Cùng với sự phát triển của công ty qua khoảng thời gian từ 2009 cho đến nay, cơ cấu tổ chức và lao động của Công ty có sự phát triển sao cho phù hợp với những chức năng và nhiệm vụ mới, tuy nhiên vẫn đảm bảo được tính gọn nhẹ và đáp ứng được nhu cầu trong điều kiện mới.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.1.2.2 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Giám đốc: là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty, chịu hoàn toàn
trách nhiệm trước pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành quản lý công ty, đại diện cho công ty thực hiện giao dịch với các nhà cung cấp cũng như xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống bán hàng cũng như mọi hoạt động của công ty, giải quyết một số công tác then chốt, quan trọng và những vấn đề trọng tâm phát sinh đột xuất. Giám đốc theo dõi, giúp đỡ và tạo điều kiện cho toàn thể cán bộ công nhân viên tham gia quản lý và hoạt động tốt, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho đơn vị.
Bộ phận kế toán:
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Thực hiện công tác báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toán tiền lương, các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
- Lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và tính thu nộp thuế TNCN.
- Tính toán trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước theo luật định;
- Thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định của pháp luật
- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết toán các hợp đồng kinh tế của Công ty và các công nợ. Đề xuất phương án thu hồi và xử lý những khoản nợ tồn đọng.
- Lưu giữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng theo đúng quy định bảo mật.
- Phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc .
Bộ phận quản lý:
- Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, có chức năng quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm trước giám đốc.
- Lập kế hoạch và thực hiện các chính sách công ty đề ra.
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
- Tuyển dụng và bố trí nhân viên
- Nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, lập phương án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế, thực hiện và theo dõi hợp đồng kinh tế.
- Nắm bắt nhu cầu hàng hóa trên thị trường, lựa chọn những mặt hàng có chất lượng cao, giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu thị hiếu của người dân.
Bộ phận bán hàng:
- Trách nhiệm chính của người bán hàng là bán sản phẩm dịch vụ của công ty thông qua các cuộc giao dịch, tiếp xúc trực tiếp, giao dịch qua điện thoại hay những dịch vụ khách hàng như: thư từ, tư vấn, gặp gỡ cá nhân,…
- Tìm kiếm khách hàng, giữ mối liên hệ với khách hàng - Kiểm tra đơn hàng trước khi bàn giao
- Xuất hóa đơn: căn cứ vào đơn đặt hàng từ phòng bán hàng để lập hóa đơn GTGT đồng thời kiểm tra các thông tin trước khi bàn giao cho tổ giao hàng
Bộ phận lái xe:
- Vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng và vận chuyển nhập kho - Bốc xếp hàng hóa
- Báo cáo nhiên liệu hàng ngày
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG
2.1.3.2 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán
Kế toán trưởng:
- Điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán của công ty theo chế độ hiện hành.
- Là người giữ vị trí trọng yếu số một, chịu trách nhiệm cao nhất về các số liệu kế toán được phát hành trong nội bộ và bên ngoài.
- Tham mưu giúp đỡ cho giám đốc vấn đề tài chính, xây dựng các phương án xây dựng nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, đánh giá kết quả hoạt động tiêu thụ cũng như hoạch định chiến lược phát triển tài chính tại công ty.
- Có quyền hạn yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty chuyển giao đầy đủ kịp thời số liệu cần thiết cho công tác kế toán.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các quy định mới của Nhà nước, Bộ Tài Chính.
- Giải trình số liệu, cung cấp hồ sơ, số liệu cho kiểm toán, cơ quan thuế, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán trong công ty.
Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm nghiệm thu, chi và bảo quản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập chứng từ thu chi, phát lương và thưởng cho nhân viên.
- Phối hợp với kế toán công nợ, kế toán bán hàng, đối chiếu kiểm tra số liệu chứng từ kế toán hàng ngày và thực hiện các nghiệp vụ khác thuộc phần hành thủ quỹ.
- Tính toán tiền lương, các khoản trích theo lương
Kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra, rà soát các định khoản nghiệp vụ phát sinh
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết - Kiểm tra số dư đầu, cuối kỳ đã khớp với các báo cáo chi tiết.
- Hạch toán doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, công nợ, khấu hao, tài sản cố định,…và báo cáo thuế, lập quyết toán thuế.
- Theo dõi và quản lý công nợ, đề xuất dự phòng hoặc giải quyết công nợ phải thu khó đòi
- In sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho công ty
- Lập báo cáo tài chính theo quý, nửa năm, cả năm và các báo cáo chi tiết giải trình
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
- Hướng dẫn kế toán viên xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán - Tham gia công tác kiểm kê, kiểm tra
- Cải tiến phương thức hạch toán và báo cáo
- Thống kê và tổng hợp dữ liệu kế toán khi có yêu cầu
- Cung cấp số liệu cho bạn lãnh đạo hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu
Kế toán kho:
- Quản lý, điều hành hàng hóa, báo cáo hàng tồn kho theo quy định của công ty.
- Đối chiếu số liệu nhằm tìm ra sai sót để tiến hành thực hiện các bút toán điều chỉnh khi số liệu giữa sổ sách khác với thực tế.
- Nhập hàng bán bị trả lại khi có đầy đủ chứng từ như hóa đơn trả hàng, biên bản trả hàng,…
- Đề xuất nhu cầu hàng hóa, bổ sung số lượng vào kho.
- Kiểm tra hạn dùng của các sản phẩm tránh để bị hết hạn sử dụng. - Đề xuất nhập thêm các mặt hàng khác nếu thấy phù hợp.
- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.
2.1.4 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Kế toán sử dụng hình thức ghi sổ “chứng từ ghi sổ” trên máy tính, phần mềm kế toán TRÍ VIỆT.
2.1.5 Chế độ kế toán và chính sách áp dụng tại công ty
2.1.5.1 Chế độ kế toán
Năm tài chính: bắt đầu 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.
Công ty sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC.
2.1.5.2 Chính sách áp dụng tại công ty
Phương pháp tính giá trị HTK: bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên
Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾTQUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠIQUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠIQUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM HOÀNG KHANG
2.2.1 Khái quát chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tạicông ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hoàng Khang công ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hoàng Khang công ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hoàng Khang công ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hoàng Khang
2.2.1.1 Mặt hàng kinh doanh
Dưới đây là một số mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp được khách hàng lựa chọn:
STT Tên mặt hàng
01 - Xúc xích các loại 02 - Ba rọi xong khói 03 - Chả bò, giò, lụa 04 - Dăm bông
05 - Da bao
06 - Đùi tỏi gà gán 07 - Phomai, kem, bơ,…
2.2.1.2 Thị trường tiêu thụ
Hiện tại, công ty đang cung cấp thực phẩm trên toàn cả nước. Tuy nhiên, khách hàng chủ yếu vẫn là Đà Nẵng, Huế và Phan Thiết. Doanh nghiệp vẫn không ngừng tìm kiếm thêm khách hàng ở những địa phương khác về để mở rộng thêm thị trường của mình.
2.2.1.3 Phương thức tiêu thụ
Hiện tại phương thức tiêu thụ chủ yếu của doanh nghiệp là phương thức chuyển hàng đi bán. Thông thường khách hàng của công ty thường là các công ty hoặc cửa hàng buôn bán thực phẩm, vì vậy sau khi nhận được đơn đặt hàng, công ty sẽ tiến hành chuyển hàng đến cho khách hàng.
2.2.2 Kế toán doanh thu và cung cấp dịch vụ
2.2.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản cấp 2: 5111 – doanh thu bán hàng hóa
2.2.2.2 Chứng từ kế toán tiêu thụ tại công ty
- Hóa đơn GTGT
Sổ sách: sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái.
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
2.2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng tiến hành báo với bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra công nợ của khách hàng.
Sau khi chấp nhận tiến hành yêu cầu kế toán kho kiểm tra số lượng hàng tồn kho xem đủ với đơn hàng mà khách hàng yêu cầu hay không. Nếu không đủ sẽ báo với khách hàng yêu cầu đổi mặt hàng hoặc đề nghị giao chậm.
Nếu có đủ mặt hàng, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và tiến hành bàn giao cho nhân viên bán hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra lại đơn hàng, chất lượng cũng như số lượng sau đó tiến hành viết hóa đơn GTGT. Sau đó, bàn giao cho nhân viên giao hàng cùng với phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT yêu cầu khách hàng ký xác nhận.
(Đối với các khách hàng là khách lẻ thì không cần lập hóa đơn cho từng lần bán, chỉ lập khi khách hàng yêu cầu và với điều kiện hóa đơn trên 200.000 đồng.)
Cuối ngày, nhân viên bán hàng tiến hành lập bảng kê khách hàng mua lẻ để kế toán xác nhận doanh thu.
3 liên của hóa đơn GTGT: - Liên 1: màu tím, lưu tại cuốn
- Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng - Liên 3: màu xanh, lưu nội bộ
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ tiến hành lập phiếu thu
để xác định số tiền nhập quỹ và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
2.2.2.4 Phương pháp hạch toán
Đây là hóa đơn GTGT được lập ngày 30/09/2019 xuất bán cho Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ Kachiusa (HĐ số 947) chưa thu tiền người mua.
Biểu 2.1: Trích hóa đơn bán hàng
Sau khi bán hàng và đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, dựa vào hóa đơn GTGT lưu nội bộ, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm như sau:
Bước 1: Vào kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Bước 2: Vào cập nhật số liệu
Bước 3: Vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
Kế toán tiến hành nhập mã khách hàng, tên khách hàng, lý do chứng từ, địa chỉ, ngày chứng từ, số hóa đơn, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá.
Biểu 2.3: Nhập hóa đơn bán hàng
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
Biểu 2.4: Trích sổ chi tiết TK 511
Biểu 2.5: Trích chứng từ ghi sổ TK N511
Biểu 2.6: Trích sổ cái TK 511
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho
Sổ sách: sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
2.2.3.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 632: giá vốn hàng bán
2.2.3.3: Quy trình luân chuyển chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất – tồn, kế toán kho sẽ kiểm tra đối chiếu với hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng,… sau đó tiến hành nhập chứng từ vào máy, máy tính sẽ tự động tính và cho ra giá vốn.
2.2.3.4 Phương thức hạch toán
Hóa đơn GTGT số 947 sau khi kế toán nhập liệu doanh thu, hệ thống sẽ tự động thực hiện bút toán ghi nhận giá vốn. Sau đây là phiếu xuất kho ứng với Hóa đơn 947.
Biểu 2.8: Trích sổ chi tiết TK 632
Bảng kê ghi nợ Tk 632
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
Biểu 2.9: Trích sổ chi tiết TK N632
Biểu 2.11: Trích sổ cái TK 632
2.2.4 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
2.2.4.1 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu chi
- Bảng trích khấu hao TSCĐ - Phiếu kế toán
Sổ sách: sổ chi tiết, chứng từ sử dụng, sổ cái.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 6422: Chi phí quản lý kinh doanh: phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của công ty bao gồm: phí quản lý tài khoản, phí chuyển tiền, chi phí trả trước, chi phí tiền lương,...
2.2.4.3 Quy trình luân chuyển chứng từ
Dựa vào phiếu chi được thủ quỹ lập và hóa đơn GTGT thuộc loại chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng trích thanh toán tiền lương,…kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm.
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
2.2.4.4 Phương pháp hạch toán
Ngày 28/10/2019, nhận hóa đơn cước di động số 28448, tổng tiền cước phải thanh toán là 500.000 đồng (Đã bao gồm VAT 10%). Đã thanh toán bằng tiền mặt.
Biểu 2.12: Trích hóa đơn chi phí QLDN (Cước di động)
Căn cứ vào hóa đơn viễn thông HĐ số 28448 ở trên, thủ quỹ tiến hành thanh toán và lập phiếu chi cho hóa đơn trên.
Biểu 2.13: Trích phiếu chi chi phí QLDN (Cước di động)
Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Vào kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay
Bước 2: Cập nhật số liệu
Bước 3: Phiếu chi tiền mặt
Biểu 2.14: Quy trình nhập phiếu chi tiền mặt
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
Biểu 2.15: Nhập phiếu chi tiền mặt (Cước di động)
Ngày 23/12/2019, công ty chi tiền mua xăng hóa đơn số 86765, tổng phải thanh toán là 1.252.800đ (đã bao gồm VAT 10%).
Biểu 2.17: Trích phiếu chi chi phí quản lý doanh nghiệp (Xăng)
Biểu 2.18: Nhập phiếu chi tiền mặt (Xăng)
SVTH: Nguyễn Thị Anh Thư – K22KDN2
Cuối tháng, kế toán sẽ dựa vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để tiến hành hạch toán khoản khấu hao vào phiếu kế toán nhằm xác định chi phí cho công ty: