II. Chính sách kế toán tại công ty cổ phần A.
1. Vốn chủ sở
3.2.2.3. Mô tả HTKSNB bằng Lưu đồ:.
Khi mô tả hệ thống KSNB trên giấy làm việc, kiểm toán viên nên sử dụng kết hợp các bảng câu hỏi với lưu đồ. Vì việc sử dụng lưu đồ sẽ giúp kiểm toán viên dễ dàng phát hiện ra những thiếu sót của từng thủ tục kiểm soát, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan, giảm thiểu việc phải lục giở lại nhiều tài liệu vừa mất thời gian, vừa không khoa học. Việc mô tả lại hệ thống KSNB bằng lưu đồ sẽ không tốn nhiều thời gian nếu kiểm toán viên:
+ Kết hợp việc đọc và nghiên cứu tài liệu của đơn vị với việc vẽ lại nó ra giấy (các hoạt động của từng loại nghiệp vụ, đường đi của các chứng từ, các bộ phận có liên quan)
+ Phân công công việc mô tả từng phần hành cho người nào phụ trách kiểm tra phần hành đó.
+ Nếu khách hàng đã có sẵn các bảng tường thuật hay lưu đồ thì kiểm toán viên nên tận dụng chúng.
- Một số kí hiệu khi sử dụng lưu đồ: + Kí hiệu đầu vào:
Phiếu thu Hoá đơn BH Nhập liệu Thẻ lưu trữ Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo
cáo đầu ra) bằng giấy
Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)
Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng
+ Kí hiệu xử lí: Tính giá hàng tồn kho Lập phiếu thu
+ Kí hiệu đầu ra: Báo cáo bán hàng Sổ, báo cáo + Kí hiệu lưu trữ: Tập tin hàng tồn kho N Xử lí bằng máy tính Xử lí thủ công Hiển thị trên màn hình Dữ liệu đầu vào/ra Lưu trữ trong máy tính Lưu trữ thủ công: N: Lưu trữ theo số thứ tự A: Lưu trữ theo Alphabet D: Lưu trữ theo ngày
+ Kí hiệu kết nối:
Bắt đầu A 2
Bắt đầu/Kết thúc Điểm nối trong cùng Điểm nối sang trang
1 trang (A,B,C,...) sau: (Số trang: 1,2,3,...)
Dưới đây người viết xin lấy ví dụ minh hoạ về sơ đồ nghiệp vụ bán hàng (loại hàng máy móc thiết bị công nghiệp) của công ty cổ phần A:
- Quá trình mua hàng của công ty cổ phần A có thể được tóm tắt như sau: Sau khi nhận được : Sau khi nhận được Đơn đặt hàng (ĐĐH) từ người mua hàng thì Bộ phận bán hàng sẽ phê duyệt đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kiểm soát tín dụng. Bộ phận kiểm soát tín dụng sau khi phê duyệt tín dụng sẽ chuyển lại cho bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng sẽ photo ĐĐH làm 2 bản: Bản gốc được lưu theo số thứ tự, 2 bản copy còn lại thì 1 bản được chuyển cho phòng vận chuyển và 1 bản thì được dùng để lập hóa đơn bán hàng (HĐBH). Đồng thời bộ phận bán hàng cũng tiến hành lập phiếu xuất kho (PXK) bao gồm 3 liên: liên 1 được lưu cùng với ĐĐH, liên 2 và liên 3 được chuyển cho Thủ kho. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và điền số thực xuất vào 2 liên của PXK: liên 2 được dùng để ghi số liệu thực xuất vào sổ kho sau đó gửi cho phòng kế toán, liên 3 sẽ được chuyển cho phòng vận chuyển. Tại phòng vận chuyển sẽ tiến hành nhận hàng, kiểm tra sự khớp đúng với ĐĐH (copy), lập phiếu vận chuyển (PVC) gồm 3 liên và vận chuyển hàng. Liên 3 của PXK, ĐĐH (copy) và liên 1 của PVC sẽ được lưu tại bộ phận vận chuyển. Liên 2 của PVC sẽ được chuyển về bộ phận lập hóa đơn bán hàng để đối chiếu với ĐĐH (copy), liên 2 của PXK để lập HĐBH bao gồm 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 được gửi kèm với liên 3 của PVC đến cho người mua hàng, liên 3 sẽ được chuyển qua phòng kế toán cùng với liên 2 của PXK để tiến hành ghi sổ kế toán. Tại đây cũng kết thúc chu trình nghiệp vụ bán hàng.
Lưu đồ mô tả chu trình bán hàng của công ty cổ phần A được trình bày ở Phụ Lục 3.