T HC đăng ký kết hôn có yếu tố Năm Năm Năm Năm Năm nước ngoài2011201220132014
2.2.3. Những kết quả đạt được trong cải cách thủ tục hành chính trên một số lĩnh vực và nguyên nhân
số lĩnh vực và nguyên nhân
2.2.3.1. Tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Uỷ ban nhân dân huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định
- Về tổ chức bộ máy và nhân sự: Sốcông chức, viên chức trực tiếp làm việc tại Bộ phận TNVTKQ bao gồm 06 người, đó là: Văn phòng HĐND – UBNDcó 02 nhân sự; phòng Tư pháp có 02 nhân sự; phòng Tài nguyên Môi trường có 02 nhân sự trực tại bộ phận TNVTKQ để giải quyết công việc.
- Các lĩnh vực giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
+ Đăng ký kinh doanh; + Cấp giấy phép xây dựng; + Tài nguyên và môi trường; + Chứng thực - Hộ tịch;
Và một số lĩnh vực khác do Chủ tịch UBND huyện quyết định khi có đủ điều kiện
+ Thứ nhất, tổ chức việc tiếp tổ chức, công dân tại nơi làm việc của Bộ phận TNVTKQ khi có yêu cầu giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND huyện được quy định giải quyết theo CCMC.
+ Thứ hai, hướng dẫn tổ chức và công dân về thủ tục, hồ sơ theo quy định; cần sử dụng phần mềm xử lý công việc để kiểm tra, cập nhật dữ liệu; vào sổ theo dõi, viết phiếu TNHSvà giấy hẹn thời gian trả kết quả đối với các hồ sơ được thụ lý.
Đối với các những hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn một lần, đầy đủ để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh theo quy định.
+ Thứ ba, chuyển hồ sơ đã thụ lý đến các phòng ban chuyên môn, đơn vị liên quan giải quyết theo thời gian, trình tự, thủ tục theo quy định.
+ Thứ tư,là trả kết quả, tổ chức thu phí, lệphí theo quy định. - Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TNVTKQ:
Làm việc tại bộ phận TNVTKQ,không ngừng rèn luyện phẩm chất đạo đức và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong giải quyết công việc của tổ chức và công dân; nắm chắc và chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan. Không ngừng chủ động cập nhật thông tin, tài liệu, văn bản pháp luật, vàtự giác bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Tuyệt đối nghiêm cấm mọi hành vi kéo dài thời gian, gây khó khăn, phiền hà, nhũng nhiễu đối với tổ chức và công dân.
Có thái độ làm việc nghiêm túc, tiếp tổ chức, công dân đúng văn hoá giao tiếp khi có yêu cầu giải quyết công việc. Thực hiện thu phí, lệ phí giải quyết công việc đúng luật định và lập sổ theo dõi, kiểm kê số phí, lệ phí thu được vào cuối mỗi ngày làm việc để hạch toán theo quy định.
- Chế độ họp, thông tin báo cáo:
Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận TNVTKQ thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày với lãnh đạo phụ trách bộ phận vào thời gian cuối giờ làm việc buổi chiều.
Định kỳ hàng tháng, lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND họp với Bộ phận TNVTKQ để đánh giá kết quả hoạt động. Hàng quý lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND tổ chức họp với lãnh đạo các phòng ban chuyên môn có liên quan để đánh
giá kết quả công tác phối hợp và kiểm điểm, nhận xét kết quả làm việc của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TNVTKQ.
Khi cần thiết, người phụ trách bộ phận TNVTKQ đề xuất họp với lãnh đạo các phòng ban chuyên môn, đơn vị có liên quan để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ.
- Kinh phí hoạt động:
Bộ phận TNVTKQ được tổ chức thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành. Kinh phí hoạt động của bộ phận TNVTKQ do ngân sách huyện cấp vào tài khoản của văn phòng HĐND - UBND huyện. Ngoài ra, bộ phận TNVTKQ được sử dụng phần kinh phí trích lại từ các khoản thu phí, lệ phí của các giao dịch thực hiện tại Bộ phận TNVTKQ theo quy định.
- Chế độ đãi ngộ: Được thường xuyên tham gia vào các lớp đào tạo, bồi dưỡng để có thể trang bị thêm nhiều thông tin, kiến thức cần thiết cho công việc. Đồng thời tổ chức việc giao lưu học hỏi những đơn vị bạn, học hỏi những sáng kiến hay mô hình mới hữu ích, nhằm nâng cao hiệu quả công việc cho đơn vị mình.
2.2.3.2. Quy trình, thủ tục thực hiện cơ chế một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân huyện Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định
Trình tự, thủ tục giải quyết công việc tại Bộ phận TNVTKQ của UBND huyện được thực hiện theo các quy trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2015 gồm 04 bước:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TNVTKQ hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Cán bộ TNHStại bộ phận TNVTKQ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì sẽ hướng dẫn để cá
nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Trường hợp nếu hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
- Cán bộ nhập vào sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu và phần mềm điện tử; lập Giấy TNHS và hẹn TKQ theo mẫu theo quy định.
- Nếu công chức TNHS tại bộ phận TNVTKQ được phân công giải quyết hồ sơ thì nhập vào sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử.
- Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong 01 ngày làm việc, không phải ghi giấy hẹn thì phải tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có trách nhiệm giải quyết ngay, sau đó TKQ cho tổ chức, công dân; có trách nhiệm vào sổ nhật ký theo dõi hàng ngày.
- Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày TKQ; lập phiếu chuyển và chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn có trách nhiệm giải quyết.
- Sau khi TNHS theo quy định, cán bộ công chức phải lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu quy định.
- Chuyển hồ sơ và phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức liên quan để giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại bộ phận TNVTKQ.
Bước 3:Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức phải phân công cán bộ, công chức giải quyết như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ thì cán bộ, công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận TNVTKQ.
b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ thì cán bộ, công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết.
- Đối với hồ sơ đã qua thẩm tra, xác minh là đủ điều kiện giải quyết thi cán bộ, công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả
giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và TKQ, cụ thể như sau:
+ Hồ sơ do thủ trưởng cơ quan chuyên môn ký duyệt: Các phòng ban chuyên môn sau khi thụ lý hồ sơ, xử lý, giải quyết theo thẩm quyền, vào sổ theo dõi tại đơn
vị, lưu giữ lại hồ sơ gốc hoặc chỉnh lý (nếu có quy định) và bàn giao hồ sơ cho cán bộ bộ phận TNVTKQ để TKQ cho tổ chức, công dân đảm bảo đúng thời gian ghi trên phiếu hẹn.
+ Hồ sơ do lãnh đạo UBND huyện ký duyệt: Các phòng ban chuyên môn sau khi thụ lý hồ sơ, tiến hành thẩm tra, xử lý, dự thảo văn bản trình ký, lập phiếu
trình (có ký, đóng dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị) và chuyển đến văn phòng HĐND- UBND (qua các chuyên viên giúp việc cho lãnh UBND huyện) để kiểm tra, trình ký.
+ Hồ sơ sau khi được lãnh đạo UBND huyện ký duyệt được chuyển xuống bộ phận Văn thư của Văn phòng HĐND - UBND vào sổ, đóng dấu. Các chuyên viên giúp việc cho lãnh đạo UBND huyện có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống phần mềm theo dõi tiến độ xử lý công việc.
- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết thì cán bộ, công chức có thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu sẽ được tính tiếp trong thời gian giải quyết hồ sơ;
c) Trường hợp hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết thì công chức phải báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do vì sao không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục TKQ trong sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;
d) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận TNVTKQ và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn TKQ.
Bước 4: TKQ giải quyết hồ sơ
Cán bộ, công chức tại bộ phận TNVTKQ nhập vào sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử và thực hiện như sau:
- Các hồ sơ đã giải quyết xong: TKQ giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc TKQ, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính.
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi (nếu có) của bộ phận TNVTKQ (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ), văn bản xin lỗi của phòng ban chuyên môn(nếu là lỗi của cán bộ, công chức phòng ban chuyên môn khi thụ lý hồ sơ);
- Đối với hồ sơ không giải quyết thì liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;
- Với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn TKQ thì liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
- Nếu cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy TNHSvà hẹn TKQ thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận TNVTKQ.
2.2.3.3. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Tại bộ phận TNVTKQ đã được đầu tư đầy đủ hệ thống trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho hoạt động: đã lắp đặt trang thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng như: hệ thống Điều hành tác nghiệp,phần mềm Chuyển nhận văn bản, phần mềm Tra cứu văn bản, phần mềm trao đổi công việc.
Các máy móc, thiết bị hiện đại cũng được trang bị đầy đủ: máy vi tính, máy chủ, máy in, máy scan và nhiều phụ kiện khác, 01 máy phát điện luôn sẵn sàng khi hệ thống điện lưới bị mất, máy photo, bàn ghế, và có bản niêm yết hướng dẫn quy
trình thủ tục, kết nối mạng internet và ghế ngồi chờ, tủ đựng hồ sơ,điện thoại, biểu mẫu, camera giám sát huyện.v.vv.. Ngoài ra còn có máy fax, máy xếp hạng, các ứng dụng ISO quản lý phần mềm giúp cho sự trao đổi thông tin và giải quyết công việc được nhanh chóng, tiện lợi. Với sự trang bị đầy đủ các phương tiện, trang thiết bị hiện đại đã góp phần rút ngắn được khoảng cách địa lý và nâng cao chất lượng công việc, hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức có được những nguồn thông tin phong phú, kịp thời, nhiều chiều để từ đó có được những quyết định chính xác hơn.
Như vậy, việc trang bị cơ sở vật chất càng hiện đại thì càng có thể giúp giải phóng sức lao động của con người, hỗ trợ cho công việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác hơn, giảm bớt các công việc nặng nhọc, tiết kiệm thời gian cho cả cán bộ gải quyết hồ sơ và cho công dân, tổ chức; từ đó có thể tạo được nhiều thời gian nhiều hơn cho việc tập trung nghiên cứu, thực hiện các nhiệm vụ khác; góp phần làm tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức.