6. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2.2 Thực trạng công tác quản trị rủi ro tại công ty Ngũ Cốc Long Vân
Nhằm kiểm soát và phòng ngừa rủi ro, công ty Long Vân có lập bảng Qui trình Hoạt Động (Standard of Operations) bao trùm mọi hoạt động của các phòng bang. Các qui trình này được định kỳ đánh giá lại và điều chỉnh sau mỗi nữa năm và trong trường hợp cần thiết sẽ được điều chỉnh ngay lập tức.
- Nhằm giữ chân nhân sự, các chính sách lương, trợ cấp và mức thưởng đã được công ty Long Vân đã tham vấn và nghiên cứu và áp dụng tại công ty sao cho phù hợp với mức chung các doanh nghiệp khác trong ngành đặc biệt là lương. Mức thưởng được qui định rõ ràng theo hiệu quả kinh doanh của công ty, ngoài chính
sách thưởng hàng năm còn có thưởng đột xuất cho những nhân viên có thành tích xuất sắc khi hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn.
Các nhân viên có năng lực sẽ được công ty Long Vân tạo điều kiện bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, tham dự các cuộc hội thảo chuyên ngành, phân công tham gia hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty nhằm tạo đội ngũ kế thừa sau này. Việc chọn lựa đội ngũ này được các phó giám đốc các bộ phận đề xuất căn cứ vào hiệu quả làm việc và năng lực cá nhân.
Ngoài ra, công tác chăm lo đời sống tinh thần người lao động trong công ty Long Vân cũng được Ban Giám đốc công ty quan tâm thường xuyên. Điều này giúp cho người lao động có sự gắn kết và trung thành với công ty.
- Hoạt động giữa các phòng bang được phối hợp theo qui trình đã được ban hành, tiến độ công việc được mỗi phòng bang cập nhật định kỳ vào cuối tuần và ngay lập tức khi có yêu cầu.
* Bộ phận kinh doanh quốc tế:
+ Làm việc trực tiếp với văn phòng Marubeni-Singapore về mọi chiến lược kinh doanh bán hàng và chăm sóc khách hàng.
+ Theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường CBOT, giá cả các mặt hàng trong nước, cập nhật tình hình vụ mùa các quốc gia trên thế giới, biến động thời tiết, lịch trình tàu rời về tại các cảng ở Việt Nam, theo dõi tình hình bán hàng của các đối thủ cạnh tranh, thực hiện tiếp thị bán hàng, tình hình kiểm dịch động thực vật và các chính sách xuất nhập khẩu, v.v…
+ Định kỳ hàng năm tiến hành cập nhật báo cáo tài chính kiểm toán của các khách hàng và gửi về văn phòng Marubeni-Singapore nhằm đánh giá tình hình hoạt động, khả năng thanh toán và dự báo những rủi ro tài chính của khách hàng có thể xảy ra sắp tới.
+ Tham gia các hội nghị và hội thảo chuyên môn, triển lãm trong ngành thức ăn chăn nuôi giúp cập nhật thông tin mới nhất và đánh giá những xu hướng mới về chất lượng sản phẩm, công nghệ sản xuất, v.v.. trong ngành thức ăn chăn nuôi.
* Bộ phận xuất nhập khẩu:
+ Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng: hình thức thanh toán bằng tín dụng thư (LC) và nhờ thu (DP), dỡ hàng, lưu kho, tính thưởng phạt dỡ hàng, v.v..
+ Mỗi hợp đồng đều phải lập ra một hồ sơ theo dõi căn cứ vào số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, tên khách hàng, loại hàng, hình thức chốt giá bán, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, v.v…
+ Các hợp đồng phải được người có thẩm quyền của khách hàng ký kết và sẽ được lưu trữ. Việc kiểm tra chữ ký trên hợp đồng cần phải theo dõi sát nhằm tránh hệ quả pháp lý về sau.
+ Do giá trị các hợp đồng có giá trị lớn và để nội dung trong tín dụng thư phù hợp với điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng cũng như nhằm đảm bảo trước khi tàu chất hàng đảm bảo khách hàng phải mở tín dụng thư có hiệu lực, các hợp đồng đều qui định thời hạn mở tín dụng là 10 ngày làm việc trước thời hạn giao hàng. Ví dụ, thời hạn giao hàng là tháng 4/2019 thì ngày mở tín dụng thư là ngày 18/3/2019. Để thực hiện tốt điều này, công ty yêu cầu khách hàng phải gửi bản thảo tín dụng thư để kiểm tra vài ngày trước ngày mở nhằm kiểm tra và đối chiếu các điều kiện. Và sau khi khách hàng đã mở tín dụng thư, bộ phận xuất nhập khẩu cũng phải kiểm tra lại nội dung có đúng như đã chỉnh sửa trong bản thảo trước đó không. Điều này giúp giảm những rủi ro phát sinh trong quá trình thanh toán về sau.
+ Sau khi có thông báo chỉ định tàu từ văn phòng Marubeni-Singapore, thực hiện thông báo cho các khách hàng biết là hợp đồng của họ dự kiến sẽ xếp trên tàu đó. Nội dung phải ghi rõ: tên khách hàng, số hợp đồng, ngày hợp đồng, số lượng trong hợp đồng, dung sai, loại mặt hàng, thông tin chi tiết về tàu: số IMO, số hầm, chiều dài, chiều rộng tàu, mức thưởng/phạt dỡ hàng, ngày dự kiến chất hàng, v.v.. và phải kèm theo giấy chứng nhận bảo hiểm P&I để khách hàng tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình ngay thời điểm mở tín dụng thư.
+ Sau khi tàu chất hàng xong phải thông báo cho khách hàng số lượng hàng giao thực tế, tên cảng đã chất hàng, ngày tàu chạy, ngày dự kiến tàu về để khách hàng thực hiện điều chỉnh giá trị mua bảo hiểm của mình cũng như sắp xếp nhận hàng.
+ Sau đó bộ chứng từ sẽ được lập và gửi về ngân hàng phát hành để thanh toán. Việc kiểm tra bộ chứng từ phù hợp với các điều khoản qui định trong tín dụng thư rất quan trọng, vì trường hợp bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ không được thanh toán và sẽ mất nhiều chi phí để sửa đổi và phát hành lại. Nhằm giảm thiểu rủi ro trường hợp
tàu đến cảng vẫn chưa có bộ chứng từ và chưa được thanh toán, sau khi có vận đơn, bộ chứng từ sẽ được lập và xuất trình cho ngân hàng khoảng 15-20 ngày trước khi tàu về cảng dỡ hàng.
+ Theo dõi và đối chiếu với văn phòng Marubeni-Singapore về tình hình thanh toán LC, DP của các khách hàng. Thực hiện báo cáo vào mỗi thứ Sáu hàng tuần và báo cáo ngay lập tức khi có khoản thanh toán nào đã quá hạn nhưng chưa nhận được.
+ Thông báo cho khách hàng về thông tin đại lý tàu để họ liên hệ phối hợp với đại lý trong việc làm thủ tục kiểm dịch, thông quan và nhận hàng khi tàu về nhằm tránh bị lưu tàu.
+ Với tàu chở hàng rời, việc xác định số lượng chuyên chở được tính theo mớn nước của tàu do công ty giám định độc lập thực hiện. Tại cảng dỡ hàng, công ty sẽ chỉ định công ty giám định độc lập để phối hợp với các bên bảo hiểm của người mua tiến hành giám định mớn nước nhằm xác định lượng hàng đã dỡ giúp tránh những khiếu nại tổn thất về sau. Trường hợp phát hiện hàng bị hư hỏng, sẽ tiến hành đưa vào kho để bóc tác nhằm xác định tỉ lệ hư hỏng làm căn cứ xác định trách nhiệm và bồi thường. Kết quả giám định này phải được đại diện 3 bên ký xác nhận bao gồm: bảo hiểm của chủ tàu, công ty giám định đại diện của bên bán và các công ty bảo hiểm của người mua.
+ Sau khi tàu dỡ hàng xong, căn cứ vào điều kiện đã qui định trong hợp đồng sẽ tiến hành tính thời gian làm hàng (laytime) làm căn cứ tính thưởng/phạt dỡ hàng. Đối với một số khách hàng tại Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp trong nước, trường hợp có thưởng khi dỡ hàng nhanh, họ sẽ yêu cầu được thanh toán nhanh chóng, ngược lại trường hợp phát sinh bị phạt do chậm dỡ hàng, việc đòi họ thanh toán khoản tiền này mất nhiều thời gian. Do vậy, công tác truy đòi tiền phạt do chậm dỡ hàng phải thúc ép và đôn đốc khách hàng thực hiện theo đúng hợp đồng.