6. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
3.2.1 xuất đối với Công ty Ngũ cốc Long Vân KS
3.2.1.1 Rủi ro bên trong.
- Yếu tố nguồn lực
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đến sự tồn tại của công ty, Ban Giám đốc cần có chính sách giữ chân người tài bằng nhiều hình thức cả về vật chất và tinh thần. Mặc khác, với tình hình kinh tế trên thế giới có nhiều biến động, tranh chấp, bảo hộ thương mại giữa các quốc gia ngày càng phức tạp, công ty cần:
+ Tuyển dụng thêm nhân sự bộ phận kinh doanh quốc tế đảm nhận vai trò phân tích và dự báo thị trường giúp cho công tác hoạch định kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn.
+ Đào tạo nâng cao kiến thức tổng hợp và chuyên môn cho nguồn nhân sự hiện có của mình giúp bắt kịp với xu thế phát triển của ngành.
+ Đánh giá và tuyển chọn nhân sự có năng lực, có tâm huyết với nghề để bồi dưỡng làm đội ngũ kế thừa.
Đối với công tác điều hành, thông qua các phòng bang:
+ Ban Giám đốc công ty cần thực hiện rà soát và cải tiến liên tục Qui trình Hoạt động để theo sát những yêu cầu và biến động của thị trường một mặt đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro và mặc khác làm thỏa mãn yêu cầu của các khách hàng.
+ Các phòng bang của công ty phải được thông báo rõ ràng và cập nhật liên tục về quá trình bán hàng, tình hình thực hiện hợp đồng và những thay đổi có liên quan để cùng nhau phối hợp thực hiện.
- Rủi ro hoạch định và kiểm soát bán hàng.
Do giá cả hàng hóa nông sản biến động và thay đổi liên tục tùy thuộc vào điều kiện thời tiết, giá dầu, tình hình địa chính trị trên thế giới, bộ phận kinh doanh quốc tế cùng phối hợp với văn phòng Marubeni-Singapore cần thực hiện theo dõi để có những điều chỉnh phù hợp trong công tác hoạch định bán hàng.
Nhằm hỗ trợ và kiểm soát tốt công tác bán hàng, bộ phận kinh doanh quốc tế và xuất nhập khẩu cần:
+ Thực hiện kiểm soát sát sao quá trình thực hiện hợp đồng của khách hàng, trường hợp phát hiện khách hàng không mở tín dụng thư đúng hạn cần có giải pháp xử lý nhanh chóng tránh trường hợp hàng đã chất lên tàu mà vẫn chưa mở tín dụng thư.
+ Tìm hiểu và theo dõi quá trình hoạt động sản xuất của các khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau nhằm đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng trước khi bán hàng.
+ Mỗi năm tiến hành thăm viếng trực tiếp đến nhà máy và cơ sở hoạt động của các khách hàng vào những dịp quan trọng, đây cũng là cơ hội để quan sát và đánh giá trực tiếp tình hình hoạt động của khách hàng.
+ Yêu cầu khách hàng cung cấp báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm để bộ phận kế toán đánh giá tình hình hoạt động và khả năng thanh toán nhằm giảm thiểu rủi ro khi bán hàng cho các doanh nghiệp này, đặc biệt là đối với các khách hàng mua hàng theo điều kiện thanh toán DP.
3.2.1.2 Rủi ro bên ngoài. a. Từ phía đối thủ cạnh tranh. a. Từ phía đối thủ cạnh tranh.
Cùng với văn phòng Marubeni-Singapore, Ban Giám đốc Công ty Long Vân cần theo, phân tích và dự báo tình hình bán hàng của các đối thủ cạnh tranh: giá bán, số lượng đã bán và số lượng đang chào bán, nguồn hàng, v.v.. Các nguồn thông tin có thể đến từ: mạng xã hội, các báo cáo từ các công ty tư vấn chuyên ngành, khách hàng, hội nghị và hội thảo, khảo sát và từ nội bộ của các đối thủ cạnh tranh. Công tác này đóng vai trò rất quan trọng cần phải được thực hiện hàng ngày nhằm kịp thời thực hiện điều chỉnh kế hoạch bán hàng phù hợp.
b. Rủi ro do cung cầu.
Để dự báo, phân tích tốt thông tin về nguồn cung và cầu, cùng với văn phòng Marubeni-Singapore, bộ phận kinh doanh quốc tế của Công ty cần:
+ Thường xuyên cập nhật thông tin vụ mùa chính từ các cơ quan liên quan tại Brazil, Argentina, Úc, Nga và đặc biệt là tại Mỹ nhằm kịp thời nhằm đánh giá sản lượng các vụ mùa chính tại các quốc gia này.
+ Thu thập và đánh giá thông tin mua hàng nguyên liệu Ngô, Đậu tương và Lúa mì tại một số quốc gia có nhu cầu nhập hàng lớn như Trung Quốc, Nhật, Hàn
Quốc, Liên minh Châu Âu và các quốc gia ở Châu Phi có ảnh hưởng lớn đến giá cả. Do các quốc gia này mua hàng với số lượng lớn nên giá bán cho các quốc gia này cũng là mốc tham chiếu quan trọng khi nhập hàng về Việt Nam.
+ Do các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi đều có kho để dự phòng sản xuất hàng hóa, thông thường sản lượng dự phòng sản xuất khoảng 10-20 ngày. Do đó, cần phải theo dõi và cập nhật sát sao nhu cầu mua hàng mỗi tháng của các khách hàng, tìm hiểu số lượng đã mua, nhu cầu cần mua sắp tới: mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, thời gian giao hàng khi nào, v.v.. góp phần lớn trong việc hoạch định công tác bán hàng.
+ Tham dự các cuộc hội thảo chuyên ngành: Hội đồng Ngũ cốc Hoa Kỳ (USGC) tổ chức hàng năm tại Việt Nam, Ngũ cốc Toàn cầu (Global Grain) tổ chức hàng năm tại Singapore, v.v.. nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn giúp hiểu rõ hơn tình hình vụ mùa trên thế giới, hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất thức ăn chăn nuôi trên thế giới và tại Việt Nam giúp công tác bán hàng tốt hơn.
c. Rủi ro chất lượng.
Do đặc thù là hàng rời, được chuyên chở bằng tàu có tải trọng lớn, hàng được các nhà cung cấp gom và để tại kho các cảng chất hàng nên chất lượng hàng sẽ không đồng đều, mặc dù đều được kiểm định, lấy mẫu và phân tích trong quá trình chất hàng. Nhằm giảm thiểu rủi ro chất lượng tại đầu chất hàng, bộ phận kinh doanh quốc tế cùng với văn phòng Maurbeni-Singapore cần:
+ Thực hiện đánh giá nhà cung cấp nhằm theo dõi và rà soát khả năng giao hàng đúng theo hợp đồng và chất lượng hàng được đảm bảo.
+ Chỉ định công ty giám định độc lập tại cảng chất hàng có uy tín để can thiệp kịp thời không đưa hàng xấu lên tàu để cấp vận đơn sạch.
+ Tại cảng dỡ hàng tiến hành chỉ định công ty giám định độc lập để phối hợp với các công ty giám định của khách hàng tiến hành lấy mẫu, theo dõi hàng dỡ từ tàu, xác định số lượng hao hụt cho phép. Trường hợp phát hiện hàng xấu, cần tiến hành bóc tách, phân chia theo tỷ lệ và căn cứ phạm vi trách nhiệm để xử lý bồi thường.
+ Thường xuyên thu thập thông tin về sản phẩm thức ăn chăn nuôi của các nhà máy để biết xu hướng mua nguyên liệu của các nhà máy nhằm tìm nguồn hàng thích hợp để cung cấp.
d. Rủi ro vận chuyển.
Cước tàu đóng vai trò rất lớn, quyết định với sự cạnh tranh giá thành. Bộ phận kinh doanh quốc tế cần phối hợp với bộ phận thuê tàu của văn phòng Marubeni- Singapore để:
+ Cập nhật thông tin giá cước nhanh chóng, sát với thị trường giúp công tác bán hàng tốt hơn.
+ Do thời gian vận chuyển bằng đường biển kéo dài 30-40 ngày, cần lựa chọn xuất xứ nguồn hàng phù hợp giúp giảm thiểu rủi ro khi tàu phải chạy qua vùng có cướp biển, tranh chấp hàng hải.
+ Theo dõi tình hình chất hàng của tàu và cập nhật cho khách hàng nếu có sự chậm trễ kéo dài giúp khách hàng chủ động công tác sản xuất vì một số quốc gia tại Nam Mỹ như Brazil và Argentina, do tình hình kinh tế bất ổn, lạm phát cao và mỗi đến vụ thu hoạch chính các mặt hàng Ngô, Đậu tương thường xuyên xảy ra đình công của công nhân viên, người lao động và tài xế xe tải, v.v.. Điều này đã được quan sát và ghi nhận xảy ra trong nhiều năm gần đây đặc biệt là tháng 3-4 và 7-8.
+ Phối hợp với đại lý hãng tàu yêu cầu thuyền trưởng theo dõi và điều chỉnh điều kiện thông hơi các hầm tàu thường xuyên giúp tránh hàng bị ẩm, mốc trong thời gian tàu chạy trên biển.
+ Thường xuyên liên hệ với đại lý hãng tàu để cập nhật tình hình tàu về nhằm thông báo cho khách hàng có kế hoạch kiểm dịch hàng hóa, thông qua và nhận hàng tránh hàng bị đưa vào kho phát sinh phí lưu kho.
e. Rủi ro thiên tai, dịch bệnh.
Thiên tai và dịch bệnh xảy ra ảnh hưởng lớn đến nguồn cung và nguồn cầu, cùng phối hợp với văn phòng Marubeni-Singapore, Ban Giám đốc Công ty cần:
+ Tham dự các cuộc hội thảo chuyên ngành của Cục Chăn Nuôi Việt Nam, Cục Kiểm dịch Thực vật tổ chức nhằm thu thập thông tin tình hình dịch bệnh trong nước, tìm hiểu qui trình kiểm soát dịch bệnh làm căn cứ hoạch định bán hành tốt hơn.
+ Thu thập thông tin và đánh giá tình hình thiên tai, dịch bệnh trên thế giới giúp xác định nguồn cung phù hợp.
f. Rủi ro tài chính.
Nhằm đánh giá năng lực của khách hàng giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình bán hàng, bộ phận kinh doanh quốc tế và xuất nhập khẩu cần:
+ Theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng của các khách hàng nhằm phát hiện thời khả năng thanh toán của khách hàng.
+ Yêu cầu khách hàng cung cấp báo cáo tài chính mỗi nữa năm và một năm đã được kiểm toán giúp đánh giá tốt hơn tình hình hoạt động của các khách hàng.
+ Thường xuyên theo dõi chính sách tỷ giá ngoại hối của các ngoại tệ mạnh: USD, Euro, v.v..các chính sách ưu đãi ngành nông nghiệp của Nhà nước vì hầu hết các khách hàng đều sử dụng nguồn vốn để tài trợ cho các hợp đồng của mình, việc tỷ giá Đồng Việt Nam giảm so với các ngoại tệ mạnh này và tình trạng thắt chặt nguồn cho vay từ các ngân hàng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện hợp đồng của các khách hàng trừ khi họ sử dụng nguồn tự có để thực hiện các hợp đồng.
g. Rủi ro pháp lý.
Nhằm giảm thiểu những rủi ro pháp lý giúp đảm bảo quá trình bán hàng và thực hiện hợp đồng, bộ phận kinh doanh quốc tế cần:
+ Cung cấp cho các khách hàng bản hợp đồng mẫu qui định chung về chất lượng từng sản phẩm, xuất xứ, điều kiện thanh toán bằng LC hay DP, điều khoản dỡ hàng, điều khoản trọng tài, v.v.. để hai bên cùng thống nhất trước khi bán hàng. Việc xác nhận thông thường được thực hiện qua thư điện tử (email) làm căn cứ giải quyết những khiếu nại về sau.
+ Mọi thông tin giao dịch bán hàng phải được lưu trữ đầy đủ.
+ Theo dõi và cập nhật thanh chóng các qui định về kiểm soát loại thuốc hun trùng, cỏ dại của cơ quan Nhà nước ảnh hưởng đến qui trình làm thủ tục kiểm dịch khi hàng được đưa vào Việt Nam. Chẳng hạn như gần đây Cục Bảo vệ thực vật, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có công văn gửi các doanh nghiệp yêu cầu từ ngày 1/11 những doanh nghiệp đã nhập khẩu các lô hàng lúa mì được kiểm định có nhiễm cỏ Cirsium Arvense (tên tiếng Việt là cây cỏ kế đồng) sẽ phải tái xuất.
+ Theo dõi, dự báo và cập nhật kịp thời các chính sách thuế do nhà nước ban hành, các hiệp định thương mại mà Việt Nam đã và sắp tham gia với vai trò là thành viên.
+ Nâng cao kiến thức về chứng khoán phái sinh để nâng cao kiến thức chuyên môn.
+ Tham gia các hội thảo do hiệp hội GAFTA tổ chức, thông thường địa điểm tổ chức diễn ra tại Singapore để cập nhật các qui định mới của hiệp hội này.