3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cấu trúc tài chính
3.3.2 Quản lý các khoản phải thu
Qua 3 năm, thấy tình hình nợ phải thu khách hàng của cơng ty có sự gia tăng và chiếm tỷ lệ tương đối trong tài sản. Đây là phần vốn mà công ty bị chiếm dụng, nợ phải thu là tài sản khơng sinh lời mà bên cạnh đó cơng ty phải duy trì địi nợ khách hàng. Để quản lý khoản phải thu bị chiếm dụng đó cơng ty nên có các biện pháp cụ thể sau:
Tiến hành ra soát lại các khoản nợ phải thu của khách hàng
+ Lập danh sách khách hàng có nợ phải thu đối với doanh nghiệp (từng tháng) + Lập bảng tổng hợp sổ nợ phải thu theo từng khách hàng.
Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình cơng nợ theo đối tượng
Đối tượng:……….. Tháng……. Năm…… ĐVT: VND Tên Khách hàng/Cơng trình
Phát sinh nợ Phần thanh tốn Theo dõi nợ q hạn (thời gian q hạn) Ngày chứng từ Hạn thanh tốn Giá trị nợ Ngày trả Giá trị trả Cịn lại 1-30 ngày 30-60 ngày 60-90 ngày 90-120 ngày Trên 120 ngày Tổng
Thơng qua báo cáo này, ta có thể dễ dàng quan sát được khoản nợ nào đã trả, khoản nợ nào quá hạn và quá hạn bao nhiêu ngày. Từ đó, cơng ty có thể căn cứ để lập kế hoạch xử lý đối với các khoản nợ quá hạn.
Đối với các khách hàng ngồi nhà nước thì cơng ty thường xun đơn đốc khách hàng thanh tốn các khoản nợ đến hạn trả. Những khoản nợ gần đến hạn trả thì có thể gửi thư nhắc nhở khách hàng trả tiền đúng hạn, gửi thư, gọi điện nhắc nhở, và nếu khoản nợ lớn thì có thể khởi sự địi nợ bằng pháp luật. Bên cạnh đó, khi ký hợp đồng giữa hai bên cần phải có quy định thời gian trả nợ rõ ràng và điều kiện ràng buộc. Thơng qua các hoạt động mang tính chuyên nghiệp và trải qua kinh nghiệm thì hiệu suất thu hồi nợ dần dần sẽ nâng cao trong khi chi phí thu hồi nợ có thể giảm.
Đối với các cơng trình mà vốn đầu tư là của ngân sách thì cơng tác thu hồi nợ khó và phức tạp vì vậy địi hỏi giám đốc và các phịng ban trong cơng ty cùng với ban chỉ huy công trường phải nổ lực làm việc. Mặc khác, phải đảm bảo uy tín cho cơng ty là phải đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo đúng kĩ thuật, và ngoài ra cần phải làm việc với các cơ quan ban ngành trong tỉnh và thành phố để làm sao để cơng trình có đầy đủ vốn để thi cơng, tránh tình trạng bị ứ động về vốn.
Vì vậy, Cần có các giải pháp khơng phát sinh nợ mới là Cơng ty chỉ nên đấu thầu những cơng trình có nguồn vốn và ngân sách rõ ràng. Vì đặc điểm là cơng ty xây dựng và quá trình sản xuất là có quy mơ lớn, nên phải thanh tốn theo định kỳ khi khối lượng cơng trình được nghiệm thu. Vì vậy, để chủ đầu tư thanh toán cho khối lượng xây dựng hồn thành thì cơng ty cần chủ động trong khâu thanh toán như là thi cơng dứt điểm từng hạng mục cơng trình và chủ động đề nghị nghiệm thu cơng trình hồn thành hay là có kế hoạch về tăng tiến độ thi cơng, rút ngắn thời gian để hồn thành sớm hơn hợp đồng, hoàn thiện các hồ sơ liên quan gửi lên chủ đầu tư yêu câu thanh toán lượng cơng trình hồn thành
Trong cơ cấu doanh thu ngồi khối lượng xây lắp đã nghiệm thu thì cịn những sản phẩm xây lắp mà công ty làm ra như: đá, thép, bê tông nhựa,… và những sản phẩm này chiếm tỷ trọng chưa lớn trong cơ cấu doanh thu. Tuy nhiên, cơ sở hạ tầng ngày càng phát triển và hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong
lĩnh vực xây dựng mới được thành lập, ta có thể coi đây là lượng khách hàng tiềm năng trong tương lai của cơng ty, vì vậy cơng ty cần pải xây dựng chính sách bán hàng cho lượng khách hàng này. Để thu hút lượng khách này, ta cần có những chính sách chiết khấu phù hợp. Do đó, cơng ty có thể rút ngắn thời gian đi thu hồi nợ, qua đó sẽ giảm được việc đi vay nợ, giúp cho công ty chủ động hơn trong việc sản xuất kinh doanh của mình.