7. Bố cục luận văn
2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Ban kiểm soát trong công ty cổ phần
Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định rõ quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát, gồm:
- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
- Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông.
- Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị
quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật này.
- Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.
Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 160 của Luật này thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
- Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
- Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Từ quy định cụ thể của Luật, ta có thể phân chia nhiệm vụ và quyền hạn của Ban kiểm soát thành các nhóm như sau:
- Quyền kiểm tra, giám sát: Ban kiểm soát có trách nhiệm thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Báo cáo của Ban kiểm soát là tài liệu để so sánh các báo cáo tài chính của công ty từ đó giúp nhà đầu tư và các cơ quan quản lý Nhà nước có cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, các báo cáo thẩm tra của Ban kiểm soát thường là sự sao chép ít có thông tin phản biện hay lập luận chỉ ra những mâu thuẫn trong báo cáo tài chính. Do đó, báo cáo của Ban kiểm soát thường chỉ có giá trị lưu hành nội bộ chứ không có nhiều giá trị.
Việc quy định Ban kiểm soát có quyền kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên trên thực tế người điều hành công ty có nhiều lý do biện minh cho rằng khi thực hiện quyết định họ đã đảm bảo cho quyết định của mình là hợp lý, hợp pháp, không vụ lợi và có mức độ cẩn trọng cần thiết.
- Quyền được cung cấp đầy đủ, kịp thời các văn bẳn thuộc về chủ trương, chính sách, các văn bản của Công ty và tiếp cận tài liệu có liên quan đến hoạt động Công ty theo yêu cầu. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát được quy định tại Điều 166 Luật Doanh nghiệp năm 2014, cụ thể như sau:
- Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
- Các nghị quyết và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải được gửi đến cho các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị.
- Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
- Kiểm soát viên có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc.
- Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của thành viên Ban kiểm soát hoặc Ban kiểm soát.
Luật Doanh nghiệp năm 2014 so với Luật Doanh nghiệp năm 2005 đã khắc phục được những hạn chế về việc thực hiện quyền cung cấp thông tin của Ban kiểm soát. Cụ thể, trong Luật Doanh nghiệp năm 2005 tại khoản 1, 2 Điều 124 chưa quy định về các tài liệu khác được gửi đến nào? Ban kiểm soát phải yêu cầu hay không? Thời gian và phương thức gửi? Chế tài đối với việc không gửi, không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ, không đúng thời gian, không chính xác cản trở việc tiếp nhận thông tin thì xử lý như thế nào? Quyền cung cấp các thông tin của Ban kiểm soát trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã khắc phục được những vấn đề kể trên, thể hiện cụ thể hơn góp phần thuận lợi cho Ban kiểm soát thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. Đây là điểm mới quan trọng và cần thiết bởi các nghị quyết và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị sẽ giúp Ban kiểm soát nắm rõ được chủ trương, đường lối hoạt động của công ty cho nên việc quy định phương thức và thời điểm gửi các văn bản trên phải được thực hiện như đối với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị. Pháp luật quy định điều này gió phần tăng cường hơn nữa địa vị pháp lý của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần, đồng thời tiếp tục nâng cao hoạt động kiểm tra, giám sát của Ban kiểm soát trong công ty.
- Quyền được sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao, tham khảo ý kiến các uỷ viên Hội đồng quản trị về hoạt động của Ban kiểm soát cũng như nội dung báo cáo của Ban kiểm soát trước khi trình lên Đại hội đồng cổ đông. So với Luật Doanh nghiệp năm 2005, Luật hiện hành có điểm mới đó là quy định thêm việc Ban kiểm soát được quyền sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Quy định mới này nhằm tiết kiệm chi phí cho công ty, tận dụng được những nguồn lực sẵn có của công ty. Quyền được sử dụng tư vấn độc
lập giúp cho Ban kiểm soát khắc phục được điểm yếu của mình khi không phải thành viên Ban kiểm soát nào cũng có đủ kỹ năng và chuyên môn thẩm định các báo cáo. Quyền được sử dụng tư vấn độc lập đảm bảo cho Ban kiểm soát thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quyền được tham dự họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty. Thông qua việc tham dự cuộc họp sẽ giúp Ban kiểm soát nắm bắt được các nghị quyết, quyết định từ đó có cách nhìn nhận và đánh giá kịp thời về tính hợp pháp và hợp lý của các quyết định này, qua đó sớm phát hiện những quyết định có khả năng gây thiệt hại cho công ty. Quy định này phù hợp với thực tiễn, việc có mặt Ban kiểm soát tại các cuộc họp quan trọng của công ty cổ phần sẽ góp phần làm tăng chất lượng cuộc họp.
- Quyền yêu cầu, kiến nghị: Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty thì phải "thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả". Tuy nhiên cơ chế để thực thi quyền này như thế nào chưa được Luật hiện hành đề cập đến khi người vi phạm không chấm dứt hành vi vi phạm cũng như không đưa ra giải pháp khắc phục hậu quả hoặc thời gian để người vi phạm chấm dứt hành vi. Quy định này rất khó thực thi trên thực tế.
Về lý thuyết khi phát hiện vi phạm, nếu Ban kiểm soát đã báo cáo Hội đồng quản trị và yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục nhưng họ không thực hiện thì Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 136 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Tuy nhiên quy định này khó thực hiện, không phải là giải pháp tối ưu.
Ở Luật Doanh nghiệp năm 2005 ngoài quyền yêu cầu thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty chấm dứt hành vi vi phạm Điều 107 cho phép Ban kiểm soát yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hồi đồng cổ đông trong thời hạn 90 ngày kể từ
ngày nhận biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đôngkhông thực hiện đúng theo quy định của Luật Daonh nghiệp và Điều lệ công ty hoặc trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty trừ trường hợp "các quyết định được thông qua tại cuộc hợp Đại hội đồng cổ đông với số cổ đông trực tiếp và uỷ quyền tham dự đại diện 100% tổng số cổ phần có quyền biể quyết là hợp pháp" (Khoản 4 Điều 104 Luật doanh nghiệp năm 2005). Quy định này chứng tỏ tính độc lập trong hoạt động của Ban kiểm soát tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2014 lại không còn quy định này, tước đi quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét huỷ bỏ quyết định hoặc một phần nội dung quyết định của Đại hội đồng cổ đông, điều này đã vô tình hạ thấp vị thế của Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát có quyền kiến nghị những giải pháp để từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và điều hành công ty. Ban kiểm soát có quyền kiến nghị "các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty",quy định này nâng cao vai trò của Ban kiểm soát trong quá trình thực thi quyền và nhiệm vụ của mình.
Kết luận, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã có nhiều điểm tiến bộ hơn so với Luật Doanh nghiệp năm 2005 trong việc quy định quyền của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần. Tuy nhiên trong thức tế thi hành Ban kiểm soát thường không làm tròn nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nguyên nhân một phần là do Ban kiểm soát yếu về nhân lực, năng lực do các thành viên Ban kiểm soát thường kiêm nhiệm, thiếu kiến thức quản lý rủi ro về kế toán kiểm toán. Hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát chưa cao do cơ chế như bị hạn chế quyền trong quá trình thực hiện hoạt động kiểm soát của mình, việc phối hợp với các bộ phận liên quan còn yếu. Điều này dẫ đến hậu quả vô cùng lớn trong công tác quản lý điều hành công ty, ảnh hưởng nghiêm trọng tới năng suất, hiệu quả và sự phát triển công ty.