3.2.1.1. Thực hiện công tác tiếp thị thu hút khách hàng
Nguyên nhân chính khiến số lượng khách hàng giảm dần là do ngân hàng chưa chú trọng tới công tác tiếp thị khách hàng. Với số lượng khách hàng ít và giảm dần, hoạt động phát hành cũng như thanh toán L/C hàng nhập của ngân hàng ngày càng đi xuống. Biện pháp cần thiết hiện nay chi nhánh cần thực hiện là tăng cường thu hút khách hàng, cung cấp những thông tin về lợi ích khi khách hàng sử dụng dịch vụ của ngân hàng.
Ngân hàng có thể thực hiện ngay các biện pháp đơn giản như khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch có thể giới thiệu các tiện ích liên quan. Một thực tế hiện
nay, khách hàng tới ngân hàng giao dịch thường không tương tác nhiều với các nhân viên. Việc tiếp xúc và giới thiệu các sản phẩm cho khách hàng không những tạo sự gần gũi thân thiện, mà còn cho thấy sự nhiệt tình năng động và quan tâm tới khách hàng của ngân hàng. Đây sẽ là điểm tạo ấn tượng tốt cho ngân hàng. Ngoài ra, ngân hàng có thể quảng cáo thông qua các báo kinh tế Vĩnh Phúc, in các tấm quảng cáo, tờ rơi... Đặc biệt, một hình thức rất hay được các ngân hàng sử dụng là quà tặng khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng. Tuy nhiên, muốn thu hút thì phía ngân hàng phải có những ưa đãi hơn hẳn so với các ngân hàng khác, như vậy mới đủ sức lôi kéo khách hàng.
3.2.1.2. Hiện đại hóa trang thiết bị, công nghệ
Hoạt động thanh toán quốc tế tại ngân hàng chưa được quan tâm đúng mức, khâu xử lý thủ công còn nhiều. Nhằm thúc đẩy thanh toán tín dụng chứng từ, BIDV Vĩnh Phúc cần đầu tư nâng cấp máy móc đạt chuẩn quốc tế. Cũng từ bài học của ngân hàng Techcombank, hệ thống máy móc hiện đại đã khiến Techcombank tạo được uy tín và lòng tin nơi khách hàng, cho thấy ngân hàng chú trọng tới mảng TTQT.
Một ngân hàng muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ của mình thì không thể thiếu hệ thống máy móc hiện đại. Công nghệ tiên tiến sẽ tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian thanh toán từ đó tạo ra dịch vụ với phí thấp, hiệu quả cao nâng cao lợi nhuận cho ngân hàng. Hầu hết các ngân hàng hiện nay đều sử dụng hệ thống SWIFT, BIDV Vĩnh Phúc cũng tham gia vào hệ thống này ngay những năm đầu thực hiện TTQT. Tuy nhiên, công nghệ SWIFT của BIDV Vĩnh Phúc vẫn đang ở mức dial up, nghĩa là khi cần mới kết nối, điều này thường chậm và gặp lỗi đường truyền. Bên cạnh đó, với mô hình hoạt động TTQT tập trung, chi nhánh thường xuyên phải gửi và tiếp nhận điện, chứng từ từ trung tâm, máy móc không đảm bảo sẽ làm giảm tốc độ dịch vụ. Do vậy, việc hiện đại công nghệ là nhiệm vụ cấp bách mà ngân hàng cần phải thực hiện.
3.2.1.3. Nâng cao chất lượng tư vấn
Giải pháp cần thiết trước mắt là nâng cao chất lượng tư vấn của ngân hàng. Để có kỹ năng tư vấn tốt thì cán bộ thanh toán phải có năng lực và có kinh ngiệm, đây cũng là điểm hạn chế của ngân hàng hiện nay. Để nâng cao chất lượng tư vấn hiện nay, ngân hàng cần thực hiện một số biện pháp sau:
Với mạng lưới ngân hàng đại lý rộng rãi, ngân hàng có thể kiểm tra thông tin bên phía nước xuất/nhập khẩu nhanh chóng và dễ dàng hơn so với khách hàng của mình. Do vậy, trong khâu ngân hàng có thể đưa ra dịch vụ tư vấn trong khâu lựa chọn đối tác cho các doanh nghiệp trên địa bàn. Triển khai dịch vụ này hiệu quả sẽ tạo uy tín rất lớn cho ngân hàng, nâng cao vị thế và tính cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh.
Tư vấn nhiệt tình, cụ thể nhất là trong khâu lập đơn yêu cầu mở L/C. Khi khách hàng có đơn yêu cầu hợp lý với các điều khoản của hợp đồng, thì việc mở L/C sẽ nhanh chóng thuận tiện và tránh bị sửa đổi lại gây mất thời gian, tiền bạc cho các bên.
Khâu chuẩn bị BCT thường chiếm thời gian lâu và là khâu các doanh nghiệp thường mắc lỗi nhất. Trong quá trình này, ngân hàng cần hỗ trợ tư vấn sát xao, với kinh nghiệm và am hiểu hệ thống luật, ngân hàng cần hướng dẫn khách hàng chuẩn bị BCT hoàn thiện, chính xác, tránh bị NHPH từ chối thanh toán.
Tuy nhiên, về lâu dài, để thực hiện nâng cao chất lượng tư vấn hiệu quả, đồng bộ ngân hàng cần chú trọng tới nâng cao trình độ cán bộ, tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệp, có chuyên ngành đào tạo về mảng TTQT.
3.2.1.4. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ
Mỗi thời kỳ ngân hàng ban hành những văn bản hướng dẫn chung, hiện nay tại ngân hàng đang thực hiện theo quyết định số 4488/QĐ-TTTM2 ngày 29/10/2012 về tác nghiệp tài trợ thương mại và bảo lãnh quốc tế. Văn bản này nêu ra các quy tác chung liên quan tới nghiệp vụ quốc tế, trong đó bao gồm các TTQT chứ chưa có văn bản cụ thể nào hướng dẫn về thực hiện TDCT. Đây là nghiệp vụ rất phức tạp, liên quan tới nhiều phòng ban, trong quá trình thực hiện phải áp dụng đúng các luật lệ, tập quán thương mại. Việc thực hiện sai sót hoặc có tranh chấp sẽ làm giảm uy
tín ngân hàng, thiệt hại cho khách hàng và bản thân ngân hàng, vì vậy cần thiết ban hàng một văn bản quy định hướng dẫn nghiệp vụ.
Văn bản hướng dẫn phải phù hợp với luật và các văn bản dưới luật, dựa trên các Quyết định, Nghị quyết của Chính phủ, thể lệ hoặc quy chế của Ngân hàng nhà nước... Bên cạnh đó, phải đảm bảo đồng bộ và thống nhất trong hệ thống các văn bản mà ngân hàng BIDV đã ban hành.
Nội dung văn bản cần rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm và khuyến khích sáng tạo của người thi hành. Bổ sung thêm các điều khoản hướng dẫn cụ thể về quy trình thanh toán các loại L/C. Quy trình có rõ ràng, cụ thể, các thanh toán viên mới có thể căn cứ vào đó thực hiện tốt nghiệp vụ của mình, giảm thiểu rủi ro.