3.1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh
Công ty hoạt động trên cả 2 lĩnh vực là sản xuất và thương mại:
1. Thương mại: Công ty là đại lý chính thức của: Mitsubishi, Magafor, Okazaki, Norton, Haxagon, Brano pac,.. với các loại sản phẩm dụng cụ cắt gọt, đá mài, máy móc đo lường, gia công cơ khí, máy ép nhựa, giấy chống rỉ,..
2. Sản xuất: Công ty chuyên thiết kế, gia công khuôn mẫu chính xác, sản xuất và lắp ráp linh kiện nhựa, thùng Danpla, khay hút chân không, pallet nhựa, các loại khay hộp nhựa,.. phục vụ cho các ngành điện tử, cơ khí, ô tô, xe máy,..
Quy trình của công ty được kiểm soát bằng cách thực hiện quy trình sản xuất tinh gọn, 5S và các chương trình cải tiến liên tục. Nhật Minh được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004. Đồng thời, công ty cũng sử dụng hệ thống phần mềm ERP để lập kế hoạch và kiểm soát tất cả các quy
trình.
Ngành nghề kinh doanh: Dụng cụ Cơ khí; Máy móc Cơ khí, thiết bị cơ khí; Dụng cụ cắt gọt (dao phay, dao tiện, mũi khoan, mũi Taro,.); Nhựa Công Nghiệp - Gia công linh kiện, chi tiết, phụ tùng, khuôn nhựa, khuôn nhựa công nghiệp
3.1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Công ty hoạt động trên cả 2 lĩnh vực sản xuất và thương mại với nhiều chủng loại mặt hàng nên khi xuất hàng đi bán cho các đối tác thì về phía Công ty và khách hàng, nhà cung cấp có sự thỏa thuận, ký kết trên hợp đồng nguyên tắc hay hợp đồng kinh tế kèm theo đơn đặt hàng. Khi công ty nhận được đơn đặt hàng từ các đối tác thì phòng kinh doanh và phòng kế toán phải có trách nhiệm kiểm tra mọi nội dung, điều khoản trong hợp đồng, sau khi kiểm tra xong tính hợp lý về số lượng mặt hàng, đơn giá và điều khoản thanh toán thì phòng kinh doanh có trách nhiệm trình Ban giám đốc công ty xem xét và phê duyệt, khi Ban giám đốc đồng ý với các nội dung trong hợp đồng thì phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng và thông báo cho bên khách hàng, nhà cung cấp.
Việc kiểm tra hàng hóa cũng là một khâu vô cùng quan trọng. Bộ phận kỹ thuật phải kiểm tra về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách xem hàng hóa có đạt tiêu chuẩn như trong hợp đồng mà các bên đã ký kết hay không. Sau khi bộ phận kỹ thuật đã kiểm tra và đánh giá mặt hàng đó đảm bảo thì sẽ chuyển cho trưởng phòng kinh doanh.
Việc xuất nhập hàng thì thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách trong đơn đặt hàng để việc xuất - nhập hàng cho đúng và chính xác tránh xảy ra sai sót.
Sau khi việc xuất – nhập kho đã hoàn thành thì phòng kinh doanh căn cứ vào các phiếu xuất - phiếu nhập kho của thủ kho và kế toán kho tiến hành lập biên bản bàn giao. Trong biên bản bàn giao nêu rõ địa điểm giao nhận hàng và số lượng chủng loại trong đơn đặt hàng để hai bên nhận và bên giao xác nhận tính chính xác
và giao biên bản này cho người đi giao hay nhận hàng chuyển cho các đối tác, lấy cơ sở làm căn cứ để làm thủ tục thanh toán.
3.1.3. Đau khi vtau khi bau khiquu khi
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý trong công ty Nhật Minh:
- Giám đốc: là người đứng đầu đại diện cho Công ty trong việc quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác tài chính của Công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật và cơ quan quản lý cấp trên.
- Phó giám đốc: có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc trong việc điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Bộ phận hành chính nhân sự: Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác nghiệp vụ tổ chức cán bộ. Tổ chức thu thập và xử lý thông tin, thống kê lưu trữ tài liệu, tư liệu về công tác tổ chức cán bộ, chính sách cán bộ. Quản lý lao động của công ty về số lượng, chất lượng, tổ chức các hoạt động cho cán bộ nhân viên, khách đến làm việc với công ty.
- Bộ phận tài chính kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh với giám đốc về toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyết toán với nhà nước, cung cấp thông tin trong việc quản lý tài chính và điều hành Công ty, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, tính toán và ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình tài sản cố định, chứng từ và các loại vốn bằng tiền, lập báo cáo tài chính kịp thời đầy đủ và chính xác.
Phòng kế toán đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho ban giám đốc những vấn đề có liên quan đến chuyên
môn, tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong toàn doanh nghiệp, hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong công ty thực hiện đúng theo chính sách chế độ của nhà nước ban hành. Thực hiện ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ, cuối tháng tổng hợp lên báo cáo gửi cho các phòng ban và các cơ quan nhà nước có liên quan.
- Bộ phận kinh doanh: Trực tiếp quản lý và triển khai mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, lập hợp đồng kinh tế, có trách nhiệm tìm hiểu thị trường, nắm bắt được thông tin khách hàng và thị trường, lập kế hoạch và xây dựng các phương án kinh doanh, thực hiện việc kinh doanh theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty.
- Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất. xây dựng kế hoạch sản xuất. lịch trình và bố trí nhân sự sản xuất phù hợp và có hiệu quả. Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm sản xuất ra. quản lý tốt việc đảm bảo an toàn trong lao động. Thực hiện các nhiệm vụ. công việc khác do ban giám đốc giao.
- Bộ phận thu mua: chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu đầu vào.đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm liên hệ với các nhà cung cấp. thông tin báo giá
- Bộ phận kỹ thuật: Tiếp nhận các tài liệu kỹ thuật của khách hàng. ban hành các quy định phù hợp áp dụng trong công ty. Soạn thảo quy trình kỹ thuật. quy trình vận hành thiết bị. quy trình thao tác trình giám đốc duyệt. Soạn thảo quy trình công nghệ. quy trình sản xuất các chủng loại sản phẩm trình giám đốc duyệt để thực hiện trong công ty. Kiểm tra chất lượng sản phẩm. đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của công ty ban hành
3.1.4. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty
Thuận lợi:
- Công ty đã xây dựng tốt bộ máy quản lý và tuyển dụng đào tạo, đội ngũ lao động có trình độ, tay nghề, Cán bộ công nhân viên trong công ty rất tận tình và
chu đáo đã tạo được sự tin tưởng của khách hàng, điều này đã đem đến cho công ty nhiều hợp đồng có giá trị lên đến hàng tỷ đồng, hứa hẹn một sự phát triển bền vững trong tương lai. Ban lãnh đạo công ty giàu kinh nghiệm, biết khai thác và phát huy năng lực của cán bộ công nhân viên.
- Công ty là một trong những nhà cung cấp chính cho các hãng: Canon, Tenma, Uniden, Samsung, Honda, Nidec, Futu 1, Denso, Nisin, Honda, Showa, Brother,..
- Công ty không những duy trì tốt quan hệ với khách hàng mà còn tăng cường mở rộng hợp tác với bạn hàng khác với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh của công ty
Bên cạnh những thuận lợi trên là tiền đề cho sự phát triển của công ty, nó tác động tích cực cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty thì công ty cũng gặp không ít khó khăn gây trở ngại cho hoạt động của Công ty.
Khó khăn:
Đứng trước sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thương trường trong nền kinh tế thị trường đã gây nên không ít khó khăn cho công ty, hiện tại một trong những khó khăn lớn nhất đối với công ty là vấn đề về vốn, do đó phần nào cũng ảnh hưởng đến việc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Thị trường của công ty lớn và đầy tiềm năng nên có nhiều đối thủ cạnh tranh cả trong và ngoài nước với nhiều ưu thế về công nghệ, trình độ tay nghề,…
Phương hướng phát triển
Công ty đã và đang mở rộng hệ thống nhà xưởng, máy móc hiện đại, qui mô lớn, nhằm tự động hóa sản xuất, giảm bớt các khâu lao động giản đơn.
Gửi cán bộ công nhân viên đi đào tạo tiếp cận công nghệ khoa học mới, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chủ động đón nhận, hội nhập hợp tác kính tế quốc tế. Đưa Công ty lên một tầm cao mới, đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Công ty phấn đấu thỏa mãn đầy đủ các tiêu chí về giá cả, chất lượng, phong cách phục vụ để luôn giữ được chữ tín trên thị trường.
Duy trì và phát triển những thị trường đã có, từng bước khai thác mở rộng thị trường mới ở cả trong và ngoài nước.
3.1.5. ĐHYPERLINK \l "_bookmarkc kH toán
3.1.5.1. Bộ máy tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghiệp Nhật Minh
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra một mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kế toán với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị trên cơ sở các phương tiện tính toán và trang bị kĩ thuật hiện có.
Để phù hợp với đăc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình tự quản lý, công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty.
Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ trực tuyến. Mỗi nhân viên được phân công phụ trách một phần hành kế toán và chịu sự điều hành quản lý của kế toán trưởng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghiệp Nhật Minh
Kế toán trưởng: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo dõi đối Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán kho Thủ quỹ
tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. Giữ bí mật số liệu kế toán tài chính thuộc bí mật nội bộ Công ty. Dựa trên các số liệu, kế toán thống kê tiến hành phân tích tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty từ đó rút tra về mức lương, tiền thưởng, chính sách, chế độ đối với người lao động. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về sự đầy đủ chính xác, trung thực của các số liệu kế toán phát sinh trong báo cáo kế toán của đơn vị mình. Tổng hợp sổ sách, lập các báo cáo, lập bảng cân đối kế toán trình bày lên giám đốc công ty và các cơ quan có liên quan. Phân công nhiệm vụ công việc và chỉ đạo tất cả các nhân viên kế toán. Đồng thời, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên kế toán trong công ty.Yêu cầu các phòng ban trong công ty cung cấp những tài liệu cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty.
Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
Kế toán mua hàng: Lập các chứng từ ban đầu về hàng mua, vào sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại
Kế toán bán hàng: Lập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng, vào sổ chi tiết hàng hoá và sổ tổng hợp hàng hoá.
Kế toán thanh toán và công nợ: Làm nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với ngân hàng.
Kế toán thuế: Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn giá trị gia tăng, theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty.
Kế toán thanh toán và công nợ: Làm nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với ngân hàng.
Kế toán kho: Kiểm tra về mặt số lượng hàng hóa mua vào và bán ra. Là người linh động nhất, kịp thời theo dõi hàng hóa trong kho. Các hàng hóa tồn trong kho, các hàng hóa đã hết và theo dõi thời gian bảo hành các sản phẩm tồn
Thủ quỹ: Kiểm soát mọi hoạt động thu chi tiền trong nội bộ Công ty, quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ,
3.1.5.2. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại công ty a, Hình thức kế toán
Hình thức kế toán: là hình thức Nhật kí chung được áp dụng trên phần mềm máy vi tính.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp dùng làm căn cứ ghi sổ Nhật kí chung. Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung, kế toán lấy số liệu vào sổ cái, sổ chi tiết.
số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc: tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
Ngoài ra, để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, hỗ trợ công tác ghi sổ kế toán tại đơn vị, Công ty đã sử dụng phần mềm phần mềm kế toán MISA 2015. Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các