Công ty cần kiểm soát chi phí trong hoạt động, tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh, cụ thể là:
(1) Thường xuyên rà soát lại các chỉ tiêu định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, xây dựng cơ chế khoán chi phí đối với những bộ phận gián tiếp ví dụ như: chi phí điện thoại, điện nước, văn phòng phẩm, chi phí hội nghị, công tác phí…
(2) Xây dựng cơ ché thưởng phạt liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản xuất sản phẩm;
(3) Kiểm soát các yếu tố đầu vào;
(4) Thông tin và giải thích một cách đầy đủ, rõ ràng sự khác biệt giữa kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí để tạo ý thức tiết kiệm đối với nhân viên. Quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa các khoản dự phòng mà phản ánh trong chi phí này, nếu có những khoản dự phòng này sẽ là những nhân tố không tích cực cho báo cáo, cho thấy Công ty có hoạt động thu hồi công nợ là không tốt.
- Trên cơ sở việc kiểm soát các chi phí chi tiết, Công ty cần tổng hợp và thực hiện:
+ Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro: một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hiệu quả sẽ góp phần gia tăng mức độ tin cậy về thông tin từ các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo tổ chức kinh doanh hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực, giảm bớt nguy cơ xảy ra rủi ro trong kinh doanh, bảo vệ tài sản, hạn chế rủi ro trộm cắp, gian lận và tuân thủ chính sách, quy định của tổ chức.
+ Kiểm soát và nâng cao hiệu quả chi phí tiền lương: Chi phí lương của Công ty tăng dần qua các năm nhưng tỷ lệ tăng chi phí này không tạo ra được tỷ lệ tăng doanh thu tương ứng, do vậy việc kiểm soát và nâng cao hiệu quả chi phí tiền lương là rất quan trọng, cần có những giải pháp cụ thể như: (1) Lực lượng bán hàng của công ty nên tổ chức theo khu vực địa lý, ở mọi khu vực có nhân viên phụ trách vừa chịu trách nhiệm bán hàng vùa giám sát việc bán hàng của các đại lý. Đây là cách thức tổ chức bán hàng đơn giản nhưng giúp cho công ty giảm được các chi phí không cần thiết. (2) đào tạo nhân viên bán hàng nhằm nâng cao chuyên môn, năng lực giúp doanh thu của công ty tăng lên. (3) Chính sách đãi ngộ: Công ty cần xem xét lại chính sách đãi ngộ nhân viên nhằm thúc đẩy hiệu quả bán hàng.
+ Nâng cao hiệu quả chi phí lương và quản lý doanh nghiệp: Công ty cần rà soát lại các phòng ban, các vị trí nhân sự nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động và tính cần thiết của các vị trí này, từ đó đưa ra quyết định cắt giảm các vị trí không hiệu quả hoặc không thực sự cần thiết. Đồng thời bố trí, sắp xếp, phân công lại công việc sao cho hiệu quả nhất, tối ưu hóa được kahr năng, thời gian và hiệu quả làm việc của các vị trí, cá nhân. Xây dựng chính sách đãi ngộ hợp lý nhằm tạo động lực phấn đấu làm việc chi nhân viên.
+ Kiểm soát và nâng cao hiệu quả các loại chi phí bán hàng như: (1) các loại chi phí quảng cáo, khuyến mại nhằm quảng bá thương hiệu công ty. Tuy nhiên cần xem xét đánh giá hiệu quả của hoạt động quảng cáo trên truyền hình thông qua đánh giá số lượng hàng bán ra, đánh giá uy tín của công ty, thương hiệu…Ước lượng số khách hàng trung thành tăng hay giảm, ước lượng số lượng khách hàng để ý đến
nhãn hiệu của công ty nhằm có những chiến lược quảng bá thương hiệu cho phù hợp. (2) chi phí hoa hồng đại lý: nhằm nâng cao hiệu quả của chi phí này Hoàn Kim Phương cần: thường xuyên rà soát các nhà phân phối: Số lượng sản phẩm đặt mua trong kỳ, doanh số đạt được, lượng hàng tồn kho nhiều hay ít, tình hình thanh toán công nợ có đúng hạn không…Qua các chỉ số này có thể đánh giá nhà phân phối hoạt động hiệu quả hay không, từ đó quyết định tiếp tục hay ngừng hợp tác.