1.5.2 .2Trách nhiệm của người gửi hàng
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container(FCL)
2.2.1.3 Kiểm tra chứng từ:
Nội dung kiểm tra:
Đơn đặt hàng:
Số và ngày đơn đặt hàng
Tên và địa chỉ nhà xuất khẩu và nhập khẩu,
Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, quy cách, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa…),
Điều kiện giao hàng,
Phương thức thanh toán.
Hóa đơn thương mại:
Tên và địa chỉ nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu
Số P/O (Purchase Order)
Số Invoice, ngày xuất Invoice,
Các thông tin về hàng hóa (tên, số lượng, quy cách, phẩm chất…), đơn giá và tổng giá trị hàng hóa
Điều kiện giao hàng
Phương thức thanh toán
Phiếu đóng gói:
Số và ngày tháng của Invoice trên P/L
Mô tả thông tin hàng hóa
Quy cách đóng hàng (cách thức, trong lượng, khối lượng…)
Đơn vị tính
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O):
Cơ quan cấp, ngày tháng cấp
Tên và địa chỉ nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu
Tên phương tiện vận chuyển, cảng dỡ hàng
Mô tả hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu
Người gửi hàng, người nhận hàng
Số B/L, ngày và địa điểm ký phát B/L
Tên và số phương tiện vận tải, cảng đi, cảng đến
Số container, số seal, số kiện
Ngày hàng xếp lên tàu
Đồng thời phải kiểm tra các chứng từ khác có liên quan đến lô hàng. Nhân viên Vietfracht Danang phải kiểm tra thật kỹ càng từng chi tiết cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của bộ chứng từ. Nếu phát hiện ra sai sót thì phải liên hệ ngay với khách hàng để điều chỉnh, bổ sung vào bộ chứng từ, tránh sau khi khai báo Hải quan mới phát hiện ra thì sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí, từ đó làm ảnh hưởng đến tiến độ của việc vận chuyển hàng hóa.
2.2.1.4 Lấy lệnh giao hàng:
Khi đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, công ty sẽ nhận được giấy thông báo tàu đến N/A. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận mang theo các chứng từ đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (địa chỉ của văn phòng đại diện hãng tàu được thể hiện trên giấy báo hàng đến), các chứng từ mang theo là:
Vận đơn surrender (vận đơn theo điện)
Giấy giới thiệu, cùng với chứng minh thư (nếu có)
(Nguồn: Phòng giao nhận) Hình 2.6: Hình mẫu giấy thông báo hàng đến N/A
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận tài liệu và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí xếp dỡ, phí vệ sinh container v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng sau đó nhận lệnh giao hàng và các biên lai.
Lưu ý: Khi đóng các khoản phí cần kiểm tra rõ từng chi phí, tên doanh nghiệp, mã số thuế là của công ty giao nhận chứ không phải của công ty khách hàng.
Khi nhận lệnh giao hàng thì trên lệnh đó sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (tại Việt Nam). Tại đây hãng tàu sẽ phát 3 lệnh D/O (tùy mỗi hàng tàu sẽ có D/O khác nhau): Một bản để lưu hồ sơ, một bản trình Hải quan để làm thủ tục nhập khẩu, một bản trình cho phòng thương vụ cảng để nhận hàng. Khi nhận được lệnh D/O thì cần kiểm tra kỹ nội dung và đối chiếu lại với B/L. Nếu D/O có sai xót gì thì phải báo cho hãng tàu yêu cầu chỉnh sửa lại và đóng dấu “Correct” vào chỗ đã chỉnh sửa để tránh những rắc rối phát sinh sau này. Vì D/O là một chứng từ rất quan trọng dung để làm thủ tục thông quan cho lô hàng nhập khẩu. Và cảng sẽ giao hàng cho công ty khi nhân viên giao nhận xuất trình D/O.
(Nguồn: Phòng giao nhận) Hình 2.7: Hình mẫu lệnh giao hàng D/O
2.2.1.5 Làm thủ tục hải quan:
Khai báo hải quan:
Dựa trên bộ chứng từ (bao gồm Invoice, P/L, P/O và những chứng từ khác) nhận từ khách hàng, nhân viên VFDN sẽ tiến hành làm khai báo hải quan trên phần mềm ECUSS. Nhân viên nhập dữ liệu bao gồm tên của người gửi hàng và người nhận hàng, loại và số lượng hàng hóa, số hợp đồng mua bán, nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, chi tiết về container (loại, số lượng, con dấu và điều kiện), cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, phương thức thanh toán và các phương thức khác. Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu trên máy, nhân viên sẽ kiểm tra lại tất cả thông tin tránh sai sót rồi gửi đi. Văn phòng hải quan sẽ cấp thông qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử cho việc đăng ký tờ khai hải quan điện tử và luồng theo các hình thức sau:
Luồng xanh: việc thông quan hàng hóa được thực hiện mà không cần kiểm tra bộ chứng từ và hàng hóa thực tế.
Luồng vàng: bộ chứng từ được kiểm tra trước khi hải quan cho phép thông quan hàng hóa
Luồng đỏ: hàng hóa sẽ được kiểm tra theo bộ chứng từ. Có ba cấp độ được kiểm tra trong luồng đỏ: kiểm tra toàn bộ hàng hóa, kiểm tra 10% hàng hóa và kiểm tra 5% hàng hóa.
(Nguồn: Phòng giao nhận) Hình 2.8: Hình mẫu khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm ECUSS
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa: Giao nhận chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục mở tờ khai Hải quan tại cơ quan hải quan bao gồm:
Tờ khai hải quan điện tử
Giấy giới thiệu của khách hàng cấp
Phiếu đóng gói P/L
Hóa đơn thương mại Commercial invoice
Đơn đặt hàng P/O
Vận đơn đường biển B/L
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
Giấy phép nhập khẩu tự động
Nhân viên Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết các chứng từ, kiểm tra kê khai xem có phù hợp với các chứng từ hay không. Nếu kết quả kiểm tra chính xác thì nhân viên Hải quan sẽ ký tên đóng dấu vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ. Nếu phát hiện sai xót, chưa phù hợp giữa các chứng từ và thông tin kê khai hoặc kệ khai không đầy đủ chi tiết hàng hóa thì nhân viên Hải quan sẽ yêu cầu điều chỉnh và bổ sung lại.
Tùy thuộc vào tiêu chí của hệ thống, khai báo sẽ được phân loại thành các luồng khác nhau, với ba luồng: xanh, vàng, đỏ. Với mỗi luông, sẽ có cách xử lý khác nhau từ đơn đến phức tạp và tốn kém:
Đối với luồng khai báo màu xanh: trong trường hợp này, hải quan không có câu hỏi về các lô hàng, thuế sẽ được thanh toán đầy đủ, hệ thống tự động kiểm tra nghĩa vụ thuế và tiến tới làm thủ tục hải quan. Các thủ tục sẽ dễ dàng và tiết kiệm được chi phí.
Đối với luồng khai báo màu vàng: trong trường hợp này, hải quan có câu hỏi về các lô hàng hoặc bất kỳ không đúng về chứng từ, nhân viên của VFDN phải nộp chứng từ liên quan đến lô hàng đến hải quan giám sát để họ kiểm tra. Các chứng từ mang đến hải quan giám sát là bản gốc hoặc bản sao chép có chứng nhận, bao gồm: hóa đơn, danh sách bãi đậu xe, giấy giới thiệu, P/O, B/L, C/O.
Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, giám sát hải quan sẽ cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống. Hệ thống tự động kiểm tra nghĩa vụ thuế và tiến tới làm thủ tục hải quan.
Đối với luồng khai báo màu đỏ: Biểu mẫu khai báo có thể được chia thành 3 loại ví dụ như:
Hàng hóa tạm nhập để tái xuất, hàng phi thương mại, quà tặng, hàng trưng bày…
Lời khai của doanh nghiệp thường được sửa đổi, bổ sung, hủy kê khao, nợ thuế, không thực hiện thủ tục một cách thận trọng trong khai báo
Lời khai của doanh nghiệp được sử dùng để buôn lậu, trốn thuế, không tuân thủ các yêu cầu của cơ quan hải quan trong khi làm thủ tục
Nếu mẫu khai báo là màu đỏ, nhân viên giao nhận của VFDN phải nộp toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng cho giám sát hải quan. Họ sẽ kiểm tra chừng từ và bắt đầu quá trình kiểm tra hàng hóa. Có ba cấp độ kiểm tra: kiểm tra toàn bộ lô hàng hoặc 10% hoặc 5%. Nếu không có sai sót, kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện tiếp tục kiểm tra vi phạm.
Kiểm tra kho của người vận chuyển sẽ được thực hiện bởi nhân viên làm thủ tục hải quan và nhân viên giao nhận của VFDN. Nếu kết quả kiểm tra không phù hợp, cơ quan giám sát hải quan sẽ lập báo cáo và tạm giữ hàng hóa. Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, giám sát hải quan sẽ cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra nghĩa vụ thuế và quyết định làm thủ tục hải quan. Tại thời điểm này, Vietfracht Danang sẽ mất một khoản phí để kiểm tra.
5.2.1.3 Nhận hàng tại cảng:
Sau khi nhận được N/A, nhân viên giao nhận mang B/L gốc và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu để lấy D/O. Sau đó mang D/O làm thủ tục đăng ký kiểm hóa, có thể đưa cả container về kho riêng hoặc trạm thông quan nội địa ICD kiểm tra Hải quan, nhưng phải trả lại vỏ container cho hãng tàu đúng hạn nếu không thì sẽ bị xử phạt.
Khi hoàn thành thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng bản D/O đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng để xác nhận D/O. Rồi lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Phương thức giao nhận là FCL vì vậy công ty có 2 phương án mang hàng về kho:
Một là rút ruột tại bãi container của cảng, nếu chọn phương án này thì trên D/O sẽ được đóng dấu là “hàng rút ruột” và sẽ được ghi rõ ngày hết hạn D/O. Tùy theo mỗi hãng tàu có bắt cược phí container hay không.
Hai là làm thủ tục mượn container của hãng tàu đem về kho của công ty, nếu chọn phương án này thì phải lấy D/O để làm giấy mượn container, đóng phí D/O và trên D/O sẽ đóng dấu là “hàng giao thẳng”. Nhân viên giao nhận sẽ điền vào Giấy mượn container (theo mẫu in sẵn của hãng tàu) về kho của công ty và đóng tiền cược container. Số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn khi công ty trả lại container
về bãi và vẫn trong tình trạng tốt như lúc mượn, trừ trường hợp container có dấu hiệu hư hỏng ở chỗ như: sàn, góc, nóc, vách, cửa… số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc sẽ bị thu thêm.
Lưu ý: Nhân viên giao nhận phải kiểm tra tình trạng container trước khi đưa về kho, nếu phát hiện container bị hư hỏng, móp méo thì phải yêu cầu ghi chú vào phiếu EIR (phiếu giao nhận container) để có cơ sở pháp lý với hãng tàu.
Đa số, VFDN sẽ chọn cách thứ hai là làm thủ tục mượn container đem về kho của công ty vì khi làm hàng sẽ chú ý hơn, kiểm tra kỹ càng hơn và đảm bảo được an toàn cho hàng hóa, tiết kiệm được chi phí làm hàng. Nếu chọn phương án thứ nhất thì sẽ phát sinh thêm nhiều cái bất cập như: đóng tiền làm hàng cho thương vụ cảng, phải điều động xe, xếp hàng hóa lên làm phát sinh thêm các chi phí nhân công, chi phí vận chuyển về kho, không đảm bảo được tính an toàn cho hàng hóa.
(Nguồn: Phòng giao nhận) Hình 2.9: Hình mẫu phiếu mượn container
Sau khi hoàn thành thủ tục thì nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho người giao nhận 3 D/O đã đóng dấu “hàng giao thẳng” hoặc “hàng rút ruột” phiếu hạ rỗng và phiếu cược container. Nhân viên giao nhận mang D/O đến thường vụ cảng để đóng các chi phí cần thiết: phí giao thẳng hay phí rút ruột, phí chuyển bãi, phí cắt seal. Sau đó cảng sẽ đưa phiếu EIR (phiếu giao nhận container), mỗi container là một phiếu EIR.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hàng kiểm tra thực thế hàng hóa dựa vào hợp đồng, lệnh giao hàng, giấy chứng nhận hàng hóa. Nếu mọi thông tin đều chính xác thì sẽ chuẩn bị tiến hành thanh lý Hải quan. Còn nếu có sai xót thì nhân viên giao nhận phải lập bản kiểm tra hiện trường về sự sai xót hàng hóa để xác minh xem lỗi thuộc về bên nào thì bên đó phải chịu trách nhiệm bồi thường cho sự sai xót này.
Thanh lý Hải quan:
Nhân viên giao nhận sẽ giao Tờ khai Hải quan, phiếu EIR, lệnh giao hàng…Nhân viên Hải quan sẽ tiến hàng kiểm tra trên tờ khai, lệnh giao hàng xem đã đúng chưa. Sau đó sẽ đóng dấu lên tờ khai và phiếu EIR, họ sẽ trả lại tờ khai gốc cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận sẽ điều xe vào cảng đưa cho người vận chuyển phiếu EIR để lấy container về kho. Khi xe ra đến cổng thì đưa cho bảo vệ cảng phiếu EIR để kiểm tra lại lần nữa.
2.2.1.6 Giao hàng cho khách:
Trong trường hợp giao hàng cho khách có 2 phương án xảy ra:
Một là hàng phải lưu kho bãi tại công ty, chủ hàng ủy thác thì hàng sau khi được đưa từ cảng về thì sẽ đưa về kho của công ty để bảo quản. Với hàng container, nhân viên kho bãi sẽ rút hàng và làm hàng, vệ sinh container sạch sẽ trả lại cho hãng tàu tại Depot do hãng tàu quy định (có ghi trên phiếu hạ rỗng).
Lưu ý: Phải kiểm tra kỹ container xem có bị hư hỏng chỗ nào không trước khi trả lại cho hãng tàu.
Nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu hạ rỗng cùng với phiếu cược container lên hãng tàu để nhận lại tiền cược container. Điều độ cảng sẽ kiểm tra xác nhận lại tình trạng container vào phiếu hạ rỗng. Nếu container phát hiện có hư hỏng chỗ nào thì hãng tàu sẽ căn cứ vào phiếu hạ rỗng để thu tiền sửa chữa container.
Hai là hàng giao thẳng cho chủ hàng, nhân viên kho bãi và nhân viên vận chuyển sau khi nhận hàng tại cảng thì sẽ vận chuyển hàng hóa đến thẳng cho chủ hàng. Nhân viên giao nhận viết phiếu gửi hàng (Trucking Bill) gửi cho nhân viên
vận chuyển hai bản, bản còn lại nhân viên giao nhận giữ. Trong phiếu gửi hàng có ghi các thông tin như tên chủ lô hàng, tên người vận chuyển, tên tàu, số B/L, địa điểm gửi hàng và nhận hàng. Ngoài ra còn có ghi chú là hàng nguyên container, nguyên seal. Khi hàng hóa vận chuyển đến nơi yêu cầu của khách hàng, trình Trucking Bill cho người nhận hàng ký tên vào hai bản mà người vận chuyển đã giữ. Một bản sẽ đưa cho người nhận hàng giữ, bản còn lại sẽ đem về trình lại cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên vận chuyển sẽ mang trả container về Depot mà hãng tàu đã quy định trong phiếu hạ rỗng. Điều độ cảng sẽ kiểm tra xác nhận lại tình trạng container vào phiếu hạ rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình phiếu hạ rộng và phiếu cược container lên hãng tàu để lấy lại tiền cược.
2.2.1.7 Quyết toán:
Nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp lại toàn bộ chứng từ bao gồm (B/L, P/L, Commerical Invoice, P/O, D/O) gửi cho nhân viên kế toán, sau đó kế toán sẽ gửi yêu cầu thanh toán cho khách hàng trước (nó gọi là giấy ghi nợ bao gồm phí vận chuyển, phí hải quan và các chi phí khác), Tổng Giám đốc sẽ ký và đóng dấu trên giấy ghi nợ đó.
Sau khi khách hàng thanh toán, công ty sẽ bàn giao lại tất cả tài liệu cần thiết cho khách hàng qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Và đồng thời sẽ copy lại bộ chứng từ để lưu vào hồ sơ công ty để thuận tiện cho việc kiểm tra mã số hàng hóa, thuế suất.