Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán BCTC là một chức năng của quản lý hoạt động kiểm toán đồng thời là trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm chuyên môn nghề nghiệp của các doanh nghiệp kiểm toán, là một trong những chuẩn mực kiểm toán quan trọng trong hoạt động kiểm toán. Do vậy, việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán BCTC là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu được của các doanh nghiệp kiểm toán tại Việt Nam.”
Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng không chỉ với từng doanh nghiệp kiểm toán mà còn với ngành kiểm toán độc lập. Kiểm soát chất lượng kiểm toán giúp cho công ty kiểm toán thấy rõ thực trạng chất
lượng hoạt động kiểm toán, từ đó đưa ra và thực hiện các biện pháp điều chỉnh, khắc phục những thiếu sót, không hợp lý và hoàn thiện quy định, phương pháp quản lý nhằm mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp và tuân thủ các chuẩn mực.
2.3.4. Các yếu tố của kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính
2.3.4.1. Trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty kiểm toán
Yếu tố đầu tiên của hệ thống kiểm soát chất lượng đó là trách nhiệm, nhận thức của ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán. Nếu các nhà lãnh đạo cấp cao có nhận thức đúng đắn và đề cao tác dụng của hệ thống kiểm soát chất lượng thì toàn bộ hệ thống sẽ được vận hành tốt và hiệu quả. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế quy định trách nhiệm của ban lãnh đạo bao gồm:
- Thứ nhất là thiết lập các chính sách và thủ tục để tăng cường sự nhận thức của các cá nhân trong công ty rằng chất lượng là điều cần thiết trong việc thực hiện dịch vụ kiểm toán. Các cá nhân có thẩm quyền trong việc xây dựng chính sách phải là người có kinh nghiệm, chuyên môn và hiểu biết rộng trong lĩnh vực kiểm toán BCTC. Nội dung của chính sách phải hướng đến các hoạt động đánh giá, khen thưởng, kỉ luật đối với tất cả nhân viên khi tham gia hoạt động kiểm toán để chứng minh sự cam kết về chất lượng của công ty. Ngoài ra, các chính sách và thủ tục được thiết lập phải phù hợp với thực tế và mang tính linh hoạt cao.
- Thứ hai, Ban lãnh đạo có trách nhiệm phổ biến các chính sách này đến cán bộ, nhân viên trong công ty nhằm giúp mọi người nâng cao nhận thức rằng chất lượng là điều cần thiết trong việc thực hiện dịch vụ kiểm toán. Nếu các cấp lãnh đạo có cách thức quản lý một cách nhất quán, rõ ràng và thường xuyên phổ biến thông tin đến kiểm toán viên thực hiện sẽ nâng cao nhận thức trong nội bộ công ty. Thông thường, hai mục tiêu luôn luôn được nhấn mạnh là: i) Thực hiện kiểm toán phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp và quy định của pháp luật. ii) Báo cáo kiểm toán được phát hành ra công chúng phải trung thực, hợp lý. Đồng thời, công ty nên tổ chức các buổi hội thảo, trao đổi, tập huấn chính thức hoặc không chính thức để các cá nhân trong công ty tiếp cận chính sách và bổ sung, khắc phục những điểm
18
hạn chế.
- Thứ ba, ban lãnh đạo cần cung cấp và duy trì đầy đủ các nguồn lực cho sự phát triển và hỗ trợ thực thi các chính sách liên quan đến kiểm soát chất lượng.
2.3.4.2. Các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp
Tất cả các cán bộ, kiểm toán viên của công ty kiểm toán phải tuân thủ cácngyên tắc đạo đức nghề nghiệp bao gồm: độc lập, chính trực, khách quan, có năng lực chuyên môn, thận trọng và bí mật. Các thủ tục thông thường được sử dụng để kiểm tra và giám sát liệu rằng kiểm toán viên có tuân thủ những yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp hay không:
- Để đảm bảo tính độc lập, chính trực, khách quan và tính bí mật, công ty sẽ phân công cho một người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm hướng dẫn và giải quyết các vấn đề có liên quan. Đồng thời, khi xảy ra sự vi phạm thì phải xác định rõ khi nào cần giải trình bằng văn bản hoặc có thể tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc người có thẩm quyền.
- Trong chương trình đào tạo và quá trình hướng dẫn, giám sát và kiểm tra một cuộc kiểm toán cần nhấn mạnh đến tính độc lập và tư cách nghề nghiệp.
- Các cá nhân tham gia trong đoàn kiểm toán cần cung cấp cho công ty những thông tin thiết yếu về khách hàng bao gồm các lĩnh vực kinh doanh và các tình huống, mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến tính độc lập để công ty đánh giá và đưa ra các hành động cần thiết.
- Thông báo, cập nhật thường xuyên, kịp thời danh sách khách hàng phải áp dụng tính độc lập đến tất cả cán bộ, kiểm toán viên trong công ty. Danh sách khách hàng bao gồm công ty mẹ, các chi nhánh và công ty liên doanh liên kết. Đồng thời, công ty phải có các thủ tục để thông báo về những sự thay đổi trong danh sách này.
- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các chính sách và thủ tục có liên quan đến việc tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp bằng cách:
+ Hằng năm, yêu cầu các nhân viên nộp bản giải trình với nội dung: khả năng nắm vững chính sách, thủ tục; liệu rằng trong năm hiện tại có phát sinh các mối quan hệ và nghiệp vụ mà chính sách công ty đã cấm hay không?
+ Phân công cho một cá nhân hoặc một nhóm người có đủ thẩm quyền để kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ về việc tuân thủ tính độc lập và giải quyết các trường hợp ngoại lệ.
+ Định kì xem xét mối quan hệ giữa công ty và khách hàng để đảm bảo tính độc lập.
2.3.4.3. Chính sách và thủ tục kiểm soát về chấp nhận và duy trì khách hàng
Thực tế cho thấy, danh tiếng của công ty kiểm toán phụ thuộc vào khách hàng mà họ phục vụ. Sự đánh giá thấu đáo về khách hàng tiềm năng và thường xuyên đánh giá lại khách hàng đang có là một phần việc quan trọng, chủ yếu của quản lý chất lượng. Khi đưa ra quyết định kí kết hợp đồng kiểm toán từ khách hàng cũ hay mới đều dựa trên các thông tin đánh giá:
- Kiểm toán viên có đủ kiến thức về ngành nghề kinh doanh của khách hàng không?
- Đội ngũ kiểm toán viên của công ty có kiến thức chuyên môn và kĩ năng cần thiết không?
- Sự hiện diện của đội ngũ chuyên gia nếu cần.
- Liệu rằng công ty có khả năng hoàn tất kiểm toán trong thời hạn đã cam kết. - Có thông tin nào có thể dẫn đến kết luận rằng khách hàng thiếu sự minh bạch không? Về phương diện tính minh bạch của khách hàng, thông thường được xem xét dưới nhiều yếu tố bao gồm:
+ Danh tiếng, đạo đức kinh doanh của ban lãnh đạo khách hàng, người quản lý chính.
+ Bản chất của hoạt động kinh doanh của khách hàng bao gồm các chiến lược kinh doanh.
+ Các thông tin liên quan đến thái độ ban lãnh đạo khách hàng về sự chấp nhận chuẩn mực kế toán và môi trường kiểm soát nội bộ.
+ Liệu rằng khách hàng có quan tâm một cách tích cực đến việc duy trì các chi phí của công ty càng ít càng tốt.
20
động tội phạm khác.
+ Nguyên nhân khách hàng không tiếp tục đề nghị công ty kiểm toán cũ mà thay đổi công ty kiểm toán mới.
+ Danh tiếng của các đối tác có liên quan.
Để thu thập được các thông tin trên, công ty kiểm toán có thể thực hiện việc trao đổi với kiểm toán viên tiền nhiệm, phỏng vấn nhân viên trong công ty khách hàng hoặc các bên thứ ba có liên quan như ngân hàng, các công ty trong ngành…
2.3.4.4. Chính sách nguồn nhân lực
Trong dịch vụ kiểm toán, một trong các yếu tố quan trọng hàng đầu là lực lượng con người. Bởi lẽ, nếu cán bộ và nhân viên chuyên nghiệp của công ty có kĩ năng và năng lực chuyên môn, có khả năng cập nhật thông tin tốt và hoàn thành nhiệm vụ được giao thì đây là nhân tố quyết định khả năng cạnh tranh của ct so với các công ty khác cùng ngành. Chính vì thế, đây là chính sách quan trọng mà tất cả các công ty đều xây dựng cụ thể, bao gồm:
Chính sách tuyển dụng:
Thứ nhất, công ty phải xây dựng quy trìnhtrình tuyển dụng sự cơ bản gồm Xây dựng chương tuyển dụng nhân các bước như sau: Lập kế hoạch nhu cầu nhân viên → Xây dựng chương trình tuyển dụng → Thông báo cho các bên liên quan → Tiến hành tuyển dụng → Kiểm tra tính hiệu quả của quy trình.
- Lập kế hoạch nhu cầu nhân viên thông thường dựa vào số lượng khách hàng hiện có, mức tăng trưởng dự tính và số nhân viên có thể giảm được.
- Chương trình tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
+ Xác định nguồn và phương pháp liên hệ với nhân viên tiềm năng. + Phương pháp xác định thông tin cụ thể về từng nhân viên tiềm năng. + Phương pháp thu hút nhân viên tiềm năng và thông báo với họ về công ty. + Phương pháp đánh giá và lựa chọn nhân viên sao cho đạt được số lượng nhân viên thi tuyển cần thiết.
- Tiến hành kiểm tra tính hiệu quả của quy trình tuyển dụng là hoạt động định kì đánh giá các nội dung:
chính sách và thủ tục tuyển nhân viên có trình độ hay không.
+ Kết quả tuyển dụng với mục đích tuyển dụng để xem xét công ty có đạt được mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng nhân viên hay không.
Thứ hai, công ty thiết lập các tiêu chuẩn và hướng dẫn việc đánh giá nhân viên dự tuyển ở cùng một chức danh bao gồm:
- Xác định những đặc điểm cần có ở ứng viên dự tuyển: thông minh, chính trực, trung thực, năng động và có khả năng chuyên môn tốt.
- Xác định những thành tích, kinh nghiệm mà công ty đòi hỏi ứng cử viên phải có ví dụ như học vấn cơ bản, kinh nghiệm làm việc….
- Lập hướng dẫn về tuyển dụng nhân viên trong những trường hợp đặc biệt. Ví dụ: tuyển nhân viên cũ, nhân viên của khách hàng, của đối thủ cạnh tranh….
- Thu thập các thông tin cơ bản của ứng cử viên thông qua các phương pháp thích hợp như: sơ yếu lí lịch, đơn xin việc, văn bằng trình độ học vấn….
Thứ ba, công ty có trách nhiệm thông báo cho những người dự tuyển và nhân viên mới về các chính sách có liên quan thông qua các hình thức như:
+ Thực hiện chương trình định hướng nghề nghiệp cho nhân viên mới. + Phát tài liệu hướng dẫn về các thủ tục chính sách cho các đối tượng liên quan.
Chính sách đào tạo:
Sau khi đã tuyển dụng những ứng cử viên phù hợp với nhu cầu làm việc, côngty sẽ tiến hành hoạt động đào tạo.Quy trình đào tạo gồm các bước sau đây: Xây dựng chương trình đào tạo → Phân công đội ngũ đào tạo → Tiến hành đào tạo → Kiểm tra định kỳ.
Trong đó:
- Công ty xây dựng chương trình đào tạo bao gồm các nội dung như:
+ Những quy định bắt buộc và không bắt buộc của Pháp luật và các Tổ chức nghề nghiệp.
+ Các chính sách khuyến khích nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo nghề nghiệp ngoài công ty, kể cả hình thức tự học.
22
chức nghề nghiệp, viết bài, viết sách và tham gia các hoạt động chuyên ngành khác. + Nêu rõ mục tiêu, yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm của người tham gia. + Tổ chức lưu giữ, cung cấp tài liệu kịp thời cho tất cả nhân viên về chuẩn mực kỹ thuật nghiệp vụ và những tài liệu chính sách, thủ tục kỹ thuật của công ty.
- Đội ngũ đào tạo có thể là một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm về việc phát triển nghề nghiệp cho các cán bộ nhân viên. Yêu cầu đội ngũ này phải có trình độ chuyên môn tốt và am hiểu các thủ tục và chính sách của công ty.
- Kiểm tra định kỳ có thể thực hiện dưới hình thức:
+ Xem xét định kỳ tình hình tham gia của các nhân viên vào chương trình đào tạo để xác định việc tuân thủ các yêu cầu do công ty đặt ra thông qua các bài kiểm tra, nhận xét của giảng viên.
+ Xem xét định kì báo cáo đánh giá và những ghi chép khác về các chương trình đào tạo nâng cao để đánh giá xem liệu những chương trình đào tạo này có hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra của công ty hay không. Cân nhắc nhu cầu có một chương trình đào tạo mới và sửa đổi lại chương trình cũ hoặc loại bỏ những chương trình đào tạo không hiệu quả. Ngoài ra, công ty nên có công tác đào tạo đội ngũ chuyên gia thuộc lĩnh vực và chuyên ngành hẹp như kiểm toán lĩnh vực ngân hàng, kiểm toán bằng máy tính, phương pháp chọn mẫu…. Công ty có thể tự tổ chức các chương trình đào tạo chuyên ngành hẹp hoặc khuyến khích nhân viên, cán bộ tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài và công ty sẽ trả toàn bộ chi phí cho các khóa học.
2.4. Kiểm tra, giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán
Công ty kiểm toán cần phải thực hiện việc kiểm tra và giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng để xem xét rằng các thủ tục và chính sách có liên quan đến kiểm soát chất lượng có được thực hiện thường xuyên, đầy đủ và hiệu quả. Các thủ tục để kiểm tra và giám sát bao gồm:
(a) Thiết lập thủ tục và nội dung, chương trình kiểm tra của công ty
- Thủ tục kiểm tra gồm: xác định mục tiêu và lập chương trình kiểm tra, xác định chu kỳ và thời gian kiểm tra, thiết lập các quy chế giải quyết các mâu thuẫn…
- Đặt ra các yêu cầu về trình độ năng lực và chuyên môn của người kiểm tra. - Tiến hành hoạt động kiểm tra bao gồm rà soát và kiểm tra việc tuân thủ chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của công ty. Đồng thời chọn một hợp đồng kiểm toán bất kì kiểm tra tính tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp và thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty.
(b) Quy định việc báo cáo những phát hiện trong kiểm tra với các cấp quản lý thích hợp, quy định việc kiểm tra những hoạt động được thực hiện hoặc dự kiến thực hiện đối với việc rà soát lại toàn bộ hệ thống kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của công ty.
- Thảo luận các vấn đề phát hiện được trong quá trình kiểm tra với người chịu trách nhiệm.
- Báo cáo những phát hiện nói chung và nói riêng của các hợp đồng kiểm toán đã được lựa chọn và đề xuất với ban giám đốc các biện pháp đã được thực hiện hay dự kiến thực hiện.
- Xác định nhu cầu cần thiết phải sửa đổi các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán xuất phát từ kết quả kiểm tra và từ những vấn đề liên quan khác.
2.5. Cơ chế kiểm soát chất lượng kiểm toán
2.5.1. Khái niệm Cơ chế kiểm soát chất lượng kiểm toán
Cơ chế kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán có thể được định nghĩa là hệ thống các nhân tố liên quan đến kiểm soát, là cách thức theo đó quy trình kiểm soát chất lượng được thực hiện, và được thực hiện bởi con người. Các nhân tố trong quy trình này phụ thuộc và tác động lẫn nhau. Cơ chế kiểm soát chất lượng kiểm toán thường bao gồm:
- Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá, đó chính là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích quản lý, nâng cao chất lượng kiểm toán, nhằm ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro; các thủ tục này thường do chính tổ chức xây dựng và thực hiện.