5. Kết cấu của luận văn
2.1.1.3. Chức năng,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Xây lắp và Phát triển dịch vụ Bưu điện Quảng Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/01/2002 và được bổ sung, sửa đổi lần thứ 6 theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua ngày 06/04/2012;
- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành Công ty tại số: QC-5.5.1- 01 đã được soát xét lần 03/02, phê duyệt và ban hành ngày 21 tháng 07 năm 2010.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty QTC
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
BAN HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP
BAN KIỂM SOÁT
BAN KỶ THUẬT ĐO KIỂM BAN GIÁM ĐỐC
BAN KỶ THUẬT THI CÔNG BAN KẾ HOẠCH KINH DOANH
Nguồn: Ban Hành chính-Tổng hợp
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Xây lắp và Phát triển dịch vụ Bưu điện Quảng Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/01/2002 và được bổ sung, sửa đổi lần thứ 6 theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua ngày 06/04/2012;
- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành Công ty tại số: QC-5.5.1- 01 đã được soát xét lần 03/02, phê duyệt và ban hành ngày 21 tháng 07 năm 2010.
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển hạ tầng Quảng nam với cơ cấu bộ máy quản lý và chức năng,nhiệm vụ được bố trí thưc hiện như sau:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Cơ quan này bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Với vị trí là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty, Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau:
Thông qua định hướng phát triển của công ty;
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên; Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty Quyền hạn của Hội đồng quản trị được quy định như sau:
Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 130 của Luật Doanh nghiệp năm 2014;
Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định, tại điểm d khoản 2 Điều 135, khoản 1 và khoản 3 Điều 162 của Luật Doanh nghiệp năm 2014;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty;
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Ban kiểm soát là cơ quan có nhiệm vụ giám sát việc quản lý và điều hành công ty của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Với vị trí là cơ quan kiểm soát, giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông.
Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Doanh nghiệp năm 2014;
Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 160 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả .
Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Ban giám đốc là những người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
Quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
Tuyển dụng lao động; Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị
Ban Hành chính-Tổng hợp: có chức năng cụ thể sau:
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, nhân sự; - Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ; - Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành;
- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe.
*Về công tác tổ chức, nhân sự:
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của Doanh nghiệp.
- Quản lý nhân sự toàn Công ty, sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực toàn Công ty. - Quản lý thực hiện công tác tuyển dụng lao động. - Xây dựng, quản lý và thực hiện đánh giá lao động.
- Xây dựng, quản lý, thực hiện chế độ tiền lương, thu nhập, các chính sách, cơ chế, đòn bẩy, khuyến khích thu hút lao động.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
- Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự. Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký.
- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.
*Công tác thi đua, khen thưởng:
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
Với chức năng và nhiệm vụ như đã nêu trên, Ban hành chính-Tổng hợp sẽ là bộ phận trực tiếp phụ trách tuyển dụng nhân lực của Công ty khi có nhu cầu. Và công tác này được xác định là vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của công ty, có tới 44% số người được hỏi trả lời TDNL là rất quan trọng và 48% trả lời là quan trọng, chỉ có 8% trả lời là bình thường.
Ban Kế hoạch-Kinh doanh có chức năng, nhiệm vụ sau:
Điều hành Ban KHKD hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đã được Tổng giám đốc Công ty quy định, chịu trách nhiệm trước Công ty đối với các hoạt động của Ban KHKD.
- Phân tích và tìm hiểu thị trường; đề xuất các phương án kinh doanh; đầu tư xây dựng, phát triển thị trường mới phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
- Lập và hoàn chỉnh hồ sơ dự toán, hồ sơ dự thầu, giá vốn công trình, hồ sơ thanh quyết toán công trình.
- Phối hợp với các đơn vị, cơ quan kiểm toán để giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ do mình lập.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và hàng ngày những công việc mình phụ trách.
- Theo dõi tình hình triển khai hợp đồng xây lắp của Công ty
- Kiểm tra và ký trình duyệt Hợp đồng kinh tế trong các lĩnh vực xây lắp, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ công trình, kinh doanh hàng hóa do công ty đại diện ký kết mà liên quan đến các công trình.
- Đề xuất ý kiến lên Lãnh đạo công ty việc khen thưởng, kỹ luật đối với nhân viên của Ban;
- Đề xuất ý kiến lên Lãnh đạo công ty việc bổ nhiệm, tuyển dụng, cắt giảm nhân viên của Ban;
- Đề xuất ý kiến lên Lãnh đạo công ty về việc cử nhân viên của Ban tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lĩnh vực chuyên môn theo quy định;
- Thừa lệnh Tổng giám đốc yêu cầu các Ban chức năng, Đơn vị báo cáo số liệu phục vụ công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn công ty, kiểm tra, giám sát các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch được giao.
Thực hiện các công việc khác được Tổng Giám đốc phân công
Ban kế toán-tài chính có chức năng nhiệm vụ sau:
Nghiên cứu và tham mưu cho Tổng Giám đốc các vấn đề sau:
- Nghiên cứu những quy định về mặt tài chính của Nhà nước ban hành và của Hội đồng Quản trị Công ty.
- Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí trong công ty.
- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, thuế thu nhập các nhân, luật khuyến khích đấu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý tài chính do nhà nước ban hành để áp dụng cho Công ty.
- Tham mưu trình Tổng Giám đốc duyệt các thông số tài chính như: -Tỷ suất lợi nhuận tối thiểu của từng loại công trình triển khai.
- Cơ cấu các khoản chi phí trong tổng chi phí hoạt động của Công ty và đơn vị trực thuộc Công ty.
- Tỷ lệ tái đầu tư cho cho năm tài chính tiếp theo.
- Dự kiến phân phối lợi nhuận hằng năm cho các cổ đông.
- Chịu trách nhiệm đối với thực hiện công tác thu nợ khách hàng và có báo cáo cụ thể theo định kỳ và theo yêu cầu của Ban lãnh đạo .
- Đề xuất ý kiến lên Lãnh đạo công ty việc khen thưởng, kỹ luật đối với nhân viên của Ban;
- Đề xuất ý kiến lên Lãnh đạo công ty về việc cử nhân viên của Ban tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lĩnh vực chuyên môn theo quy định;