- Phòng Xuất nhập khẩu:
2, Phân theo giới tính
2.2.3. Thực trạng đàm phán và ký kết hợp đồng của Công ty
2.2.3.1. Thực trạng đàm phán với đối tác nước ngoài
Công ty đang thực hiện đàm phán và ký kết với những đối tác nước ngoài thông qua những phương thức sau: đàm phán qua thư điện tử, qua điện thoại hoặc gặp gỡ ký trực tiếp. Những phương thức này tùy từng đối tác và tùy từng nước để chọn phương thức nào đàm phán cho đạt hiệu quả cao, tránh rủi ro.
-. Đàm phán qua thư điện tử: Là phương thức được sử dụng phổ biến trong kinh doanh quốc tế, là sự khởi đầu và giúp đỡ cho việc duy trì những giao dịch lâu dài
Ưu điểm: Của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm chi phí, các quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ càng và tranh thủ được ý kiến của tập thể
Nhược điểm: Là chậm trễ, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết được ý đồ thật của khách hàng và không ứng sử linh hoạt. Tuy nhiên khi soạn thảo thư cần chú ý đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn với các chuẩn mực.
- Đàm phán qua điện thoại: Trong điều kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển như hiện nay, giao dịch qua điện thoại cũng là một phương thức được sử dụng phổ biến.
Ưu điểm: trao đổi qua điện thoại đảm bảo tính khẩn trương, đúng thời điểm cần thiết.
Nhược điểm: là cước phí điện thoại khá cao nên không thể thảo luận chi tiết mọi vấn đề, mặt khác do không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận qua điện thoại nên phương thức này thường chỉ sử dụng trong những trường hợp cần thiết như sợ bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh
- Đàm phán trực tiếp: là việc các bên trực tiếp gặp gỡ nhau để trao đổi các điều kiện là phương thức quan trọng nhất
Ưu điểm: trong quá trình gặp gỡ, có thể tìm hiểu trực tiếp tâm lý và phản ứng của đối tác qua nhiều dấu hiệu trên vẻ mặt, cử chỉ….và có thể tác động đến quan điểm mong muốn của đối tác qua nhiều cách thức. Phương thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết những bất đồng và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại kéo dài quá lâu không có kết quả.
Nhược điểm: đàm phán trực tiếp thường tốn kém về các chi phí đi lại, đón tiếp. Nó đòi hỏi phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị kỹ đầy đủ các thông tin cần biết, tự chủ, linh hoạt trong việc xử lý tình huống.
2.2.3.2. Tình hình ký kết hợp đồng của Công ty
Trong giai đoạn 2017 – 2019, với sự cố gắng trong đàm phán với các đối tác nước ngoài của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Viglacera, Công ty đã ký kết được một số lượng hợp đồng khá cao và được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.4: Tình hình ký kết hợp đồng xuất khẩu kính nổi xây dựng với đối tác nước ngoài của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Viglacera
Đơn vị: Hợp đồng Năm Thị trường 2017 2018 2019 Campuchia 6 4 7 Bangladesh 4 Autralia 3 India 8 5 10 Thái Lan 3 2 2 Hàn Quốc 4 3 2 South Africa 1 3 3 Lào 3 3 Philippines 1 5 4 Đài Loan 3 Singapore 2 5 7 Mỹ 3 Malaysia 5 7 Tổng cộng 36 43 38
Nguồn: Phòng XNK của Công ty cổ phần đầu tư và XNK Viglacera.
Nhìn vào số liệu ở Bảng 2.4 ta nhận thấy, số lượng hợp đồng được ký kết qua các năm là khá cao. Năm 2018 số lượng hợp đồng đã tăng lên so với năm 2017 là 7 hợp đồng, nhưng sang năm 2019 số lượng hợp đồng có giảm đi so với năm 2018 là 5 hợp đồng, tuy nhiên số lượng hợp đồng năm 2019 vẫn cao hơn năm 2017 là 2 hợp đồng.
Số lượng hợp đồng được ký kết qua các năm ở các thị trường nước ngoài có nhiều biến động. Cụ thể:
Năm 2018 so với năm 2017, Công ty vẫn tiếp tục ký hợp đồng ở hầu hết các thị trường mà năm 2017 mà Công ty đã ký. Ngoài ra, Công ty còn mở rộng thêm một số thị trường mới, như: Đài Loan, Lào và Bangladesh. Tuy nhiên, năm 2018 Công ty đã không duy trì được việc ký hợp đồng ở một số thị trường, như: Mỹ, Autralia.
Năm 2019 so với 2018, Công ty đã không mở rộng thêm được thị trường mới nào mà còn để mất thêm một số thị trường cũ, như: Malaysia, Đài Loan và Bangladesh. Một số thị trường số lượng hợp đồng cũng bị giảm nhẹ, như: thị trường Philippines, Hàn Quốc. Tuy nhiên, ở một số thị trường số lượng hợp đồng mà Công ty ký với đối tác nước ngoài đã tăng lên đáng kể, như: thị trường Singapore từ 5 hợp đồng năm 2018 tăng lên 7 hợp đồng năm 2019; thị trường India từ 5 hợp đồng năm 2018 tăng lên 10 hợp đồng năm 2019; thị trường Campuchia từ 4 hợp đồng năm 2018 tăng lên 7 hợp đồng năm 2019.