6. Kết cấu của luận văn
2.3. Hoàn thiện hồ sơ pháp lý về tài sản thế chấp
Việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý về tài sản thế chấp được thực hiện theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng thế chấp.
Trong trường hợp tài sản thế chấp là tài sản hình thành trong tương lai thì quá trình hình thành tài sản trên cơ sở kiểm tra hồ sơ liên quan đến tài sản bảo đảm và nhận bổ sung hồ sơ theo quy định.
Chẳng hạn, đối với các tài sản mà pháp luật quy định phải có giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Sau khi tài sản hoàn thành đưa vào sử dụng, bên nhận thế chấp yêu cầu bên thế chấp bổ sung Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản bảo đảm để lưu kho. Trường hợp bên thế chấp chưa thể bổ sung ngay được, tổ chức tín dụng thường yêu cầu bên thế chấp có văn bản cam kết thời gian hoàn thành việc xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản bảo đảm; đồng thời thỏa thuận trả nợ trước hạn hoặc thay thế bằng tài sản bảo đảm khác nếu quá thời hạn cam kết mà bên thế chấp không bổ sung và không có lý do xác đáng; xác minh/đối chiếu lại thông tin do bên thế chấp cung cấp về việc chưa hoàn thiện được hồ sơ để tránh việc bên thế
chấp đem Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản đã được cấp thế chấp tại bên nhận thế chấp khác.
Tương tự, đối với các tài sản mà pháp luật quy định là phương tiện vận tải hình thành từ vốn vay: sau khi giải ngân, bên nhận thế chấp cần quản lý chặt chẽ hồ sơ tài sản bảo đảm, phối hợp với bên bán phương tiện vận tải hoặc trực tiếp đi cùng bên thế chấp để: nhận hóa đơn, bộ chứng từ gốc (nếu có) từ bên bán; làm các thủ tục liên quan đến việc đăng ký phương tiện vận tải và trực tiếp nhận lại đăng ký tại cơ quan chức năng. Bên nhận thế chấp cần định kỳ/hoặc đột xuất, theo dõi, đánh giá tình trạng của phương tiện vận tải, mức độ sử dụng (quãng đường đã đi, việc sửa chữa bảo dưỡng phương tiện…), khấu hao thông qua sổ sách kế toán, sổ đăng kiểm/lịch sử sửa chữa. Đồng thời theo dõi giá của các tài sản tương tự trên thị trường để có những biện pháp kịp thời. Bên nhận thế chấp cũng cần thường xuyên theo dõi những sự kiện phát sinh liên quan tới phương tiện vận tải như tai nạn, vi phạm giao thông…