1.3.5.1. Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp chi ra cho phục vụ quản lý,điều hành,sản xuất,kinh doanh và các khoản chi phí chung cho toàn doanh nghiệp gồm:
+ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp gồm: các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp,ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo,cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn.
+ Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
+Chi phí dụng cụ,đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
+Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như: nhà văn phòng,vật kiến trúc,phương tiện vận tải,thiết bị truyền dẫn,thiết bị văn phòng,...
+Thuế,phí,lệ phí như thuế môn bài,thuế nhà đất và các khoản phí khác. +Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi.
+Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện,nước,điện thoại,fax,chi phí sữa chữa tài sản cố định,tiền thuê nhà làm văn phòng,...
+Chi phí khác bằng tiền chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách,chi phí tổ chức hội nghị,...
* Chứng từ sử dụng:
-Hóa đơn giá trị gia tăng,hóa đơn bán hàng. -Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
-Bảng tính và phân bổ nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ,khấu hao TSCĐ. -Phiếu chi,giấy báo nợ của ngân hàng,các chứng từ liên quan,...
1.3.5.2. Tài khoản (TK) sử dụng:
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp,kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
*Công dụng:
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương,tiền
công,các khoản phụ cấp,...);bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn,bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp;chi phí vật liệu văn phòng,công cụ lao động,khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp;tiền thuê đất,thuế môn bài;khoản lập dự phòng phải thu khó đòi;dịch vụ mua ngoài (điện,nước,bảo hiểm tài sản,...);chi phí bằng tiền khác (tiếp khách,hội nghị khách hàng,...)
*Nội dung và kết cấu:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” Có
TK này không có số dư
1.3.5.3. Phương pháp hạch toán:
Các chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kì được tập hợp vào bên Nợ TK 642, cuối kỳ kết chuyển vào bên Có TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
-Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
-Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi,dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số lập dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
-Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh ”
-Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
-Số dự phòng phải thu khó đòi,dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết.
Sơ đồ 1.5: sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp
TK 111,112,152,153,242,331 TK 642 TK 111,112 Chi phí vật liệu, công cụ
TK 133 Các khoản thu giảm chi TK 334,338
TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ TK 242,335
Chi phí phân bổ dần, chi phí
P phải thu khó đòi trích lập TK 352
Dự phòng phải trả về tái cơ cấu
TK 352 TK 111,112,153
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác TK 133 Thuế GTGT Thuế GTGT TK 333 TK 155,156 Sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ cho mục đích Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, BHYT
BHTN, KPCĐ, tiền ăn ca và các khoản trích trên lương
TK 2293 Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng
trích trước
năm trước chưa sử dụng hết lớn hơn số phải trích năm nay DN, hợp đồng có rủi ro lớn, dự phòng phải trả khác Hoàn nhập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa
đầu vào không được khấu trừ Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp NSNN