II NỘI DUNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
2 Phân tích vị trí cần tuyển
Việc mô tả và phân tích vị trí cần tuyển người là một việc làm bắt buộc và đòi hỏi thực hiện nghiêm túc Nó đảm bảo cho doanh nghiệp nói chung và người đi tuyển nói riêng nhận biết rõ và tường tận mọi mặt công việc của vị trí cần tuyển Nội dung của việc phân tích vị trí cần tuyển có thể gồm các mục sau:
1 Tên đề của vị trí
2 Nhiệm vụ tổng quát của vị trí (lý do tồn tại vị trí trong doanh nghiệp) 3 Xác định vị trí trong hồ sơ tổ chức
4 Lịch sử vị trí: những người đã đảm nhận vị trí, lý do thay đổi 5 Những nhiệm vụ cụ thể của vị trí
6 Trách nhiệm chủ yếu
7 Các mối quan hệ của vị trí: trên, dưới, trong và ngoài tổ chức 8 Các phương tiện làm việc và những điều kiện lao động đặc biệt 9 Sự thay thế trong một số trường hợp vắng mặt
10 Tiêu chuẩn của người đảm nhận vị trí
2 2 3 Xây dựng các tiêu chuẩn và các yêu cầu
Tiếp sau khi phân tích kỹ lưỡng vị trí cùng các công việc cụ thể của vị trí là bước đi xác định các tiêu chuẩn và các yêu cầu của người sẽ đảm nhận vị trí cần tuyển
Có rất nhiều tiêu chuẩn đối với từng loại công việc như: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc và các đặc tính cá nhân như giới tính, sự duyên dáng, tuổi tối thiểu hoặc tối đa, trí thông minh nhanh nhẹn, chính xác,tính nết cẩn thận…
2 2 4 Thăm dò nguồn tuyển
khen thưởng và phát triển kịp thời các nhân viên khi họ có triển vọng và có thành tích
Tuyển bên ngoài: là chính sách rất cần thiết một khi doanh nghiệp cần trẻ hoá cán bộ, muốn bổ sung các kiến thức về khoa học kỹ thuật mới và hiện đại… ngoài các ưu điểm đó ra, tuyển bên ngoài còn cho phép nó chọn được các "cán bộ đặc biệt" mà nó không thể có Các nguồn tuyển bên ngoài khá phong phú, như các trung tâm giới thiệu việc làm, sự giới thiệu của nhân viên cũ, các người dự tuyển ngẫu nhiên, sinh viên vừa tốt nghiệp các trường đại học cao đẳng
Nói chung: các doanh nghiệp cần phân tích các ưu và nhược điểm của tất cả các tình huống có thể ra quyết định tối ưu
2 2 5 Thông báo và quảng cáo
Thông báo: Thường được dùng trong trường hợp tuyển dụng nội bộ Khi đó chỉ cần thông báo tại vị trí cần tuyển, tại phòng nhân sự hay tại cổng doanh nghiệp Nội dung đã thông báo phải thật sự cụ thể để có thể tìm được người mong muốn
Quảng cáo: thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần tuyển dụng bên ngoài, vì nó là một phương tiện rất hiệu qủa để thu hút và hấp dẫn người dự tuyển Việc quảng cáo tuyển người thường gắn liền với sự quảng cáo
khuyếch trương và giới thiệu doanh nghiệp Chi phí quảng cáo hiện nay thường đắt, cho nên cần phải chú ý các nhu cầu chính sau đây:
- Nội dung xúc tích, ngắn gọn, chi tiết, đủ ý và có lượng thông tin cao nhất (nhưng vẫn đảm bảo 4 điểm chính sau đây: giới thiệu được doanh
nghiệp và khuynh hướng phát triển của nó, giới thiệu được vị trí cần tuyển và các lợi ích hấp dẫn, nêu đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đối với vị trí này và phần qui định các thủ tục cần thiết cũng như cách thức tiếp xúc, liên lạc nhanh nhất với doanh nghiệp)
- Lời lẽ, ngôn từ phải hấp dẫn để thu hút tối đa sự chú ý của những người dự tuyển
2 2 6 Thu hồ sơ và sơ tuyển
Sau khi thông báo và quảng cáo, bộ phận tuyển dụng nhân viên của doanh nghiệp cần tiến hành giai đoạn tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu hồ sơ
Sơ tuyển nghiên cứu hồ sơ là việc làm rất quan trọng và cần thiết, bởi vì đây là giai đoạn đầu tiên của lựa chọn nhân viên
2 2 7 Phỏng vấn và trắc nghiệm
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng nhân viên, bởi vì doanh nghiệp qua đây sẽ phát hiện lựa chọn được những người phù hợp nhất với công việc và nó không cho phép mắc sai lầm khi lựa chọn Trong giai đoạn này doanh nghiệp tiến hành kiểm tra , sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn lần lượt từng người dự tuyển Ngày nay, những việc làm này phải do các nhà chuyên môn tiến hành
a) Phỏng vấn lựa chọn:
Mục đích của phỏng vấn lựa chọn:
− Đối với doanh nghiệp:
+ Tiếp xúc khai thác tối đa thông tin để có cơ sở lựa chọn, đánh giá
+ Cung cấp đủ các thông tin có liên quan và cần thiết cho các dự tuyển
− Đối với người dự tuyển:
+ Với những người hiện đang có việc, thì đây là lúc kiểm tra lại vị trí có đúng với hình ảnh mà nó mong muốn hoặc hy vọng hay không, để từ đó ra các quyết định đúng đắn
+ Còn đối với các dự tuyển chưa đi làm ở đâu, thì đây là cơ hội để diễn đạt tối đa các thông tin về bản thân và nguyện vọng của mình nhằm mục đích được doanh nghiệp tuyển dụng
Nội dung phỏng vấn:
Quá trình phỏng vấn lựa chọn thường diễn ra theo 4 bước: 1 Phần đón tiếp người dự tuyển
2 Phần giới thiệu doanh nghiệp và vị trí Đặt các câu hỏi cho người dự tuyển
3 Phần trả lời các câu hỏi do người dự tuyển đặt ra 4 Phần kết thúc và cho điểm đánh giá
5 Để cho buổi phỏng vấn có kết quả cả hai phía doanh nghiệp và người dự tuyển phải có một sự chuẩn bị tốt
b) Kiểm tra và trắc nghiệm:
Trắc nghiệm là một tình huống thực nghiệm có tính chất tiêu chuẩn nhằm kích thích các loại hành vi của con người và để đo lường sự phản ứng của mọi người được đặt ở trong tình huống đó
Tác dụng của trắc nghiệm:
− Khám phá được những khả năng đặc biệt của ứng viên (mà đôi lúc người này cũng không hề hay biết)
− Tiên đoán ứng viên nào có khả năng thành công trong công việc và mức độ của nó, từ đó tuyển chọn họ
− Ra quyết định chính xác hơn phương pháp phỏng vấn, vì phỏng vấn dễ mang tính chủ quan
Người ta thường tiến hành các loại trắc nghiệm sau đây:
+ + + +
Trắc nghiệm về kiến thức chung Trắc nghiệm về mức độ thông minh
Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn nghiệp vụ Trắc nghiệm về cá tính và các phẩm chất cá tính
2 2 8 Quyết định tuyển dụng
Việc khám sức khoẻ là cần thiết Ở Mỹ thường xuyên quyết định tuyển dụng song, người được tuyển mới đi khám sức khoẻ, còn ở pháp phải khám sức khoẻ song mới quyết định tuyển dụng Việc làm này xem ra hợp lý, bởi vì trường hợp phỏng vấn viên phù hợp với vị trí rồi mà không đủ sức khoẻ thì quá trình tuyển dụng thật là vô nghĩa
Quyết định tuyển dụng nhân viên được thực hiện trên cơ sở đánh giá tổng hợp cuối cùng của Hội đồng tuyển dụng và Giám đốc sẽ kí quyết định Sau đó là ký kết bản hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người được tuyển dụng Hợp đồng được làm thành 2 bản, trong đó có ghi rõ quyển lợi và nghĩa vụ cùng với các cam kết trách nhiệm của 2 bên
2 2 9 Hoà nhập người mới vào vị trí
Đây là một bước quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng nhân viên Bởi vì, người mới vào vị trí thường có trạng thái lo lắng, bỡ ngỡ, làm quen công việc, hoặc còn thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm… Do đó, theo kinh nghiệm của các nhà tuyển dụng, cần có một kế hoạch đón tiếp, giới thiệu và có người "đỡ đầu" để kèm cặp, đào tạo thêm hoặc giúp đỡ người mới này hoà nhập một cách nhanh chóng vào vị trí
2 2 10 Chi phí cho một cuộc tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng nhân viên là một quá trình kéo dài và tốn kém Để đánh giá hiệu quả của việc tuyển dụng cần tính toán chi phí của nó Người ta thường chia các loại chi phí này theo hai loại như thời gian và tiền Tổng của hai loại chi phí này sẽ cho ta biết được chi phí cho một cuộc tuyển dụng Để từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của một nhân viên và rút kinh nghiệm cho các lần tuyển dụng sau
3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
3 1 Khái niệm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh Do đó trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch
Giáo dục: được hiểu là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con
người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai
hơn chức năng, nhiệm vụ của mình Đó chính là quả trình học tập làm cho người lao động lắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn
Phát triển: là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc
trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức
So sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
(Nguồn:Giáo trình Quản trị nhân lực Trường ĐHKTQD)
3 2 Mục tiêu và vai trò của đào tạo và phảt triển nguồn nhân lực
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai
Có nhiều lý do để nói rằng công tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức Trong đó có ba lý do chủ yếu là:
− Để đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức
− Để đáp ứng nhu cầu học tập và phát triển của người lao động
Đào tạo Phát triển
1 Tập trung Công việc hiện tại Công việc tương lai
2 Phạm vi Cá nhân Cá nhân và tổ chức
3 Thời gian Ngắn hạn Dài hạn
4 Mục đích Khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng hiện tại
− Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Đào tạo và phát triển là điều kiện quyết định để một tổ chức có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp:
+ Nâng cao năng suất lao động, hiệu qủa thực hiện công việc
+ Nâng cao chất lượng của thực hiện công việc
+ Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám sát
+ Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức
+ Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực
+ Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp
+ Tạo ra bước lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Đối với người lao động, vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thể hiện ở chỗ:
+ Tạo ra sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp
+ Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động
+ Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như tương lai
+ Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động
+ Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc của họ là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc
3 3 Các phương pháp đào tạo và phát triển
Có nhiều phương pháp để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Mỗi một phương pháp có cách thức thực hiện, ưu nhược điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và về nguồn tài chính của mình Sau đây, chúng ta nói đến các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chủ yếu đang được thực hiện ở các nước và ở nước ta hoặc có thể áp dụng ở nước ta
3 3 1 Đào tạo trong công việc
Đào tạo trong công việc là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiên công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn
Nhóm này bao gồm các phương pháp như:
a) Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc
Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý Qúa trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước vể cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy
b) Đào tạo theo kiểu học nghề
Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân
Các phương pháp này thực chất là sự kèm cặp của công nhân lành nghề đối với người học và là phương pháp thông dụng ở Việt Nam
c) Kèm cặp và chỉ bảo
Phương pháp này thường dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn Có 3 cách để kèm cặp là:
− Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp
− Kèm cặp bởi một cố vấn
d) Luân chuyển và thuyên chuyển công việc
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức
Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo 3 cách:
Chuyển đối tượng đào tạo đến tận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ
Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ
Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn
3 3 2 Đào tạo ngoài công việc
Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế
Các phương pháp đó bao gồm: