rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa. Đối với đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với mua sắm hàng hóa có quy mơ nhỏ, cụ thể là khơng q 10 tỷ đồng thì thực hiện phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ. Theo đó, nhà thầu nộp đồng thời hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Việc mở thầu được tiến hành hai lần. Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở ngay sau thời điểm đóng thầu. Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật sẽ được mở hồ sơ đề xuất về tài chính để đánh giá.
1.2.2. Quy trình đấu thầu mua sắm hàng hóa theo phương thức một giaiđoạn, hai túi hồ sơ đoạn, hai túi hồ sơ
1.2.2.1. Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu là bước đầu tiên mà nhà đầu tư cần phải làm ngay sau khi có quyết định phê duyệt dự án, dự tốn mua sắm hàng hóa. Trong một số trường hợp, giai đoạn chuẩn bị lựa chọn nhà thầu cũng có thể được thực hiện đồng thời với quá trình lập dự án, dự tốn mua sắm hàng hóa hoặc được thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án (đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án). Trong giai đoạn chuẩn bị lựa chọn nhà thầu này, nhà đầu tư sẽ phải thực hiện các bước như sau: Lựa chọn danh sách ngắn; Lập hồ sơ mời thầu; Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào quy mơ, tính chất của gói thầu để xét xem có cần thiết phải lựa chọn danh sách ngắn những nhà thầu hay không. Việc lựa chọn danh sách
ngắn nhằm đảm bảo lựa chọn được các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để có thể tham gia vào quá trình đấu thầu. Nếu xét thấy khơng cần thiết thì nhà đầu tư có thể bỏ qua việc lựa chọn danh sách ngắn này. Trường hợp, nếu xét thấy cần thiết, nhà đầu tư sẽ ban hành danh sách ngắn. Việc áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn do người có thẩm quyền của nhà đầu tư quyết định. Và việc có áp dụng hay khơng phải được ghi rõ trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Theo khoản 1 Điều 22 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 06 năm 2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu thì đối với đấu thầu rộng rãi, nhà thầu sẽ phải thực hiện tuần tự các bước như sau: (1) Lập hồ sơ mời sơ tuyển (nêu tóm tắt về dự án, gói thầu, chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự tuyển; tiêu chuẩn về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu); (2) Phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển; (3) Thông báo mời sơ tuyển; (4) Phát hành hồ sơ mời sơ tuyển; (5) Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; (6) Mở và đính giá hồ sơ dự sơ tuyển; (7) Trình, thẩm định và phê duyệt kết quả sơ tuyển; (8) Cơng khai danh sách ngắn.
Cịn đối với đấu thầu hạn chế thì việc lựa chọn danh sáhc ngắn sẽ đơn giản hơn. Theo đó, nhà đầu tư sẽ chỉ cần xác định danh sách ngắn tối thiểu gồm ba nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm đáp ứng được các yêu cầu của gói thầu và có nhu cầu tham dự thầu. Sau khi đã xác định được danh sách ngắn đó, nhà đầu tư sẽ phê duyệt và công khai danh sách ngắn trên mạng đấu thầu quốc gia, báo đầu thầu quốc gia.
Tiếp đó, căn cứ vào quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt dự toán mua sắm hàng hóa, căn cứ vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu, các yêu cầu về đặc tính cũng như thơng số kỹ thuật đối với hàng hóa cũng như các quy định của pháp luật, chính sách của Nhà nước về thuế, ưu đãi đầu tư mà nhà đầu tư sẽ tiến hành lập hồ sơ mời thầu. Để đánh giá hồ sơ dự thầu, nhà
đầu tư căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật; xác định giá thấp nhất (trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất); tiêu chuẩn xác định giá cố định (trường hợp áp dụng phương pháp giá cố định); xác định điểm giá và tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp (trường hợp áp dụng phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá). Trong bước này, nhà đầu tư cũng cần phải xác định rõ các tiêu chí để sau này có thể tìm ra được đơn vị trúng thầu. Chẳng hạn như đối với tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật, tiêu chí về kinh nghiệm và năng lực nhà thầu chiếm khoảng 10% đến 20% tổng số điểm; giải pháp và phương pháp luận để thực hiện gói thầu từ 30% đến 40% tổng số điểm; nhân sự thực hiện gói thầu từ 50% đến 60% tổng số điểm.
Sau khi đã lập hồ sơ mời thầu, nhà đầu tư sẽ tiến hành thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu. Ở bước này, nhà đầu tư sẽ kiểm tra các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ mời thầu; kiểm tra về sự phù hợp của hồ sơ mời thầu so với quy mô, mục tiêu, phạm vi cơng việc, thời gian thực hiện của dự án, gói thầu; so với hồ sơ thiết kế, dự tốn của gói thầu, u cầu về đặc tính, thơng số kỹ thuật của hàng hóa. Đồng thời, nếu có các ý kiến khác nhau giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ mời thầu thì nhà đầutư sẽ xem xét. Các nội dung khác có liên quan cũng được nhà đầu tư xem xét. Việc thẩm định này sẽ phải được lập thành báo cáo.
Căn cứ vào tờ tgrình phê duyệt và báo cáo thẩm định hồ sơ mời thầu, nhà đầu tư sẽ ra quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu. Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu được thực hiện bằng văn bản.
1.2.2.2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Khi đã hoàn tất giai đoạn chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư sẽ tiến hành tổ chức lựa chọn nhà thầu. Quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu bao gồm các bước như sau:
Thứ nhất, mời thầu: Đối với trường hợp không lập danh sách ngắn
trong giai đoạn lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư sẽ gửi thông báo mời thầu. Thông báo mời thầu được thực hiện theo quy định tại số 63/2014/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu. Trường hợp đã lập được danh sách ngắn hạn, nhà đầu tư gửi thư mời đến các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn.
Thứ hai, phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu
được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu. Sau khi hồ sơ mời thầu đã phát hành mà có sử đổi hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi đến các nhà thầu. Nếu cần làm rõ một số nội dung trong hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với thầu trong nước) và 05 ngày làm việc (đối với thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu có thể được thực hiện dưới hình thức gửi văn bản làm rõ hoặc tổ chức hội nghị tiền đấu thầu.
Thứ ba, chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu:
Dựa trên những yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhà thầu sẽ tiến hành việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu. Các thông tin trong hồ sơ dự thầu là thông tin mật, không được tiết lộ cho bất cứ các nhà thầu nào khác. Đến thời điểm đóng thầu, mọi tài liệu gửi tới bên mời thầu nhằm sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu sẽ không được chấp nhận, trừ tài liệu được gửi tới nhằm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu
hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Trường hợp bên dự thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầy đã nộp thì phải có văn bản đề nghị gửi tới bên mời thầu. Văn bản đề nghị này chỉ được chấp thuận khi nó được gửi đến trước thời điểm đóng thầu.
Thứ tư, mở thầu: Trong vòng 01 giờ kể từ thời điểm đóng thầu, bên mời
thầu phải tiến hành mở thầu một cách cơng khai, có sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu. Và chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu được gửi đến trước thời điểm đóng thầu. Việc nhà thầu có mặt hay khơng có mặt tại buổi mở thầu không làm ảnh hưởng đến việc buổi mở thầu có được diễn ra hay khơng. Thứ tự mở thầu được thực hiện theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu. Kèm theo đó, bên mời thầu sẽ yêu cầu bên dự thầu xác nhận về việc có hay khơng có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu, kiểm tra hồ sơ dự thầu còn đầy đủ niêm phong hay không.
Các thông tin về tên nhà thầu, số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ, giá dự thầu ghi trong đơn, giá trị giảm giá (nếu có), thời gian có hiệu lực của hồ sơ, thời gian thực hiện, giá trị, bảo đảm dự thầu và các thông tin khác đều phải được công khai tại buổi mở thầu. Việc mở thầu phải được lập thành biên bản, được đại diện bên mời thầu và các bên tham dự thầu ký xác nhận. Biên bản này cũng được gửi lại cho các bên tham dự thầu.
1.2.2.3. Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu nói chung và đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật nói riêng khơng phải được thực hiện một cách ngẫu nhiên mà cần căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá dự thầu cũng như các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, đánh giá hồ sơ dự thầu cũng cần căn cứ vào hồ sơ mà bên dự thầu đã nộp, căn cứ vào bản chụp cùng các tài liệu giải thích kèm theo (nếu có).
Để đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật thì trước hết, bên mời thầu cần kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ về kỹ thuật. Tính hợp lệ này được thể hiện thơng qua việc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đã có đầy đủ các nội dung sau đây hay khơng. Đó là có bản gốc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (đã được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên và đóng dấu (nếu có)); hiệu lực của hồ sơ đề xuất về kỹ thuật có đáp ứng được yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu hay khơng; có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn phù hợp hay khơng; khơng có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ đề xuất kỹ thuật với tư cách là nhà thầu chính; có thỏa thuận liên danh được ký và đóng dấu hợp pháp; nhà thầu không bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu; nhà thầu đảm bảo tư các hợp lệ về hồ sơ mời thầu.
Việc đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật phải dựa trên cơ sở đánh giá về năng lực và kinh nghiệm, đánh giá về kỹ thuật. Năng lực và kinh nghiệm của bên dự thầu được đánh giá theo tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Đánh giá về kỹ thuật của hồ sưo dự thầu chỉ được xem xét, đánh giá nếu nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu.Việc đánh giá về kỹ thuật cũng được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu. Nếu đáp ứng đủ các yêu cầu về kỹ thuật, nhà thầu mới được xem xét đến hồ sơ đề xuất về tài chính.
Như vậy, trong đấu thầu mua sắm hàng hóa nói riêng và trong đấu thầu nói chung thì yếu tố về kỹ thuật ln được bên mời thầu ưu tiên số một. Bởi yếu tố kỹ thuật có vai trị mang tính quyết định trực tiếp đến chất lượng của hàng hóa mà sau này bên mời thầu sẽ sử dụng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của bên mời thầu. Nếu khơng đáp ứng được các tiêu chuẩn về kỹ thuật thì hồ sơ đề xuất về tài chính của bên dự thầu chắc chắn sẽ không được mở, nhà thầu sẽ bị loại.
1.2.2.4. Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính
Bảo mật thơng tin dự thầu là nguyên tắc tối thiểu cần được tn thủ xun suốt q trình đấu thầu. Chính vì vậy, trước khi mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính, bên mời thầu sẽ cho phép các bên dự thầu kiểm tra niêm phong túi đựng các hồ sơ đề xuất về tài chính. Nếu tình trạng hồ sơ vẫn được niêm phong thì quá trình đấu thầu đang diễn ra một cách suôn sẻ và hợp pháp. Nếu hồ sơ đề xuất về tài chính có dấu hiệu bị gỡ niêm phong thì bên mời thầu sẽ phải xem xét về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu cũng như hợp lệ của tồn bộ q trình đấu thầu.
Hồ sơ đề xuất về tài chính của một đơn vị dự thầu chỉ được mở nếu như đơn vị dự thầu đó đã vượt qua được các yêu cầu về kỹ thuật trước đó dưới sự chứng kiến của các nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ dự thầu. Trường hợp một hoặc một số bên dự thầu vắng mặt thì khơng làm ảnh hưởng tới tính hợp pháp của buổi mở hồ sơ dự thầu.
Trước khi mở hồ sơ đề xuất về tài chính, bên mời thầu sẽ yêu cầu từng nhà thầu tham gia dự thầu xác nhận về việc có hay khơng thư giảm giá kèm theo hồ sơ đề xuất về tài chính. Thứ tự mở hồ sơ đề xuất về tài chính tuân theo thứ tự chữ cái của tên nhà thầu có trong danh sách mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Các thơng tin cơ bản về hồ sơ đề xuất về tài chính phải được đọc rõ cho tất cả mọi người tham dự được biết. Theo quy định tại Đoạn 2, điểm c, khoản 2 Điều 29 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 06 năm 2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu thì các thơng tin này gồm có: “Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ
sơ đề xuất về tài chính; đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); điểm kỹ thuật của các hồ sơ dự thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật; các thông tin khác liên quan”. [15]
Việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính phải được lập thành biên bản rõ ràng, có chữ ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và bên dự thầu vào tất cả các trang bản gốc của hồ sơ đề xuất về tài chính.
Sau khi mở hồ sơ đề xuất về tài chính, cơng việc tiếp theo mà bên mời thầu phải thực hiện là đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ này. Một bộ hồ sơ đề xuất về tài chính được coi là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau: (1) Có bản gốc hồ sơ đề xuất về tài chính; (2) Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên