực hiện chứng thực tại UBND 18 Phường trong 7 tháng đầu năm 2019
Số việc chứng thực
Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Chứng thực Tổng số trong giấy tờ, văn hợp đồng, giao
bản dịch
Số bản Số phí Số Số phí Số Số phí Số Số phí
việc việc việc
(Bản) (Đồng) (Đồng) (Đồng) (Đồng)
(Việc) (Việc) (Việc)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Tổng số 232,945 1,145,665,000 15,085 150,850,000 15,085 150,850,000 0 0 Cửa Đông 14,432 72,965,000 802 8,020,000 802 8,020,000 0 0 Cửa Nam 14,444 68,527,000 1,180 11,800,000 1,180 11,800,000 0 0 Chương 10,770 83,233,000 2,553 25,530,000 2,553 25,530,000 0 0 Dương Đồng 9,930 43,082,000 448 4,480,000 448 4,480,000 0 0 Xuân Hàng Bạc 1,828 21,960,000 396 3,960,000 396 3,960,000 0 0 Hàng Bài 21,050 139,440,000 1,356 13,560,000 1,356 13,560,000 0 0 Hàng Bồ 7,983 35,171,000 168 1,680,000 168 1,680,000 0 0 Hàng 15,262 65,503,000 619 6,190,000 619 6,190,000 0 0 Bông Hàng 6,850 25,214,000 797 7,970,000 797 7,970,000 0 0 Buồm Hàng Đào 4,367 20,846,000 630 6,300,000 630 6,300,000 0 0 Hàng Gai 8,764 35,649,000 525 5,250,000 525 5,250,000 0 0 Hàng Mã 27,342 111,567,000 1,299 12,990,000 1,299 12,990,000 0 0
Hàng 8,549 34,512,000 445 4,450,000 445 4,450,000 0 0 Trống Lý Thái 5,685 26,050,000 302 3,020,000 302 3,020,000 0 0 Tổ Phan Chu 24,337 94,292,000 301 3,010,000 301 3,010,000 0 0 Trinh Phúc Tân 15,094 70,470,000 1,246 12,460,000 1,246 12,460,000 0 0 Tràng 17,802 96,848,000 136 1,360,000 136 1,360,000 0 0 Tiền Trần 18,456 100,336,000 1,882 18,820,000 1,882 18,820,000 0 0 Hưng Đạo
( Nguồn : UBND quận Hồn Kiếm ).
Như vậy có thể thấy các phường của UBND quận Hoàn Kiếm đã làm tốt vai trị của mình trong cơng tác chứng thực, mang lại nguồn thu lớn cho NSNN, phục vụ tốt nhu cầu, lợi ích của nhân dân.
Về cấp quận: thực hiện Nghị định số 13/2015/NĐ-CP, UBND quận đã giao cho phịng Tư pháp thực hiện cơng tác quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực trên địa bàn, đồng thời thực hiện chứng thực một số loại việc theo quy định, về đội ngũ cán bộ Phòng Tư pháp, bao gồm: Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng và các chun viên 100% có trình độ Đại học Luật, 50% trong số đó có trình độ Thạc sĩ.
Về cấp phường: Việc chứng thực tại UBND các phường trên địa bàn quận đều thực hiện tại “Bộ phận giao dịch một cửa”; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận giao dịch một cửa và tham mưu cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký chứng thực, về trình độ, 100% cán bộ tư pháp - hộ tịch phường đều có trình độ Đại học. Theo chức năng, nhiệm vụ, cán bộ tư pháp - hộ tịch phường phải đảm nhiệm trên 10 nhóm nhiệm vụ nên cơng việc bị q tải, đặc biệt là các phường trung tâm, có mật độ dân số đơng. Hiện nay, UBND quận đã quan tâm bố trí được trên 80% số phường có 02 cán bộ tư pháp - hộ tịch và đang tiếp tục quan tâm kiện tồn đối với các đơn vị cịn lại nhằm giải quyết tốt thủ tục hành chính cho cơng dân, tổ chức khi có nhu cầu chứng thực.
Với mơ hình quản lý và thực hiện cơng tác chứng thực, việc phân cấp thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm đã đi vào nền nếp và đạt được những kết quả. Công tác tổng hợp và thống kê số liệu về chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký theo định kỳ 6 tháng và hàng năm được thực hiện kịp thời, đầy đủ theo Thông tư số 08/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về công tác thống kê của ngành Tư pháp.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong quá trình triển khai Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 13/2015/NĐ-CP cũng bộc lộ những khó khăn trong việc thực hiện chứng thực. Vì vậy, để làm tốt hơn nữa cơng tác chứng thực, việc nghiên cứu, đề xuất sớm ban hành Luật chứng thực nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập, tạo cơ sở pháp lý và phù hợp hơn cho phát triển hoạt động chứng thực theo hướng chuyên nghiệp hóa để điều chỉnh toàn diện hoạt động này...
- Về chứng thực bản dịch, chữ kỹ trong văn bản bằng tiếng nước ngồi + Khơng biết nội dung thì khơng chứng thực.
Về nguyên tắc chứng thực bản dịch, Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký của người dịch, và họ không chịu trách nhiệm về nội dung. Tuy nhiên, nếu như người dịch khơng trung thực mà thêm vào đó một vài câu, một vài từ hoặc dịch khơng chính xác làm thay đổi nội dung so với bản gốc thì cán bộ chứng thực cũng khơng có cách gì biết được. Đơn giản vì khơng phải ngoại ngữ nào họ cũng biết.