2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.5.3. Chức năng, nhiệm của từng kế toán
Kế tốn trưởng: Tham mưu cho Tổng Cơng ty các chỉ tiêu về tài chính,
chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn tại Cơng ty; theo dõi, giám sát hoạt động sản xuất tại chi nhánh, xí nghiệp. Cuối quý, kiểm tra đối chiếu và duyệt các sổ sách kế tốn tại Cơng ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế tốn trưởng KT TSCĐ KT vật tư KT tiền mặt, TGNH KT theo dõi các đơn vị trực thuộc KT thanh tốn Thủ quỹ KT các xí nghiệp KT tổng hợp
Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lên
các chứng từ ghi sổ và các sổ Cái tài khoản. Kiểm tra đối chiếu định kỳ hoặc cuối kỳ và duyệt các sổ sách kế tốn tại cơng ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế tốn tài sản cố định: Theo dỏi tình hình biến động tài sản của Cơng ty. Kế tốn vật tư: Theo dỏi tình hình nhập, xuất và tồn vật tư, công cụ dụng cụ tại Công ty, tính tốn và phân bổ vật liệu và cơng cụ, dụng cụ.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, lương: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tính và trả lương, tính và trả lãi cho các đối tượng có liên quan, chi trả lương, BHXH,…. Cho cán bộ cơng nhân viên.
Kế tốn thanh tốn: Theo dõi tình hình doanh thu, cước vận chuyển, bốc xếp, các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng….. tại Công ty.
Kế tốn cơng nợ nội bộ: Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế thu hộ, chi hộ của Cơng ty tại các chi nhánh, xí nghiệp và các khoản thu hộ, chi hộ chi nhánh tại Công ty.
Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại Công ty, kiểm kê quỹ theo yêu cầu của lãnh đạo.
2.1.6. Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty
2.1.6.1 Sơ đồ hình thức kế tốn tại Cơng ty
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng, định kỳ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ
Báo cáo kế toán
Sổ, thẻ chi tiết Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Bảng kê chi tiết
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Đối chiếu
Hiện nay công ty tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ, được thực hiện trên máy tính bằng phần mềm Fast Financial 3.1
- Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 hằng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách kế toán: Đồng Việt Nam
- Hệ thống tài khoản sử dụng: áp dụng theo chế độ của Bộ Tài chính ban hành, cụ thể hóa thêm việc hạch tốn một số tài khoản cho phù hợp với cơng ty.
2.1.6.2. Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào chứng từ gốc kế toán đã kiểm tra lập chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, các chứng từ gốc kế toán liên quan sau khi đã kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc. Đồng thời, từ các chứng từ gốc kế tốn ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến thu, chi tiền mặt để ghi vào sổ quỹ.
- Cuối tháng, kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ có liên quan. Tiếp đến toàn bộ chứng từ ghi sổ cùng các chứng từ gốc được chuyển lên kế tốn trưởng ( hoăc phó phịng TC-KT) kiểm tra ký duyệt. Sau đó, từ chứng từ ghi sổ kế toán phụ trách từng phần hành ghi vào Sổ Cái, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Đồng thời từ số tổng cộng trên các sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản.
- Cuối quý, kế tốn tổng hợp khóa sổ rồi đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái với Sổ Quỹ và giữa Sổ Cái với Sổ tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối số phát sinh. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC.
Vì cơng tác kế tốn của cơng ty đã được tin học hóa nên các loại sổ của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ được thiết kế trên máy khơng hồn toàn giống với mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay. Cơng ty khơng thiết kế sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, hầu hết
các sổ sách kế toán in ra cuối kỳ là các bảng kê chi tiết tài khoản, Bảng tổng hợp chi tiết và cácbáo cáo theo quy định
Sơ đồ hình thức kế tốn máy tại công ty
\
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày In sổ
Hiện nay, công ty tổ chức công tác hạch tốn kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế tốn Fast Financial 3.0, ngôn ngữ Visual Foxpro phiên bản 6.0.
2.2. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
2.2.1. Đặc điểm và phân loại tài sản cố định tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm:
- Công ty Cổ Phần Vận tải Đa phương thức chủ yếu hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, đường thủy, kinh doanh các dịch vụ, hoạt động hỗ trợ cho vận tải hàng thông thường, hàng xuất khẩu, hàng siêu trường, siêu trọng, hàng thiết bị tồn bộ trong và ngồi nước. Vì vậy TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giữ nguyên được hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi hư hỏng phải bỏ.
- Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ vận tải, TSCĐ của cơng ty bị hao mịn dần và giá trị của nó sẽ dịch chuyển dần từng phần vào chi phí kinh doanh của công ty.
- Mỗi TSCĐ của công ty được gắn với một mã số riêng biệt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, theo dõi cũng như hạch tốn TSCĐ.
- Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ tại cơng ty:
Chứng từ Kế toán Phần mềm Bảng tổng hợp chứng từ Kế toán Chứng từ Kế toán: Sổ chi tiết Sổ tổng hợp BCTC, BCQT
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản + Nguyên giá TSCĐ phải được xác định một cách đáng tin cậy.
+ Thời gian sử dụng trên 1 năm
Tổng giá trị TSCĐ của công ty là 331.965.469.119 đồng.
a. Phân loại theo nơi sử dụng:
- Chi nhánh Bắc miền Trung : 51.189.741.223
- Chi nhánh Nam miền Trung : 65.598.263.072
- Chi nhánh TP Hồ Chí Minh : 63.717.486.433
- Kho Phú Tài – Bình Định : 15.721.862459
- Văn phịng cơng ty tại Đà Nẵng : 75.335.908.753
- Văn phịng phía Bắc : 58.402.207.119
Tổng cộng : 331.965.469.119
b. Phân loại theo kết cấu:
TSCĐ hữu hình:
- Nhà cửa vật kiến trúc ( trụ sở, nhà kho, gara, phân xưởng 22.143.384.145 - Máy móc thiết bị (máy khoan, máy tiện… : 18.018.364.395 - Phương tiện vận tải (xe tải, cẩu, tàu biển…) : 215.257.965.816 - Thiết bị quản lý ( máy vi tính, máy Fax, máy in…) : 5.228.197.929
Tổng cộng : 260.774.272.895
Bảng tổng hợp tài sản cố định
Đvt: triệu đồng
TT Tên tài sản SL Năm hình
thành Thời gian SD Ngun giá Khấu hao lũy kế Giá trị cịn lại I 1 2 3 Nhà cửa hiện vật Trụ sở chính
Kho bãi tại Đà Nẵng Gara xe ơ tơ ……….. 1 1 2 1995 2003 2005 50 30 30 15.245 4.537 2.198 5.488,2 1.512,3 586,1 9.756,8 884,7 1.611,9 II 1 2 Máy móc thiết bị Máy khoan Bosch Máy bắt vít Makita 5 2 2010 2010 5 5 51,7 21 31 12,6 20,7 8,4
………..
III 1 2 3
Phương tiện vận tải Đầu kéo Man TGX Xe cẩu thủy lực Krupp Sà lan 730 DWT ……… 3 4 1 2011 2010 2011 25 30 30 10.500 22.800 7.354 840 2.280 490,3 9.660 20.520 6.863,7 IV 1 2 3 4 Thiết bị quản lý Máy in Hp P1100W Máy in Epson LX 300 Máy photocopy Xerox Dàn máy vi tính để bàn ………. 5 3 7 20 2012 2010 2010 2007 5 5 8 5 55 39 93,7 250 11 23,4 35,1 250 44 15,6 58,6 0 TSCĐ vơ hình - Quyền sử dụng đất : 52.586.332.300 - Phần mềm máy tính : 18.604.863.924 Tổng cộng : 71.191.196.224
2.2.2. Hạch toán chi tiết tài sản cố định:2.2.2.1. Hạch toán tăng: 2.2.2.1. Hạch toán tăng:
a. Chứng từ sử dụng:
+ Hợp đồng mua bán, vận chuyển TSCĐ. + Hợp đồng xây dựng
+ Hợp đồng liên doanh, liên kết + Biên bản giao nhận TSCĐ. + Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Các chứng từ khác có liên quan.
b. Sổ sách sử dụng:
+ Thẻ TSCĐ
+ Bảng tổng hợp tăng TSCĐ + Sổ cái TK 211
c. Trình tự hạch tốn:
+ Tăng TSCĐ do mua sắm: Theo Hợp đồng kinh tế ký vào ngày 24/04/2015
thì đến ngày 28/04/2015 Cơng ty nhập về một xe Container 40 feet của Công ty TNHH Một thành viên Ngọc Đức Linh, giá mua 141.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, tất cả thanh tốn bằng chuyển khoản.
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN SỐ: 08/13- VTĐPT
Căn cứ bộ luật dân sự và luật thương mại được quốc hộ ban ngày 14/06/2005. Căn cứ khả năng cung cấp nhu cầu hai bên. Hôm nay ngày 24/04/2015, hơm nay chúng tơi gồm có:
I/ Đại diện bên A (mua hàng)
-Tên đơn vị : Công ty CP Vận tải đa phương thức -Địa chỉ : 80-82 Bạch Đằng, Đà Nẵng
-Mã số thuế : 040010191
-Đại diện ông: Nguyễn Văn Long Chức vụ: phó phịng kinh doanh
II/ Đại diện bên B (bán hàng)
-Tên đơn vị : công ty TNHH một thành viên Ngọc Đức linh
-Địa chỉ : 689 trường trinh, P.Hịa Thuận Đơng, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà nẵng -Tài khoản : 710A 02541 tại Ngân Hàng Công Thương Đà Nẵng
-Điên thoại : 0511.3811 417- 0914 020 703
Sau khi thỏa thuận, hai bến kí hợp đồng mua bán theo các điều khoản sau:
Điều 1: Bên B đồng ý bán, bên A đồng ý mua:
Xe Container 40 feet Số lượng: 1 cái
Bên A giao cho bên B thi công, giám sát cơng trình.
Điều 2: Giá và phương thức thanh toán:
Bên A thanh tốn bên B tồn bộ tiền hàng một lần, thanh toán qua tài khoản ngân hàng bên B
Điều 3: Chất lượng và quy cách hàng hóa: -Hàng ngyên đai, nguyên kiện, mới 100%
-Vệc xác nhận chất lượng được kiểm chứng bằng biên bản giao nhận hàng do -Bên kí nhận
-Hàng mua rồi không được trả lại . nếu đổi máy khác chỉ trong trường hợp hư hỏng do lỗi thiết kế nhà sản xuất
Điều 4: Phương thức thời hạn thanh toán
-Bên A sẽ thanh toán 100% giá trị hợp đồng sau khi lắp đặt bàn giao nghiệm thu máy
-Nếu bên A khơng thanh tốn đúng, đủ theo quy định bên B có quyền thu hồi máy đồng thời khơng bồi thường chi phí tổn khác
Điều 5: chế độ bảo hành
Bảo hành 12 tháng kể từ ngày lắp đặt , vận hành, những lỗi xảy ra do lỗi nhà sản xuất
Điều 6: Cam kết chung
-Hai bên cam kết đầy đủ và kịp thời các khoản đã ghi trong hợp đồng. Trong q trình thực hiện nếu có khó khăn trở ngại, hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết -Hợp đồng này được lâp thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, có cùng giá trị pháp lý và có hiệu lực kể từ ngày có
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
- Sau khi làm hợp đồng mua bán xong bên bán tiến hành bán hàng theo hợp đồng, bên bán viết hoá đơn giá trị giá tăng và chuyển hàng cho bên mua
- Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng kế toán tiến hành làm biên bản giao nhận . TSCĐ
Đơn vị:Công ty vận tải đa phương thức Địa chỉ:80-82 Bạch Đằng-Đà Nẵng
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số: 419
Ngày 28 tháng 04 năm 2015 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ 28 tháng 04 năm 2015
Tên TSCĐ: xe Container 40 feet . Số hiệu TSCĐ: AC774
Nước sản xuất: Trung Quốc Năm sản xuất: 2014
Địa điểm đặt: Văn phịng cơng ty Năm đưa vào sử dụng: 2015
Công suất thiết kế:
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định
Giá trị còn lại Ngày,tháng
năm Diễn giải Nguyên giá Năm GTHM
luỹ kế A B C 1 2 3 4 5 004/13 28/04 Container40 feet 47000.000 2015 47.000.000 Cộng 47.000.000 47.000.000 Đà nẵng, ngày 28 tháng 04 năm 2015
-
- Căn cứ vào hồ sơ kế toán mở thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được mở theo dõi từng loại TSCĐ.
Ông: Nguyễn Quang Nhật Chức vụ: Giám đốc
Đại diện tổ chức tư vấn thiết kế: Cơng ty TV-TK Thuận Việt Ơng: Trần Đình Ninh Chức vụ: Giám đốc
Đại diện tư vấn giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị: Công ty TV-TK Thuận Việt
Đại diện cơ quan giám định chất lượng xây dựng (theo phân cấp): Sở Xây dựng TP. Đồng Hới
Các bên lập biên bản này về các vấn đề sau:
1. Tên cơng trình: Văn phịng đại diện tại Đồng Hới – Quảng Bình 2. Cơng tác xây lắp cơng trình: Nhà làm việc và nhà để xe
3. Các bên đã xem xét các văn bản và các tài liệu sau đây:
a. Các văn bản, tài liệu đã nghiệm thu: Hợp đồng kinh tế số 0041 ký kết
ngày 25/12/2015, hồ sơ thiết kế thi công chi tiết,...
b. Các văn bản kiểm tra khối lượng và chất lượng tồn bộ cơng trình: trên
cơ sở nghiên cứu các tài liệu nghiệm thu, kiểm tra các hạng mục cơng trình tại hiện trường, các bên xác nhận các điểm sau đây:
* Về thời hạn xây dựng cơng trình
- Ngày khởi cơng: 26/12/2014 - Ngày hồn thành: 26/05/2015
* Về cơng suất đưa vào vận hành của cơng trình
Theo thiết kế đã duyệt: đạt tiêu chuẩn theo số liệu dự tốn cơng trình Theo thực tế đạt được: đạt yêu cầu đề ra.
* Về khối lượng đã thực hiện:
Theo thiết kế đã duyệt
Theo thực tế đạt được: hoàn thành cơ bản theo đúng thiết kế và hồ sơ mời thầu
* Về đặc điểm các biện pháp để bảo vệ an toàn lao động, an toàn phịng nổ, phịng cháy, chống ơ nhiễm mơi trường và an tồn sử dụng: Cơng trình đảm bảo
được cơng tác PCCC.ATLĐ
* Về khối lượng và chất lượng các loại công tác xây dựng: Đảm bảo yêu cầu
của chủ đầu tư đưa ra
* Về những sửa đổi khác trong quá trình xây dựng so với thiết kế: Không Kết luận
Các bên tham gia thống nhất nghiệm thu xong cơng trình xây dựng văn phịng đại diện tại Đồng Hới – Quảng Bình.
Đơn vị:Cơng ty vận tải đa phương thức Địa chỉ:80-82 Bạch Đằng-Đà Nẵng
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số: 121
Ngày 27tháng 05 năm 2015 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ 27 tháng 04 năm 2015
Tên TSCĐ: văn phịng đại diên quảng bình Số hiệu TSCĐ: VP 20
Địa điểm: quảng bình Năm sản xuất: 2014
Địa điểm đặt: Văn phịng cơng ty Năm đưa vào sử dụng: 2015
Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định
Giá trị còn lại
Ngày,thá
ngnăm Diễn giải Nguyên giá Năm GT HM luỹ kế A B C 1 2 3 4 5 BGN/05 27/05/2015 Văn phòng đại diện quảng bình 215.789.000 2015 215.789.000 Cộng 215.789.000 215.789.000 Đà nẵng, ngày 27 tháng 05 năm 2015 Người lập kế toán trưởng
Sau khi ghi thẻ TSCĐ, kế toán tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết TSCĐ như sau:
SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Bộ phận sử dụng: Tất cả bộ phận ĐVT: Đồng Từ ngày 01/01/2015 đến 31/12/2015
STT Số hiệu Diễn giải Nguồnvốn thángNgày Nguyên giá