5. Nội dung và các kết quả đạt đƣợc
3.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Ban giám đốc Công ty: Bao gồm một Giám Đốc, một phó Giám Đốc phụ trách sản xuất kinh doanh, một phó Giám Đốc phụ trách tổ chức nhân sự. Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất, quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời Giám Đốc cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà Nước, trước Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên.
+ Ban Giám Đốc có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt động của Công ty, thực hiện hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty, chỉ đạo công việc cho các bộ phận chức năng, tổ chức xây dựng các mối quan hệ cả bên trong cũng như bên ngoài Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả tốt nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, giải quyết xung đột nội bộ trong phạm vi quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty CASEAMEX và Nhà Nước về quản lý kinh tế tại đơn vị.
P. Tổ chức hành chính Nhân viên cơ điện
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 34 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức phân công lao động một cách hợp lý, theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách kịp thời đối với cán bộ công nhân viên, nhằm động viên và thúc đẩy tinh thần cán bộ công nhân viên, từng b ước cải tiến dần cuộc sống của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
+ Các cán bộ thực hiện và quản lý lao động, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ chính sách theo qui định của Nhà Nước, tổ chức các phong trào thi đua trong toàn Công ty.
+ Tiến hành tổ chức quản lý, thực hiện trực tiếp công tác hành chính quản trị của văn phòng, công tác hành chính văn thư, tiếp tân, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật trong Công ty.
Phòng kinh doanh tổng hợp: Có nhiệm vụ lập kế hoạch thực hiện các mục tiêu, phương án sản xuất kinh doanh, soạn thảo hợp đồng và chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc ký kết các hợp đồng mua bán, xuất khẩu hàng hóa, giúp ban Giám Đốc thực hiện và tổ chức các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty.
+ Phân tích tổng hợp các thông tin phát sinh trong quá trình kinh doanh để làm cơ sở trong việc xây dựng các mục tiêu.
+ Giao dịch với khách hàng và thực hiện các công tác có liên quan đến quá trình hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu, thành phẩm.
+ Thực hiện tổng hợp và báo cáo cho ban Giám Đốc về các kim ngạch xuất khẩu theo thị trường và theo sản phẩm.
+ Tổ chức nghiên cứu, tiếp cận thị trường để làm cơ sở cho việc tổ chức, cung ứng và khai thác các nguồn hàng.
Phòng kế toán tài vụ: Quản lý, theo dõi tình hình hoạt động và sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty, giám sát việc chấp hành chế độ về nguyên tắc tài chính Nhà Nước, báo cáo lên cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính và vạch ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý đem lại lợi ích cho Công ty.
+ Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và các thông tin tài chính của Công ty theo đúng qui định hiện hành.
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 35 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
Công ty về mặt giá trị, sổ sách, đồng thời thanh toán tiền cho khách hàng. + Lập báo cáo quyết toán theo từng tháng, từng quý và phân tích hoạt
động tài chính, báo cáo kim ngạch xuất khẩu của Công ty.
Phòng quản đốc: Có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động sản xuất của các phân xưởng, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất, theo dõi, kiểm tra và báo cáo đầy đủ với Ban giám đốc tình hình sản xuất của Công ty, kịp thời giải quyết các vấn đề trong khâu sản xuất.
Phòng kỹ thuật vi sinh: Kiểm tra vệ sinh nhà xưởng, vật tư máy móc, thiết bị của Công ty, quản lý kỹ thuật cơ điện lạnh, kiểm vi sinh nguyên liệu trước khi đưa và sản xuất và hàng hóa trước khi xuất khẩu, đúng qui định về chất lượng sản phẩm. Thực hiện việc kiểm tra các mẫu hàng hóa trước khi xuất bán, cân trọng lượng hàng hóa theo đúng quy cách, thực hiện việc kiểm tra vệ sinh trong Công ty.
Văn phòng đại diện: Thực hiện công tác giao dịch, lien lạc với khách hàng trong và ngoài nước tại thành phố Hồ Chí Minh, làm thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, giới thiệu các sản phẩm cho khách hàng, liên hệ, báo cáo cho Ban giám đốc khi khách hàng có yêu cầu.
3.1.3.3. Tình hình nhân sự của Công ty
Bảng 1: SỐ LƢỢNG CÔNG NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY CASEAMEX TRONG BA NĂM (2007-2009)
Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số lƣợng Tỷ trọng % Số lƣợng Tỷ trọng % Số lƣợng Tỷ trọng % Đại Học 109 7,49 124 7,76 128 8,04 Cao Đẳng 10 0,69 17 1,06 17 1,07 Trung Cấp 65 4,46 69 4,32 77 4,84 Chứng chỉ nghề 23 1,58 20 1,25 22 1,38 Cấp III 348 23,9 407 25,47 401 25,19 Cấp II 816 56,04 874 54,69 865 54,33 Cấp I 85 5,84 87 5,44 82 5,15 Tổng cộng 1.456 100 1.598 100 1.592 100 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 36 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
Hình 2: Số lƣợng công nhân viên CASEAMEX giai đoạn (2007-2009)
CASEAMEX là Công ty mới cổ phần hóa nên tình hình nhân sự cần được bổ sung để đáp ứng được quá trình phát triển và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty.
Qua bảng 1 và hình 2 ta thấy trình độ Đại học, Cao đẳng và Trung cấp của Công ty đều tăng qua các năm cụ thể như năm 2007 trình độ Đại học là 109 người chiếm 7,49% nhưng năm 2007 thì số lượng nhân viên có trình độ Đại học là 124 người tăng 15 người chiếm 7,76% năm 2007, sang năm 2009 trình độ Đại học lại tăng lên 4 người nâng tổng số nhân viên có trình độ Đại học lên 128 người chiếm 8,04%, còn Cao đẳng và Trung cấp cũng tăng qua các năm. Tuy nhiên nhìn chung tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty năm 2009 là 1.592 người giảm 6 người so với năm 2007, số lượng giảm này là không đáng kể cũng không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của Công ty vì lực lượng giảm là ở trình độ khác. Điều này cho thấy Công ty có xu hướng tăng lực lượng có trình độ chuyên môn cao và giảm lực lượng có trình độ thấp, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và làm tăng khả năng cạnh tranh của Công ty so với các đối thủ khác. Năm 2010 tình hình nhân sự không có thay đổi đáng kể nên cũng không có gì phải phải đáng quan tâm. 109 1065 1272 124 1769 1388 128 1777 1370 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 2007 2008 2009
Đ?i H?cĐại học Cao Đ?ngCao đẳng Trung C?pTrung cấp Khác Người
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 37 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
3.1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty CASEAMEX
Công ty CASEAMEX chuyên sản xuất và gia công các mặt hàng thủy sản ở dạng cơ chế. Tuy nhiên với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chế biến thuỷ sản thì cớ cấu tổ chức được thực hiện như sau:
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất tại công ty Caseamex
- Lao động được bố trí thành các tổ sản xuất theo hình thức tổ chức sản xuất tổng hợp gồm các tổ chế biến, các tổ cấp đông, bảo quản.
- Quy mô sản xuất của xí nghiệp tương đối lớn do đó sản phẩm thủy hải sản có quy trình chế biến tương tự nhau nên quá trình sản xuất ít bị gián đoạn.
- Để ổn định trong quá trình sản xuất, mỗi tổ được phân công đảm nhận một công việc.
Bộ phận sản xuất chính
Là bộ phận sản xuất tạo ra lợi nhuận cao nhất trong toàn Công ty.Phân xưởng chế biến: Có nhiệm vụ chế biến thủy sản tươi thành sản phẩm đông lạnh phụ vụ cho sản xuất. Đây là phân xưởng lớn nhất của Công ty.
Bộ phận sản xuất phụ
- Phân xưởng cơ điện:
+ Đảm nhận lắp đặt, quản lý và vận hành các loại máy móc, thiết bị cấp đông, bảo quản sản phẩm sau khi đông lạnh.
+ Chủ động nguồn điện và điện lạnh cho quá trình sản xuất. - Phân xưởng nước đá:
Phân xưởng chế biến Phân xưởng
cơ điện Phân xưởng nước đá
Hệ thống kho chứa Đội bảo vệ
sửa chữa
CƠ CẤU SẢN XUẤT
Bộ phận sản xuất phụ trợ Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phục vụ
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 38 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
+ Có nhiệm vụ sản xuất nước đá cung cấp cho phân xưởng chế biến của Công ty.
Bộ phận sản xuất phụ
Có nhiệm vụ phục vụ cho quá trình sản xuất tại phân xưởng, chẳng hạn như: Sữa chữa máy móc thiết bị và hệ thống kho chứa hàng hoặc nguyên liệu sau khi mua về nhằm bảo đảm cung ứng cho tiêu thụ hoặc cho sản xuất. Việc xây dựng môt cơ cấu sản xuất hợp lý là một tiền đề hết sức quan trọng để mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét tính toán mối quan hệ tỷ lệ giữa các bộ phận sau cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhât.
3.1.5. Quy trình hoạt động xuất khẩu của Công ty
Sau giai đoạn nghiên cứu tiếp cận thị trường, Công ty tiến hành tiếp xúc khách hàng bằng nhiều biện pháp quảng cáo, chào hàng,….Nhưng để tiến tới hợp đồng mua bán với nhau thì bên mua và bên bán phải đàm phán thỏa thuận về các điều kiện: giá cả, điều kiện giao hàng, hình thức thanh toán,….sau khi thỏa thuận và thống nhất với nhau thì các bên ký kết hợp đồng. Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, Công ty phải tiến hành các khâu sau đây: Yêu cầu đối tác mở L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) và kiểm tra L/C (nếu hợp đồng qui định sử dụng phương thức chứng từ), xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu hoặc lưu cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có). Nói chung trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tiến hành các công việc dưới đây:
a) Xin giấy phép xuất nhập khẩu:
Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp rất quan trọng để Nhà Nước quản lý tình hình xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, công ty phải xin giấy phép xuất nhập khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó. Ngày nay, trong xú thế tự do hóa mậu dịch, nhiều nước giảm bớt một số mặt hàng không cần phải xin giấy xuất nhập khẩu chuyến. Chuẩn bị hàng xuất khẩu là công việc bao gồm 3 khẩu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 39 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
b) Thu gom, đóng gói và kẻ ký mã hiệu
Công ty tiến hành tập trung hàng hóa lại và đóng gói bao bì, bên trong bao bì có thể sử dụng: giấy bìa bồi (card board), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đai (gunny), giấy thuế,….còn bên ngoài có thể: hòm (case,box), bao (bag), kiện hay bì (bale), thùng (barrel,drum), tùy theo điều kiện vận tải, khí hậu, luật pháp và thuế quan, chi phí vận chuyển hay theo thỏa thuận mà đóng gói bao bì. Sau đó tiến hành kẻ ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Kẻ ký mã số nhận cũng cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm: bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa.
c) Kiểm tra chất lượng:
Để đảm bảo lô hàng xuất khẩu không bị trả lại do không đủ tiêu chuẩn đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và gây thiệt hại về uy tín, chi phí vận chuyển của lô hàng, thì Công ty phải kiểm nghiệm về mọi mặt như: chất lượng, số lượng (tấn), bao bì,….trước khi giao hàng.
d) Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng dựa vào 3 căn cứ sau đây: những điều khoản của hợp đồng, đặc điểm của hàng mua bán và điều kiện vận tải. Việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và thông thạo các điều kiện thuê tàu,….như vậy vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian cũng như đảm bảo được hàng sẽ giao đúng ngày giờ theo hợp đồng đã ký.
e) Mua bảo hiểm
Việc mua bảo hiểm là để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, việc lựa chọn điều kiện mua bảo hiểm nên dựa vào: điều khoản trong hợp đồng, tính chất hàng hóa, tính chất bao bì, phương thức xếp hàng và loại tàu chuyên chở.
f) Làm thủ tục hải quan
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 40 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn
khẩu đều phải làm thủ tục khai báo hải quan.
Nội dung của tờ khai báo hải quan gồm những bước sau: loại hàng (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất…), tên hàng, mã số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào… tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo với một số chứng từ khác mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng chi tiết.
Hàng hóa xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa cũng là sự chung thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát, chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan và thực hiện các qui định của hàng hóa và quy trình hải quan.
Sau khi làm xong thủ tục hải quan Công ty tiến hành giao nhận hàng với tàu. Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải, hoặc thuyền trưởng hoặc công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng và nắm được ngày giờ xếp hàng, để bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu, sau khi kiểm tra và xếp hàng xong đổi biên lai thuyền phó lấy vân đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng (Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng
được.
g) Làm thủ tục thanh toán
Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc bên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra tính hợp lệ của L/C và khả năng thuân tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải thông báo với bên nhập khẩu để chỉnh sửa lại thì mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức.
GVHD: Châu Thị Lệ Duyên - 41 - SVTH: Hoàng Ngọc Tuấn