Công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực Hộ tịch là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cả hệ thống chính trị tại Việt Nam, vì đây là sự kiện quan trọng liên quan đến nhân thân của một con người từ khi được sinh ra, là một trong những cơ sở pháp lý để bảo đảm tính hiệu quả trong giải quyết hành chính nói chung và lĩnh vực HT nói riêng.
Để bảo đảm các quyền về Hộ tịch của công dân, trước tiên nhà nước phải bảo đảm công tác cải cách thủ tục hành chính lấy người dân làm trung tâm, hình thành một tư duy mới về công tác HT, bảo đảm các quyền lợi ích chính đáng của người dân, tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn mà người dân gặp phải, do trước đó chưa kịp thời có cơ sở pháp lý để giải quyết.
Bảo đảm các quyền về Hộ tịch của công dân, không chỉ đơn thuần ban hành các văn bản PL mà phải có sự quyết tâm đổi mới thực sự nề nếp quản lý HT cho phù hợp với thực tế, khuôn khổ của một xã hội phát triển, bằng cách đơn giản hóa các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết, giảm bớt chi phí và phiền hà cho người dân, cụ thể:
Luật Hộ tịch năm 2014 quy định một số nội dung mới theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính, minh bạch, hiện đại, cắt giảm nhiều loại giấy tờ, tạo thuận lợi cao nhất cho người dân. Luật đã có những quy định cải cách mạnh mẽ về trình tự, thủ tục đăng ký HT ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch để làm sao tạo điều kiện thuận lợi tối đa nhất cho công dân khi đăng ký HT. Như, cắt giảm các giấy tờ không cần thiết khi đăng ký HT, cải tiến phương thức nộp hồ sơ để người dân dễ dàng lựa chọn, ví dụ như: hiện nay tại Quận 6 đang áp dụng cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính với phương thức nộp hồ sơ 24/7 hoặc người dân nộp trực tuyến qua hệ thống đăng ký HT trực tuyến khi điều kiện cho phép để giảm thời gian đi lại tới cơ quan đăng ký hộ tịch.
Luật quy định xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân, miễn lệ phí đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc diện hộ nghèo, người khuyết tật. Đây chính là bước hiện đại hóa công tác Hộ tịch tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thuộc diện chính sách thực hiện các thủ tục hành chính trong công tác HT.
Từ thực tiễn đăng ký HT trên địa bàn quận còn một số vướng mắc ban đầu liên quan đến biểu mẫu, còn mâu thuẫn, chồng chéo giữa Bộ luật Dân sự và Luật Hộ tịch, phải nói đến HT nói chung và trong thủ tục đăng ký xác nhận tình trạng hôn nhân, khai tử nói riêng vẫn chưa đồng bộ thống nhất giữa các biểu mẫu trên phần mềm và file Word cấp cho công dân. Từ khi Thông tư 04 /2020/TT-BTP, ngày 28/5/2020 quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Hộ tịch.
Ví dụ, việc đăng ký khai tử khi thao tác trên phần mềm Hộ tịch có phần nguyên nhân chết, nhưng khi in để cấp cho người dân thì công chức phải tự thao tác thủ công bỏ phần nguyên nhân chết theo Thông tư 04 /2020/TT-BTP, việc này gây bất cập cho công chức khi thực hiện nhiệm vụ;
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân theo Thông tư 04 /2020/TT-BTP khi cấp cho công dân và phần nhập dữ liệu trên phần mềm ở các biểu mẫu không khớp nhau nên khi in để cấp cho công dân, công chức phải nhớ và làm thủ công mới đúng với hướng dẫn theo Thông tư 04 /2020/TT-BTP.
Vì vậy, để hoàn thiện, chưa đồng bộ giữa các biểu mẫu trong lĩnh vực HT, trong thủ tục trên thì vấn đề cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động đăng ký HT cần thực hiện các giải pháp sau:
Một là, ở nước ta hiện nay cần có các giải pháp chung trong cải cách thủ tục hành chính về HT nhưng không để xảy ra tình trạng dễ dãi, dẫn đến buông lỏng quản lý, hoặc kiểm soát quá chặt chẽ, cứng nhắc, sẽ dẫn đến không hiệu quả tuyệt đối phải ưu tiên phải thuận tiện việc làm nào thuận tiện nhất cho dân, cần tách rõ ràng trách nhiệm của từng cơ quan trong lĩnh vực HT, không để chồng chéo về thẩm quyền dẫn đến không bảo đảm khi giải quyết thủ tục về HT cho công dân.
Loại bỏ những thủ tục không cần thiết và đơn giản hóa những thủ tục không hợp lý để cắt giảm chi phí tuân thủ cho cá nhân; sửa đổi các mẫu đơn, tờ khai theo hướng giảm các thông tin công dân phải khai khi thực hiện đăng ký HT.
Hai là, công khai minh bạch các khoản lệ phí thu, các khoản miễn giảm thuộc diện chính sách theo Luật đã quy định, thông tin về thời gian giải quyết trong đăng ký HT trực tiếp niêm yết các thủ tục cần thiết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết của UBND 14 phường và tại bộ phận tiếp nhận và trả kết của UBND Quận 6
Nâng cao ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch đưa các công trình sáng kiến trong HT như trả kết quả khai tử đến tận nhà dân là một phần chia sẻ nỗi buồn đến gia đình người dân, có những hoàn cảnh gia đình đơn chiếc, lo thủ tục ma chay không có thời gian, đây không chỉ là
việc đơn giản hóa cải cách thủ tục hành chính mà còn là sự quan tâm của cấp ủy Đảng, chính quyền đến công dân.
Về lĩnh vực khai sinh, hàng năm UBND các phường rà soát, triển khai cho các tổ dân phố tiến hành rà soát số trẻ em trên địa bàn phường sinh ra chưa được đăng ký khai sinh để vận động, khuyến khích đăng ký khai sinh theo quy định nhằm bảo đảm các quyền của trẻ em về khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế miễn phí, nhập hộ khẩu miễn phí cho trẻ em dưới 6 tuổi trên địa bàn quận 6 nói riêng…
Thường xuyên cơ quan chuyên môn như Phòng Tư pháp xây dựng kế hoạch giám sát, kiểm tra, cụ thể liên quan đến công tác hộ tịch, nhằm giúp cơ quan hành chính nhà nước tạo sự chuyển biến thực sự trong việc điều hành và chất lượng bảo đảm khi giải quyết hồ sơ cho công dân trên toàn địa bàn phường thuộc UBND quận 6.