Nhật Bản cho thấy quốc gia này đã rất thành công trong việc xây dựng Hệ thống thông quan hàng hóa điện tử tự động (NACCS).
Trước yêu cầu cần tạo thuận lợi thương mại và tăng cường khả năng kiểm soát xuất nhập khẩu, năm 1978 NACCS đã ra đời và nhanh chóng được đưa vào sử dụng tại Nhật Bản. Hệ thống này được phát triển như là một hệ thống máy tính, giúp xử lý khai báo nhập khẩu và thủ tục liên quan. Đến năm 1985, NACCS được mở rộng ứng dụng cho cả khai báo xuất khẩu. Sau một số lần nâng cấp, hiện nay NACCS đã bao quát nhiều thủ tục xuất nhập khẩu cũng như xử lý thông tin trao đổi giữa khu vực tư nhân cho cả đường không và đường biển. NACCS trở thành một trong những hạ tầng xã hội quan trọng nhất, xử lý đến gần 100% số lượng khai báo xuất nhập khẩu.
- Thứ nhất, NACCS là một tổ hợp bao gồm:
Hệ thống thông quan tự động;
Hệ thống thông tin tình báo hải quan (CIS);
Các chương trình hỗ trợ (như kế toán thuế, quản lý doanh nghiệp...). Các hợp phần trên tạo thành một hệ thống chương trình phần mềm hoàn chỉnh giúp Hải quan Nhật Bản tự động hóa hoạt động thông quan, tự động xử lý các dữ liệu từ nguồn thông tin tình báo để phân loại đối tượng quản lý, tự động hoá việc xử lý thông tin từ các bộ, ngành để thực hiện cơ chế một cửa quốc gia (NSW).
- Thứ hai, NACCS có 3 đặc điểm nổi bật là:
Là một hệ thống thông quan tự động, có các tiêu chí đánh giá rủi ro cho phép tự động phân loại tờ khai thành các luồng xanh/vàng/đỏ. Bên cạnh đó, hệ thống cũng xây dựng các tiêu chí về kiểm tra tờ khai và tự động tính toán số tiền thuế phải nộp dựa trên khai báo của doanh nghiệp. Ở Nhật Bản, có khoảng 2/3 số tờ khai được phân vào luồng xanh, cho nên cán bộ hải quan có thể tập trung nhiều hơn vào các tờ khai có nghi vấn. Thêm vào đó, các thông tin được cung cấp bởi hệ thống thông tin tình báo hải quan được sử dụng một cách rất hiệu quả trong công tác kiểm tra.
Đây còn là một hệ thống sử dụng chung cho cả khối doanh nghiệp và khối nhà nước. NACCS ngày càng mở rộng phạm vi và cho phép nhiều người sử dụng tham gia vào hệ thống, bao gồm: các doanh nghiệp nhập khẩu, xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan, ngân hàng, chủ kho, điều vận hàng không, doanh nghiệp cung ứng suất ăn trên máy bay, doanh nghiệp đóng hàng, đại lý vận chuyển hàng đường không, hãng hàng không, môi giới vận tải đường biển, hãng vận tải đường biển; các cơ quan cảng vụ, cơ quan quản lý chuyên ngành và các Bộ, Ngành liên quan.
NACCS không chỉ xử lý các thủ tục hải quan và các thủ tục hành chính liên quan mà còn xử lý các thông tin về quản lý hàng hóa được trao đổi trong khối doanh nghiệp. Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, công ty tàu biển sẽ gửi các thông tin manifest đến NACCS. Đại lý tàu biển hoặc khai thuê tàu biển cũng có thể gửi thông tin manifest đến NACCS thay cho công ty tàu biển.
NACCS sẽ lưu trữ các thông tin hành hóa này vào cơ sở dữ liệu để khai thác theo nhiều cách:
+ Thông tin hàng hóa được cung cấp cho cơ quan hải quan như là một báo cáo hàng hóa. Dựa trên những thông tin này, hải quan kiểm soát quá trình di chuyển của hàng hóa và có thể tiến hành kiểm tra thực tế.
+ Thông tin hàng hóa được cung cấp cho đơn vị quản lý bến bãi container. Thông thường thì công ty quản lý bến bãi container có một hệ thống máy tính riêng để quản lý hàng hóa và họ được yêu cầu cập nhật các dữ liệu hàng hóa một cách thủ công. Để quá trình trao đổi thông tin điện tử giữa NACCS và bên quản lý bến bãi container được dễ dàng hơn, NACCS cung cấp thông tin hàng hóa theo một định dạng thống nhất. Tiếp theo, bên quản lý bến bãi container lấy thông tin hàng hóa đó để sử dụng cho hệ thống máy tính riêng của họ một cách dễ dàng. Bên quản lý bến bãi container được yêu cầu thông báo cho NACCS khi container vận chuyển ra khỏi bãi.
Do vậy, các bên liên quan khác đều có thể biết được quá trình di chuyển của từng container cụ thể. Kết quả là, thông tin hàng hóa được rất nhiều đơn vị sử dụng và các bên liên quan sẽ liên tục cập nhật các thông tin bổ sung và truyền cho các đơn vị khác. Tất cả các bên hoàn tất vai trò của mình và góp phần ít nhiều vào hệ thống và các bên khác sẽ được tiếp nhận thêm thông tin hữu ích. Đây chính là khái niệm về NACCS như là một hệ thống dịch vụ công.
- Thứ ba, NACCS đem lại nhiều lợi ích, nổi bật là:
Bảo đảm xử lý nhanh chóng, chính xác và hiệu quả các thủ tục hành chính liên quan và đơn giản hóa công việc của người sử dụng. NACCS bảo đảm xử lý nhanh chóng, khoảng 01 giây/giao dịch, cho phép hoạt động 24 giờ/365 ngày (đạt tới mức độ 99,99%). Điều này giúp giảm áp lực cho tất cả người sử dụng, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Cung cấp môi trường xử lý phi giấy tờ, các quyết định của cơ quan hải quan được chuyển đến các bên liên quan dưới định dạng điện tử. Cùng với đó, NACCS có hệ thống phân tích rủi ro phức hợp. Khi một tờ khai được xác định có mức độ rủi ro thấp, hệ thống sẽ ra quyết định ngay. Nhờ đó, công chức Hải quan có điều kiện tập trung nhiều hơn vào các tờ khai có độ rủi ro cao.